浙江省行政处罚案件档案整理规则
处罚案卷档案管理制度
第一章总则第一条为规范处罚案卷档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、安全性和有效性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》等相关法律法规，结合本部门实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本部门办理的各类行政处罚案件，包括行政处罚决定书、处罚依据、证据材料、调查笔录、当事人陈述和申辩等。
第三条本制度遵循“统一管理、分级负责、规范操作、确保安全”的原则。
第二章案卷的收集与整理第四条承办人应当在案件办结后，按照规定的时间和要求，将全部案件材料收集齐全，包括但不限于以下内容：（一）行政处罚决定书及相关法律文书；（二）证据材料，包括书证、物证、视听资料、电子数据等；（三）调查笔录、当事人陈述和申辩等；（四）其他与案件相关的材料。
第五条案件材料收集齐全后，承办人应当对材料进行整理，确保以下要求：（一）材料完整，无缺漏；（二）材料分类清晰，便于查阅；（三）材料排列有序，便于装订。
第六条承办人整理完毕后，应当将案件材料移交给档案管理人员。
第三章案卷的归档与保管第七条档案管理人员应当对移交的案卷进行验收，确保以下要求：（一）案卷材料齐全；（二）案卷材料分类清晰；（三）案卷材料排列有序。
第八条验收合格的案卷，档案管理人员应当进行以下工作：（一）逐页编定页码；（二）编写卷内目录；（三）填写案卷封皮；（四）装订案卷。
第九条装订好的案卷应当整齐、美观，便于保管和查找利用。
第十条归档后的案卷必须妥善保管，不得遗失、损坏，避免受潮腐蚀，保管期限一般为十五年。
第四章案卷的借阅与调用第十一条案卷的借阅和调用应当经过所领导批准，档案管理人员同意后，填写借阅登记表。
第十二条借阅时间为一星期，到期归还，保持案卷完好。
第五章案卷的评查与监督第十三条定期对案卷进行评查，确保案卷质量。
第十四条对案卷评查结果进行通报，对不合格案卷的承办人员，进行通报批评，并视情况作出相应处理。
第十五条对案卷管理工作中存在的违法违纪行为，依照《中华人民共和国档案法》等法律法规进行查处。
浙江省司法厅办公室关于进一步规范重大活动档案资料收集管理工作的通知-浙司办[2012]69号
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浙江省司法厅办公室关于进一步规范重大活动档案资料收集管理工作的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 浙江省司法厅办公室关于进一步规范重大活动档案资料收集管理工作的通知（浙司办〔2012〕69号）各市司法局，省监狱管理局、省劳动教养管理局、浙江警官职业学院，厅机关各处室、省律师协会：重大活动档案资料归国家所有，是国家档案的重要组成部分。
为规范全省司法行政系统重大活动档案资料收集管理，确保重大活动档案资料的完整与安全，充分发挥重大活动档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省档案条例》及有关法规，现将有关事项通知如下：一、重大活动档案资料收集范围。
重大活动档案资料是在重大活动中直接形成的有保存利用价值的文字、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。
重大活动包括党和国家领导人、省委省政府和司法部领导来我省、我系统的视察活动；以省委、省政府名义召开的与司法行政工作有关的会议；国家部委在我省召开的与司法行政有关的重要会议；国内外有影响的组织、专家、学者、考察团来我系统的考察；全系统的重大庆典、纪念活动；严重自然灾害和重大抢险救灾活动；其他有重大影响的活动和事件。
凡是符合以上界定标准的重大活动形成的档案资料都属于收集归档范围。
二、重大活动档案资料的形式。
其形式主要包括：文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料，录音、录像、照片资料，有纪念意义的标志性实物，获得的各种荣誉牌匾、锦旗、证书等，以及其他具有保存价值的资料。
三、重大活动档案资料的收集和管理。
重大活动档案资料的收集和管理工作遵循统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则进行。
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则32页PPT
END
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规 则
16、人民应该为法律而战斗，就像为 了城墙 而战斗 一样。 ——赫 拉克利 特 17、人类对于不公正的行为加以指责 ，并非 因为他 们愿意 做出这 种行为 ，而是 惟恐自 己会成 为这种 行为的 牺牲者 。—— 柏拉图 18、制定法律法令，就是为了不让强 者做什 么事都 横行霸 道。— —奥维 德 19、法律是社会的习惯和思想的结晶 。—— 托·伍·威尔逊 20、人们嘴上挂着的法律，其真实含 义是财 富。— —。——华盛顿 17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。——罗素·贝克 18、最大的挑战和突破在于用人，而用人最大的突破在于信任人。——马云 19、自己活着，就是为了使别人过得更美好。——雷锋 20、要掌握书，莫被书掌握；要为生而读，莫为读而生。——布尔沃
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则
舟山市卫生监督所
俞惠飞
一.目的 为规范制作、妥善保管
和科学整理卫生行政处罚案件档案， 进一步提高全市卫生行政处罚案件 档案的质量，更好地服务于卫生监 督行政执法工作.
二 .卫生行政处罚案件档案
是指按照法定程序，在办理卫生行政处 罚案件过程中直接形成的、反映执法活 动全过程、具有保存价值的文字、图表、 声像等各种形式的历史记录，具有历史 凭证和日常查考作用。
十五.档号按DT／T1 3--1994 规定编制
由全宗号、年度、类别号、案卷 号、保管限组成。档号可采用以下结 构：全宗号一年度一类别号一案卷 号—保管期限示例：“J036—2005”食
品 卫生—021—长期’’
全宗号：档案馆(室)给定每一个全宗 的代码。全宗号用四位代码标识。其中第 一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三 位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序 号。
(五)案件涉及有关图像、影像、声 音等各种载体的材料和书写材料应符合 耐久性要求。
(六)案件办结后，将有关文件材料 按档案整理要求装订后，于3个月内交综 合档案室统一保管。
第四条 卫生行政处罚案件档案的 分类
卫生行政处罚案件档案分为简易行 政处罚案件档案、一般程序(包括听证程 序)行政处罚案件档案两大类。
(二)硬封面的规格：封面采用300mm ×200mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种 厚度，封面和封底翻口处要另有2 5Illnl 的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留2 0ram宽的装订纸舌。
(三)软封面的规格：软封面的规格为 封底封面尺寸相同，封面内页可打印或印 制案卷备考表。
六. 卫生行政处罚案件档案 的归档范围和保管期限
行政处罚案件档案管理办法
行政处罚案件档案管理办法行政处罚案件档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国行政处罚法》等相关法律法规，制定本办法，规范行政处罚案件档案的管理工作。
第二条行政处罚案件档案是指行政机关依法对违反行政法规、规章的行为作出处罚决定，所形成的有关当事人及相关事项的记录、文件和资料的集合。
第三条行政处罚案件档案管理应当坚持依法、规范、统一、高效的原则，确保行政处罚案件档案的保存、利用和保密。
第四条行政处罚案件档案管理主管部门应当建立健全行政处罚案件档案管理制度，完善档案管理的相关工作规范和流程。
第五条行政处罚案件档案管理主管部门应当加强对行政处罚案件档案工作的指导、监督和检查，发现问题及时处理。
第六条行政处罚案件档案的管理机构应当配备专业档案管理人员，确保档案管理工作的专业性和规范性。
第七条行政处罚案件档案管理应当采取电子化管理手段，提高档案管理的效率和安全性。
第二章档案的分类和整理第八条行政处罚案件档案按照处罚形式、案由、当事人等因素进行分类，详细列出各类档案的范围和要求。
第九条行政处罚案件档案应当及时进行整理，确保档案的完整性和有序性。
第十条行政处罚案件档案的整理应当按照文件的形式、时序和关联性进行，形成完整的档案体系。
第三章档案的保存和利用第十一条行政处罚案件档案应当按照规定的保存期限进行保存。
第十二条行政处罚案件档案保存期满后，能够进行公开的应当予以公开，不能公开的应当继续保存，直至解密或者销毁。
第十三条行政处罚案件档案管理机构应当加强对档案的利用工作，为上级行政机关和其他相关部门提供档案查询和复制的服务。
第四章档案的保密第十四条行政处罚案件档案应当严格保密，严禁泄露或者私自复制档案。
第十五条行政处罚案件档案管理机构应当做好档案的存储设施和设备的安全保护工作，防止档案遭受损害或丢失。
第五章附则第十六条本办法自发布之日起施行。
第十七条本办法由行政处罚案件档案管理主管部门负责解释。
附件：1. 行政处罚案件档案管理制度范本2. 行政处罚案件档案整理流程图法律名词及注释：1. 行政处罚法：中华人民共和国立法机关制定的专门用于处理行政违法行为的法律。
处罚案卷档案管理制度
第一章总则第一条为规范处罚案卷档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有涉及行政处罚的案卷档案，包括但不限于立案登记表、调查取证材料、行政处罚决定书、听证笔录、送达回证等。
第三条案卷档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保案卷档案的完整性，不得随意销毁或丢失；2. 准确性原则：案卷档案内容应真实、准确，反映案件事实；3. 安全性原则：采取必要措施，确保案卷档案的安全；4. 有效性原则：提高案卷档案的利用率，为行政处罚工作提供有效服务。
第二章管理机构与职责第四条成立案卷档案管理小组，负责本制度的实施和案卷档案的日常管理工作。
第五条案卷档案管理小组的职责：1. 制定和修订案卷档案管理制度；2. 负责案卷档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 组织开展案卷档案的鉴定、销毁工作；4. 定期对案卷档案进行清理、检查，确保档案安全；5. 负责对案卷档案管理人员进行培训。
第三章案卷档案的收集与整理第六条案卷档案的收集：1. 各业务科室在办理行政处罚案件过程中，应按照规定收集、整理案卷档案材料；2. 案卷档案材料应齐全、完整，不得随意增减或变更；3. 案卷档案材料收集后，应按照规定时间报送案卷档案管理小组。
第七条案卷档案的整理：1. 案卷档案整理应按照《档案整理规范》进行；2. 案卷档案应按照案件性质、类别、时间等进行分类；3. 案卷档案的装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。
第四章案卷档案的归档与保管第八条案卷档案的归档：1. 案卷档案整理完毕后，应按照规定时间报送案卷档案管理小组；2. 案卷档案管理小组对案卷档案进行审核，符合要求的予以归档；3. 归档的案卷档案应填写《案卷目录》。
第九条案卷档案的保管：1. 案卷档案应存放在安全、干燥、通风、防尘、防虫、防鼠的专用档案室；2. 档案室应配备必要的消防、防盗等设施；3. 案卷档案的保管期限应根据档案的保存价值确定。
行政执法案卷立卷归档规定
行政执法案卷立卷归档规定XX局行政执法案卷立卷归档规定第一条为加强行政执法案件立卷归档管理，进一步规范行政执法行为，有效的保护和利用案卷，根据《中华人民共和国档案法》，结合本XX局工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称的立卷归档是指行政处罚和行政强制执行程序中产生的各类文字材料、视听资料、物证（含物证照片）等进行归档管理。
第三条行政执法案件的立卷工作应当遵循统一领导、分级管理、各负其责、集中保管的原则，维护案件卷宗的完整性和准确性。
第四条行政执法的立卷归档管理要实行专人负责、编号归档，备有索引，便于查阅。
法制科予以监督、检查。
第五条案卷要使用XX局统一的卷封、目录。
书写工具一律采用钢笔或签字笔，字迹工整、清晰。
卷内不得有金属物，对破损的材料要托裱。
案卷应采用三孔一线方法装订，文字材料不得倒装、反装。
第六条适用简易程序的案件，由案卷专管人员统一装订，可以同一案由多案一卷、每月装订，每卷不得超2个案件。
第七条适用一般程序、听证程序、行政强制执行程序的案件，在案件办结后五日内将案卷初步整理后交XX局办公室案卷专管人员进行整理和立卷。
一案一卷。
第八条涉及不宜公开的案件讨论记录、行政处分建议书、证明材料的等，应另行装订成副卷。
第九条案卷保管期限一般为五年，重大案件长期或永久保存。
第十条案卷立卷归档后，任何人不得私自增加或者抽取案件材料，禁止涂改、伪造、销毁案卷。
擅自涂改、伪造案卷或丢失案卷的，由XX局根据情节轻重给予行政处分。
第十一条未经XX局主要领导批准，任何单位和个人不得借阅案卷。
第十二条适用简易程序的行政处罚案件装订顺序：1、卷宗封面；2、卷宗目录；3、行政执法委托书复印件：4、执法人员所持行政执法证复印件；5、当场行政处罚决定书及送达回证；6、当事人缴纳罚款的单据；7、卷内备考表。
第十三条适用一般程序的行政处罚案件装订顺序：1、卷宗封面;2、卷宗目录；3、行政执法委托书复印件；4、执法人员所持行政执法证复印件；5、当事人身份证明、四邻协议；6、法人身份证明或委托办理的证明及相关证照；7、出示相关审批手续的通知书；8、责令停止违法行为通知书及送达回证；9、案件立案审批表；10、调查询问笔录；11、现场勘验笔录；12、行政处罚事先告知书及及送达回证；13、行政处罚听证权利告知书及送达回证；14、案件调查终结报告；15、案件处理审批表、撤销案件审批表；16、行政处罚决定书及送达回证；17、当事人申请复议、提起诉讼的相关材料及最终裁决文书；18、强制执行申请书；19、当事人缴纳罚款单据；20、案件结案审批表；21、结案报告；22、当事人所提供的平面图、土地证等材料。
行政处罚案件档案管理制度
第一章总则第一条为加强行政处罚案件档案管理，确保行政处罚案件档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》及相关法律法规，结合本部门实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本部门办理的各类行政处罚案件档案的管理工作。
第三条行政处罚案件档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的完整、准确、安全；（二）统一领导，分级负责，责任到人；（三）规范操作，提高效率；（四）便于查询，确保利用。
第二章档案管理范围第四条行政处罚案件档案管理范围包括：（一）行政处罚决定书；（二）调查取证材料；（三）听证笔录；（四）送达回证；（五）其他与行政处罚案件相关的材料。
第五条行政处罚案件档案应当自案件办结之日起30日内整理归档。
第三章档案整理第六条行政处罚案件档案整理应当遵循以下要求：（一）按照案件性质、类别、时间顺序进行分类；（二）按照案件办理程序，将相关材料整理成册；（三）案卷应当编号，并填写案卷目录；（四）档案材料应当装订整齐，便于查阅。
第四章档案保管第七条行政处罚案件档案保管应当遵循以下要求：（一）档案室应当保持清洁、通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；（二）档案柜应当定期检查，确保档案安全；（三）档案管理人员应当严格执行档案保管制度，定期对档案进行清理、消毒；（四）档案查阅、借阅应当办理相关手续，并登记备案。
第五章档案利用第八条行政处罚案件档案的利用应当遵循以下要求：（一）查阅档案应当提供有效证件，并填写查阅登记表；（二）查阅档案应当遵守保密规定，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；（三）档案查阅、复制等费用按照国家有关规定收取；（四）档案利用完毕后，应当及时归还。
第六章档案销毁第九条行政处罚案件档案的销毁应当遵循以下要求：（一）档案销毁前，应当进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案销毁应当由两人以上同时在场监督；（三）档案销毁后，应当将销毁情况记录备案。
第七章附则第十条本制度由本部门负责解释。
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ICS 01.140.20 A 14DB33行政处罚案件档案整理规则Clean up regulation of archives for administration punishment case浙江省质量技术监督局 发布前言为了规范制作、妥善保管和科学整理行政处罚案件档案，保障和监督行政主体有效实施行政管理，规范行政处罚案件办理程序，提高办案质量和效率，并更好地为社会各方面提供利用服务，特制定本标准。
本标准由浙江省档案局提出并归口管理。
本标准起草单位：浙江省档案局。
本标准主要起草人：程淑芳、王群。
行政处罚案件档案整理规则1 范围本标准规定了行政处罚案件档案的定义、归档文件的要求、档案的整理、档号编制、案卷格式、行政处罚案件档案电子目录数据库。
本标准适用于在实施行政处罚案件中形成的档案的整理。
经行政复议或行政诉讼的案件档案整理可以参照本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 9705-1988 文书档案案卷格式GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-94 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 中国档案主题词表DA/T 24-2000 无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板《中国档案分类法》《档案分类标引规则》3 术语和定义DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1行政处罚案件档案行政处罚案件档案是按照法定的程序、在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式历史记录。
3.2行政处罚案件档案整理对行政处罚案件档案进行分类、排列、组卷、编号、编目、装订，使之有序化的过程。
3.3电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
4 归档文件的要求4.1 通则4.1.1真实、准确，反映行政处罚活动的客观情况。
4.1.2齐全、完整，记录行政处罚活动的全面过程。
4.1.3 适用简易程序的行政处罚案件在归档时，必须具有符合行政处罚规定的处罚决定书。
4.1.4 一般程序的行政处罚案件在归档时，必须具有现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知书、行政处罚告知书、行政处罚决定书、送达回证、结案报告、建议书、登记保存（封存）（扣押）决定书、解除登记保存（封存）（扣押）决定书等。
4.1.5 应用听证程序、移送案件或申请延长办案时间的案件，除应具有一般程序的必备文件材料外，还应具有听证通知、听证笔录、案件移送书或案件办理报批书等文件材料。
4.1.6 与具体案情直接有关的其他文件材料，也是必备文件。
如“案件讨论记录”等。
4.2 规范和材料字迹要求4.2.1 格式正确，纸质文件材料须采用A4标准无酸纸制作。
4.2.2 文件材料字迹必须清楚、整洁，符号正确,签属完备。
载体和书写材料应符合耐久性要求。
5 档案的整理5.1 分类行政处罚案件档案分为简易程序行政处罚案件档案、一般程序（包括听证程序）行政处罚案件档案两大类。
5.2 组卷简易程序行政处罚案件档案每五十个案件的责令改正（更正）通知书、现场处罚决定书等组成一个案卷。
一般程序（听证程序）行政处罚案件档案按“一案一卷”的原则组卷，同一案件文件材料数量过多时，可适当调整成若干分卷。
5.3 卷内文件的排列卷内文件材料按照文件材料的重要程度进行排列。
结论性的放在前面，印证性的材料放在后面。
行政处罚案件档案卷内文件材料的一般排列顺序是：1、行政处罚决定书；2、上级部门交办、其他部门移送、群众举报案件的材料；3、案件受理、立案审批表；4、现场检查笔录；5、登记保存（封存）（扣押）决定书；6、调查笔录；7、案件讨论记录；8、通知存根；9、行政处罚告知书； 10、送达回证；11、解除登记保存（封存）（扣押）决定书；12、案件移送书；13、案件办理报批书；14、听证申请书，举行听证通知书及听证笔录；15、建议书；16、检验（检定）（鉴定）委托书；17、涉案物品清单；18、强制执行申请书；19、涉案物品处理记录、处理凭证；20、结案报告；21、其他应归档的文件材料。
5.4 卷内文件页号的编写卷内文件有图文的页面均应编写页号。
页号编写位置：单面书写文件在右上角；双面书写文件，正面在右上角，背面在左上角。
各分卷之间不连续编页号。
页号以阿拉伯数字三位数编写，如“032”。
5.5 卷内目录的编制卷内目录包括以下内容：顺序号：卷内文件的排列序号。
用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序，一份文件只标注一个顺序号。
文号：文件编号。
文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
示例：“浙档〔2002〕56号”责任者：对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
责任者只有一个时，照原文填写。
责任者有多个时，第一顺序选择立档单位责任者；立档单位不是责任者时，选择主要责任者填写。
责任者用全称或规范化简称。
示例：“浙江省国税局”。
题名：文件的标题。
文件没有题名时，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。
示例：[关于XX案件的协查函]日期：文件形成的日期。
用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。
示例：2003年2月8日填写为“20030208”。
页号：每份文件首尾页上标注的页号。
如“025-029”。
备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
卷内目录示例见附录A。
5.6 案卷封面编制封面填写主要包括以下内容：档案全宗名称：即立档单位名称，用全称或规范化简称。
档案类别：行政处罚案件档案。
案件名称：简要写明违法主体和违法行为。
示例：“XX市XX电子有限公司销售未经型式批准建立的进口计量器具案”。
处理结果：处罚决定书中确认的处罚内容，或者复议决定确认的处罚内容或者诉讼确认的处罚内容。
要求分项写明行政处罚的方式。
示例：“1、责令补办型式批准手续；2、罚款XXX元。
”卷内文件起止时间：卷内文件形成的起止日期。
示例：“自2002年4月10日至2002年5月16日止”保管期限：根据档案保管期限表划定的保管期限。
示例1：“永久”示例2：“长期”示例3：“短期”卷内文件数量：本案件共有的案卷数量及各卷内的文件份数和页数。
示例：“本案共15卷，本卷为第8卷13件167页”归档号：行政处罚案件档案的归档顺序号。
5.7 卷内备考表的编制卷内备考表内容包括：本卷情况说明：说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，组卷情况。
立卷人：由责任立卷者签署。
检查人：由案卷质量审核者签署。
立卷时间：完成案卷立卷的日期。
5.8 案卷的排列按照行政处罚决定书字号或结案时间顺序排列。
5.9 案卷目录的编制案卷目录包括序号、档号、案件名称、起止日期、页数、保管期限、备注等项目。
案卷目录示例见附录C。
6 档号编制按DA/T 13-1994规定编制。
由全宗号、案卷目录号（或类别号）、案卷号、件、页（张）号组成。
档号可采用以下两种结构中的一种：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号示例：“J035-005-016-025”全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号示例：“J036-1·3-021-126”全宗号：档案馆（室）给定每一个全宗的代码。
全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序号。
示例：“J036”。
案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。
以三位阿拉伯数字标识。
类别号：馆（室）藏档案类别的代码。
是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
不同级位之间可用间隔符“·”分开。
不产生误解时，可省略间隔符。
类别号一般不应超过三级。
示例：“J063-SA3-048”中的“SA3”。
案卷号：案卷排列的顺序号。
案卷号用三位阿拉伯数字标识。
若设分卷的案卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，并加“（）”。
示例：“J063-016-123（1）”。
案卷封面示例见附录B。
硬封面卷脊填写全宗号、案卷目录号（类别号）、年度、案卷号。
7 案卷格式7.1 通则案卷格式按GB/T 9705-1988规定。
案卷封面采用硬封面和软封面两种形式。
采用软封面的，逐卷装订后，装入档案盒。
封面用材按照DA/T 24-2000执行。
7.2 硬封面的规格封面尺寸规格采用300㎜×220㎜（长×宽）。
封底尺寸同封面尺寸。
卷脊可根需要分别设10、15、20㎜三种厚度。
封面和封底翻口处要另有25㎜的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留20㎜宽的装订纸舌。
7.3 软封面的规格软封面的规格为封底封面尺寸相同。
封面内页可打印或印制案卷卷内目录，封底内页可印制案卷备考表。
7.4 案卷装订案卷装订采用三孔一线的装订方式，并由立卷人在装订线结扎处贴封条后加盖骑缝章，以示负责。
8 行政处罚案件档案电子目录数据库行政处罚案件档案应建立案卷级电子目录数据库。
8.1 行政处罚案件档案案卷级电子目录数据库结构行政处罚案件档案案卷级目录数据库结构一览表见表1。
8.2 行政处罚案件档案案卷级目录著录格式和要求8.2.1 目录著录项目目录著录按DA/T 18-1999规定执行。
著录项目中全宗号、目录号或类别号、案卷号、案件名称、责任者、文件起始时间、文件终止时间、卷内文件份数、保管期限、数据库级别、载体类型等为必须著录项目，密级、分类号、主题词或关键词、载体规格、载体数量、附注、全文标识等其他著录项目为选择著录项目。
8.2.2 责任者同5.5。
案卷的责任者指实施行政处罚的机关或组织的全称或规范化简称。
8.2.3 数据库级别指计算机系统内围绕某一案卷建立数据库的情况。
一般分为“1”、“2”、“3”三级，其中，“1”代表只有案卷级条目；“2”代表既有案卷级条目，又有文件级条目；“3”代表案卷级条目、文件级条目、文件全文内容都有。
8.2.4 载体类型档案的载体类型分为纸质档案、图像档案、影像档案和声音档案等。
8.2.5 密级密级是档案保密程度的等级。
以卷内文件密级最高的文件作为案卷的密级,按GB/T 7156-2003规定。
名称与代码见表2。
密级著录时，著录汉字代码。
公开级、国内级可不著录。
按照《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。