档案管理系统需求

档案管理系统需求

一、硬件系统配置需求（根据实际需求更改）

本次招标的硬件系统包括以下内容：

二、软件平台

投标人需要根据公司要求制定具体的解决方案。

特别声明：项目实施完成后，此项目软件平台产权属公司所有。

三、项目工期

签订合同2个月内完工。

四、系统总体功能要求

1．建设原则

开放性原则

电子档案管理系统除了完成本系统内的各种业务工作之外，还应可以与其他系统互联。在系统设计中，采用数据接口技术并考虑软件系统以后的扩充问题，将该软件系统设计成一个可扩充的开放性的系统。

扩展性原则

在该软件系统的设计中，所有产品（包括软硬件）的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性。系统将满足随着业务的不断发展而随时增加用户及软硬件产品的需求。

安全性原则

在系统设计中，采用良好的安全机制；在数据传输中，选用当前成熟的数据加密技术确保数据安全；在网络上，选用多层结构技术。同时，利用大型数据库

的安全性能确保存储数据的安全。

先进性原则

采用先进成熟的技术，确保系统的先进性和实用性。

规范性原则

开发过程控制、开发技术、系统编码、文档应规范化，并遵循相应的国内外标准。开发结束，需要提供必要的文档资料。

可靠性原则

保证系统的可靠运行和在升级过程中的方便快捷。

2.系统总体功能要求

基本要求

1、档案管理软件应具备数据录入、整理编目、数据转换、检索查询、统计报表、借阅管理、权限设置、系统设置、数据维护、销毁管理、光盘制作、WEB 查询系统、全文检索模块、在线识别（OCR）等基本功能，并能辅助实体管理及根据特殊需求增扩其他相应功能。

2、档案管理软件的功能设计必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准。

3、档案管理软件的安装和使用，必须具有严格的安全保密机制。

4、档案管理软件应具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，并做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便。

5、档案管理软件应具备较强的数据独立性，确保在软硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用。

6、档案管理软件应配有完备的安装与使用技术资料，主要包括：系统说明、使用手册、安装程序、培训手册等。

（一）数据录入功能

数据录入模块应该具备以下功能，可在自定义的界面下录入、编辑修改各种档案数据以及完成档案文本与各种电子档案原件（扫描的光栅图或矢量图）的挂接。在此处可完成项目录入、案卷录入、文件录入等工作。

1、数据录入的功能和流程应该如上图所示，档案人员在进行项目、案卷和文件的录入工作时，系统应提供添加、编辑、删除、检索、排序和插入操作，并可任意指定某一记录进行复制。

2、修改后重归档功能应该可以使被修改后的电子档案替换掉旧档案，使电厂用户能够在检索查询时直接浏览到修改后的新电子文件。同时，记录了修改信息和旧档案，以备电厂用户对档案修改情况的跟踪。

3、电子文件的批量挂接功能可以将档案人员已录入的档案记录和电子档案原件根据某种规则自动对应，以使电厂查询用户能够在检索到档案条目的同时浏览电子原件。

（二）整理编目功能

整理编目部分应具备如下功能：对未归档的文件、资料、图纸的管理、存储和预归档（分类组卷），并可为电厂用户提供上述未归档文件的检索、查询和利用。对于在公文流转过程中产生的文件和设计过程中产生的图纸文件，可由办公人员、设计人员或档案人员先录入到临时整编库中，到一定阶段由档案管理人员进行整理编目，编目后再由临时库转入正式的档案库中，供检索利用。

整理编目部分针对已整理的卷内文件和待编目的案卷应提供添加、编辑、删除、加入当前卷、撤出当前卷、拆卷和编目等功能。可以对电厂用户提交的文件、资料、图纸进行存储和预归档（分类组卷）。未归档文件的所有信息均应放在系统的未归档库中，并可以有电厂用户通过检索查询子系统对未归档库进行检索查询。

在整理编目部分中，档案管理员可以对未归档库中的文件信息进行审查等工作，审查合格的文件和案卷可以通过编目等操作进行归档，归档后的档案应存入已归档库中。

（三）系统设置功能

系统设置功能应符合公司档案管理的规范和需求，档案管理员应该可以对档案类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等进行自由的定义。

系统设置应具有以下功能：

◆自定义档案类型

档案管理员可根据本单位档案管理的要求，建立所需的档案类型

◆自定义数据库结构

档案管理员可对系统默认的项目库、案卷库和文件库字段进行任意的编辑，以满足我单位档案管理的需求。档案管理员可分别对已建立好的项目库、案卷库和文件库结构定义其录入和查询界面，如自定义字段的排列位置和显示大小，而且可以定义字段的输入方式、下拉选择框、初始值、字段组合、字体等功能。

◆分类表管理

档案管理员可根据本行业的档案分类规范建立相应的树型分类结构（分类表）。任意添加、添加子项、删除、删除子项分类字及其内容（含义），并可任意选择分类字的连接符，还可以从参数表中挂接分类项。

◆日志库维护

系统提供的日志库可满足档案管理人员对档案管理系统的监控并为档案的各项统计提供依据。

◆代码表设置

档案管理员可对代码表进行新建、修改、录入、删除等操作。

（四）数据转换部分

数据转换是指：用户可以通过该模块将用户以前或正在应用的其他管理软件所录入的档案数据,转换到档案库中来。

（五）权限设置部分

档案管理人员可通过权限设置部分对网上的每一个用户及其权限、以及本单位各部门或专业对档案的权限等进行一系列灵活的设置，并可细化到某一案卷和文件的权限（如：该文件是否可浏览、下载和借阅等），也可以为某一用户临时赋权。

（六）销毁管理部分

销毁管理部分功能为：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除，同时在系统日志中记录销毁信息（如申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等），以便于对从前销毁的操作进行检索。

鉴定销毁的流程应该下图所示：

（七）借阅管理部分

借阅管理部分功能应包括：借阅、归还和催还，并可以打印借阅单和催还单。还可以对电厂用户的借阅情况，以及网上电厂用户对档案查询和利用情况进行方便地统计和打印。

借阅管理部分应分为纸介质档案的借阅管理和电子档案的检索统计两部分。借阅流程应如下图所示：

（八）检索查询部分

检索子系统主要是对本系统所管理的各类档案进行多种方式的检索、浏览和下载。电厂用户在查询时可按：分类、工程项目、案卷、文件、进行各种条件的组合检索，也应提供卡片检索等方式，另外，检索查询部分应支持对用户库和日志库也可进行组合检索，并可以打印检索结果。

电厂用户在档案系统中检索，只要权限允许，应可以直接浏览到所需信息的原文，甚至于下载到本地机供用户利用。

该模块中的检索查询应均受到权限设置子系统中用户和档案权限的限制。

（九）统计报表部分

通过统计报表部分，档案管理人员应能够完成档案工作所需的任意报表的设计和打印工作。该部分应该有较强大的报表设计功能，可以打印和统计各种档案数据，并可以灵活的定义统计项和检索条件等。

该系统应该可以打印所有档案管理所需的信息，例如：卷内目录、案卷目录、备考表等。

（十）光盘制作部分

光盘制作部分应全面支持由国家科技部、国家档案局、国家技术质量监督局等几家单位联合制定的CAD 文件光盘存储标准，可以对标准格式的光盘进行数据读入、数据输出及检索，并可将档案数据按照上述标准的格式直接存储在光盘中。形成的光盘档案应可以用于数据交换和电子档案的脱机保管。

（十一）WEB查询系统

WEB检索子系统部分应作为本单位档案信息的发布、查询和下载利用的平台，既可独立使用，也可嵌入我单位主页，为电厂用户的检索查询提供了极大方便。

WEB查询系统应有如下功能：

●B/S结构，客户端无须安装任何软件，便于维护和升级。

●可与电子档案数据库连接，进行档案信息的查询和利用。

●对档案检索查询的权限完全受档案管理软件中权限设置的控制，充分保证档案的安

全性。

●模糊检索功能。

●可支持我单位图形图像等电子文件的浏览和显示

●可外挂浏览器和汉字库。

（十二）数据转换部分

数据转换部分应可以满足如下需求：档案管理人员在客户机上进行档案数据的备份和恢复工作，而不用去操作服务器上的数据库系统，应对档案数据的安全性提供良好保障。

数据转换流程应如下图所示：

备份到硬盘 用户 备份/恢复选项

恢复到数据库

数据转换部分还应提供备份/恢复日志，以供档案管理员查询。

（十三）全文检索模块

系统应具有专业的全文检索模块，可以为用户实现属性查询、同义词查询、相关文件提示等传统数据库查询方式无法实现的智能检索功能。

全文检索系统应内嵌快速OCR 技术，可以无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，同时嵌入档案信息服务网站之中，受到档案权限的管理和控制，与电子档案管理系统融为一体。

（十四）在线识别（ＯＣＲ）模块

本模块可将检索到的OCR 档案信息提取出来，进行相应的编辑，处理，实现档案信息及知识的再利用。

通过正确分析，自动识别OCR 扫描文件中的文字信息，并支持智能版面分析及标引。根据用户需要提取：标题，发文单位，发文者，文号，正文等文字及版面特征信息。