项目验收会需准备资料

一、项目汇报材料要制作成PPT；所有资料准备5份，包括预算、任

务书、报告、所有科目的大额凭证均复印并按照科目单独装订成册、预算变更内容及批复、产业化报告；

二、对于大额凭证，可进行全部扫描或拍照，注意要记账凭证和附件

全部扫描或拍照。到验收时，如果专家需要查看，可随时现场有电脑查看或打印，比较方便；

三、设定专人分工，分别解释几个科目，这样会更清晰；项目负责人

和财务负责人均亲自到会进行相关的解答；

四、预算调整，应取得各级的审批批复，对于未取得批复的情形，均

应在报告中予以披露。

五、对于需要调整课题或子课题之间预算的，首先应先进行技术任务

或线路的变更，由技术责任专家签字审批，然后再进行财务的预算变更。

六、对于大额关联交易，应索取关联方承诺函，同时适当增加审计程

序，并在报告“其他事项”中进行披露。

七、各科目注意事项：

1、设备费：要提供发票、合同、设备到货后的验收记录，验收时

要求现场盘点，因此在最终验收之前，最好不要转移或出借所

购置的固定资产，并且一定要与预算内容相符。对于数量和名

称与预算不符的设备，要向财政部进行报批。

2、材料费：要首先复印记入费用中的记账凭证（要包括领料单），

然后再复印购入材料的记账凭证（包括发票、验收入库记录）；

注意：有些单位只复印了购入材料的凭证，购入材料并不表示

会全部领用，尤其是工业企业可能存在生产和科研共用某些材料的情况，那么所购入的材料是否全部为科研领用则存在重大的存疑；有些学校和科研单位由于材料没有进行库房的统一管理，科研部门购入材料会发生直接由项目使用的情况，那么这样的单位也应注意提供材料的验收记录、发票、大额材料的合同等，以证明材料购入及使用的真实性。

3、测试化验加工费：要提供测试合同、发票、测试报告，对于大

额测试还应提供测试单位的相应资质（如有进行招投标的单位还应提供招投标的相关资料），如系专项办指定的测试单位，请提供专项办指定的文件；发生内部测试的单位，一定要提供内部收费的制度、收费标准和收费依据，详细记录测试内容的清单和收费的计算过程。

4、燃料动力费：发票、动力费分摊的计算依据和过程。

5、差旅费：完善内部验收手续，项目单位都提供了各自关于02

专项所制订的一些内部制度，但在执行时也不相符的情形，如有些单位要求借款或报销单笔超过2万元由总经理或项目负责人签字，但实际单据上可能相关责任人就没有签字，专家在验收时也会对这方面进行相应的检查，也证实支出与项目的相关性，所以各单位应积极完善支出的内部控制管理，对于摘要或审批欠缺的要补充完整。出差地点应与预算相符，对于出现大额热点旅游城市（或地点）的差旅费用、非课题人员出差的费用，且无法提供相关合理性证明材料的支出一律审减。

6、会议费：应提供会议费发票，并提供会议通知，参会人员签到

表等资料，由于保密原因可不提供会议纪要。对于会议费中列支大量餐费的单位，请自行调整到间接费用中列支。对于单位内部会议室收费的情况，一律审减，不予列支。

7、国际合作交流费：出国地点和出国人员应与预算相符，并提供

出国审批的相关材料，出国出席相应会议的，应提供会议通知等资料。

8、出版文献：电话费、印刷打印支出均调整到间接费用列支。218

号文明确规定“出版/文献/信息传播/知识产权事务费：是指在项目（课题）实施过程中，需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。”对于专利申请和专利维护费需要关注，第一，所申请专利为本课题成果，其他课题专利申请支出不得列支（在前期的审计中已经出现过此情形）；二，专利维护费原则上不得列支，如果列支也仅限于本课题执行期间的支出。

9、劳务费：企业劳务人员需提供劳务合同，一般不得超过一年；

学生应提供学生证复印件；其他临时人员应提供身份证复印件，并说明其为课题服务的内容；实际发放的凭证，由于目前均是直接通过银行发放，很多单位的劳务费支出凭证后无法查看具体的银行付款明细，因此各单位应复印相应的银行付款凭证。事务所现场审计时会进行抽查，专家也有可能会抽查。

10、专家咨询费：提供专家的相应资质，工作单位，咨询内容、会

议签到表、领款签字等资料。

11、基本建设费：如工程相关的资料，包括招标、概算、可行性报

告、施工合同、发票、工程竣工结算报告、工程竣工财务决算报告等。

12、间接费用。人员激励费一定要发放，不准以提代支。对于个别

单位超计提间接费用的一定要返还给课题组支出。

13、产业化指标：对于有产业化指标的单位，一定要提供销售的相

关合同、发票。