电子档案归档要求
电子档案管理制度细则
第一章总则第一条为了规范电子档案的管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于本单位及下属单位所有电子档案的管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理和使用的档案，包括电子文件、电子图表、电子图像、电子音频、电子视频等。
第四条电子档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案应真实反映档案内容，不得篡改、伪造；（二）完整性原则：电子档案应完整保存，不得缺失、损毁；（三）安全性原则：电子档案应采取有效措施，确保其安全保密；（四）可利用性原则：电子档案应便于查询、检索和利用。
第二章电子档案的收集与整理第五条电子档案的收集范围包括：（一）本单位及下属单位在业务活动中产生的电子文件；（二）上级机关、其他单位发送给本单位的电子文件；（三）本单位及下属单位在对外交流、合作中接收的电子文件；（四）其他需要归档的电子文件。
第六条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）按照档案收集范围，及时收集相关电子文件；（二）确保电子档案的完整性和准确性；（三）对收集到的电子档案进行分类、编号和整理。
第七条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对电子档案进行分类；（二）对电子档案进行编号，并建立电子档案目录；（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。
第三章电子档案的存储与保管第八条电子档案的存储介质应满足以下要求：（一）具有足够的存储容量，能够满足电子档案存储需求；（二）具有较好的兼容性，能够适应不同类型的电子档案；（三）具有较好的可靠性，能够保证电子档案的长期存储；（四）具有较好的安全性，能够防止电子档案的丢失、损坏和泄露。
第九条电子档案的存储应遵循以下要求：（一）选择符合国家标准的电子档案存储设备；（二）对电子档案进行加密，确保电子档案的安全性；（三）定期对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性；（四）对电子档案存储设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。
新增档案电子化及其归档工作的流程与要求
新增档案电子化及其归档工作的流程与要求档案电子化是将传统的纸质档案转化为电子档案的过程，通过数字化的方式将档案信息保存在电子媒体上。
而档案的归档工作是指将已经电子化的档案按照一定的分类规则和组织结构进行整理和保存。
档案电子化的流程可以分为以下几个步骤：1.筹备阶段：确定档案电子化项目的目标和范围，制定项目计划和流程，明确项目的时间和资源要求。
2.情况调研：对要电子化的档案进行全面的调研和分析，包括档案的类型、数量、存储位置、保存状态等信息。
3.设备和软件选择：根据档案电子化的要求，选择合适的设备和软件，包括扫描设备、OCR识别软件、文档管理系统等。
4.档案整理：对需要电子化的档案进行分类整理和审核，包括清除不必要的文件、修复破损文件、整理文件排序等。
6.校对和质检：对扫描和OCR识别得到的电子文件进行校对和质检，确保电子文件的准确性和完整性。
7.文件转换和存储：将扫描和OCR识别得到的电子文件转化为常见的文档格式，并进行合理的存储和备份，以便后续的查找和管理。
8.档案归档：根据档案的分类规则和组织结构，将电子文件进行归档并建立档案目录，确保档案的快速查找和检索。
9.应用和管理：建立档案管理系统和相关应用系统，实现档案的查询、借阅、更新和销毁等操作，同时进行档案的安全管理和备份。
档案电子化和归档工作有以下几个要求：1.完整性：档案电子化过程中，要保证电子档案的完整性，尽可能不漏掉任何一个档案文件，确保电子档案与纸质档案一一对应。
2.准确性：在电子化过程中，要确保扫描图像的清晰度和OCR识别的准确性，保证扫描和识别结果与原始纸质档案一致。
3.安全性：在档案电子化和归档过程中，要注意档案信息的安全保密，采取合适的措施防止档案信息泄露和损坏。
4.可检索性：档案电子化后的电子文件要具有良好的检索功能，包括通过关键词、日期、文件类型等进行查找和筛选。
5.可复制性：档案电子化后的电子文件可以进行复制和备份，确保档案的安全存储和长期保存。
电子档案管理办法汇总
电子档案管理办法汇总一、总则1. 目的：确保电子档案的安全、完整、可用性和保密性，提高档案管理效率。
2. 适用范围：本办法适用于所有组织机构的电子档案管理工作。
3. 定义：电子档案是指以电子形式存储、处理和传输的各类文档资料。
二、电子档案的收集与归档1. 收集原则：确保电子档案的原始性、完整性和准确性。
2. 归档要求：电子档案应定期归档，归档时应进行分类、编号和登记。
三、电子档案的存储与管理1. 存储介质：应选择稳定可靠的存储介质，如光盘、硬盘等。
2. 存储安全：采取加密、备份等措施，防止数据丢失或泄露。
3. 定期检查：定期对存储介质进行检查和维护，确保档案的安全。
四、电子档案的利用与服务1. 利用原则：在确保档案安全的前提下，提供档案利用服务。
2. 服务方式：提供在线查询、电子阅览等服务，方便用户获取档案信息。
五、电子档案的安全与保密1. 安全措施：建立电子档案的安全管理制度，包括访问控制、病毒防护等。
2. 保密规定：对涉及国家机密、商业秘密的电子档案，应采取严格的保密措施。
六、电子档案的鉴定与销毁1. 鉴定标准：定期对电子档案进行鉴定，确定其保存价值。
2. 销毁程序：对于失去保存价值的电子档案，应按照规定程序进行销毁。
七、电子档案的法律责任1. 违规处理：对于违反电子档案管理办法的行为，应依法追究责任。
2. 法律效力：电子档案在法律上具有与传统纸质档案同等的效力。
八、附则1. 本办法自发布之日起实施。
2. 对本办法的解释权归档案管理部门所有。
3. 本办法如与国家相关法律法规冲突，以国家法律法规为准。
请注意，以上内容是一个简化的示例，实际的电子档案管理办法应根据具体组织的需求和法律法规进行详细制定。
建设工程电子档案归档技术要求
附件1：建设工程电子文件和电子档案归档技术要求一、基本规定1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理,将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中,建立管理制度,明确管理职责,规范工作流程,采取有效措施,保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性,能够反映建设活动的全过程;2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调,并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作：1在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列;2收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件,并进行整理归档；3组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查;对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验,检验不合格的,重新移交汇总；4列入城建档案馆室接收范围的建设工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应当提请当地城建档案馆室对工程电子档案进行移交预验收,并按规定在3个月内移交建设工程电子档案;对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织有关单位据实补充、完善,重新编制工程电子档案,并移交;3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档,并向建设单位移交;电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点,分阶段、分期进行;4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收,并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求;5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统,实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理,确保电子文件始终处于受控状态;6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求,采取有效的技术手段和管理措施,确保其信息安全和保密;二、建设工程电子文件形成和归档要求1、建设工程电子文件的内容必须真实、完整、有效,其内容必须与工程实际相符合,编制内容及深度应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准、规程;2、电子文件形成单位给建设工程电子文件的命名时,应体现电子文件的内容及特征,保证工程电子文件在生成后和积累过程中不被非正常修改、获取和删除;3、电子文件有对应纸质文件时,应建立文件的关联,建设电子文件与对应纸质文件的内容和相关信息应保持一致,以满足电子文件管理和应用要求;4、在建设电子文件形成阶段,对涉密文件的管理和转移应遵守相关法规及保密工作的具体规定;5、建设电子文件的保存和归档格式应采用下表所列格式;进行格式转换时,应确认转换后的文件与原文件在内容和呈现方式上的一致;建设电子文件归档格式6、对建设工程电子文件应进行固化处理,保证其在全程管理过程中的真实、完整、有效;7、元数据以及其它相关信息,应按建设电子档案的要求及时记录;建设工程电子文件归档时,其元数据必须一并归档;8、建设工程电子文件归档时应附加有法律效力的电子签章,保证其凭证作用;9、建设工程电子文件归档可采用在线归档方式或离线归档方式;1采用在线归档,应确保归档电子文件传输安全有效;2采用离线归档,应准确、完整地捕获采集电子文件的元数据和背景信息;10、建设工程文件材料扫描质量应符合下列要求：1文件选用JPEG格式;分辨率一般不低于200DPI；2图像清晰、完整,无偏斜、失真；3扫描图像的排列顺序应按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序,与档案原件一致,分别建立相应的目录结构;11、对建设电子文件归档检验,应符合以下要求：1电子文件的存储格式和存储介质,符合本“归档技术要求”规定；2电子文件数据完整、内容准确,编目及着录规范,电子文件与其他载体档案一致、并建立了关联；3存储载体外观完好、整洁无损,无计算机病毒；4对归档电子文件的基本技术条件进行检测,即硬件环境的有效性,软件环境的有效性及元数据、说明资料等齐全;5电子文件须确定密级,对涉及国家秘密的电子文件,按照有关规定进行专门审核,使用专用保密存储介质存储,对需要变更密级和解密的文件,须更新密级和明确文件解密日期;三、建设电子档案移交和接收要求1、办理建设电子档案移交与接收,可采用在线或离线两种方式进行;属于国家秘密的电子档案须按保密要求办理移交手续;2、电子档案移交前,移交单位应对准备移交的电子档案载体及其技术环境进行检验,合格后方可进行交接;3、城建档案馆室在接收电子档案时应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收;检验不合格的,应退回移交单位重新制作,并再次检验;4、接收和移交建设工程电子档案必须办理交接手续,交接手续应符合下列规定：1移交单位应提交档案移交目录,交接双方根据档案移交目录进行核对,核对无误后双方填写档案移交和接收证明书并签字、盖章；2档案移交和接收证明书、档案移交目录一式两份,一份由移交单位保存、一份由接收单位保存;。
电子档案归档内容和要求
一、总则
1.0.1 为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，制定本办法。
五、建设电子文件的收集与积累
5.1 收集积累的范围 5.1.1 凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。 5.1.2 凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件应按照城建档案馆标准目录所列细目收集（竣工图电子文件按照实际产生收集）。
1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。 2 应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。 3 应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5 建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
文件类别
通用格式
文本文件
DOC、TXT
表格文件
XLS
图像文件
JPEG、TIFF
图形文件
DWG、DGN
影像文件
电子档案归档管理制度
电子档案归档管理制度一、总则为了规范和管理企业电子档案的归档工作，提高档案管理效率，保障档案的安全性和完整性，制定本电子档案归档管理制度。
二、适用范围本制度适用于企业内部所有电子档案的归档管理工作。
三、电子档案的归档要求1.归档原则（1）根据档案的内容、形式和价值确定归档级别，严格按照分级归档的要求进行归档。
（2）不同级别的档案应当设置不同的权限，保护档案的安全性。
（3）对归档的档案进行分类、编号、整理、装订等工作，确保档案的有序存放。
2.归档流程（1）档案的归档由相关部门负责，负责人应当明确责任。
（2）归档人员应当根据档案的归档级别和要求，确定归档的时间节点，按时完成归档工作。
（3）归档前应当对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。
（4）归档后应当及时上报相关部门，并及时更新档案目录信息。
3.归档管理（1）建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化管理和检索。
（2）制定档案管理规范，明确档案的管理责任和权限。
（3）建立档案的备份和恢复机制，确保档案的安全性和可靠性。
（4）定期对档案进行审查和整理，对无用档案进行清理和销毁。
四、电子档案的归档管理制度1.档案归档管理人员的职责（1）负责制定和实施电子档案归档管理制度，明确档案的归档流程和要求。
（2）负责档案的分类、整理和装订工作，确保档案的有序存放和管理。
（3）负责对档案进行检查和审核，确保档案的完整性和准确性。
（4）负责建立和维护电子档案管理系统，确保档案的安全性和可靠性。
2.档案归档管理流程（1）档案的归档由相关部门负责，负责人应当明确责任。
（2）归档人员应当根据档案的归档级别和要求，确定归档的时间节点，按时完成归档工作。
（3）归档前应当对档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。
（4）归档后应当及时上报相关部门，并及时更新档案目录信息。
3.档案的管理和保护（1）制定档案管理规范，明确档案的管理责任和权限。
（2）建立档案的备份和恢复机制，确保档案的安全性和可靠性。
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。
电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。
为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。
本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。
一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。
可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。
同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。
2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。
另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。
可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。
二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。
同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。
2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。
可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。
同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。
3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。
销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。
对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。
三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。
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电子档案归档刻盘要求
为了规范鞍山市城建电子档案的归档管理和保存，鞍山市城建档案馆对此项工作提出以下几点要求：
1、归档的电子档案光盘要求是只读光盘。
2、保存电子档案所需光盘要求容量在4G以上的DVD光盘，保存期限20年以上。
3、光盘盒尺寸：单片盒：长142mm×宽126mm×高10mm。
4、建设单位移交电子档案时，必须保证光盘没有病毒，外观没有划痕、没有损坏。
5、组织存储的数据大小应控制在光盘标定容量的90%
以内。
6、建设单位电子档案要求单独刻录光盘，工程准备阶段文件、竣工验收文件、室外专业管线文件刻录在一张光盘。
7、监理单位电子档案要求单独刻录光盘，监理管理文件及监理文件刻录在一张光盘。
8、建设工程总承包单位电子档案要求单独刻录光盘，如果一个项目有两个或两个以上建设工程总承包单位的，需分别刻入光盘，每张光盘必须保证所含单位工程电子档案的齐全准确完整。
9、外委工程电子档案如电梯工程、消防工程、桩基础工程、智能工程等，要求与建设单位文件共同刻录在一张光
盘，如果外委工程电子档案数据过大，要求外委工程单独刻录到一张光盘。
10、扫描各类行政审批文件要求彩色扫描，用分辨率为200dpi-300dpi的 PDF格式保存；扫描其他文字材料和竣工图要求黑白扫描，用分辨率为200dpi-300dpi的 PDF格式保存，扫描所形成的内容必须保证清晰。
11、扫描所形成的PDF格式电子档案和利用工程资料管理软件编制的电子档案，页次和内容必须与纸制档案一致。
12、光盘盒内标签用仿宋字体写明该盘文件所涉及的建设单位名称、项目名称、项目地点，写明电子档案光盘的进馆日期和刻盘日期，写明工程名称和案卷级资料内容，以及写明该项目共有多少卷纸制档案，该盘存储纸质档案范围是第几卷到第几卷，此项目共有多少张电子档案光盘，该盘是第几张。
（参见附件1）
13、建设单位移交电子档案时，必须提供存储盘的明细表，纸制版和电子版两种。
14、建设单位交给鞍山市城建档案馆的电子档案应一式两份。
鞍山市城建档案馆
二○一五年八月二十日。