JH-HR-001 文件编号及档案管理办法1114
详述的档案管理制度
详述的档案管理制度1. 引言为了加强档案管理工作，确保档案的准确性、完整性和及时性，提高档案管理的效率和服务质量，特制定本制度。
本制度适用于我公司所有档案的管理工作。
2. 档案分类与编号2.1 档案分类根据档案的内容和性质，将其分为以下几类：- 人事档案- 财务档案- 技术档案- 合同档案- 行政档案- 其他档案2.2 档案编号档案编号采用五位数字组成，第一位数字表示档案类别，后四位数字为顺序号。
例如：0001表示人事档案中的第一份档案。
3. 档案的收集与保管3.1 档案收集各部门应在规定的时间内，将形成的档案按照规定的格式和要求提交给档案管理部门。
档案提交时，应填写《档案提交表》，并注明档案的类别、编号、内容等信息。
3.2 档案保管档案管理部门应对收到的档案进行审核，确认档案的完整性、准确性和合规性。
审核通过的档案，应按照编号顺序放入档案柜，并建立电子档案目录，方便查询。
4. 档案的查询与利用4.1 档案查询档案查询时，需填写《档案查询申请表》，注明查询档案的编号、名称、查询原因等。
档案管理部门应在收到申请后的2个工作日内，提供查询结果。
4.2 档案利用档案利用应遵循保密原则，确保档案内容的安全。
档案利用时，需填写《档案利用申请表》，注明利用档案的编号、名称、利用原因等。
档案管理部门应在收到申请后的2个工作日内，提供利用结果。
5. 档案的借阅与复制5.1 档案借阅借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅原因等。
档案管理部门应在收到申请后的2个工作日内，决定是否同意借阅。
同意借阅的，应明确借阅期限，并在借阅期限内归还。
5.2 档案复制复制档案时，需填写《档案复制申请表》，注明复制档案的编号、名称、复制原因等。
档案管理部门应在收到申请后的2个工作日内，提供复制结果。
6. 档案的销毁与归档6.1 档案销毁销毁档案时，应由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导批准后，由档案管理部门负责实施。
公司档案编码管理制度
公司档案编码管理制度第一章总则为了规范公司档案编码管理工作，提高档案管理水平，保障档案的安全性和完整性，特制定本制度。
第二章目的本制度的目的在于建立一套完善的公司档案编码管理制度，规范公司档案编码的标准，保证档案信息的准确性与完整性，提高档案利用率，提高公司档案管理的效率。
第三章适用范围本制度适用于公司所有部门和员工，包括但不限于公司的内部文件、资料、合同、协议等。
第四章档案编码原则1. 根据档案材料的种类和重要性确定编码的级别；2. 档案编码遵循规范化、标准化原则，确保编码的唯一性和持久性；3. 对档案编码进行备份和存储，防止编码遗失或丢失。
第五章档案编码规范1. 档案编码原则1.1 档案编码应当简单明了，便于识别和查找；1.2 档案编码应当遵循统一的命名规则，方便系统管理和检索；1.3 档案编码应当包含唯一标识符，确保编码的唯一性；1.4 档案编码应当包括档案存放位置的信息，便于定位档案位置。
2. 档案编码步骤2.1 档案编码应当由专门的档案管理人员负责进行，确保编码的准确性；2.2 档案编码应当在档案建立时完成，确保及时性；2.3 档案编码应当根据档案的分类确定级别，统一规范化编码；2.4 档案编码应当填写在档案封面或标签上，确保可见性。
3. 档案编码存储3.1 档案编码应当备份存储在公司档案管理系统中，确保编码的持久性；3.2 档案编码应当定期归档和整理，确保编码的准确性和完整性；3.3 档案编码应当保存在安全可靠的环境中，确保编码信息的安全性。
第六章档案编码管理1. 档案编码管理流程1.1 档案编码管理应当由公司档案管理人员负责，确保整个过程的规范化；1.2 档案编码管理应当包括档案编码的设立、使用、维护和更新等环节；1.3 档案编码管理应当建立档案编码的监督机制，确保管理的有效性。
2. 档案编码管理措施2.1 针对不同类型的档案，建立相应的编码规则和标准；2.2 建立档案编码的审核和审批机制，确保编码的准确性和合法性；2.3 建立档案编码的更新和维护机制，确保编码信息的有效性和完整性。
001文件管理制度
001文件管理制度001文件管理制度广东韦邦集团有限公司文件管理制度CLF行A 2002/001一、目的1、文件管理是企业管理的一个重要组成部分，历年文件可以体现一个企业创立、发展、壮大的历史过程，是公司日常运作及参与各种法律行动的重要依据。
2、为了确保工厂各部门有效地制作、宣传、执行、修改、保管文件，避免资料遗失，使各种管理措施和指令落到实处，并具有连贯性，结合工厂的实际情况特制定本制度:二、适用范围本管理制度适用工厂各部门各种文本文件，电脑文件，电子文件及特殊裁体文件，但不包括人事档案文件。
(注:特殊裁体文件包括但不限于照片、底片、录音带、录像带、磁盘、磁带、CD、VCD、工程蓝图)三、管理组织与权责1、工厂制作，颁发的所有文件由行政人事部安排文职人员管理(注:将来公司发展壮大了，应专门设立文管中心或档案中心)，其主要工作职责与权限如下:(1)、负责工厂内所有文件的收集、整理、登记、保管、维护、借阅及作废文件的销毁审核工作。
(2)、负责监查其它各部门文件有效性，归档、保管、维护工作，各部门必须全力予以配合。
(3)、严格执行及遵守《文件管理制度》，对于违反本制度的，文件管理人员有权提出批评，制止或纠正，情节严重者可呈报行政人事经理予以处罚。
(4)、严格执行文件管理的借阅程序，有权拒绝未经申请批准的文件借阅者，有权拒绝非权限范围内的文件借阅者，有权拒绝未经批准擅自复印文件人员收回已复印的文件，有权追究借阅后缺损文件人员的责任。
(5)、严格遵守及执行工厂档案的保密制度。
2、各部门要指定文职人员保管该部门制作颁发的文件，其主要工作职责与权限如下:(1)、熟练掌握《文件管理制度》，了解本部门的工作业务。
(2)、负责本部门文件的登记、打印、复印、保管、分发的具体实施及过期无效文件的回收、作废、销毁实施工作。
(3)、根据文件分类原则，对本部门内所有文件进行文本立案及电脑立案登记。
(4)、负责本部门内所有文件原稿及电子备份文件的收集和整理。
文件编号及文件档案管理规定
质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号：11.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。
2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。
3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”；3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。
3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。
3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。
b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。
c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。
d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。
监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。
3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“〔第二版〕”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“〔第二版〕”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》G－技术管理文件01－管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。
建档管理编号管理
编号（1）档号的编制。
由全宗号-年度号—类别号-保管期限—件号组成。
在编制档号时,注意五点:①全宗号是指区档案馆给各单位的代号.②年度号是指归档文件形成的年度。
③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。
拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。
如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室)④保管期限按照永久、30年、10年编制。
用“Y"代表永久、“30”代表30年、“10"代表10年.⑤件号(即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注,如“001”.编制方法：在同一保管期限内编写流水号。
即同一个保管期限的,件号都是从“1”开始。
也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1"开始编一个流水号；同一年度、同一类别(或问题）、不同保管期限的,从“1"开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。
这三句话，大家一定要牢牢记住.档号举例：如“013-2009—W01-Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室)永久保管期限的第1件；“013—2009—W01-30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件;“013—2009—W01—10-001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。
（2）、页数的编制:页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等）,在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。
(3)归档章的编制归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。
归档章盖在每份文件首面上方的空白处。
归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。
归档章规范式样规格:16＊45mm归档章填写式样如下:“013”为全宗号;“2009"为年度号；“001”为室编件号,不同保管期限的文件,不允许混编一个流水件号；“W01”为机构（问题）代号;30为保管期限；填写时注意一点：馆编件号，机关档案室不编,待进馆时,由国家档案馆编制。
JH管业股份公司安全生产文件资料档案管理制度2
JH管业股份公司安全生产文件资料档案管理制度一、严格执行保密制度，确保档案和案卷机密安全。
二、归档范围：企业的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、人力资源档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知，各种安全记录、台帐、检验报告、检查表等具有参考价值的文件资料。
三、公司档案由综合部负责统一管理，各部门应及时将归档资料整理后交办公室档案集中管理。
四、资料的收集与整理1、归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
五、档案的借阅1、董事长、总经理、副总经理借阅档案、资料可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司其他人员需借阅档案时，由综合部主任核批。
3、档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由经理或分管经理批准。
4、档案借阅者必须做到：(1)爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
(2)注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
六、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
安全生产文件资料档案管理制度一、严格执行保密制度，确保档案和案卷机密安全。
二、归档范围：企业的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、人力资源档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知，各种安全记录、台帐、检验报告、检查表等具有参考价值的文件资料。
三、公司档案由综合部负责统一管理，各部门应及时将归档资料整理后交办公室档案集中管理。
公司文件编号管理制度
文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：湖南华熠智能工程有限公司简称：HNHY5.1.2部门代号QF--企业发展部 ZH--综合部 ZX--管理咨询部GC--硬件研发部 RJ--软件研发部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn流水号(000-999)日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号相应工作过程名称的简称（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。
档案管理分类及编号方案
档案管理分类及编号方案
档案管理是文献资料的重要组成部分，其系统的管理不仅有利于正确收集、储存、保管和使用证据，对企业的运营也有重要作用。
因此，制定一套有效的档案管理分类及编号方案，对企业的正常运营有着重要的意义。
首先，在确定档案类别和编号时，必须综合考虑企业自身的管理体系、规模、客户范围和行业要求。
例如，企业涉及到研发、生产、销售，就需要添加技术开发、制造和营销的档案类别，以及比如财务、法务、人事等综合类的档案类别。
其次，编号体系要建立在简洁、完整、有序的思想框架下，比如可以利用年份、月份、字母等形式来编号。
另外，在制定档案分类和编号时，还应考虑档案的编码是否符合国家规定，以及档案检索的方便性、查询速度等因素。
在实际操作中，应该按照一定的流程和步骤来制定档案管理分类及编号方案。
首先，结合企业本身的实际情况，根据行业需求，确定档案的类别；其次，综合考虑档案的分类和编号体系，结合国家有关规定，确定档案类别和档案编号；最后，编写档案管理分类及编号方案，详细说明档案分类及编号的原则、标准和流程，以及档案分类及编号的执行流程。
此外，为了确保档案管理的规范化，企业还需要对档案管理的分类、调整、使用、保存等流程进行系统管理。
从而确保企业档案的有效管理，以减少无用的文件存储，提高档案检索的效率，以及有助于企业的正常运营。
总之，在制定档案管理分类及编号方案时，要依据企业本身的实际情况，结合行业要求和国家规定，确定档案类别和编号，结合管理体系和流程，详细说明档案管理的原则、标准和流程，以及档案分类及编号的执行流程。
而且，还要对档案管理的整个流程进行系统的管理，以减少档案无用保管，提高档案检索的效率，同时也有助于企业的正常运营。
文件编号管理办法课件-新版.doc
加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
二、适用范围本办法适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号管理和控制，具体如下：1、管理类文件：包括公司规章制度、办法等文件；2、合同协议类文件：包括公司各类合同协议（招投标）文件等；3、技术类文件：包括工艺流程文件、产品说明文件等；4、表格类文件：包括岗位说明、绩效考核等文件；5、其他类文件：包括会议、决议记录、传真等。
三、编号方法XXXX-XX-XX-XXXXXX-XX状态及版本号⑤发文日期④文件类型③发文部门②公司名称代码①1、公司名称代码公司全称：安徽人和建设科技有限公司简称：人和建设代码：RHJS2、发文部门综合管理部：ZG项目工程部：XM待续3、文件类型(1) 管理类—RUS.(2) 合同协议类—CON（. 此条适用流水号编制，参加 6.1 ））(3) 技术类—SOP.(4) 表格类—GF.(5) 其他类—SR.日期格式由年月日表示yyyymmdd如201710105、文件状态与版本号5.1 文件状态符号的说明：Add.版本号增编Corr. 版本号更正Rev.版本号发布（新发布或取代已发放的文件）5.2 版本号的使用：第一版（原件）用Rev.1.0 表示对第一版进部调整用“状态符号Add.1.1 / 1.2 ⋯⋯”表示行细构修改用“状态符号Corr.2.0 / 3.0 ⋯⋯”表示行结对第一版进布第一版薪酬管理制度, 文件编号为：例：公司综合管理部在2017 年10 月1 日发RHJS-ZG-RUS-20171001-Rev1.06、流水号的使用：适用于公司合同协议类文件，流水号由001开始依次为002、003......., 除附件流水号起始值为01 外，其余文件流水号起始值均为001。
所归零。
有文件流水号在每年 1 月1 日自动6.1 合同协议类编号格式：RHJS-ZG-CON-C-201710-0016.2 格式说明：公司名称- 部门编号- 合同编号- 合同类型- 年月- 流水号6.3 合同类型（C-承揽合同（施工合同）；P-采购合同；H-劳动合同；Z-租合同；O-其他合同）赁合同；T-技术开发四、编号管理1、公司所有审批完毕的文件必须由综合管理部统一编号，并登记入档后方布。
档案的管理方法档案号编制及目录格式
档案的管理方法档案号编制及目录格式档案管理方法和档案号编制及目录格式对于企事业单位来说非常重要，它们能够帮助单位更好地管理和维护档案，提高工作效率。
下面将介绍档案管理方法的重要性以及档案号编制和目录格式的基本原则和步骤。
一、档案管理方法的重要性1.保护档案安全：合理的档案管理方法可以确保档案的安全性，防止档案被盗、遗失、损坏等情况发生。
2.提高档案利用率：档案管理方法能够使档案易于查找和取用，提高档案的利用率，方便单位内部和外部的使用者。
3.简化档案管理流程：通过科学的档案管理方法，可以简化档案的整理、归档和检索流程，提高工作效率，降低管理成本。
4.促进信息共享和协作：档案管理方法可以促进单位内部各部门之间的信息共享和协作，提高工作协调性和效率。
二、档案号编制的原则和步骤档案号是每个档案文件都应有的唯一标识，它能够将档案文件归类整理，有利于档案管理工作的进行。
档案号编制的原则和步骤如下：1.一致性原则：档案号的编制要遵循统一的规则和标准，确保各级别档案号的一致性。
2.有序性原则：档案号应按照文件的生成时间或收到时间顺序编排，方便查找和检索。
3.可扩展性原则：档案号应考虑到档案数量的增加，具备一定的扩展性，方便档案的后续整理和管理。
4.简洁性原则：档案号应尽量简洁明了，避免过长过复杂，方便记忆和使用。
档案号的编制步骤为：1.设计档案号编码规则：根据档案的种类和需要，设计相应的档案号编码规则，考虑档案种类、机构、时间等因素。
2.分级归类：按照档案号编码规则对档案进行分级归类，确定主类、次类、分级和档案的存放位置。
3.编写档案号：根据档案号编码规则，对档案进行编码，生成档案号，并在档案上进行标注。
三、目录格式的基本原则和步骤目录是对档案文件的摘录和总结，它能够提供档案的基本信息，方便查找和使用。
目录格式的基本原则和步骤如下：1.简洁明了原则：目录应尽量简洁明了，包括档案名称、编号、卷数、页数、责任者等基本信息，方便用户快速了解档案内容。
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修改记录：
1. 目的
1.1为规范管理本公司的各种文件、技术文档、记录、项目和合同，特对文件编号方法作出统一规定。
1.2 加强企业档案管理，提高档案利用效率，有效传承公司各种文档及技术资料等。
2. 适用范围
适用于公司各种文档、联络函、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、荣誉实物、证件等不同形式的文件、记录等档案。
3. 文件编号的原则
3.1 每个文件的编号都应该是唯一性、可追溯性，易于区分不会引起混乱为原则。
3.2 内部程序文件编号由各部门按顺序编制并报人力资源部文控中心（DCC ）存档。
3.3 各部门文件由各部门内部自行编制并报人力资源部文控中心（DCC ）存档。
4. 编号的方式
4.1文件编号由三部分组成，每部分之间用“—”连接。
公司的文件编号由公司名称、部门代号、文件批次顺序组成。
例：JH —HR —001（河南嘉和木业有限公司人力资源部第一份文件） JH — HR — 001
4.2表单、合同等记录编号由四部分组成，每部分之间用“—”连接。
例：JH —JL
—HR —001（河南嘉和木业有限公司人力资源部第一份制式表单） JH — JL — HR —001
部门代号(英文简称) 文件批次(按文件发布顺序)
公司名称 记录批次(按表单等发布顺序)
部门代号(英文简称) 公司名称
记录标识（表明属于记录类）
4.3文件的版次、页码及特殊要求
4.3.1表明文件的版次，即反映对原文件所作的修改。
(A 、B 、C 、D....依次后排) 4.3.2表明文件页码及总页数。
4.3.3董办（总经办、办公室）的文件统一编号：JH-序列号，记录类：JH-JL-序列号。
5. 模板
5.1公司文件模板：本文件。
6. 文件档案管理细则 6.1归档要求
6.1.1归档的文件材料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；分年度、分类别（按密级）、分职能管理系统进行整理；文件排列系统有序，准确填写归档文件目录；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。
6.1.2凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕后将原件交本部门/车间文档管理人员整理、立卷，应由文控中心（DCC ）归档的，每月末连同电子文档及台帐向文控中心（以下简称DCC ）归档。
6.2档案传阅、借阅与复制
6.2.1因工作需要借阅文件档案（包括电子档案），应填写《档案借阅/复制申请表》，经部门负责人审核批准后方可借阅/复制，批准权限如下表： 6.2.2所有档案借阅不得超过七天。
借阅份数每人每次不得超过三份
6.2.3机密档案是指客户信息、销售数据、财务核心数据、薪资数据等重要经营档案，原则上只准在档案室阅看，不得复制。
申请人填写《档案借阅/复印申请表》并经领导审批后方可阅看，阅看期间，DCC 负责监看。
所有孤本档案原件不得借出，其他档案经相关权限人员批准，可以复制，但原件必须当天归还。
6.3
档案清理和销毁
6.3.1各部门档案管理人员每年三月底以前应对上年和历年形成的文书档案进行一次全面的整理。
根据档案保管期限，对档案进行鉴定，将鉴定报告报管理者代表或副总经理（含）以上人员核准。
6.3.2对已到保存期限的文档，应及时销毁，销毁前应填写“文件销毁审批记录表”交DCC审核，总经理批准。
销毁时，必须由DCC监销，并在“文件销毁审批记录表”上签字.
6.4保存期限
6.4.1永久保存：（1）公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。
6.4.2 十年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。
6.4.3 五年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
6.4.4 员工纸质档案在员工离职后保存年限不少于一年，电子档案永久保存。
6.4.5 各部门/车间表单、生产记录等档案保存年限不少于三年。
6.4.6 已作废文件档案保存年限不少于一年。
6.4.7 短期保存：结案后无长期保存必要的。
6.4.8 规章制度由DCC永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
6.5 文件档案发放、回收、存放
6.5.1 文件发放、回收要建立文件发放与回收记录（附件--文件发放与回收记录）。
6.5.2 所有正式文件须交DCC存放一份备份，各部门表单记录类档案各部门自行保存。
6.5.3 档案存放处应做好防火、防潮、防盗、防虫、防腐、防鼠咬等工作。
7. 执行日期：自2014年11月15日起开始执行。
8. 附则：本文件由人力资源部负责解释和修订。
9. 附件：《文件发放与回收记录》
文件发放与回收记录
编号：JH-JL-HR-001。