02文件控制程序51804
文件控制程序
程序文件版本： I 文件控制程序页码： 1/8目录1、目的2、适用范围3、职责4、定义5、工作程序6、相关文件7、质量记录8、流程图编制/日期：吴海燕/2014 12 28审核/日期：甘坤/2014 12 29批准/日期：喻茂华/2014 12 30受控状态：受控4321 2012-07 3；6；8 5.1.4；5.6.4；8 吴海燕更改编号更改单号更改页更改条款更改人程序文件版本： I文件控制程序页码： 2/81 目的规定了质量体系文件、技术文件、外来文件和资料的控制，管理要求、控制程序、记录表单。
其目的是为了保证公司各个场所使用完整、有效的文件和资料。
2 适用范围适用于质量体系文件、技术文件、外来文件、普通文件以及资料的控制。
3职责3.1文管中心负责质量体系文件、技术文件、外来技术文件的归口管理。
3.2各部门负责本部门内的质量体系文件及技术文件、外来文件的使用和管理。
3.3各部门负责部门内的普通文件的管理。
4 定义4.1 受控文件：指现行签署完全、有效的文件。
其出版、发放、更改、换版等均按规定程序控制，并加盖“资料受控”印章（含时间标识）。
4.2 文件分类：4.2.1 管理性文件：质量手册、程序文件、管理性作业文件、质量记录。
4.2.2 技术性文件：产品图纸、FMEA、工装检具图纸、毛坯/粗车图、控制计划、现场作业指导书。
4.2.3 外来文件：法律法规、国家标准、顾客提供标准、规范和图纸、技术文件等。
4.2.4 普通文件：设备操作标准书、作业方法、流程、标准书、检查基准书等。
5 工作程序5.1 各职能部门有关人员根据管理需要制定文件，并按如下规定进行编号5.1.1质量管理体系文件的编号1) Q X XX文件自编检索号(01-99)管理性文件类别代号管理性文件代号程序文件 版 本： I 文件控制程序页 码： 3/8管理性文件类别代号分类为： 手册——M 、 程序——P 、 办法——C 2)版本:X/X第一个X 代表版本更改号,以A-Z 表示,制定时版本为A,第一次改版为B,依次为C,D …Z;第二个X 代表在未改版时的修改次数,以0-9表示,制定时为0,第一次修改为1,依次为2,3…9. 5.1.2技术性文件编号规定技术性文件的编号应按照《技术文件管理办法》。
【企业】程序文件记录控制程序范本
【企业】程序文件记录控制程序范本QP02 受控号QMS程序文件 A 版本修改码 , XX有限公司记录控制程序修订日期1 目的对记录进行有效的控制和管理，以保证能提供产品质量符合规定要求的程序和质量管理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。
2 范围本程序对记录的填写、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等作出了具体规定。
本程序适用于与质量管理体系有关的所有记录和管理，包括来自供方的记录。
3 术语本程序采用GB/T19000-2000《质量管理体系——基础和术语》和本公司《质量手册》中的术语及其定义。
4 职责4.1 办公室负责记录的标识、归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
4.2 各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。
5 工作程序5.1 记录的控制范围与分类5.1.1 记录的控制范围包括:各质量管理体系文件中规定提供的记录，以及在质量管理体系运行中形成的其他记录(包括声像记录、磁带、照片、软盘、文字资料等)。
也包括来自供方的记录。
5.1.2 记录的分类包括:各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测量记录和各种报告等。
5.2 记录的填写5.2.1 按记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
5.2.2 填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。
填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。
5.2.3 记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练。
收集和保存的记录用原始件(包括记录表格本身规定的复写件)，需使用复印件(顾客提供的记录部分除外)。
5.2.4 各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。
5.2.5 记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性。
可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。
如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”的形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。
文件控制程序02-01
1.目的确保公司对质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本，确保与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的所有文件处于受控状态，制定本程序。
该程序适用于以下管理体系文件的控制：a.管理体系手册；b.程序文件；c.工程技术文件；d.管理体系文件；e.法律、法规文件。
2.主要内容及适用范围2.1本程序规定了对文件的标识、编制、识别、审批、发放、使用更改、作废和评审等控制。
2.2本程序适用于本公司QMS、EMS及OHSMS文件的控制。
3.引用标准文件。
3.1 GB/T19001-2008/ISO9001：2008《质量管理体系要求》GB/T24001-2004/23014001：2004《环境管理体系要求及使用指南》和GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》标准。
3.2 Q/JX.01 (Q .E. S)—2011《管理手册》（第一版）。
4.术语本程序按GB/T19000—2008/ISO9000：2005《质量管理体系基础和术语》，GB/T24001-2004/ISO 14001：2004《环境管理体系要求及使用指南》和GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》标准中确定的术语。
5.职责5.1 最高管理者a.批准管理体系手册的发布、实施和更改；b.负责所管业务系统的文件审批。
5.2管理者代表是文件控制的主管领导；a.审核管理手册；b.负责所管业务系统的文件审批；c.负责本程序文件的制定、修改和执行监控。
5.3 综合部负责本程序的贯彻实施，组织文件（管理手册、程序文件）的编、审、批、负责文件标识、印发、有效版本控制，组织外来文件的适用性审批，负责文件归档管理和更改、作废的处置，并对各部门的文件使用进行监督指导。
5.4 各职能部门负责相关文件的编制、审批、报综合部印发，并对本部门负责编制的文件定期评审其适用性。
5.5各部门负责文件的接收、登记、使用管理。
01文件控制程序51534
文件和资料控制程序1.目的本程序规定了所有与产品及质量管理体系有关的文件和资料的控制内容和方法，旨在确保在所有使用处使用的文件是有效版本。
2.适用范围适用于所有与产品和质量管理体系有关的文件和资料控制。
3.职责3.1综管部负责实施本程序的归口管理，组织编写质量管理体系文件，并对本公司的质量管理体系文件进行发放登记、保管、借阅等进行管理。
3.2技术质量部负责技术性文件(包括外来技术文件)的管理。
3.3各部门负责管理和控制本部门的有关文件和资料。
4.程序4.1本公司的文件和资料可分为：a)质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件（如产品图样、工艺文件、检验规程等）、质量计划、质量记录以及其它质量文件；b)与合同有关的文件：产品销售合同、采购合同及有关的说明、附件等；c)管理性文件：本公司规章制度；d)外来文件：法令、法规、国家及行业标准、顾客或供方提供的文件和资料。
4.2文件和资料的编号及标记.4.2.1文件编号a.质量手册的编号为DQDY/QM-01。
b.程序文件的编号为DQDY/CX－序号－年号。
c.记录的编号为DQ/－章节号－序号d.其它文件编号按如下图示；DQDY－××－××××(公司代号) －(序号) －（实施年份）外来文件编号：沿用其原编号，如果没有原编号则以收文的年号加自然序号为编号。
4.2.2文件的标记4.2.2.1文件和资料分为受控和非受控状态。
除质量手册分为受控和非受控外，其余的所有文件均为受控文件，其标记如下：a．所有受控文件必须加盖红色“受控”印章；b．整套的质量手册、程序文件应在其封面加盖红色“受控”印章，但其文件不可分散使用，其他的受控文件应在其首页右上角的适当位置上加盖红色“受控”印章。
c. 记录可不加盖任何印记，但每份记录表格必须按编号规则加以编号，作为受控标志。
4.2.2.2作废文件的标记若为法律或积累知识需要保留己作废的文件，应在保留文件上加盖蓝色“作废保留”印章。
文件控制程序
1.目的对于组织管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2.范围适用于管理体系运行有关的所有文件以及外来文件的控制和管理。
3.职责3.1总经理负责批准和发布《质量/环境管理手册》、程序文件。
3.2管理者代表负责审核《质量/环境管理手册》和程序文件。
3.3办公室负责组织质量手册和程序文件的编写、更改控制；负责全公司文件的发放和存档，确保在各相关场所使用文件为有效版本。
3.4公司管理文件由办公室编制，总经理批准。
3.5部门管理文件由职能部门编制，部门经理审核，公司分管领导批准。
3.6作业指导书、检验规程、产品标准等技术性文件由职能部门编制，部门经理审核，公司分管领导批准。
3.7文件涉及多个部门时，由文件编制部门组织涉及部门负责人进行会审。
3.8文件持有人和各部门文件管理人员负责本部门领用文件的管理。
4.工作程序4.1文件的分类a.管理文件包括管理标准、规章制度、工作标准、作业办法等。
b.技术文件包括：产品标准、图样、工艺文件、操作规程等。
c.外来文件包括：国家和行业标准、法规、顾客提供的图样、样品等。
4.2文件编号a）质量/环境/安全管理手册：ZDJS1－××××. ××文件章节序号（如：01、02）发布年号（如：2009）文件层次中大健身公司代号b）程序文件：文件序号（如：01、02）文件层次中大健身公司代号c）管理、技术、作业指导类文件分文件序号（如：01、02）文件序号（如：01、02）文件层次中大健身器材有限公司代号4.3文件的编写、审核、批准和发放。
4.3.1质量/环境/安全手册、程序文件由办公室组织编写，管理者代表审核后，经总经理批准发布，由办公室负责编号、登记、发放、并将备份存档。
4.3.2作业指导性文件及有关管理文件、技术文件分别由各职能部门组织编写，部门负责人审核后交公司分管领导批准颁布，由办公室负责编号、登记、发放、并将备份存档。
文件控制程序
文件控制程序1.目的为了识别和控制所有包含公司管理体系运行和活动绩效重要信息的文件和资料，确保体系文件得到有效管理,特制定本程序文件2.适用范围本程序适用于为实现我公司综合管理方针、目标以及管理体系有效运行所需的所有文件和资料。
3.职责3.1 办公室是公司内部文件和资料的归口管理部门，并具体实施对文件和资料的控制，并负责管理与管理体系有关的外来文件和资料。
3.2 各有关部门在职权范围内分工负责本部门文件的编制、审核和管理。
4.文件格式及编号办法4.1格式除有特殊要求的文件（图纸、单证等）外，文件格式应符合以下要求：4.1.1 用纸：文件用纸统一使用国际标准A4型（210mm×297mm）。
4.1.2 字体：文字统一用Microsoft Word打字排版，正文标题用黑体小二号，正文用宋体小四号；页眉、页脚用黑体五号。
4.1.3 页边距：页眉2.0cm，页脚2.0cm、装订线1.0 cm；正文上2.5cm、正文下2.5cm、正文左2.0cm、正文右2.0cm。
4.1.4 文件版式要求(1)行间距：标题文字为单倍行距，文内文字行距为固定值20磅，段后0.5行。
(2)多层次结构文件各层次序列号标识：第一层用“1.”，后空一格；第二层用“1.1”，后空一格；第三层用“1.1.1”，后空一格，以次类推；最后一层用“（）”。
（本条所称“格”为半角状态下的一个“格”）。
(3)各层次段落：第一层首行不空格，第二层首行空一格，第三层首行空两格，第四层首行空三格（为最后一层时空两格），第五层首行空四格（为最后一层时空三格），无标题号的文字首行与上层文字对齐；各层回行文字与首行文字对齐（本条所称“格”为正文一个字的宽度）。
4.2 编号4.2.1 文件编号作为文件标识之一，要具有唯一性。
4.2.2 文件编号详见《支持性文件》中《文件、记录编号编制办法》有关内容。
4.2.3 文件编号由公司办公室编制、备案、调整。
文件控制程序
通过对质量和有害物质过程管理体系有关的文件进行有效的控制，确保各部门使用的文件为有效版本，防止使用失效、作废文件。
2范围所有与质量和有害物质过程管理体系的有关文件如程序、工作指引等。
3职责3.1本程序由管理者代表编写，相关部门配合实施。
3.2图纸由工程部负责发放、回收、变更和日常管理。
3.3其它文件由行政部负责发放、回收和日常管理。
4作业内容4.1根据手册的要求建立各部门所需的作业程序。
4.1.1文件类型包括：4.1.1.1受控文件公司受控文件分两部分：a.内部受控文件（主要有手册、程序文件、工作指引、质量计划、记录表格、生产及检验资料）Ob.外来受控文件（国家或国际标准、相关的法律法规、设备手册/技术数据、客户提供图样和样品或电子文件）：4.11.2非受控文件公司规章等行政制度，采用统一的《通知》格式（公司1Ogo+正文内容）。
4.1.2程序内容须包括以下各项：目的、范围、职责、作业内容、相关文件和记录。
4.1.3引用文件名称除全写外,亦可仅用编号或仅用名称表示。
4.1.4公司ISO程序文件统一格式：页眉页脚设置边距为:上2cm,下0.5cm；页眉内容包括公司名称及1og。
文件名称、文件编号（见4.2）、页码（页码/总页数：X/X）、生效日期（年-月-日：XXXX-XX-XX）＞版本号。
4.1.5公司ISO程序文件正文统一采用简体格式的中文宋体10号字，需要时标题可加粗字体；段落设置为“1倍行距”。
4.2.1质量手册的编号：如QT-MM10（公司代号-体系简称版本号）。
4.2.2程序文件的编号：如QT-OP-XX-4-011.0（公司代号-0P-部门-章节号-文件序号版本号）。
4.2.3作业指导书的编号：如QT-WI-XXY-O110（公司代号-Wb部门-章节号-文件序号版本号）。
4.2.4标准表格的编号：如QT-RE-XX-0011.0（公司代号-RE-部门-表格序号版本号）1.1.12.5文件的版本号用“1.0”表示,如：1O为修订版次，用阿拉伯数字1.0、2.0、3.0……来依次表示初版、第一、二、……版；再如：0表示修订次数，用0、1、2、3……来区分，并分别表示该版次未经修订过的初始文件、第1、2、3……次修改；修改次数超过9次后，该份文件应进行换版，旧版次文件作废。
文件控制程序(中英文)
文件控制程序Document Control Procedure1. 目的Purpose：对公司管理体系文件和外来文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为满足标准、顾客及法律法规要求的有效版本。
To control all the company management systems documents and external origin documents and to ensure all the documents at relevant points of use are effective based on the standard, customer and regulatory requirements.2.范围Scope：适用于公司质量( ISO/TS 16949 )、环境( ISO 14001 )、安全( OHSAS 18001) 管理体系文件及外来文件的控制。
Be applicable to control all the company quality ( ISO/TS 16949 ) & environment ( ISO 14001 ) & safety ( OHSAS 18001) management systems documents and external origin documents.3. 术语Terms：3.1 文件名Document name：文件封面及页眉里标题项下所显示的名称为文件名。
Document name is described on the document cover page and under the title of each page header.3.2 外来文件External Document国际、国家行业标准和非公司内部制定的文件和设计的图纸，包括适用的法律法规文本、顾客或供应商提供的资料、质量标准、技术要求、顾客提供的图纸等。
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1 目的
对质量管理体系文件、技术资料及外来文件进行控制，使之处于受控状态，保证与质量有关的部门和场所使用文件的有效版本，防止作废文件的误用。
2 适用范围
适用于质量管理体系文件的编制、审核、批准、保存、发放、借阅、复制、回收、作废、销毁、留底以及修改的控制；技术类文件和外来文件的收集、发放、控制及处置。
3 职责与权限
3.1 总经理负责批准发布质量手册；
3.2管理者代表负责审核质量手册，批准发布程序文件；
3.3各部门负责相关文件（包括技术资料）的编制、使用和保管；
3.4办公室负责质量体系文件的发放、回收、借阅、使用、原稿保存及销毁的统一管理工作。
4 程序
4.1 质量管理体系文件类别
质量管理体系文件共分五个类别：
1）形成文件的质量方针和质量目标；
2）质量手册；
3）程序文件；
4）质量管理类文件；
5）与质量管理有关的记录。
4.2控制流程图见第6页
4.3 质量管理体系文件的标识编码
4.3.1 质量方针与质量目标
—————01
公司编码质量方针与质量目标
4.3.2 质量手册
—————QM
公司编码质量手册
4.3.3 程序文件
————QP————XX
公司编码程序文件文件序号
4.3.4 质量管理类文件（包括管理类、技术资料类、作业指导类、规章要求类等文件）
SK————QS————XX
公司编码作业文件文件编号(标准条款号+序号)
4.3.5 记录文件
SK———QR———XX
公司编码记录文件文件编号
4.3.6 外来文件
外来文件可分为技术类和管理类两种：
a) 技术类用压机型号和两位流水号作为编号,
b) 管理类用文件名称和发布年号作为编号。
4.4 文件的管理控制
4.4.1 文件管理职责
4.4.1.1 质量方针和质量目标的制定、审批、发布按《方针目标制定与实施程序》执行。
4.4.1.2 质量手册由管理者代表负责审核，总经理负责批准发布。
4.4.1.3 程序文件由各部门负责人审核，管理者代表负责批准发布。
4.4.1.4 检验规范、操作规范、作业指导书、记录文件由各相关部门负责编制，由管理者代
表负责审批。
4.4.1.5 办公室部负责全公司的外来文件的管理。
4.4.1.6 各使用部门负责技术类文件和外来文件的保护、管理和有效利用。
4.4.2 文件的收集
4.4.2.1 技术类文件的收集
技术部负责各部门的技术类文件的收集，汇总整理，统一编号后录入《技术类文件清单》，加盖“受控”印章。
技术类文件包括：
1）图纸；（包括设计图纸、部件图纸等）；
2）准则；（工序检验标准、在制品检验标准、采购产品要求准则、采购产品检验规范等）；
3）说明书；（设备使用说明书、产品使用说明书、产品说明书等）；
4）技术要求；
5）工艺要求；
4.4.2.2 外来文件的收集
办公室负责收集外来文件，汇总整理、统一编号后录入《外来文件清单》，加盖“受控”
印章。
外来文件包括：
1）地方政府部门、行政机构、上级主管部门发布的有关质量的政策法规、行政命
令和指导性技术文件；
2）质量技术监督部门、认证审核机构等监测或检查的结果及反馈的信息文件；
3）有关质量的国际、国家、地方或行业标准，如各种有关的产品标准、计量标准、行业规范等。
4.4.2 文件的发放和领用
4.4.2.1 办公室制定《文件发放回收清单》，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控文
件”印章后统一进行发放，发放的文件应注明发放号，文件领用者应在《文件发放回收记录表》上签收。
《文件发放回收清单》与发放文件原稿由办公室保存。
4.4.2.2 当文件丢失或出现严重破损而需要重新申请领用时，由申请者做出文件领用申请报
告。
经其部门负责人审核及办公室批准后方可领用。
因破损而领用的新文件，分发号不变，并收回相应的旧文件；丢失补发的文件应给予新的分发号，并注销已丢失文件的分发号，并由办公室作好《文件发放回收记录》。
当需向顾客提供文件时，也应执行上述手续，并作好《文件发放回收记录》。
4.4.3 文件的更改
4.4.3.1 当文件需要进行更改时，应由更改申请人填写《文件更改申请单》，经原审批部门
审批后，并将更改后的正稿同相应的《文件更改申请单》交给办公室备案并重新发放，同时收回原来的作废文件，并在《文件发放回收记录》上记录。
4.4.3.2 文件更改的方法：
划改：更改错别字或少量内容，用红色钢笔将需更改内容划去，在一旁更改。
换页：当某页需更改内容较多或划改次数已多，需换页更新。
换版：公司内部组织结构发生重大调整，产品、过程和质量管理体系发生重大变化，或外部法律、法规及标准变更时，换版更新。
4.4.4 文件的保存、作废、回收和销毁
4.4.4.1 任何人不得在受控文件上乱图乱画，未经有关授权人批准，不得私自外借受控文件，
应确保文件的清晰和完好。
4.4.4.2 办公室每年对公司的文件进行一次全面的检查，检查各类在用文件的有效性，发现
问题及时处理。
每年年底结合管理评审由办公室组织对体系文件进行定期评审，评
价体系文件的持续适宜性、充分性和有效性，必要时予以修订。
4.4.4.3 文件不适用，需要作废处理时，应填写《文件作废申请单》，交原审批部门审核，
由管理者代表批准，办公室收回作废文件，对需保留的作废文件加盖“作废”印章
并以保存。
并在《受控文件控制清单》上记录。
4.4.4.4 对收回要销毁的作废文件，由办公室填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准
后统一销毁，并在《受控文件控制清单》上记录。
4.4.5 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由部门负
责人审批后方可借阅、复印，复制的受控文件也应登记编排流水号。
4.5 文件的受控状态
文件分为受控和非受控两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，所有的受控文件必须在文件封面右上角加盖“受控文件”印章，并注明分发号。
4.6公司电子文档管理
公司的具有保存价值的电子文档，各相关部门需加密保存，技术资料、技术图片、销售材料、销售资料、质检数据、财务资料等重要资料，需定期刻录、备份并到办公
室存档。
5 相关文件
《方针目标制定与实施程序》
《质量记录控制程序》
6记录
《受控文件控制清单》
《技术类文件清单》
《外来文件清单》
《文件发放回收记录》
《文件借阅、复制记录》
《文件修订、销毁、作废申请单》
文件和资料控制流程图
宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。
若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。
侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。
将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。
亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。
先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。
侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。
臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。
先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。
后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。
先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。
受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。
今南方已定，兵甲已足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。
此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。
至于斟酌损益，进尽忠言，则攸之、祎、允之任也。
愿陛下托臣以讨贼兴复之效，不效，则治臣之罪，以告先帝之灵。
若无兴德之言，则责攸之、祎、允等之慢，以彰其咎；陛下亦宜自谋，以咨诹善道，察纳雅言，深追先帝遗诏。
臣不胜受恩感激。
今当远离，临表涕零，不知所言。