供应商管理操作手册

供应商管理系统操作手册第1章系统概述供应商管理系统，是通过供应商档案、供应商资质申请表、样品试制申请单、供应商评估方案、供应商评分表、询报价管理、品质异常报告、采购订单变更通知单、采购/委外对账单等功能综合运用的管理系统，以建立和维护供应商伙伴关系为导向，涉及供应商整个生命周期的管理。

该系统可以独立执行供应商管理操作；与供应链其他子系统、应付款管理系统等其他系统结合运用，将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。

结合我公司目前供应商管理情况，在本模块中暂时只涉及到供应商档案、供应商评估方案、供应商评分表、报表分析这四大块来实现对供应商的管理。

并结合我公司实际需求在系统中对某些单据进行了调整，以最大限度满足我公司供应商管理在ERP软件中的需求运用，更好的协助我公司对供应商的管理。

下面我们围绕以上四个方面来讲述供应商管理在ERP系统中的操作方法及操作规范。

第2章供应商管理系统设置2.1 供应商评估指标管理供应商评估管理以及供应商绩效管理的关键在于建立完整的评估体系。

这套评估体系包括定义评估要素即评估指标，并针对不同的供应商类别设置评估要素的权重和组合即建立评估方案。

企业通过考查和数据统计分析等手段，得出供应商在某项评估要素的分值，最终得出该供应商的总分，并通过总分对供应商进行分级管理，指导企业的采购决策。

供应商评估指标管理用于定义供应商评估指标，包括定性指标和定量指标两类。

通过【供应链】-【供应商管理】-【评估管理】-【供应商评估指标管理】来进行供应商评估指标的维护和查询工作。

①增加供应商评估指标通过单击【新组】按钮或者菜单新增供应商指标的上级组，通过单击【新增】按钮或者菜单新增明细的供应商评估指标。

下表介绍供应商评估明细指标录入内容和方法：②修改供应商评估指标对已保存的供应商评估指标进行修改，可以使用下列方法：选中需要修改的供应商评估指标，然后（1）单击工具栏上的【修改】；（2）选择【编辑】→【修改】；（3）直接使用快捷键Ctrl+M；（4）直接双击该条记录；都可以调出“供应商评估指标修改”界面。

录入完毕，使用【保存】后退出“供应商评估指标”修改界面。

③删除供应商评估指标由于指标废弃或其它原因，需要删除存在的评估指标，可以使用下列方法：选中需要删除的供应商评估指标，然后（1）单击工具栏上的【删除】；（2）选择【编辑】→【删除】；（3）直接使用快捷键Delete，系统会提示“所选资料将被删除且不可恢复，是否继续？”，如果确定，则单击【是】，则该评估指标被删除；否则单击【否】，则删除指令取消，回到原操作界面。

指标删除必须自下而上逐级进行，即需要先删除下级指标才能删除上级指标。

④变更节点对已保存的供应商评估指标变更其所在的上级组节点，可以使用如下方法：选中需要变更节点的供应商评估指标，然后点击【编辑】→【变更节点】调出“明细指标节点位置变更”界面，选择新的节点目录后点击【保存】，则所选中的评估指标所在节点变更成功。

⑤查询供应商评估指标在“供应商评估指标管理”界面上可以对供应商评估指标进行全面查询。

单击工具栏上【刷新】按钮，可刷新界面上记录，以查看即时更新的记录。

2.2 供应商评估指标设置供应商评估指标设置用于定义供应商评估指标的评分标准。

通过【供应链】-【供应商管理】-【绩效管理】-【供应商评估指标设置】来进行供应商评估指标设置的维护和查询工作。

通过供应商评估指标管理维护了明细的供应商评估指标后，供应商评估指标设置的左边树型将自动会显示当前存在的评估指标，可以选择相应的评估指标进行评估指标的设置。

①增加供应商评估指标设置可以通过单击【新增】按钮或者菜单新增供应商评估指标设置信息。

下表介绍供应商评数据项说明必录项得分标准对于定性指标的得分标准的说明。

当类型=定性指标时，该字段放开允许编辑，且必录；否则锁定不允许编辑。

见说明从定量指标得分标准所在范围的起点。

当类型=定量指标时，该字段放开允许编辑。

数值型，允许录入正数或0。

对于百分比数值，需要使用小数录入。

见说明到定量指标得分标准所在范围的终点。

当类型=定量指标时，该字段放开见说明允许编辑。

数值型，允许录入正数或0。

对于百分比数值，需要使用小数录入。

分值满足当前得分标准时的得分。

数值型，精度为2位。

录入范围为：0<=分值<=采购系统选项“供应商评估总分”中设置的供应商评估总分。

是备注供录入备注信息，支持255个字符。

否②修改供应商评估指标设置对已保存的供应商评估指标设置进行修改，可以使用下列方法：选中需要修改的供应商评估指标设置记录，然后（1）单击工具栏上的【修改】；（2）选择【编辑】→【修改】；（3）直接使用快捷键Ctrl+M；（4）直接双击该条记录；都可以调出“供应商评估指标设置修改”界面。

录入完毕，使用【保存】后退出“供应商评估指标设置”修改界面。

修改操作界面与【2.1供应商评估管理】修改操作界面相同故不再截图。

③删除供应商评估指标设置由于指标设置记录废弃或其它原因，需要删除存在的评估指标设置记录，可以使用下列方法：选中需要删除的供应商评估指标设置记录，然后（1）单击工具栏上的【删除】；（2）选择【编辑】→【删除】；（3）直接使用快捷键Delete，系统会提示“所选资料将被删除且不可恢复，是否继续？”，如果确定，则单击【是】，则该评估指标设置记录被删除；否则单击【否】，则删除指令取消，回到原操作界面。

删除操作界面与【2.1供应商评估管理】删除操作界面相同故不再截图。

④查询供应商评估指标设置在“供应商评估指标设置”界面上可以对供应商评估指标设置进行全面查询。

单击工具栏上【刷新】按钮，可刷新界面上记录，以查看即时更新的记录。

查询操作界面与【2.1供应商评估管理】查询操作界面相同故不再截图。

2.3 供应商评估等级设置供应商评估等级设置用于定义供应商等级的划分标准。

通过【供应链】-【供应商管理】-【绩效管理】-【供应商评估等级设置】来进行供应商评估等级设置的维护和查询工作。

进行供应商评估等级设置之前，需要先维护相应的供应商等级辅助资料。

①增加供应商评估等级设置可以通过单击【新增】按钮或者菜单新增供应商评估等级设置信息。

下表介绍供应商评估等级设置的内容和方法：数据项说明必录项代码当前供应商等级设置记录的代码。

是从当前等级得分范围的起点。

允许录入大于等于0，且小于等于采购系统选项“供应商评估总分”中设置的供应商评估总分的数值。

是到当前等级得分范围的终点。

允许录入大于等于0，且小于等于采购系统选项“供应商评估总分”中设置的供应商评估总分的数值。

是等级手工录入或者F7选择供应商等级辅助资料。

是备注供录入备注信息，支持255个字符。

否②修改供应商评估等级设置对已保存的供应商评估等级设置进行修改，可以使用下列方法：选中需要修改的供应商评估等级设置记录，然后（1）单击工具栏上的【修改】；（2）选择【编辑】→【修改】；（3）直接使用快捷键Ctrl+M；（4）直接双击该条记录；都可以调出“供应商评估等级设置修改”界面。

录入完毕，使用【保存】后退出“供应商评估等级设置”修改界面。

③删除供应商评估等级设置由于等级设置记录废弃或其它原因，需要删除存在的供应商评估等级设置记录，可以使用下列方法：选中需要删除的供应商评估等级设置记录，然后（1）单击工具栏上的【删除】；（2）选择【编辑】→【删除】；（3）直接使用快捷键Delete，系统会提示“所选资料将被删除且不可恢复，是否继续？”，如果确定，则单击【是】，则该供应商评估等级设置记录被删除；否则单击【否】，则删除指令取消，回到原操作界面。

删除操作界面与【2.1供应商评估管理】删除操作界面相同故不再截图。

④查询供应商评估等级设置在“供应商评估等级设置”界面上可以对供应商评估等级设置进行全面查询。

单击工具栏上【刷新】按钮，可刷新界面上记录，以查看即时更新的记录。

第3章供应商档案供应商档案从多个维度记录供应商信息，包括供应商基本资料、业务资料、财务资料、联系人资料、质量事故、评估记录、拜访记录等信息，是供应商管理的基础。

在供应商档案中，可以经过资格认证流程将潜在供应商转换为交易供应商，可以实现对供应商的动态管理，包括有效期管理、评估管理、业务审查与业务冻结。

供应商档案的功能在【供应商档案－新增】和【供应商档案－维护】明细功能中都有实现：在业务处理中是对供应商档案进行业务操作；在单据序时簿中，除了能够实现在业务处理里的操作之外，更重要的是对供应商档案进行批量处理和管理功能。

3.1 单据信息及录入方法K/3供应链系统的业务单据都包括单据头和单据体两部分，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据处理人、单据日期等；单据体部分用来描述不同单据的基本信息和单据信息，如每条物料数量、每条物料价格等等。

我们主要来讲述一下单据头信息的录入，因为在系统中目前供应商档案的表体信息中录入方法与K3中其他模块一致，故不再复述。

评估状态锁定，共提供合格、不合格、免评估、临时交易、未评估五个选项，默认为未评估供应商评分表（供应商初评与供应商复评类型）审核时，会反写供应商档案的“评估状态”字段。

评分表评估结果为合格时反写供应商档案的“评估状态”为合格；评分表评估结果为不合格时反写供应商档案的“评估状态”为不合格。

否制单人自动填入制单人用户名否制单日期通用规则控制否最近修改人自动填入修改人用户名否修改日期通用规则控制否交货自动生成收货单据复选框、默认未选中系统参数“启用供应商协同”选中时，此字段可编辑，否则不可编辑。

选中后，供应商在供应商协同平台中提交相关交货单据后，在系统中自动生成相应的收货单据。

否供应商确认订单复选框、默认未选中系统参数“启用供应商协同”选中时，此字段可编辑，否则不可编辑。

选中后，该供应商的采购订单需要供应商在协同平台中确认。

否启用供应商协同复选框，默认未选中系统参数“启用供应商协同”选中时，此字段可编辑，否则不可编辑。

选中表示对该供应商启用供应商协同平台。

否3.1.1录入方法供应商档案的录入主要依靠手工录入。

①手工新增手工录入就是整张单据由手工生成，手工录入信息和录入方法可以参见前面介绍。

录入完毕后，可通过以下方式实现录入信息的保存功能：（1）单击工具条上的【保存】；（2）选择【文件】→【保存】；（3）直接使用快捷键Ctrl+S。

如果录入不完整、或者录入非法信息，系统会随时给予提示，按照提示进行处理即可。

在保存的当前单据上，才能执行修改功能，修改后，即时保存即可。

②负责部门对供应商档案按照“部门”字段进行数据权限控制，以实现采购部可以看到所有供应商信息，研发部只能看到研发部所负责供应商信息。

采购部可以共享研发部所负责供应商档案，可根据研发部的供应商档案信息进行复制后完善供应商档案，且评估、转交易供应商所使用供应商均采用采购部所负责的供应商档案。