电子邮件使用规范讲解
电子邮件安全使用规范
电子邮件安全使用规范在当今信息化社会，电子邮件已经成为了工作和生活中必不可少的沟通工具。
然而，随着各种网络安全问题的不断出现，电子邮件的安全性也引起了广泛关注。
为了更好地保护个人隐私和维护信息安全，制定和遵守电子邮件安全使用规范势在必行。
本文将对电子邮件安全使用规范进行探讨。
1. 电子邮件密码保护电子邮件账户的安全性直接关系到个人隐私和信息保护。
为了防止他人非法侵入账户，每个用户都应制定强密码并定期更改密码。
强密码应包含字母、数字和特殊字符，长度要足够复杂以防破解。
同时，不要使用与个人信息相关联的密码，比如生日、电话号码等，以免被他人轻易猜到。
2. 避免点击不明链接电子邮件中常常会包含各种链接，但并不是所有链接都是安全可信的。
当收到来自未知发件人或内容可疑的邮件时，切勿随意点击其中的链接。
这些链接可能会引导用户进入恶意网站，造成数据泄露或系统受损。
最好的做法是在浏览器中手动输入网址，而不是依赖邮件中的链接。
3. 谨慎公开个人信息在电子邮件中，不要轻易公开个人敏感信息，比如身份证号码、银行账号等。
对于需要提供个人信息的正规机构，应该在确认其合法性和信任度的前提下才提供。
此外，应尽量避免在公共网络或不安全的Wi-Fi环境下使用电子邮件，以免个人信息被黑客窃取。
4. 防止恶意软件攻击恶意软件在电子邮件中的传播越来越普遍，是导致信息安全问题的主要原因之一。
用户在使用电子邮件时，应该时刻保持警惕，不要轻信附件或链接中的文件。
如果发现可疑附件或链接，应及时删除或汇报给安全团队进行处理。
另外，定期更新系统和安装安全软件也是防止恶意软件攻击的有效措施。
5. 谨慎使用公共电脑和设备在公共场合使用公共电脑或设备时，应当特别注意个人信息和电子邮件的安全。
避免在公共设备上登录自己的电子邮件账号，以免用户名和密码被记录下来。
在使用完毕后，及时退出账号并清除浏览器缓存，以减少个人信息泄露的风险。
总结：电子邮件安全使用规范是保障个人隐私和信息安全的重要举措。
电子邮件书写规范与礼仪指南
电子邮件书写规范与礼仪指南在现代通讯方式中，电子邮件已经成为人们沟通的重要工具之一。
然而，由于电子邮件的特殊性，我们在书写邮件时需要遵循一定的规范与礼仪。
本文将从邮件格式、称呼、正文内容、附件使用等方面，介绍电子邮件的书写规范与礼仪指南，以帮助大家提高邮件交流的质量和效果。
一、邮件格式1.主题（Subject）：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容，并突出重点。
避免使用太长或含糊不清的主题，以便收件人快速理解邮件的重要性与原因。
2.收件人（To）：在填写收件人时，应当确保邮件发送至正确的人员。
对于多人抄送的情况，应当谨慎选择抄送对象，并告知收件人是否需要回复全体抄送的邮件。
3.抄送（CC）：在必要的情况下，可以抄送一些其他相关人员，但要注意抄送的必要性和合理性。
避免过多的抄送造成信息冗余和不必要的骚扰。
4.密送（BCC）：只有在特殊情况下，需要向某人发送邮件却不想让其他收件人知道时，才使用密送。
但使用密送应慎重，尊重隐私。
二、称呼1.称呼准确：在邮件中使用收件人的正确称呼，避免使用错别字或称呼不准确的问题。
如果对方没有明确提供称呼，可以使用尊敬的职务或姓氏来代替。
2.提及发件人：在回复邮件时，要注意先提及发件人的姓名或称呼，以示礼貌和尊重。
3.客套话：根据邮件的目的和内容，适当使用客套话，表达礼貌和尊重。
例如，使用“您好”、“非常感谢”、“请您注意”等客套语句。
三、正文内容1.简洁明了：邮件内容应简洁明了，突出重点，避免冗长的叙述和废话。
尽量使用简洁的语言，使读者能够快速理解邮件的主旨。
2.逻辑清晰：在写邮件时，要注意内容的逻辑结构，合理划分段落，以方便读者理解和阅读。
可以使用段落标题、编号或者分条列举等方式，使邮件逻辑更加清晰。
3.注意语法和拼写：要在写邮件时注意语法的正确性和拼写的准确性。
可以使用拼写检查工具或语法检查工具来避免常见的错误和疏忽。
四、附件使用1.合理选择附件：当邮件需要附上文件或图片时，要注意附件的格式和大小。
邮件使用指南
邮件使用指南随着互联网的普及，电子邮件已经成为人们日常工作和生活中不可或缺的沟通工具。
正确、规范地使用邮件不仅可以提高工作效率，还能展现个人专业素养。
下面将为大家介绍邮件使用的一些指南，希望能帮助大家更好地利用电子邮件进行沟通交流。
一、邮件格式1. 主题简洁明了：主题是邮件的门面，应当简洁明了，能够准确概括邮件内容，避免使用含糊不清的词语或过长的主题。
2. 问候语礼貌：在邮件的开头应当使用适当的问候语，比如“尊敬的/亲爱的/您好”，展现出礼貌和尊重。
3. 正文内容清晰：正文内容应当简洁明了，段落分明，避免出现过长的段落，保持阅读的流畅性。
4. 结尾礼貌：邮件结尾应当使用礼貌用语，比如“谢谢/祝好/期待回复”，展现出对收件人的尊重和期待。
二、邮件内容1. 简洁明了：邮件内容应当简洁明了，避免啰嗦冗长，突出重点信息，让收件人能够快速理解邮件内容。
2. 语言规范：邮件中使用的语言应当规范得体，避免使用口头语言或网络用语，保持专业性和正式性。
3. 信息完整：确保邮件中包含所有必要信息，比如时间、地点、联系方式等，避免造成沟通不畅或误解。
4. 附件规范：如果需要在邮件中添加附件，应当确保附件内容与邮件主题相关，附件命名清晰，大小适中。
三、邮件回复1. 及时回复：收到重要邮件时，应当尽快回复，展现出对发件人的重视和尊重。
2. 简明扼要：回复邮件时应当简明扼要，回答问题或表达意见，避免回复冗长无关的内容。
3. 注意礼貌：回复邮件时同样要注意礼貌用语，展现出对发件人的尊重和友好。
4. 确认收到：在邮件中确认收到对方的信息，避免信息传递不畅或产生误解。
四、邮件保密1. 避免群发：在发送邮件时，避免使用群发功能，尤其是涉及个人隐私或机密信息时更要慎重。
2. 谨慎转发：收到他人邮件时，谨慎转发给他人，避免泄露对方的信息或触犯隐私。
3. 注意抄送：在抄送邮件时，应当明确抄送对象，避免抄送给不相关的人员，造成信息泄露或不必要的麻烦。
电子邮件使用规范
电子邮件使用规范随着互联网的普及，电子邮件作为一种快速、方便的通讯工具，被广泛应用于工作及日常生活中。
然而，由于邮件的特殊性，使用不当可能会给人们带来不必要的麻烦。
为了更好地利用电子邮件，以下是一些电子邮件使用规范的建议。
第一部分：邮件格式1.主题：电子邮件的主题应简要明了，不能过长或者含糊不清，最好能简要描述邮件内容，让对方知道邮件主题。
2.收件人：收件人应准确无误，最好核对一遍。
如果有多个收件人，可以使用Bcc（隐藏抄送）功能，以保护他人的隐私。
3.抄送：在必要的情况下可以使用抄送功能，但要慎重使用，不要滥用，避免给他人增加不必要的阅读量。
4.格式：在编写邮件时，最好遵循邮件格式，首先写明称呼、时间、主题等信息，然后再写邮件内容。
将邮件内容分段，每段的字数应该控制在5-6行之内，方便阅读。
第二部分：邮件内容1.礼貌用语：邮件内容要注意礼貌用语和称呼，例如“尊敬的XX先生/女士”、“您好”等。
对于熟悉的朋友或同事可以使用更亲切、轻松的语气，但也要注意尊重他人。
2.重点突出：在邮件内容中，突出要点或重点结论，可以用加粗、变色等方式来标示。
3.邮件附件：如果需要发送邮件附件，应将附件精简、文件名清晰明了、格式规范等。
第三部分：邮件注意事项1.回复及时：对于重要或紧急邮件，应及时回复或提醒，避免耽误工作或影响他人。
2.避免垃圾邮件：避免向他人发送垃圾邮件或不合适的内容，如有需要可以使用过滤功能。
3.避免长篇大论：邮件内容应尽可能简洁明了，避免长篇大论，冗长的邮件容易让人产生厌倦、拖延阅读。
总结：电子邮件是我们工作和生活中不可缺少的一部分，但我们应该意识到，当不当使用邮件可能会给我们带来麻烦。
因此，我们要养成良好的邮件习惯，遵循邮件使用规范，为我们的工作和生活带来便利。
电子邮件使用操作规程
电子邮件使用操作规程一、引言随着信息技术的发展，电子邮件已成为人们工作和日常生活中不可或缺的通讯工具。
为了保证电子邮件的使用安全、高效，制定一套电子邮件使用操作规程势在必行。
二、账户设置与保护1. 账户注册：为每个使用者分配唯一的电子邮件账户，并确保个人身份信息真实有效。
2. 密码设置：使用者应选用强密码，并定期更改。
密码应包含数字、字母和特殊字符，且不易被猜测。
3. 防护措施：使用者应定期更新操作系统和杀毒软件，确保设备的安全性，避免病毒或恶意软件侵入。
三、电子邮件撰写与发送1. 主题简洁明了：在撰写电子邮件时，使用者应简明扼要地描述邮件内容，准确传递信息。
2. 收件人选择：仅向相关人员发送邮件，避免大范围群发导致的信息混乱。
3. 附件管理：对于较大的附件，使用者应选择合适的压缩格式，并在文件名中包含相关说明。
4. 语言规范：使用者在撰写邮件时，应注意语言得当，避免使用侮辱、歧视性语言，保持礼貌。
四、电子邮件接收与阅读1. 真实性确认：使用者在接收邮件时，应审慎判断邮件的真实性，警惕钓鱼邮件等网络诈骗行为。
2. 安全性评估：对于陌生发件人或带有可疑链接的邮件，使用者应谨慎打开，避免遭受黑客攻击或信息泄露。
3. 附件下载：使用者在下载附件前，应先进行安全扫描，确保附件没有恶意软件。
4. 知识产权保护：禁止将他人的原创作品以附件形式发送给他人，除非获得明确的授权。
五、电子邮件归档与删除1. 归档管理：使用者应按照邮件的分类进行归档，便于后续查找和整理。
2. 删除策略：定期清理不需要留存的邮件，避免占用过多的存储空间。
3. 敏感信息处理：对于包含个人身份证号、银行账号等敏感信息的邮件，使用者应妥善保管，避免遭到泄露。
六、电子邮件使用礼仪1. 回复及时：接收到他人邮件后，使用者应尽快回复或做出相应处理，避免拖延他人工作进展。
2. 内容准确：在回复邮件时，使用者应对邮件内容进行仔细阅读，确保回复准确、清晰。
如何正确使用电子邮件
如何正确使用电子邮件电子邮件，是今天工作、生活中最常见的沟通方式之一。
它既方便又快捷，但是，在使用电子邮件时，我们也需要注意一些规范和注意事项。
本文将简要介绍一些正确使用电子邮件的方法，让您更有效地利用这一传媒工具。
一、选择合适的邮件标题邮件标题应简短明了，但同时也应该能够准确描述邮件内容。
不要使用太过含糊或者过于古怪的标题，否则很容易被误认为是垃圾邮件或者被忽略。
一般来说，人们打开邮件的首要条件就是邮件标题的吸引力。
因此，正确的邮件标题对于邮件的开头非常重要。
二、使用正式的称呼无论您和收件人间的关系如何，使用礼貌正式的称呼反而有利于您获得尊重。
通常，你可以在开始或结束邮件时使用正式的称呼称呼自己和收件人。
例如：尊敬的XXX或者亲爱的XXX。
最好不要使用过于亲昵或者随意的称呼，以免被人看作不专业或不可靠。
三、避免过多的抄送抄送是个好的思想，但是过度的抄送也是常见的电子邮件错误之一。
抄送不仅需要额外处理，还会让人感到烦躁。
因此，在抄送邮件时，请务必想想每个人或者每个部门是否都需要这封邮件。
如果有些人不需要这封邮件，最好使用密送而不是抄送。
四、撰写简短、明了的邮件正文当您写一封邮件时，邮件文本的长度也是非常重要的。
您应该尽可能的使用短句和简短的语句。
不要用长长的段落和复杂的结构去写邮件，这会让读者们感到烦躁。
简单清晰的语言，加上分段处理，有助于读者更好地理解您的信息。
五、避免垃圾邮件和虚假附件虚假附件和垃圾邮件都是获得不良的声誉最常见的原因之一。
不要在正式邮件中包含广告、涉及个人信息或者含有病毒的附件，否则会让您看不俗，而且可能被误认为是垃圾邮件。
如果您有必要发送附件，请先进行病毒扫描并使用可靠的邮件客户端，否则可能面临数据泄露风险。
六、文明礼貌的回复邮件回复邮件的礼仪和写给任何人或机构的其他邮件一样重要。
无论您回复发件人还是回复所有人，都应该文明、礼貌地给出您的答案。
不要急于回复，仔细阅读邮件内容，理解发件人的意图，才开始回复。
电子邮件使用与管理规范
电子邮件使用与管理规范随着科技的发展和互联网的普及，电子邮件成为了人们日常工作和沟通中不可或缺的工具之一。
然而，由于电子邮件的特殊性以及使用不规范所带来的问题，建立一套电子邮件使用与管理规范显得尤为重要。
本文将从不同方面介绍电子邮件的使用与管理规范，以提高个人和企业在电子邮件使用中的效率和规范性。
一、电子邮件的基本规范1. 发件人的姓名和指定地址：在发件人字段中填写真实姓名和正确的邮件地址，确保对方能准确辨认发件人的身份。
2. 主题简洁明了：邮件主题应当简洁明了，能够准确概括邮件内容，方便收件人快速了解邮件重要性和内容。
3. 正文明确清晰：邮件正文中应当表达清晰，用词准确，段落分明，避免过长的句子和冗余的描述，以提高阅读效果和理解力。
4. 使用礼貌用语：在邮件的开始和结尾处使用适当的礼貌用语，例如“尊敬的XXX”，“诚挚地感谢”，能够增进双方的沟通友好性。
二、电子邮件的安全与保密1. 避免随意转发：对收到的邮件内容具有保密性的，应当避免随意转发给其他人，确保保密信息不被泄露。
2. 谨慎附件处理：谨慎打开或下载含有附件的邮件，尤其是来自陌生发件人的邮件。
确保附件的安全性，避免病毒攻击和恶意软件的入侵。
3. 定期备份邮件：将重要的邮件进行定期备份，以防止邮件丢失或被系统损坏。
备份能够保证重要信息的安全性和完整性。
三、电子邮件的时间管理1. 及时回复邮件：在合理的时间范围内回复邮件，避免耽误别人的工作进度和沟通效率。
对于重要紧急的邮件，应当优先处理并及时回复。
2. 合理分类和整理：根据邮件的重要性和紧急程度，将邮件进行分类和整理。
可以使用文件夹、标签等方式对邮件进行有效管理，提高查找和处理效率。
四、电子邮件的职业素养1. 避免使用庸俗话语和敏感词汇：在电子邮件的撰写中，避免使用庸俗或不文明的话语，确保邮件保持专业和得体。
2. 尊重收件人的时间和隐私：避免发送垃圾邮件、广告信息等对方不需要的邮件，充分尊重对方的时间和隐私。
如何正确使用电子邮件
如何正确使用电子邮件电子邮件是现代人沟通的主要方式之一，其快捷、方便的特点使得它成为了无法替代的工具。
然而，由于使用不当，电子邮件也可能引起一系列问题，比如沟通不清、信息泄露等。
因此，如何正确使用电子邮件显得尤为重要。
本文将从邮件内容的准确性、邮件格式的规范性以及邮件礼仪的遵守性等方面来探讨如何正确使用电子邮件。
1. 邮件内容的准确性在撰写电子邮件时，首先要确保邮件内容准确无误。
具体来说，应该注意以下几点：（1）主题明确：邮件标题应简洁明了，能够准确概括邮件内容，避免使用模糊或泛泛而谈的词汇。
（2）简洁扼要：邮件内容应当简练明了，避免冗长废话，尽量用简洁通俗的语言进行表达。
（3）重点突出：重要信息应当在邮件中得到突出展示，可以使用粗体、颜色等方式进行标注，以提高阅读者对关键信息的关注度。
2. 邮件格式的规范性在使用电子邮件时，遵守规范的邮件格式能够提高邮件的可读性，同时也展示了发件人的专业素养。
以下是一些建议：（1）收件人、抄送和密送：在选择发送对象时，要确保将邮件发送给正确的人。
如果需要抄送或者密送其他人，应该明确说明目的和意图。
（2）段落分明：邮件内容应采用分段的方式进行编写，每段表达一个完整的意思。
段落之间要留出空行，以提高可读性。
（3）字体和排版：选择合适的字体和字号进行撰写，建议使用常见的字体，避免使用花哨的字体，以免在不同设备上显示效果不一致。
（4）附件使用：对于较大的文件或者不方便直接插入邮件正文的内容，可以通过添加附件的方式进行送达。
附件应当明确命名，并同时在正文中注明。
3. 邮件礼仪的遵守性电子邮件是商务沟通的重要工具，因此在使用时要遵循相关的邮件礼仪，以展示个人的专业素养。
以下是一些常见的邮件礼仪要求：（1）尊称使用：在开头和结尾使用适当的称呼，比如尊敬的、亲爱的等。
根据与收件人的关系，选择合适的称呼。
（2）语气友好：在邮件中要用友好、礼貌的语气与人沟通，避免使用过于直接或咄咄逼人的措辞。
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李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并 给出反馈意见；我好提交总经理批准。
严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排 好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！ 谢谢！
公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸
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附件：
电子邮件使用规范
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好习惯
电子邮件使用规范
用客户端软件收发email 行文简洁、罗列要点 写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确 越级邮件，根据需要抄送直接领导 对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据 考虑到收件人有可能将email转发给其他人 及时回复邮件 合理控制附件大小 先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出
原则 简明扼要，重点突出 注意行文措辞和语气
子原则 用语简洁明了
分类叙述、逐条排列
合理提示重要信息 警惕书面语语气（写完邮件自 己读一遍） 杜绝怒吼式 杜绝可爱式
举例/说明
通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到 10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟 通效率
领导： 今天约见了OA厂商，沟通信息如下： 1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流… 2、产品报价300元每用户：…… 3、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机
• 提醒收件人查看附件 • 合理命名附件 • 附件通常不超过2m，最大不超过5m • 特殊格式附件，告知收件人打开方式 • 注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线、浅色以便区别于正文
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总目录
一． email的写、发、收
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邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨
电子邮件使用规范
邮件标题的注意点
• 一定不要空白标题，这是非常失礼的 • 标题应表明邮件主旨、简明扼要
• 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封 信内谈及多件不相干的事情
• 可适当用使用大写字母或特殊字符（如 “* !”等）来突出标题，引起收件人注意， 但应适度，特别是不要随便就用“紧急” 之类的字眼。
• 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
避免无谓的回复
• 为避免无谓的回复、浪费资源，可在文中指定 部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句： “全部办妥”、“无需执行”、“仅供参考， 无需回复”等。
严禁全部回复（Re All） • “全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间
电子邮件使用规范
CC的小九九
BCC的风险
• 自我显示：抄送给某位领导，只是为了让他知 道你工作得很努力或加班到很晚
• 客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌， 而不是真正的工作需要
• 给人难堪：把包含有对某人批评意见的邮件抄 送给他。
• 以防万一：为防文件丢失而多作一些备份，于 是抄送给同事。
• 万一BCC收件人Re all 呢？
CC（carbon copy）
CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义 抄送 务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，
当然可以回Email
BCC（blind carbon copy） 密送
即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个 可能用在非常规场合
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CC和BCC：尽量减少CC和BCC的使用
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
发送、抄送和密送：只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
TO
发送
发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、 理应对邮件予以回复响应的人
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设置收件频率
电子邮件使用规范
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总目录
一． email的写、发、收 二． email的收发工具
电脑客户端foxmail设置 安卓手机客户端设置
三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
步骤1：在电脑上下载、安装、运行豌豆荚软件；用数据线连接手机与电脑
2 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE All，让大家都知道；除此 以外，不用re all
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回复Email时禁止的三个常见做法：
电子邮件使用规范
不要就同一问题多次回复讨论
• 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次， 这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用 电话沟通等其他方式进行交流后再做判断;
• ：/main/faq/foxmail6.html • ：/cgi-
bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564
电子邮件使用规范
• 日均邮件10封以上， 建议1小时收一次； 其他人可每4小时收 一次
• 打勾选中
• 设置
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使用手机收发email的 前提：把email下载到 电脑，而不是留在服 务器上
电子邮件使用规范
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总目录
一． email的写、发、收 二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
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电子邮件使用规范
步骤2：搜索“电子邮件”，选择下图第一个软件，点击安装到手机
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步骤3： 在手机中启动该软件，输入email地址、密码
电子邮件使用规范
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步骤4：选择账户pop3类型，设置接收服务器、发送服务器
电子邮件使用规范
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步骤5：设置收信频率，开始正常使用
邮件不经整理或说明就直接转发
通过email传达紧急事务
用email收发私人信件
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电子邮件使用规范
谢谢！
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电子邮件使用规范
email作为非即时沟通方式，在工作中的重要性日益凸显
电子邮件使用规范
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email的重要特征：
延时沟通
远程沟通、情境单一
电子邮件使用规范
书面沟通 • Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一
式多份保留沟通内容 • 《合同法》 第11条：书面形式是指合同书、
信件和数据电文（包括电报、电传、传真、 电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表 现所载内容的形式。
电子邮件使用规范
邮箱登录入口： /login
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在foxmail中新建邮箱账户
电子邮件使用规范
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填写email地址、密码，邮件中采用的名称，其他可默认
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
填写收件服务器和发件服务器，注意pop3账户名一定要是完整的email地址
• 这下好了，掌握了对方的底线，后面的事 情做得极其顺利。
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总目录
一． email的使用原则 二． email的写、发、收 三． email的收发工具 四． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
收发email，最好使用专门软件（个人推荐免费软件foxmail）
.net 邮箱： • POP3服务器为：
• SMTP服务器为：
.cn 邮箱 • POP3服务器为：
• SMTP服务器为：
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电子邮件使用规范
完成账户建立，选择是否在服务器保留备份（强烈建议备份到本地硬盘）
有潜在风险
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总目录
一． email的写、发、收 二． ail的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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总目录
一． email的写、发、收
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！ • “全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露
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举例：“全部回复”的受害者
电子邮件使用规范
• 作者网名：阿康 • 接手一个挑剔的客户，耗了很久，价格一
直谈不拢，差不多有两周时间，我每天上 班头一件事，就是和对方互通邮件、打探 进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得 我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天， 在我们通过20封邮件时，我的邮箱里忽然 出现了一封“机密”信函，上面有这家公 司讨论我们公司的报价的详细经过，包括 各级老板的回复意见、他们预期争取的价 格，还有准备对付我们的具体计划。
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总目录
一． email的写、发、收
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
二． email的收发工具 三． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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电子邮件使用规范
公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保 证1天1收；如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图）
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总目录
一． email的使用原则 二． email的写、发、收
撰写 发送和抄送 收信 回复和转发
三． email的收发工具 四． 使用email的好习惯和坏习惯
电子邮件使用规范
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及时回复Email是基本的职业礼貌
电子邮件使用规范
及时回复 复杂事务的回复
• 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重， 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比较 长的，可以延后回复，但最长不要超过24小时。