电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。
随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。
因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。
一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。
归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。
二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。
三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。
1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。
gbt18894电子文件归档与管理规范
国家标准：电子文件归档与治理规范GB／T 18894—20021 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA／T 18档案著录规则DA／T 22归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3．2归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。
3．3背景信息 context指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。
3．4元数据 metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3．5逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。
3．6物理归档 physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3．7真实性authenticity指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
电子文件归档与电子档案管理规范
国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）依据中国国家标准《标准化工作导则—第1 部分：标准的结构和编写规则》（GB/T 1.1-2009）规则起草。
电子文件归档与电子档案管理规范
中华人民共和国国家标准
01 制定过程
03 内容范围 05 意义价值
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
目录
02 标准目次 04 引用文件 06 社会评述
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）是2017年3月1日实施的一项中华人民共和国国家标准， 归口于中国国家档案局。
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文 件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理 可参照执行。
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《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）与《电子文件归档与管理规范》（GB/T -2002）相 比，主要变化如下：
主要起草单位：国家档案局。 主要起草人：毛海帆、王岚、丁德胜、侯佳、方昀、黄玉明、刘伟晏、蔡学美、马淑桂、张楠。
标准目次
参考资料：
内容范围
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T -2016）规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文 件的收集、整理、归档与电子档案的编目、管理与处置的一般方法。该标准适用于机关、团体、企事业单位和其 他组织在处理公务过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理 可参照执行。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。
然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。
本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。
一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。
电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。
以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。
传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。
2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。
例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。
3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。
对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。
二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。
该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。
以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。
例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。
2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。
例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。
3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。
例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。
三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。
电子文件归档与管理规范
2003 年 12 月 18 日范围规范性引用文件术语和定义总则电子文件的真实性、完整性和有效性保证电子文件的采集与积累电子文件的归档归档电子文件的整理归档电子文件的移交、接收与保管本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的普通方法。
本标准合用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件：的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则下列术语和定义合用于本标准3．1 电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3．2 归档电子文件 archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。
3．3 背景信息 context指描述生成电子文件(3，1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3．4 元数据 metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3．5 逻辑归档 logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1) 的管理权限向档案部门移交的过程。
3．6 物理归档 physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3．7 真实性 authenticity指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
《电子文件归档与电子档案管理规范》笔记
需通过业务系统开展电⼦档案管理活动时，业务系统电⼦档案管理功能应参照GB/T 29194-2012、ISO 16175-2:2011等标准及5.2电⼦档案管理系统基本功能给出的要求执⾏《电⼦⽂件归档与电⼦档案管理规范》笔记规范性引⽤⽂件GB/T 11821-2002 照⽚档案整理规范GB/T 29194-2012 电⼦⽂件管理系统通⽤功能要求DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 22 归档⽂件整理规则DA/T 31 纸质档案数字化技术规范DA/T 47-2009 版式电⼦⽂件⻓期保存格式需求术语和定义电⼦⽂件：国家机构、社会组织或个⼈在履⾏其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电⼦设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电⼦⽂件由内容、结构、背景组成。
电⼦档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电⼦⽂件。
元数据：描述电⼦⽂件和电⼦档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机信息系统，包括：办公⾃动化系统、财务系统等。
电⼦档案管理系统：对电⼦档案进⾏采集、归档、编⽬、管理和处置的计算机信息系统。
采集：对电⼦⽂件、电⼦档案及其元数据进⾏收集和存储的⽅法与过程。
归档：将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电⼦⽂件及其元数据管理权限向档案部⻔提交的过程。
移交：按照国家规定将电⼦档案的保管权交给国家档案馆的过程。
登记：电⼦档案进⼊电⼦档案管理系统时赋予电⼦档案唯⼀标识符的⾏为。
转换：在维护真实性、完整性和可⽤性前提下，将电⼦档案从⼀种载体转换到另⼀种载体或从⼀种格式转换成另⼀种格式的过程。
迁移：在维护真实性、完整性和可⽤性的前提下，将电⼦档案从⼀个系统转移到另⼀个系统的过程。
业务系统向归档接⼝推送电⼦⽂件及其元数据，⽅式包括：webservice归档接⼝中间数据库归档接⼝归档电⼦⽂件及其元数据的规范存储结构电⼦档案管理系统基本功能要求电⼦⽂件归档格式电⼦⽂件以通⽤格式形成、收集并归档。
郑州市电子文件归档与管理规范
第一条为适应郑州市信息化工程建设和电子政务建设的需要，规范全市电子文件归档与管理工作，保障电子文件的安全保管和开辟利用，依据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《郑州市档案管理规定》并结合郑州市实际，特制定本规范。
第二条本规定合用于郑州市各级国家机关，其他单位可结合实际参照执行。
第三条基本术语解释(一)电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
(二)电子档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
(三)背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
(四)元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
(五)真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
(六)完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
(七)有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
(八)逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
(九)物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施。
第五条电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责任到人。
电子文件的形成、承办、运转、整理等工作普通由承办(业务)部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开辟利用等工作，通常由办公室、档案部门负责。
第六条为确保电子文件的真实性、完整性和有效性，从电子文件产生时就应按制度严格要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。
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电子文件归档与电子档案管理规范
随着信息化的发展，电子文件归档对于企业和机构的信
息管理变得越来越重要。
电子档案管理规范是电子文件归档的重要组成部分，对于保障企业信息的完整性、真实性和安全性具有非常重要的意义。
本文将结合实际情况，介绍电子档案管理规范的重要性和相关的注意事项。
一、电子档案管理规范的重要性
1.保障电子文件的安全性
随着企业信息化水平的不断提高，电子文件的数量也在
不断增加。
如果没有良好的电子档案管理规范，电子文件将面临诸如病毒攻击、干扰、损毁等安全问题。
针对这些安全隐患，电子档案管理规范应该包括防病毒、安全备份、权限控制、安全传输等方面的规定。
2.提高信息的准确性和一致性
电子文件管理的一个重要问题是如何确保信息的准确性
和一致性。
例如，同一份文档在不同时间点，可能会出现不同的版本，如果没有良好的电子档案管理规范，这些版本很容易混淆，并且难以进行追溯。
为了保障信息的准确性和一致性，电子档案管理规范应该涉及文档版本控制、文档流程管理、审批流程设计等方面的问题。
3.提高信息的可读性和可用性
电子文件中存储的信息，包括文字、图像、音频等多种
形式。
不同的信息形式，需要不同的工具才能进行读取和使用。
良好的电子档案管理规范，可以确保文件的可读性和可用性。
例如，对于电子文档而言，应该建立标准化的文档格式，使得文档在任何终端上都可以正常打开和阅读。
4.实现便捷的查询和检索
对于大型机构和企业而言，电子文件的数量非常庞大。
为了方便管理和查询，电子档案管理规范应该涉及文档索引设计、关键字标签、全文检索等方面的问题，使得查询和检索变得更加便捷和高效。
二、电子档案管理规范的注意事项
1.建立良好的电子档案管理制度
企业应该建立健全的电子档案管理制度，规范电子文件
的创作、管理、存储和维护流程。
制度应涵盖电子文件的分类、归档、备份、迁移、销毁等方面。
2.制定文档格式标准
企业应该制定统一的文档格式标准，使得不同类型的文
件可以通过相同的标准进行生成和处理。
同时，也要确保文档格式的兼容性，避免因格式不兼容导致的损失。
3.建立文档版本控制机制
文档版本控制机制是文档管理的重要环节。
必须建立文
档版本控制机制，确保文档在不同时间点的版本均可以被审查和追溯。
4.实现数据安全
在电子档案管理中，数据安全问题十分重要。
企业必须
采取适当的安全措施，建立安全授权机制，保证只有合法用户才能对数据进行操作。
5.建立文档保密制度
在电子档案管理中，某些文件可能包含机密信息。
为了
确保信息的安全性，必须建立文档保密制度，对于机密文件进
行安全存储和审批流程控制。
6.建立文档备份机制
为了避免文档的损坏或丢失，必须建立文档备份机制。
定期备份电子文件，确保文件数据可以在出现问题时得以恢复。
7.建立文档统一标识符
为了方便文档的查找和管理，可以为每个电子文档分配
一个唯一的标识符。
在实际应用中，可以采用数字指纹技术或哈希算法来生成文档标识符。
三、结论
电子档案管理规范对于企业信息化管理具有非常重要的
作用。
通过制定良好的管理制度、规范文档格式标准、建立文档备份机制等措施，可以提高电子文件的安全性、完整性和可用性，提高数据的准确性、一致性和可读性，减少企业信息管理中的安全隐患和损失。
因此，企业应该密切关注电子档案管理规范的建设，使之成为企业信息化管理的重要组成部分。