建设单位工程资料归档制度

一、资料内容

一、招投标资料

第一条归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。

第二条招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。

第三条招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容.并按下列顺序装订成册：

（-）工程建设项目发包初步方案及其附件；

附件包括：人工程建设项H审批或者备案文件的复印件；

z邀请招标或直接发包的证明材料；

M、满足招标条件的其他材料的复印件。

（二）招标事宜备案表及附件资料；

（三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项LI组组成人员情况表；

（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；

（五）招标公告或者投标邀请书；

（六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；

（七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件.资格审査情况报告;

（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；

（九）清标情况报告；

（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；

（十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表；

（十二）评标报告;

（十三）招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。）；

（十四）中标结果公示表；

（十五）中标通知书；

（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备惜况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；

（十七）合同副本；

（十八）工程招标代理评价意见表；

（十九）工程建设项LI招标投标备案流程表；

（二十）工程建设项目招标投标合同备案表；

（二十一）工程建设项U招标投标监督情况记录表；

（二十二）工程建设项U招标投标行政监督意见书；

（二十三）投标文件的电子光盘；

（二十四）需要存档的其他材料。

第四条归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。所有存档的文件材料应统一使用必或於纸（图纸除外）。

第五条招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。同一项□分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。

第六条归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内口录；并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。

第七条保证档案的保管、保密。

第八条对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。

第九条不得擅自处理或带走招投标档案资料，禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。

第十条档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霭、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。

第十一条招投标档案只能当场查阅，不能借阅。查阅、摘抄或复印招投标档案资料，必须履行批准、登记手续。查阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。

二、工程资料

第一条工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。

第二条建设单位应当从工程立项起，向勘察、设汁、施工和监理单位提出编制报送工程档案的要求，做到工程档案材料的收集、编制与工程进度同步，保证工程档案材料的完整。

第三条工程移交新的管理单位，其工程档案必须随同移交；停建、缓建工程档案资料，由建设单位收集保管。

第四条施工单位应当按照有关规定和合同的约定，及时真实准确编制施工技术文件材料，包括竣工图。由专兼职档案员（或资料员），负责收集、整理、归档和报送档案资料。监理单位应当及时收集、整理在工程监理过程中形成或接收的档案，并在竣工验收前移交建设单位。

第五条应当建立科学的管理制度，便于档案的利用；有足够的库房，配置必要的设施，确保城建档案的安全；采用先进技术，实现城建档案管理的现代化。

第六条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件四个部分应分别组卷。同一组合文件材料中的内容不能拆分在不同的案卷中。

2、竣工图原则上按专业组卷。当工程图纸较少时，也可合并立卷。

三、审计资料

第一条审计资料有送审资料及审汁结束后审计局返还资料（审汁报告、审定意见书、送达回证、被审计单位反馈意见、工程决算）等。送审资料LI录见“附件二”。

第二条需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后~的原则排序, 与之相对应的意见、说明等附后。

二、整理要求

一、整理

第一条去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。

第二条文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一。如一卷中必规格的文件材料占多数，就以必规格为该卷标准，卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。

第三条对于文件材料原件规格不足必（或/处）时，常用裱贴方法有两种：一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张必（或/处）规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法。裱贴时，应在左边留出25_如装订边。

第四条图纸一律按手风琴折叠法，图签外露于右下角，图纸不应露口。

二、编目

第一条编U是指组成一个案卷后，编制卷内文件页号、卷内LI录、卷内备考表、案卷封面。

第二条卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从/号开始。

第三条页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。

第四条案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

第五条卷内口录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。

第六条序号，用以固定卷内文件次序。卷内文件依其排列先后填写序号。序号用阿拉伯数字从/起依次标注。

第七条文件编号，填写文件的文号或每张（类）图纸原编图号。

第八条责任者，填写文件材料的主要形成单位（竣工图的责任者为施工单位）。

第九条文件题名：填写文件标题的全称。无标题的文件应根据内容拟写题名。卷内原有完整、准确的图纸LI录，题名可从简，如“建筑竣工图或建筑竣工图/ 一矽”。

第十条日期，填写编制文件的形成日期或起止日期。质保资料的编制日期可以省略。

第十一条页次，填写每份（类）文件材料首页上标注的页号，最后一份文件的页次应注明起止页号。

第十二条备注，对卷内文件变化作必要说明。

第十三条卷内口录放置于本卷首页之前。

第十四条案卷封面采用内封面形式，主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。