审计信息管理系统》使用介绍

《审计信息管理系统》使用说明

第一章概述

欢迎使用《审计信息管理系统》，本文介绍《审计信息管理系统》的使用方法。本系统是针对XXX市审计局日我常行政办公、信息管理和设计的应用系统，充分考虑了XXX市审计局的办公内容、行文流程、组织结构等相关内容，给用户提供丰富、完整、方便的功能，正确处理企业日常工作中的各种常规事务，我如收文、发文、信息管理、信访管理、档案管理等，通过对各种办公过程的流程化分析、图形表示、自动控制行文流转过程，提高办公效率，保证日常工作高效、规范的进行，实现无纸化办公。

本系统主要以审计项目的实施与管理为核心，同时提供人事管理和各科室之间的信息交换功能，方便领导和各科室成员迅速掌握当前工作的内容和工作进度。

本系统使用了高度安全的Lotus Notes/Domino R5作为开发平台，能适应用户在不同环境和条件下的需求，有着极为可靠的安全性。本系统有广泛的适用性。它是标准的工作流办公自动化软件，稍加改进即可与其他企事业单位自身组织机构相配置，用户单位无需更改现有组织机构，可快速部署整个系统，迅速从中获得效率提升。

第二章主界面

一、启动审计信息管理系统

办公自动化系统的启动，操作员单击［开始］→［程序］→［Lotus 应用程序］→［Lotus Notes］，系统会出现一对话框（如图2-1），输入正确的口令，系统就会进入审计信息管理系统主界面。

图2-1

如果操作员要选择其它的人员的ID（即以其他人员的身份登录，前提是直到其他人员的密码），操作员可单击［取消］，系统会弹出（如图2-2）的对话框，操作员从中挑选需要的ID，再输入正确的口令，系统就以他的身份进入审计信息管理系统主界面。

图2-2

二、主界面的操作

打开Lotus Notes，《审计信息管理系统》的主界面（如图2-3）自动作为缺省首页出现。主界面上有8个标题，分别是打开以下8个功能模块的链接：人事管理、文件审批、审批进度、审计档案、综合查询、流转定稿、电子邮件和文档模板。

图2-3

退出办公自动化系统，用户只需单［退出］即可。

第三章人事管理

一、人事管理的界面

人事管理模块提供了管理和查看《审计信息管理系统》中所有人员信息的功能。模块的功能包括一般成员随时可以查阅自己或其他成员的信息，和系统管理员对人员信息的输入、维护和管理。

1.人事管理包括四种显示方式（如图3-1），可以在左边一栏选择，分别是：所有人

员、按部门、按职务、按角色和人员管理。

图3-1

2.［所有人员］的显示方式按照人员编号的顺序显示所有人员。

需要查看某个人员的详细信息时，可以选定该人员，单击工具栏中的［打开］按纽；或者双击该人员。需要退出某个人员详细信息页面时，请单击工具栏中的［退

出］按纽。

3.［按部门］是按照人员所在部门分类显示所有人员的显示方式。

首先显示了单位中所有的部门名称，包括“局长室”、“财政金融审计科”等等。

需要查看某个部门的所有人员时，请选定该部门，选择工具栏中的［打开］按纽；

或者双击该部门；或者单击该部门名称前面的三角形小箭头（见图3-2）。需要关

闭该分类，请重复上述过程。

图3-2

需要查看某个人员的详细信息时，请参照第2点。

4.［按职务］是按照人员所在职务分类显示所有人员的显示方式。

显示了单位中所有的职务名称，包括“局长”、“科长”、“科员”等等。

5.［按角色］是按照人员所在角色分类显示所有人员的显示方式。

显示了单位中所有的角色名称，包括“拟稿人”、“核稿人”、“签发人”等等。

6.［人员管理］是系统管理员独有的显示方式，与［所有人员］的显示方式一样按照

人员编号的顺序显示所有人员。在这种视图中有添加、修改、删除人员的功能。

二、人事管理的操作

7.对于管理员，需要添加人员时，单击［人员管理］→［新增］打开人员信息输入页

面（如图3-3）。其中姓名的内容可以直接输入，也可以单击旁边的小三角图标进

行选择，部门、职务的内容可以单击部门、职务按钮，从弹出的对话框中选择（如

图3-4）。填写完毕后单击［保存并返回］，回到［人员管理］的视图。如果想取消

人员的添加，单击［返回］，当系统询问“您希望保存这个新文档吗？”，选择［否］。

图3-3

图3-4

8.不管是管理员或者是一般用户，都可以通过单击工具栏中［打开］打开人员信息页

面。此时的人员信息页面处于显示状态，不能修改。

9.需要修改人员信息内容，可以单击工具栏中［修改］，打开人员信息页面并处于修

改状态。或者先打开人员信息页面，在单击页面上的［修改］使页面处于编辑状态。

修改完毕退出请参照添加人员的操作方法。

10.需要删除人员信息，可以单击工具栏中［删除］按纽。

11.要退出人事管理功能时，请单击工具栏中的［退出］按纽。

第四章文件审批

文件审批模块包括了主要的文件审批功能。在这个模块中可以新建项目和其他项目文件，所有项目文件的逐级审批，完成整个审批流程。

一、文件审批的界面

1.文件审批包括六种显示方式（见图4-1），可以在左边一栏选择，分别是：正在审

批文件／按科室分类、正在审批文件／按文件分类、正在审批文件／按项目分类、

已审批文件／按科室分类、已审批文件／按文件分类、已审批文件／按项目分类。

图4-1

2.［正在审批文件／按科室分类］包括还未完成审批的文件，按照负责科室分类的显

示方式。

3.［正在审批文件／按文件分类］包括还未完成审批的文件，按照文件类别分类的显

示方式。

4.［正在审批文件／按项目分类］包括还未完成审批的文件，按照项目分类的显示方

式。

5.［已审批文件／按科室分类］包括已经完成审批的文件，按照负责科室分类的显示

方式。

6.［已审批文件／按文件分类］包括已经完成审批的文件，按照文件类别分类的显示

方式。

7.［已审批文件／按项目分类］包括已经完成审批的文件，按照项目分类的显示方式。

二、文件审批的操作过程

8.工具栏的应用

每一种显示方式都有一定的分类。当需要详细显示某分类中的全部文件时，可以选定该分类，选择工具栏中的［打开］按纽；或者双击该角色；或者单击该角色

名称前面的三角形小箭头。需要关闭该分类，请重复上述过程。需要查看某文件时，

可以选定该文件，单击工具栏中的［打开］按纽；或者双击该文件。需要退出文件

审批模块时，请单击工具栏中的［退出］按纽。

9.创建新项目

首先由拥有创建新项目权限的人员，例如综合科的人员，单击工具栏中的［新建项目］按纽，建立新的立项文档（如图4-2）。填写完毕立项内容和所涉及到的

授权成员后，单击［通知科室审计］，选择送交某一科室。