建设单位工程资料归档制度
工程档案资料归档管理制度
工程档案资料归档管理制度第一章总则第一条为了便于管理工程项目过程中产生的各类文件资料，规范资料归档管理工作，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度所制定的规范适用于本公司的所有工程项目，包括施工项目、设计项目、勘察项目等。
第三条工程项目资料包括但不限于设计文件、施工合同、施工图纸、竣工资料、检验报告等各类有关工程项目过程中产生的文件资料。
第四条工程项目资料的归档管理必须遵循准确、完整、有序、方便检索的原则。
第五条公司成立专门的资料管理部门，负责资料归档管理工作，建立健全的文件管理系统。
第二章资料归档管理流程第六条工程项目资料须分类归档，确保每份资料都有明确的责任人和归档位置。
第七条工程项目资料归档应当分为电子化和实物化两种形式存档，并且电子化资料必须备份在公司服务器或云端存储中，确保数据安全。
第八条归档管理部门应当定期对公司各工程项目的资料进行检查整理，及时剔除无效、重复的文件资料。
第九条在归档管理过程中，应当建立清晰的文档编号和索引体系，以及相应的检索方法。
第十条工程项目资料的归档管理应当与相关部门密切合作，及时更新资料，确保信息的准确性和及时性。
第十一条公司每年定期对资料归档管理工作进行评估，确定问题，提出改进建议，并不断完善资料管理制度。
第三章资料归档管理责任第十二条各部门负责人应当对本部门所有工程项目资料的管理负责，并确保资料的完整性和准确性。
第十三条项目管理人员应当对项目的资料归档管理负责，并向公司领导层汇报项目资料管理情况。
第十四条归档管理部门应当定期对资料归档情况进行检查，发现问题及时处理。
第十五条公司领导层应当重视资料归档管理工作，指导各部门建立有效的档案管理制度，并加强对制度的宣传培训。
第四章资料归档管理规范第十六条工程项目资料的文件名称、格式、大小、存储规范必须符合公司要求，不得私自更改。
第十七条所有文件资料必须按照公司规定的文件分类标准进行归档，不得擅自更改类别。
第十八条归档管理部门必须及时更新文件索引，并确保文件位置的准确性，以方便后续查阅和检索。
建筑工程资料归档管理制度
建筑工程资料归档管理制度第一章总则第一条为规范建筑工程资料的管理，提高档案管理工作的效率和水平，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于公司建筑工程项目的资料归档管理工作。
第三条建筑工程项目资料指建筑工程实施过程中产生的各类文件、资料、图纸等纸质和电子载体。
第四条建筑工程资料的管理遵循规范、科学、严谨的原则，确保资料的真实、完整、可靠、安全。
第五条建筑工程资料的归档管理工作由公司内设的档案管理部门负责统一组织实施。
第六条本管理制度内容为公司相关人员的工作指导和依据，对公司内所有建筑工程项目的资料归档管理工作具有法律约束力。
第二章资料分类及归档原则第七条建筑工程项目资料按照文件性质、内容及用途划分为施工资料、设计资料、规划资料、验收资料等分类。
第八条施工资料包括招投标文件、施工合同、工程变更通知、项目管理文件以及与项目实施相关的各类文书。
第九条设计资料包括设计方案、施工图纸、设计审批文件、设计变更通知等与项目设计相关的各类文书。
第十条规划资料包括规划报告、规划许可证、规划修改通知等与项目规划管理相关的各类文书。
第十一条验收资料包括项目竣工验收文件、质量验收报告、安全验收报告等与项目验收管理相关的各类文书。
第十二条建筑工程项目资料归档原则包括真实性原则、完整性原则、可靠性原则、保密性原则、便捷查询原则。
第三章资料归档流程第十三条建筑工程项目的资料归档流程包括资料收集、整理、归档、存档、检索和销毁等环节。
第十四条资料收集：项目相关部门按照规定的时间节点和要求将所需资料收集齐全，并进行初步整理。
第十五条资料整理：档案管理部门对收集到的资料进行分类整理，并按照档案编号和归档标准进行归档作业。
第十六条资料归档：完成对资料的整理后，将其按照归档原则分门别类存档，分别设置相应的文件夹或电子文件夹。
第十七条资料存档：归档完成后，将资料存放于专门的档案柜中，并进行全面的档案盘点和登记。
第十八条资料检索：项目相关人员在需要查阅资料时，可向档案管理员提出申请，并按照规定的程序进行检索和借阅。
关于工程资料的归档制度
关于工程资料的归档制度让我们明确什么是工程资料归档制度。
简而言之，它是指在工程建设过程中，对项目产生的各种技术资料、管理文件以及相关通信记录等进行收集、整理、保存和利用的一套规范流程。
这套制度需要涵盖从资料生成、审核、存储到检索、使用乃至销毁的全过程，确保每一份文档都能被适时地处理与追踪。
我们来详细解读这份工程资料归档制度范本的内容要点。
一、资料分类与编号制度范本中首先要明确的是对工程资料进行细致的分类，并赋予每一类资料独特的编号体系。
这包括但不限于设计图纸、施工日志、质量检验报告、会议纪要等。
通过分类与编号，可以快速定位到所需资料，大大提升工作效率。
二、责任主体的确定制度应明确指出负责资料归档工作的责任主体，包括项目经理、资料员、技术人员等。
每个责任人的具体职责要界定清楚，如资料员负责日常的资料收集与整理工作，项目经理则负责监督整个归档流程的执行情况。
三、归档流程规范制度范本中需详细规定资料的归档流程，从资料生成的那一刻起，就要按照既定的流程操作。
例如，资料在提交前需经过相关人员的审核签字，然后由资料员按照规定的分类体系进行存档。
电子文档与纸质文档的管理也要同等重视。
四、保管与保密措施针对不同类型的资料，制度中应制定相应的保管与保密措施。
尤其是对于那些涉及商业机密或专利技术的敏感资料，必须采取严格的访问控制和加密保护措施，防止信息泄露。
五、定期检查与更新为确保资料的完整性与时效性，制度要求定期对已归档资料进行检查，并对过时或无用的文件进行清理和更新。
这有助于维持资料库的清洁和有效，同时也能及时发现潜在的问题并加以解决。
六、应对突发事件的措施考虑到可能发生的自然灾害、火灾或其他意外情况，制度中还应该包含应对这些紧急状况的预案。
比如，如何迅速转移资料至安全地点，或者如何恢复受损的电子数据等。
七、培训与考核为了确保每位员工都能熟练掌握工程资料归档制度，制度中应当包含对员工的定期培训计划，并通过考核来评价员工对制度的遵守程度。
建设单位工程资料归档制度
一、资料内容一、招投标资料第一条归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。
第二条招标投标档案应当专人管理。
档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。
档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作.第三条招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容，并按下列顺序装订成册：（一)工程建设项目发包初步方案及其附件；附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；2、邀请招标或直接发包的证明材料；3、满足招标条件的其他材料的复印件.(二）招标事宜备案表及附件资料；(三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表；(四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同;(五）招标公告或者投标邀请书;(六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；（七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件，资格审查情况报告;(八)招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；（九)清标情况报告;（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；（十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表;（十二）评标报告;（十三)招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可(十四）中标结果公示表；(十五）中标通知书；（十六)中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；(十七）合同副本；（十八)工程招标代理评价意见表；（十九）工程建设项目招标投标备案流程表；（二十)工程建设项目招标投标合同备案表；（二十一）工程建设项目招标投标监督情况记录表;（二十二）工程建设项目招标投标行政监督意见书;（二十三）投标文件的电子光盘；(二十四）需要存档的其他材料。
第四条归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备,并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写,不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。
建设单位工程资料归档制度
提交档案验收
总结词
及时、合规、真实
VS
详细描述
在工程竣工验收前，建设单位应该及时提 交工程档案进行验收。验收工作应该由专 业的档案管理人员或技术人员负责，对档 案的完整性、准确性和真实性进行检查。 验收过程中应该注意档案是否符合国家或 地方档案行政管理部门的规定，确保档案 的合规性和真实性。
移交档案保管
安全保障措施。
A 技术更新迅速
工程资料归档技术的发展速度很快 ，需要不断更新技术和设备，以满
足工作需求。
B
C
D
制度建设和执行
建立完善的工程资料归档制度，明确各 个环节的责任和要求，确保制度的严格 执行。
人员培训和管理
工程资料归档需要专业的人员进行操作 和管理，人员培训和管理是工程资料归 档工作的重要环节。
要点一
总结词
安全、永久、系统
要点二
详细描述
工程档案移交保管是工程资料归档的最后环节。建设单 位应该在工程竣工验收后及时将工程档案移交给当地档 案馆或相关机构进行保管。移交过程中应该注意档案的 安全性和永久保存性，确保档案不受到损坏或遗失。同 时，建设单位还应该与档案馆或相关机构协商建立系统 的档案保管和利用制度，方便日后的查找和使用。
工程资料记录了工程建设过程中的各种信息，如施工过程、质量检测、验收记录 、图纸文件等，对于了解和掌握工程建设情况具有重要意义。
工程资料的重要性
工程资料是工程建设的重要组成部分，对于了解工程的质量、安全、进度等方面 具有重要意义。
工程资料是工程后续维护和管理的重要依据，对于保障工程的正常运转和安全使 用具有重要作用。
确保资料真实准确
工程资料应真实反映工程项目的实际情况，不能 有虚假记录或误导性信息。
建设工程竣工验收资料归档与移交管理细则
建设工程竣工验收资料归档与移交管理细则一、总则建设工程竣工验收是建设工程交付使用的重要环节，验收资料的归档与移交管理是确保建设工程质量和安全的重要环节。
本细则旨在规范建设工程竣工验收资料的归档与移交管理工作，确保建设工程真实、完整、准确地反映工程质量和施工情况。
二、归档管理1.归档责任建设单位应当指定专人负责建设工程竣工验收资料的归档工作。
归档专人应具备相关专业知识和资格，并定期接受培训，了解最新归档管理法规和要求。
2.归档程序（1）收集资料：建设单位应根据建设工程规模和性质，确定应收集的验收资料范围，并建立相应的信息登记表。
项目部门应按照统一的资料收集标准收集相关资料，并对资料进行分类整理。
（3）编制档案目录：归档专人应按照归档资料的类别和属性编制档案目录，确保档案的查找和利用的便捷性。
（5）存放保管：建设单位应为归档资料设立安全、保密的存放场所，并制定相应的存放管理制度，对档案进行定期的检查和维护。
三、移交管理1.移交责任建设单位应指定专人负责建设工程竣工验收资料的移交工作。
移交专人应具备相关专业知识和资格，并定期接受培训，了解最新的移交管理法规和要求。
2.移交程序（1）初步移交：工程的初步移交应在验收合格后的10个工作日内进行，由施工单位向建设单位提交初步移交资料清单。
移交资料清单应包括建设工程竣工验收报告、工程量清单、设计文件、施工图纸等相关资料。
（2）验收移交：建设单位应组织相关部门进行验收移交。
验收移交程序包括资料清单核对、实物交接和移交记录等内容。
移交方应提供防止文件遗失、损坏和涂改的保护措施，确保移交的资料的安全性和完整性。
四、档案的查找与利用1.查找方式建设单位应建立档案管理系统，提供方便快捷的查找方式。
归档专人应每年对档案目录进行一次更新，并进行索引和编号，以方便查找。
2.利用方式归档的建设工程竣工验收资料可以在合适的时候进行利用，如工程维护、追溯工程质量和施工情况等。
建设单位应规定档案利用的程序和要求，确保利用的合法性和安全性。
建设单位工程归档制度
建设单位工程归档制度一、背景介绍随着社会经济的不断发展，建设工程在我国的规模和数量不断增加，工程项目的管理也越来越复杂。
为了更好地进行工程质量管理、监督和验收，建设单位需要建立健全的工程归档制度。
工程归档是指对工程项目的施工过程和结果进行整理、归档并保存的一套标准化流程。
只有建立了科学规范的工程归档制度，才能够对工程项目进行全面、系统和规范的管理，保障工程质量和安全。
二、建设单位工程归档制度的重要性1.促进信息共享建设单位工程归档制度的建立可以保证施工过程中所产生的大量资料能够得到完整记录和保存，促进信息共享。
这样不仅可以方便后期的管理和维护工作，也能够为类似的工程项目提供宝贵的经验。
2.提高施工效率建设单位工程归档制度可以帮助建设单位对每个工程项目进行详细记录和整理，避免出现重复工作或者遗漏内容的情况，提高施工效率。
同时，通过对历史工程项目进行总结和分析，可以不断改进工程管理方式，提高整体施工质量。
3.规范管理建设单位工程归档制度可以规范施工过程中各个环节的流程和内容，确保每一项工作都按照规定的标准进行。
这样可以有效杜绝违规行为的发生，保障工程项目的安全和质量。
4.提高工程监督效果建设单位工程归档制度可以帮助建设单位在工程项目的监督过程中及时了解各项工作的进展情况，及时发现和解决问题。
这样可以提高工程监督的效果，防止工程项目出现重大事故。
三、建设单位工程归档制度的内容和流程1.建设单位工程归档制度的内容（1）工程项目资料的整理和归档建设单位应当对工程项目的各项资料进行整理和归档，包括施工合同、设计图纸、竣工验收资料、质量检测报告等各类文件。
（2）文件管理和归档规范建设单位要建立健全的文件管理和归档规范，确保所有文件都按照规定程序进行分类、编号、标识和保存。
（3）查阅和借阅规定建设单位要为工程项目的相关人员制定查阅和借阅规定，确保工程资料的安全和完整性。
（4）存档期限和销毁规定建设单位要规定每种文件的存档期限和销毁规定，及时清理过期文件，保持档案的整洁和有序。
工程资料归档制度
工程资料归档制度一、目的和意义工程资料归档制度是指将工程项目在设计、施工、监理等过程中产生的各种文件、图纸、资料等进行整理、分类、归档，以便于查阅、保存和利用的一种管理制度。
工程资料归档制度对于提高工程质量、保障工程安全、促进工程管理现代化具有重要意义。
二、归档范围和内容1. 归档范围工程资料归档范围包括工程项目的前期研究、设计、施工、监理、验收、运行维护等各个阶段的文件资料。
具体包括：（1）项目前期资料：项目建议书、可行性研究报告、立项批文、规划许可证等。
（2）设计资料：设计说明书、设计图纸、设计变更、设计审查意见等。
（3）施工资料：施工图纸、施工方案、施工组织设计、施工记录、施工验收报告等。
（4）监理资料：监理规划、监理实施细则、监理记录、监理验收报告等。
（5）验收资料：竣工验收报告、验收批文、验收证书、质量保修书等。
（6）运行维护资料：运行记录、设备维护保养记录、故障处理记录等。
2. 归档内容（1）文件：包括政策法规、领导讲话、会议纪要、通知公告等。
（2）图纸：包括设计图纸、施工图纸、竣工图纸等。
（3）资料：包括项目资料、技术资料、质量资料、安全资料、环保资料等。
（4）影像资料：包括照片、视频、音频等。
三、归档要求1. 归档时间工程资料应按照工程进度及时归档，确保资料的完整性和准确性。
具体归档时间如下：（1）项目前期资料：在项目立项后一个月内归档。
（2）设计资料：在设计文件批准后一个月内归档。
（3）施工资料：在施工过程中按季度归档。
（4）监理资料：在监理过程中按季度归档。
（5）验收资料：在工程验收合格后一个月内归档。
（6）运行维护资料：每年年底前归档。
2. 归档格式（1）文件：采用纸质文档，统一使用A4纸打印，装订整齐，目录清晰。
（2）图纸：采用纸质图纸，图框尺寸统一，标注清晰，装订整齐。
（3）资料：采用纸质文档，统一使用A4纸打印，装订整齐，目录清晰。
（4）影像资料：采用光盘或U盘存储，标注清楚，目录明了。
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一、资料内容一、招投标资料第一条归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。
第二条招标投标档案应当专人管理。
档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。
档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。
第三条招投标单位收集、整理、归档的文件资料应当包括以下内容,并按下列顺序装订成册：（一）工程建设项目发包初步方案及其附件；附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件；2、邀请招标或直接发包的证明材料；3、满足招标条件的其他材料的复印件。
（二）招标事宜备案表及附件资料；（三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表；（四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同；（五）招标公告或者投标邀请书；（六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表；（七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告；（八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件；（九）清标情况报告;（十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；（十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表；（十二）评标报告；（十三）招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。
）；（十四）中标结果公示表；（十五）中标通知书；（十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件；（十七）合同副本；（十八）工程招标代理评价意见表；（十九）工程建设项目招标投标备案流程表；（二十）工程建设项目招标投标合同备案表；（二十一）工程建设项目招标投标监督情况记录表；（二十二）工程建设项目招标投标行政监督意见书；（二十三）投标文件的电子光盘；（二十四）需要存档的其他材料。
第四条归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。
所有存档的文件材料应统一使用A4或A3纸（图纸除外）。
第五条招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。
同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。
第六条归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并在归档文件材料尾页之后附卷内备考表。
第七条保证档案的保管、保密。
第八条对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。
第九条不得擅自处理或带走招投标档案资料，禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。
第十条档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。
对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。
第十一条招投标档案只能当场查阅，不能借阅。
查阅、摘抄或复印招投标档案资料，必须履行批准、登记手续。
查阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。
二、工程资料第一条工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。
第二条建设单位应当从工程立项起，向勘察、设计、施工和监理单位提出编制报送工程档案的要求，做到工程档案材料的收集、编制与工程进度同步，保证工程档案材料的完整。
第三条工程移交新的管理单位，其工程档案必须随同移交；停建、缓建工程档案资料，由建设单位收集保管。
第四条施工单位应当按照有关规定和合同的约定，及时真实准确编制施工技术文件材料，包括竣工图。
由专兼职档案员（或资料员），负责收集、整理、归档和报送档案资料。
监理单位应当及时收集、整理在工程监理过程中形成或接收的档案，并在竣工验收前移交建设单位。
??第五条应当建立科学的管理制度，便于档案的利用；有足够的库房，配置必要的设施，确保城建档案的安全；采用先进技术，实现城建档案管理的现代化。
第六条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。
第七条鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，按国家有关规定执行。
禁止擅自销毁工程档案。
第八条禁止出卖属于国家所有的档案。
档案复制件的交换、转让和出卖，须按国家有关规定办理。
第九条档案管理人员，应当遵守国家有关保密的法律、法规和档案管理制度，不得泄漏建设档案中涉及的国家秘密。
第十条一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。
第十一条排列1、文字材料在前，图纸在后。
2、文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。
即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。
4、竣工图应以单位工程按专业分类（建施、结施、水施、电施等）组卷，并按图纸编号依次排列。
竣工图必须应有图纸目录。
第十二条工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工验收文件5、竣工图；6、声像、电子文件材料。
第十三条一个建设工程项目由多个单项工程组成时，以项目为单位分类组卷的准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件四大类，应排列在该项目的第一个单项工程的相应位置。
1、组合应以文件材料的内容为主线，兼顾其他特征，使之联系密切，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接。
文件材料中工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件四个部分应分别组卷。
同一组合文件材料中的内容不能拆分在不同的案卷中。
2、竣工图原则上按专业组卷。
当工程图纸较少时，也可合并立卷。
三、审计资料第一条审计资料有送审资料及审计结束后审计局返还资料（审计报告、审定意见书、送达回证、被审计单位反馈意见、工程决算）等。
送审资料目录见“附件二”。
第二条需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原则排序，与之相对应的意见、说明等附后。
二、整理要求一、整理第一条去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。
第二条文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一。
如一卷中A4规格的文件材料占多数，就以A4规格为该卷标准，卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。
第三条对于文件材料原件规格不足A4（或16K）时，常用裱贴方法有两种：一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4（或16K）规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法。
裱贴时，应在左边留出25－30mm装订边。
第四条图纸一律按手风琴折叠法，图签外露于右下角，图纸不应露白。
二、编目第一条编目是指组成一个案卷后，编制卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面。
第二条卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从1号开始。
第三条页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。
第四条案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。
第五条卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。
第六条序号，用以固定卷内文件次序。
卷内文件依其排列先后填写序号。
序号用阿拉伯数字从1起依次标注。
第七条文件编号，填写文件的文号或每张（类）图纸原编图号。
第八条责任者，填写文件材料的主要形成单位（竣工图的责任者为施工单位）。
第九条文件题名：填写文件标题的全称。
无标题的文件应根据内容拟写题名。
卷内原有完整、准确的图纸目录，题名可从简，如“建筑竣工图或建筑竣工图1－10”。
第十条日期，填写编制文件的形成日期或起止日期。
质保资料的编制日期可以省略。
第十一条页次，填写每份（类）文件材料首页上标注的页号，最后一份文件的页次应注明起止页号。
第十二条备注，对卷内文件变化作必要说明。
第十三条卷内目录放置于本卷首页之前。
第十四条案卷封面采用内封面形式，主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。
第十五条案卷题名应简明扼要，准确揭示卷内文件材料的内容，便于保管和利用。
第十六条案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分（要素）组成，字数控制在50个汉字内。
第十七条同一项目的案卷题名时，建设单位、项目（工程）名称一般应保持前后一致。
一个建设工程项目由多个单项工程组成时，案卷题名应写明项目名称和工程名称（或编号）。
如：“桂花新村五期（项目名称）1－7号住宅（工程名称）工程准备阶段文件”。
第十八条建设单位的名称，在命名时须用全称或通用简称。
如：“苏州市城市建设投资发展有限公司”，简称“苏州市城市建设投资公司”或“苏州市城投公司”，不得简称“苏州市投资公司”或“苏州市城建公司”。
第十九条市政基础设施工程，或者建设单位与建设项目名称相同，或者已经地名办确认或已有公安编号的住宅小区、大型商业建筑等公共建筑，案卷题名的构成应略去建设单位名称。
如：“人民商场（既是建设单位，又是建设项目名称）扩建工程建筑竣工图”。
第二十条建设项目名称应按立项文件内容准确填写；建设项目只有1个工程，工程名称省略。
一个建设工程项目由多个单项工程组成时，工程名称应按工程实际内容填写。
第二十一条卷内文件材料内容，应尽量揭示案卷内文件材料的主要内容，按《文件材料组合表》（附件一）准确填写。
同一层次中的2卷以上文件材料内容题名相互间应属并列关系，不能包含。
同一份、类、次文件材料内容可以用“之一、之二……”表示，但文字材料一般不超过3卷，图纸卷不能超过5卷。
第二十二条编制单位，即卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
竣工图编制单位为施工单位。
第二十三条编制日期，即卷内文件的形成起止日期，与卷内目录中日期相一致。
第二十四条密级分秘密和无密（可不填）两种，保管期限分永久、长期和短期三种。
三、装订案卷采用装订和不装订两种形式。
即文字材料装订，图纸不装订。
四、照片材料的整理第一条照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的次序分类排列。
第二条将排列整理好的照片，依次粘在芯页上。
2张照片粘一张芯页。
第三条每张照片应编写页码，有简洁扼要的文字说明，要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容（含人物）。