审计信息管理系统》使用介绍
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《审计信息管理系统》使用说明
第一章概述
欢迎使用《审计信息管理系统》,本文介绍《审计信息管理系统》的使用方法。本系统是针对XXX市审计局日我常行政办公、信息管理和设计的应用系统,充分考虑了XXX市审计局的办公内容、行文流程、组织结构等相关内容,给用户提供丰富、完整、方便的功能,正确处理企业日常工作中的各种常规事务,我如收文、发文、信息管理、信访管理、档案管理等,通过对各种办公过程的流程化分析、图形表示、自动控制行文流转过程,提高办公效率,保证日常工作高效、规范的进行,实现无纸化办公。
本系统主要以审计项目的实施与管理为核心,同时提供人事管理和各科室之间的信息交换功能,方便领导和各科室成员迅速掌握当前工作的内容和工作进度。
本系统使用了高度安全的Lotus Notes/Domino R5作为开发平台,能适应用户在不同环境和条件下的需求,有着极为可靠的安全性。本系统有广泛的适用性。它是标准的工作流办公自动化软件,稍加改进即可与其他企事业单位自身组织机构相配置,用户单位无需更改现有组织机构,可快速部署整个系统,迅速从中获得效率提升。
第二章主界面
一、启动审计信息管理系统
办公自动化系统的启动,操作员单击[开始]→[程序]→[Lotus 应用程序]→[Lotus Notes],系统会出现一对话框(如图2-1),输入正确的口令,系统就会进入审计信息管理系统主界面。
图2-1
如果操作员要选择其它的人员的ID(即以其他人员的身份登录,前提是直到其他人员的密码),操作员可单击[取消],系统会弹出(如图2-2)的对话框,操作员从中挑选需要的ID,再输入正确的口令,系统就以他的身份进入审计信息管理系统主界面。
图2-2
二、主界面的操作
打开Lotus Notes,《审计信息管理系统》的主界面(如图2-3)自动作为缺省首页出现。主界面上有8个标题,分别是打开以下8个功能模块的链接:人事管理、文件审批、审批进度、审计档案、综合查询、流转定稿、电子邮件和文档模板。
图2-3
退出办公自动化系统,用户只需单[退出]即可。
第三章人事管理
一、人事管理的界面
人事管理模块提供了管理和查看《审计信息管理系统》中所有人员信息的功能。模块的功能包括一般成员随时可以查阅自己或其他成员的信息,和系统管理员对人员信息的输入、维护和管理。
1.人事管理包括四种显示方式(如图3-1),可以在左边一栏选择,分别是:所有人
员、按部门、按职务、按角色和人员管理。
图3-1
2.[所有人员]的显示方式按照人员编号的顺序显示所有人员。
需要查看某个人员的详细信息时,可以选定该人员,单击工具栏中的[打开]按纽;或者双击该人员。需要退出某个人员详细信息页面时,请单击工具栏中的[退
出]按纽。
3.[按部门]是按照人员所在部门分类显示所有人员的显示方式。
首先显示了单位中所有的部门名称,包括“局长室”、“财政金融审计科”等等。
需要查看某个部门的所有人员时,请选定该部门,选择工具栏中的[打开]按纽;
或者双击该部门;或者单击该部门名称前面的三角形小箭头(见图3-2)。需要关
闭该分类,请重复上述过程。
图3-2
需要查看某个人员的详细信息时,请参照第2点。
4.[按职务]是按照人员所在职务分类显示所有人员的显示方式。
显示了单位中所有的职务名称,包括“局长”、“科长”、“科员”等等。
5.[按角色]是按照人员所在角色分类显示所有人员的显示方式。
显示了单位中所有的角色名称,包括“拟稿人”、“核稿人”、“签发人”等等。
6.[人员管理]是系统管理员独有的显示方式,与[所有人员]的显示方式一样按照
人员编号的顺序显示所有人员。在这种视图中有添加、修改、删除人员的功能。
二、人事管理的操作
7.对于管理员,需要添加人员时,单击[人员管理]→[新增]打开人员信息输入页
面(如图3-3)。其中姓名的内容可以直接输入,也可以单击旁边的小三角图标进
行选择,部门、职务的内容可以单击部门、职务按钮,从弹出的对话框中选择(如
图3-4)。填写完毕后单击[保存并返回],回到[人员管理]的视图。如果想取消
人员的添加,单击[返回],当系统询问“您希望保存这个新文档吗?”,选择[否]。
图3-3
图3-4
8.不管是管理员或者是一般用户,都可以通过单击工具栏中[打开]打开人员信息页
面。此时的人员信息页面处于显示状态,不能修改。
9.需要修改人员信息内容,可以单击工具栏中[修改],打开人员信息页面并处于修
改状态。或者先打开人员信息页面,在单击页面上的[修改]使页面处于编辑状态。
修改完毕退出请参照添加人员的操作方法。
10.需要删除人员信息,可以单击工具栏中[删除]按纽。
11.要退出人事管理功能时,请单击工具栏中的[退出]按纽。
第四章文件审批
文件审批模块包括了主要的文件审批功能。在这个模块中可以新建项目和其他项目文件,所有项目文件的逐级审批,完成整个审批流程。
一、文件审批的界面
1.文件审批包括六种显示方式(见图4-1),可以在左边一栏选择,分别是:正在审
批文件/按科室分类、正在审批文件/按文件分类、正在审批文件/按项目分类、
已审批文件/按科室分类、已审批文件/按文件分类、已审批文件/按项目分类。
图4-1
2.[正在审批文件/按科室分类]包括还未完成审批的文件,按照负责科室分类的显
示方式。
3.[正在审批文件/按文件分类]包括还未完成审批的文件,按照文件类别分类的显
示方式。
4.[正在审批文件/按项目分类]包括还未完成审批的文件,按照项目分类的显示方
式。
5.[已审批文件/按科室分类]包括已经完成审批的文件,按照负责科室分类的显示
方式。
6.[已审批文件/按文件分类]包括已经完成审批的文件,按照文件类别分类的显示
方式。
7.[已审批文件/按项目分类]包括已经完成审批的文件,按照项目分类的显示方式。
二、文件审批的操作过程
8.工具栏的应用
每一种显示方式都有一定的分类。当需要详细显示某分类中的全部文件时,可以选定该分类,选择工具栏中的[打开]按纽;或者双击该角色;或者单击该角色
名称前面的三角形小箭头。需要关闭该分类,请重复上述过程。需要查看某文件时,
可以选定该文件,单击工具栏中的[打开]按纽;或者双击该文件。需要退出文件
审批模块时,请单击工具栏中的[退出]按纽。
9.创建新项目
首先由拥有创建新项目权限的人员,例如综合科的人员,单击工具栏中的[新建项目]按纽,建立新的立项文档(如图4-2)。填写完毕立项内容和所涉及到的
授权成员后,单击[通知科室审计],选择送交某一科室。