浅谈电算化会计档案管理

浅谈电算化会计档案管理

彭咏梅湖南省洞庭湖生态环境监测中心

随着计算机技术的飞速发展，财务会计核算方式也发生了巨大变化，许多单位都已经实现了会计电算化，在大大减轻财务人员劳动强度，提高工作效率的同时也不同程度地存在着某些问题。为适应会计工作规范化、现代化的客观要求，伴随着电算化会计产生的与传统形式的会计档案既相互配合，又密切联系的全新的电算化会计档案管理成为会计工作发展的一个新的研究课题。

一、会计电算化会计档案管理新特点要了解电算化下会计档案管理的新特点，首先要明白会计电算化是什么。国内外对会计电算化定义可一般表述为：以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。通过对电算化会计的明确定义，结合电算化应用的硬件基础以及电算化规范，总结出以下几点电算化会计档案管理的新特点：１．会计档案的载体本身发生了变化。会计电算化档案存储的范围比传统的会计档案更广，会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，即纸质档案，而且还包括存储在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息。

２．载体本身性质带来的新的特点。由于不具备传统会计档案的直观可视性，电算化下的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可视；电子档案易被修改；电子档案的保存，受到载

体本身的质量、存放环境、存储信息有效期等因素的影响。

３．电算化操作流程及电算化信息系统维护要求带来的会计档案及范围的新特点。在传统的手工操作条件下，从原始凭证的制作到会计报表的编制，都是靠人工完成的，因而具有保存价值的档案资料仅指那些反映经济业务的会计凭证、会计账簿、会计报表及有关的附属资料。

实行会计电算化以后，所有的会计核算业务都是通过计算机来完成的。

由于计算机是一种特殊的操作工具，财务人员首先需要设计能被计算机识读的程序文件、数据结构文件以及各种代码，然后才能借助计算机进行会计核算、处理。由于这些程序文件、__________数据结构文件以及各种代码既是使电算化会计信息运行的前提条件，又是保证电算化会计信息系统正常运转的故障维护查询资料，因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物，没有具体的数据和表格，但是由于没有它们的支持，整个会计核算过程就无法进行，所有必须作为电算化会计档案的特殊部分予以保存。

４．电算化会计系统对人员的素质与系统安全操作提出了新的需要。电算化会计档案馆管理要求所从事人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识；而对系统安全性，则更因为网络与计算机本身的原因而提高，同时也对个人安全操作使用提出了新的需要。

二、会计电算化下档案管理存在的问题及改善方法１．会计档案

载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

我们应该改善硬件设施，配备具有高清晰度的激光或喷墨打印机。

作为输出纸质会计档案工具，确保打印输出的会计档案达到规定的保存期限。同时须提供专用的会计档案库房。配备适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。为了使盘片不变形，库内温度要保持在１５－２５度，相对湿度保持在４５％－６０％为宜，库房应配有温、湿度测量仪和空调器，严格监测，及时调整。

２．会计载体本身性质带来的问题：电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用。

我们应加强电算化会计档案与对应会计软件版本一致性的管理。

会计电算化档案除保存各种版本和备份会计数据外还应保存对应版本的会计电算化软件版本。

３．会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案制度管理，

没有制定相应的会计电算化档案管理人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。

我们应该加强会计档案保管人员的权责管理。在电算化条件下。

会计数据高度集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性受到挑战。

因此对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可输送大范围共享，涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人使用；设计原程序文件、数据结构文件等，仅主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样的设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能性。建立严格的借用手续制度：查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续。外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。任何人如有伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘的行为。

将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

我们应提高会计人员素质，完善人员配置结构。会计电算化，不仅需要一定的专业会计人员，而且需要一定的计算机人员参与日常使用和确保其数据的安全。所有必须不断提高会计人员的计算机操作能力，同时需要有一定数量的计算机高级人才管理与维护电算化会计软件的正常使用、网络的安全运行，不断开发更合理、高效的电算化会计软件。只有两者共同配合，才能有效保证会计电算化的正常运转。

三、电算化下会计档案管理展望电算化会计档案作为会计档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是电算化会计档案的基础，那么电算化会计档案就是电算化独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向，因此要充分发挥电算化会计的强大功能，必须做好电算化会计档案管理这一基础会计工作。

２９２档案管理 __