电子教案-《文书与档案管理基础知识(第二版)》-A42-9687 第二章 文书工作
电子教案与课件—文秘应用文写作(第二版)—A42-9727 第二章 事务类文书 第十节 规章制度
维护室内秩序和清洁卫生，不准大声喧哗、聊天、吃零食、吸烟。
禁止穿跨栏背心、短裤、拖鞋进入阅览室。
禁止利用各种物品占座位；不准在桌面和墙壁上乱写乱画。
离开座位时，要轻轻将椅子放在桌子下。
2.××学校团委为丰富学生的业余生活，成立了不少学生社团，其中摄影协会就是学生很有兴趣参加的社团之一，在团委的指导下，社团的组织发起者草拟了该协会的章程，以进一步规范社团的管理，促进社团的发展。请代为拟写该章程。
（2）条款式。即内容只分条目，不分章节，适用于内容比较简单的规章制度。一般开头条款说明制定的目的、依据、适用范围等，主体部分分条列出具体内容。其第一条相当于总则的写法，最后一条相当于附则的写法。
三、规章制度写作注意事项
第一，注意内容的合法性。
第二，注意表达的直接性。
第三，注意语言的准确性。
课内练习
一、填空题
（5）办法。是针对某项工作或某一方面活动的具体方法、步骤、措施等作出规定的文书。
（6）制度。是国家机关、团体、企事业单位为了加强对某项工作的管理而制定的要求有关人员共同遵守的管理操作规程和行为准则。如《××公司档案管理制度》。
（7）规则。是针对某些局部范围的工作或活动作出具体详细规定，以保证有ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ进行的文书。
2．题注
在标题之下用圆括号注明发布单位和发布时间，如果是会议讨论通过的，通常需注明讨论通过的会议名称和时间。
3．正文
规章制度的正文结构一般有两种形式
（1）章条式。即将内容分成若干章，每章又分若干条，章断条连。第一章是总则，中间各章内容是分则，最后一章是附则。
分则指接在总则后的具体内容，通常按事物之间的逻辑顺序，或按工作活动程序分条列项，表明规定、要求、过程、构成、奖罚等具体内容。
文书与档案管理教学大纲
《文书与档案管理基础知识》教学大纲一、说明1、课程的性质和内容《文书与档案管理基础知识》是一门具有基础性、实践性、实用性、规范性的课程。
课程涵盖了国家职业标准《秘书》（中级）的知识和技能要求以及与本专业相关的国家职业标准要求，是一门适应当前职业发展需求的课程。
主要内容包括：文书的概述、文书的处理、文书立卷与归档、档案与档案工作、档案的收集、档案的整理、档案的鉴定工作、档案的保管等等。
2、课程的任务和要求通过对《文书与档案管理基础知识》的讲授，使学生在理论学习的基础上能更熟练地掌握文书处理以及档案管理的系列职业技能，并能熟悉国家对文书处理、档案管理所颁布的有关法律法规，使之能更科学地、合理合法地处理文书、档案的相关工作，为其从事文秘工作奠定一定的基础。
要求：（1）、教师在教学过程中应该有意识地完善学生的基本知识结构（2）、教学过程中应理论联系实际，以模拟情景的形式给学生充分的实践机会（3）、条件允许的话，利用多媒体向学生展示文书、档案的现代话管理。
3、教学中应注意的问题（1）、注意理论知识与相关案例的相结合，使讲解更到位。
（2）、本课程讲解的时候应通过模拟情景等教学方式使学生更好地掌握相应的知识技能，避免课程讲解的乏味。
二、学时分配三、课程内容及要求模块一、文书概述教学要求：1、通过讲授，使学生掌握公文的基本要素和特性，了解公文的特点、作用及分类等。
2、学完本章后，能够熟练地辨认公文中各要素的书面格式和位置，以及区分公文的种类。
教学内容：1-1、熟悉公文的基本要素和特性1-2、重点掌握公文的格式与分类教学建议：1、联系古今，使学生对文书的起源和发展有个系统的认识2、提供（下载）数篇近期的公文在课堂上传阅、讲解，帮助学生了解公文的要素和格式。
模块二、文书处理教学要求：1、了解文书处理的含义、特点与作用2、熟悉文书处理的要求以及文书的行文制度3、学完本章后，掌握好文书处理的程序，能自己动手制作和准确填写文书处理工作中相关的表格。
电子教案-《文书与档案管理基础知识(第二版)》-A42-9687 第十一章 档案登记与统计
第四步，分析、整理统计指标。
第五步，撰写统计分析报告。
课内练习
习题册
课后作业
提供档案登记与统计相关资料，请学生写出档案统计分析报告
第一步，要明确统计工作的目的、任务
第二步，要确定统计指标。由指标名称和指标数值两部分组成。统计指标数值一般使用绝对数、相对数、平均数三种
确定档案统计指标时要坚持以下原则：
第一，统计指标的选定必须与档案工作中一定数量表现联系在一起；
第二，选定时要注意统一性和稳定性；
第三，统计指标要具有可比性；
第四，统计指标运用平均数必须遵循总体同质性的原则，既必须是同类现象才能用平均数。
1.档案出入库登记
2.档案清点、检查登记
3.档案借出登记
4.档案利用登记
5档案销毁登记
6.档案利用效果登记
现场教学。带领学生到学校档案室，通过档案实物教学，让学生熟悉档案登记工具的格式、内容，档案统计簿册的格式及内容。
课内练习
指导学生填写案卷目录和卷内文件目录、档案出入库登记表、档案借出登记表
课后作业
教学资源
多媒体、音像等
教学基本内容与教学设计
一、档案状况登记
档案状况登记是对档案的数量、存在与保管的状态、档案变化情况进行的登记。
1.案卷目录与卷内文件目录
2.档案接收登记簿
3.档案成份和数量变化情况报告表
4.全宗名册
5.全宗单
6.案卷目录登记簿
7.档案总登记簿
二、档案工作登记
档案工作登记则是对档案工作过程中的重要情况和工作行为、事实、数据进行的登记。档案资源开发、提供利用情况，是档案登记工作的重点内容。
习题册
第十一章档案登记与统计课程教案
文书工作教材与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十一）意见
根据《办法》规定，意见“适用于对重要问题提出见解 和处理办法”。 按意见内容，可分为两类： 1.政策性意见，一般是为贯彻某一重大方针、政策而制 发的，重点在于阐述有关政策和工作原则。这类意见多 是党和国家的高级领导机关制发的，如《中共中央关于 加强和改进思想政治工作的若干意见》。 2.工作性意见，即布置重大任务、重要行动或重大工作 所提出的意见，如《中共中央关于在县级以上党政领导 班子、领导干部中深入开展以“讲学习、讲政治、讲正 气”为主要内容的党性党风教育的意见》。这类意见的 布置更具体，安排更明确，便于下级机关遵照执行。第二ຫໍສະໝຸດ 通用文书一、通用法定公文
（一）命令（令）
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
根据《办法》(p287)规定，“命令（令）适用于依照有 关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政 措施；嘉奖有关单位及人员”。 令有三类： 1.发布令，是国家领导机关和有关部门用来公布法律、 发布重要行政法规和规章的文件。 2.行政令，用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行 政领导与指挥职能的文件，如《国务院关于在我国统一 实行法定计量单位的命令》。 3.嘉奖令，是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位 或人员而发布的，如《国务院对王仪轩机组的嘉奖令》。
总结、简报、调查报告等。
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（二）按公文的行文方向划分
1.上行文
上行文是本机关向上级机关发送的公文，它的 行文方向是自下而上的。通常上行文主要是请
示和报告。
下行文是本机关向下级机关发送的公文,它的行 2.下行文 文方向是自上而下的。通常下行文有命令、指
示、决定等。
档案室
参考答案-《文书与档案管理基础知识(第三版)习题册》-A42-4261
第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息，而形成和使用的具有一定应用性和特定格式，以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
一切的书面材料都可以称为文书，包括纸质文书和电子文书。
2.公文：法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。
3.版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的各要素统称为版记。
位置在公文最后一页。
版记主要包括：抄送机关、印发机关和印发时间，版记各要素之间均使用分隔线。
二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。
2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确：用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义：第一，文书是一种文字材料，即书面材料。
第二，文书有特定的格式。
第三，文书具有应用性。
第四，文书具有很强的目的性和针对性。
第五，形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。
2.公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点。
第一，公文有法定的作者。
公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。
撰写公文是机关与组织的行为，它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。
法定作者的名义不容侵犯。
第二，公文有法定的权威。
公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。
它代表制发机关颁发的法律、命令等，传达了制发机关的决策和意图，对受文者的行为产生强制性作用。
第三，公文有特定的效用。
行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。
行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。
第四，公文有规范的体式。
文书与档案基础(第二版)知识归纳 第2章
“快”，就是讲速度，所有公文都是有时间性的，超过一定的时限，公文就失去了效用。
①检查观点是否正确，政策界限是否明确，措施办法是否切实可行； 公文草稿的修改要求 ②进行语言文字的加工锤炼；
③审查文稿格式。
8
行文应该注意有关事项和遵守以下几条原则： （1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。
凡是不应该发和可发可不发的一律不发；凡可用电话、面谈等方法解决问题的，就不必行文。不重复行文，同样 内容或内容基本类似的文件，已经发过一次就不必再发；同一份文件已经发给某部门办理，就不要同时发给另一
总结是对前段工作、学习、生产进行回顾，从中找出经验和教训而形成的一种文字材料。
种类
综合性总结 专题性总结
（具有全局性、整体性特点） （具有典型性、指导性特点）
简报是各机关、单位简要报道工作情况、交流重要信息的常用事务性文书。 简报的特点：具有多重性能，内容包罗万象，编印形式灵活，在各级党政机关、企事业单位和人民团 体的实际工作中被广泛使用。
特点
纲要性 （纲要性即把汇报的要点提纲挈领地表达出来） 条理性 （条理性即层次分明，条理清楚，一目了然）
相同点 都是对尚未付诸实施的事情作出安排或计划
工作要点和计划的比较
工作要点一般适用于较大的单位且对全局工作所作出的安排，通常不以个人
不同点 的名义出现；计划则不论单位大小，也不一定是全局的工作，对某项工作或
任务安排，都可使用计划这种形式。
①宗旨的政治性、政策性；
②作者的法定性；
公文的特点 ③内容的权威性、时效性；
④体式的规范性；
⑤语言的准确性。
公
①领会意图，明确目的；
文 的 写作过程
②调查研究，获取材料； ③总体构思，拟写提纲；
《文书工作与档案管理》备课本
《文书工作与档案管理》教学实施方案本课的主要任务是，传授文书学的基本理论、基础知识和基本技能。
通过本课的教学，达到培养能够较为熟练地从事文书管理工作的应用型文书工作者的的。
培养具备系统的档案学基础知识与文化知识，掌握现代信息技术的基本技能，能在国家机关、企事业单位的档案机构、信息部门从事信息服务、信息管理工作及研究工作的应用型、复合型档案学高级专门人才。
本课程是本专业专科阶段的必考课，重点讲述档案管理应用理论与应用技术。
其主要内容包括：档案管理的一般性理论与原则，档案价值鉴定的理论、方法、原则，档案收集、整理、保管、检索、编目、提供利用服务。
编研、统计等项业务活动的理论、原则、方法和技术，以及人事档案、会计档案、声像档案、电子档案和相关实物与资料的管理知识。
通过学习，应了解并掌握档案管理的一般知识和技能，能够科学地组织档案的业务管理和档案信息的开发利用工作。
本课的主要特点是：具有很强的政治性、严密的科学性、操作的技术性和现实的效用性，是进行政治思想教育、培养严谨的科学态度和熟练地处理文书工作技能和档案管理工作技能的实用型课程。
教材特点及使用版本根据文书学课程的性质和特点，本课的教学媒体，采用文字教材一种形式。
教材仍采用《文书工作与档案管理》一书。
约36万字．包含本课程教学大纲规定的全部教学内容．按照学科体系编写，力争做到：科学严谨、实用性强、循序渐进、通俗易懂、适用于其他成人大专教育和文秘专业人员学习的需要。
教学方法本课的教学，应遵循理论和实际相结合、传授知识和培养技能相结合、课堂教学和课外实践相结合的原则进行。
以讲授文字教材为基础，并辅之以必要的实践和作业练习的形式，尤其应注重文书实践活动（应安排3周时间—一不少于4小时，带领学生到党政机关文书部门实习）。
努力做到把自学、授课和实践有机结合起来，使学生学到活知识、真本领。
文书学与秘书学、应用写作、行政管理学等学科有紧密联系，在授课时，要进行科学分工，避免重复．第二部分教学内容一、教学内容：本书讲述文书和文书工作，文书工作的性质任务和作用和原则，文书工作的组织，文书工作者的素养，并且讲解文书处理和管理工作的基础知识，训练文书工作的基本技能：包括收文和发文处理程序。
文书处理与档案管理课件
根据形成和使用的领域、内容和 性质，文书可分为公务文书和私 人文书两大类。
文书处理的基本原则与要求
准确、及时、安全、保密的原则
遵守法律法规和政策规定
文书处理必须准确、及时、安全、保密， 遵循规定的程序和方法，保证文书的合法 性和有效性。
文书处理必须遵守国家法律法规和政策规 定，确保文书的合法性和合规性。
内容结构的合理安排
在写作过程中，应合理安排段落和层次，使文章内容紧凑、连贯， 避免冗长和重复。
常用文书的写作规范与技巧
通知、通报等告知性文书的写作
01
应简洁明了，直接陈述事实或要求，语言平和客观，避免使用
主观色彩强烈的词语。
申请书、建议书的写作
02
应清晰明确表达申请或建议的内容，同时注意礼貌和尊重，避
网络办公与协同处理
利用网络技术实现多人在线协同处理文书，提高工作效率和质量。
03
档案管理基础Βιβλιοθήκη 识档案的基本概念与分类档案定义
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的具有保存价值的文字、图像、声 音及其他各种形式的原始记录。
档案分类
按档案性质分为文书档案、科技档案、专门档案；按档案形成者分为机关档案 、企业档案、事业单位档案等；按档案内容分为人事档案、会计档案、教学档 案等。
档案安全保护
采取有效措施，确保档案的安全和 完整，防止档案遗失、损坏和泄密 。
档案的鉴定与销毁
档案鉴定标准
制定档案鉴定标准，明确各类档 案的保管期限和处理要求。
档案销毁程序
制定档案销毁程序，明确销毁审 批程序、销毁方式和销毁责任人
等。
档案清退与移交
根据工作需要和法律法规要求， 及时将不再需要的档案进行清退
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六、拟办:拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
七、批办:批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
八、承办:承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
九、催办:催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。
第二，精简包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。
第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：
第四，准确。公文的内容是广泛的复杂的。这就要求公文处理的每一项工作，每一个环节，都要周详缜密，准确无误。
第五，及时。及时是指公文处理中对时间和时限的要求。
教学基本内容与教学设计
一、文书工作的含义
文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。
1.收文处理：凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。
2.发文处理：发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。
5.编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。
6.装盒:将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
课内练习
练习题二（3）
课后作业
习题册
二、登记:登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表2-2）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。
三、审核:审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。
四、分送:分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。
1.装订
（1）确定文件的整理单位。归档文件以“件”为整理单位。界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。
（2）修整文件。修整文件是指对文件，书籍、图表等的修改整理并装订成册。
（3）装订文件。归档文件修整完毕后应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。
二、制发阶段
1.编号:即指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号。
2.复核:复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文件定稿进行再次审核的工作。
3.缮印:缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程。
4.校对:校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。
5.用印:用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。
6.登记:即发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。
7.分发:分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。分发是发文工作的基础环节。分发文件总的要求是要使文件准确、合理地进行定向、定速、定量的流动。文件分发由文秘部门承担，包括书写封面、装入文件、封套封口、登记、发送文件等一系列工作。
第六，安全。这是整个文书处理过程中都要高度注意的问题，既要确保不丢失、不损坏，也要避免因空气温度不合标准造成的对公文保存寿命的影响，更要注意新的条件下的保密工作。
四、公文的行文制度
1.行文关系2.行文方式3.行文规则
课内练习
习题一（1）；习题二（1）；
课后作业
习题册
文书与档案管理第二章文书工作课程教案
第二章文书工作课程教案
授课题目
第一节文书工作概述
课时安排
2
教学
目标
1.了解文书工作的含义
2.熟悉公文处理的基本原则
3.掌握公文的行文制度
教学重点
文书工作的含义、公文处理的基本原则、行文制度。
教学难点
文书工作的含义、公文处理的基本原则
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、案例
教学资源
多媒体、实物
2.分类:分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同分为若干层次的类。一般是把“年度”“保管期限”“机构（问题）”作为通用的分类方法。
3.排列:为了便于对归档文件进行系统化的管理，使用，需要在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件先后次序，这就是归档文件的排列。
4.编号:归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
十、注办:由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后对文件的办理情况和办理结果所作的说明。
十一、归档:归档就是指文书处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交；将无保存价值的文件按规定销毁。
课内练习
练习题一（2）；二（2）
课后作业
习题册
文书与档案管理第二章文书工作课程教案
授课题目
第三节发文处理
3. 文书归档：文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。
二、文书工作机构
公文工作是各机关单位的一个重要组成部分，文书工作常作为办公室工作重心。文书工作机构隶属于各级秘书机构，各级文书工作的管理机构为各单位办公厅（室）。
三、公文处理基本原则
第一，实事求是。实事求是就是各机关单位在公文处理中，要从本机关的实际出发设置公文处理的机构，配备人员，确定组织形式，要坚决反对官僚主义，文牍主义。
第二，检查。就是核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。
第三，签字。就是经清点、检查无误后，在传递文书单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。
2.审核:审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。
3.签发:签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。
课时安排
2
教学
目标
掌握发文处理的全过程
教学重点
发文工作流程
教学难点
发文工作流程
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、练习
教学资源
多媒体、实物
教学基本内容与教学设计
一、制文阶段
1.草拟:草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。
课后作业
习题册
文书与档案管理第二章文书工作课程教案
授课题目
第四节文书整理与归档
课时安排
2
教学
目标
掌握发文处理的全过程
教学重点
文书的归档范围、文书整理与归档工作流程
教学难点
文书整理与归档工作流程
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、练习
教学资源
多媒体、实物
教学基本内容与教学设计
一、文书的归档范围
1.政府机关、事业单位文书归档范围见P34表2-8政府机关、事业单位文书归档范围
2.企业机构文书归档范围政府机关文件归档范围在原则上也可以套用到企业中，所不同的是，企业文书中包含大量的经营、研发等相关业务文书，因此归档范围更宽泛一些。
二、文书整理与归档工作流程
文件的整理与归档是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
授课题目
第二节收文处理
课时安排
2
教学
目标
掌握收文处理的一系列程序性工作，如签收、审核等
教学重点
收文工作流程
教学难点
收文工作流程
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、练习
教学资源
多媒体、实物就是核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。