电子文件归档管理
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理组织内部的电子文件与电子档案的归档和管理工作，确保信息的可访问性、安全性和可持续性。
本制度适用于所有与电子文件和电子档案管理相关的部门和人员。
2. 定义2.1 电子文件电子文件是指以电子形式存在的各种文档、图像、音频、视频等信息载体。
2.2 电子档案电子档案是指利用信息技术手段对电子文件进行组织、分类、存储、检索和保管的记录性文件。
3. 电子文件归档3.1 归档流程电子文件归档的流程包括几个环节：1.文件鉴定：对待归档的电子文件进行鉴定，确保其符合归档的要求和标准。
2.文件分类：根据文件的内容和属性，对电子文件进行分类和整理，建立合适的分类目录。
3.文件命名：规范文件的命名方式，使用有意义、简洁明了的文件名。
4.文件存储：将文件存储至指定位置，确保文件的安全性和可访问性。
5.归档记录：对归档的文件进行记录和备案，包括文件的归档日期、归档位置等信息。
3.2 归档要求电子文件归档要求遵循原则：1.安全性：对归档文件进行加密和权限控制，确保文件不被非授权人员访问和修改。
2.可访问性：建立合理的文件目录结构，确保文件可以被快速检索和访问。
3.完整性：归档文件应保留原始的完整性，不得随意删除、修改或更改文件内容。
4.保存期限：根据文件的重要性和法律法规的要求，设定合理的归档保存期限。
4. 电子档案管理4.1 档案组织电子档案管理要求进行档案组织，包括方面：1.档案分类：将电子档案按照业务类型、时间周期等进行分类，建立清晰的档案分类体系。
2.档案编目：对归档的电子档案进行编目，建立档案目录和检索工具，便于查找和使用。
3.档案保管：确保电子档案的安全存储，包括定期备份、灾备措施等。
4.2 档案检索和利用电子档案管理要求方便地进行检索和利用档案，包括工作：1.档案检索：提供多种检索方式，如关键词检索、日期范围检索等，便于用户快速找到需要的档案。
电子文件归档管理制度
电子文件归档管理制度一、背景与目的随着信息化时代的到来，电子文件越来越成为组织中不可或缺的重要资产。
为了更好地管理、维护和利用电子文件，建立电子文件归档管理制度势在必行。
本制度的目的在于明确电子文件归档的管理流程、责任和权限，提高电子文件归档的规范性和效率，确保电子文件的安全性和可持续性。
二、管理原则1.立足法律法规：电子文件归档管理要严格遵守国家有关法律法规，包括《电子签名法》、《档案法》等，确保电子文件的合法性和权威性。
2.保证真实性：电子文件归档应保证文件的真实性和完整性，防止篡改和损坏，存档文件应能够还原原始文件内容。
3.保密安全：根据《保密法》的要求，对涉密电子文件应加强管理，确保电子文件的安全性和机密性。
4.合理规划：电子文件归档管理应建立科学、有效的规划，包括文件归档周期、存储方式、存储设备等，确保归档的规范性和合理性。
5.持续监测：建立各级文化和管理激励机制，逐步完善和提升电子文件归档管理水平，同时加强对电子文件归档活动的监测和评估。
三、电子文件归档管理流程1.文件鉴定：根据文件的属性和特征，确定文件的鉴定标准，包括原始文件、复制件、正式文件、非正式文件等，并对电子文件进行鉴定和归档分类。
3.文件整理：对收集到的电子文件进行整理，包括文档格式的规范化、文件命名规则的制定、文件的去重和冗余处理等，同时建立文件的目录结构和索引。
4.文件归档：根据整理好的电子文件，按照制定的归档规则和方式进行归档。
归档过程中要注意记录文件的存放位置、归档时间等必要信息，并建立档案目录和档案登记簿。
5.文件检索：建立快速、有效的文件检索机制，提供便捷的文件检索功能，确保用户可以及时、准确地找到需要的归档文件。
6.文件转递：当有需要时，进行文件的转递和传递，并进行相应的授权和审批，确保文件的安全性和合法性。
7.文件销毁：对于不再需要保留的电子文件，按照相关规定进行销毁处理。
销毁过程应有专门的销毁程序，并进行相应的记录和备份。
档案管理电子文件归档与管理
档案管理电子文件归档与管理引言在数字化时代，档案管理的方式也随之发生了变化。
电子文件的产生和增长使得传统的纸质档案管理无法满足需求，电子文件归档与管理成为组织管理中的重要一环。
本文将深入探讨电子文件归档与管理的概念、原则、方法和最佳实践。
电子文件归档的概念电子文件归档是将电子文件按照一定规则保存并加以管理的过程。
与传统档案管理相比，电子文件归档更具有灵活性、高效性和便捷性。
电子文件归档的概念包括但不限于以下几个方面：1.电子文件的定义：电子文件是以电子形式存储在计算机或其他数字设备中的信息载体，可以包括文档、表格、图片、音频等多种形式。
2.档案管理的必要性：电子文件归档是为了保证文件的完整性、可访问性、安全性和合规性而进行的管理活动。
3.电子文件归档的目的：通过合理的电子文件归档管理，实现对电子文件的检索、备份、共享和保护，提高工作效率和信息管理水平。
电子文件归档的原则电子文件归档的原则是指在实施电子文件归档管理过程中应遵循的准则和规范。
遵循正确的原则可以确保电子文件管理的顺利进行，并最大程度地发挥其效益。
电子文件归档的原则主要包括以下几个方面：1.法律合规原则：电子文件归档需符合相关法律法规的规定，保证档案管理活动合法合规。
2.完整性原则：电子文件归档需保证文件完整性，防止文件被篡改或丢失。
3.可追溯性原则：电子文件应具有清晰的追溯路径，能够追踪文件的来源、变更记录和使用情况。
4.数据安全原则：电子文件归档应加强数据安全保护，防止文件泄露和损坏。
5.永久保存原则：长期保存有价值的电子文件，确保信息的连续性和历史可追溯性。
电子文件归档的方法电子文件归档的方法是指实现电子文件归档管理的具体操作步骤和技术手段。
选择合适的电子文件归档方法可以提高管理效率，提升信息管理水平。
电子文件归档的方法主要包括以下几个方面：1.文件分类整理：对电子文件进行分类整理，建立合理的文件目录结构和命名规则。
2.文件格式规范：选择适合的文件格式保存电子文件，避免文件格式不兼容导致文件损坏或无法打开。
电子文件归档管理制度
电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神，特制定本管理办法。
一、电子文件的归档内容本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。
二、电子文件的归档时间逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。
三、电子文件的归档要求档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。
电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。
四、电子文件的归档方式将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。
存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。
五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。
1.将电子文件归档管理工作纳入市局（公司）的文书处理程序，纳入到档案人员的岗位职责之中。
2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受市局办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。
3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。
保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%、竖放保管等要求和标准。
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
公司电子文件管理制度归档
一、总则为了加强公司电子文件的管理，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有电子文件的归档、保管、利用和销毁等工作。
三、电子文件定义电子文件是指以电子形式存储、处理、传输的各类文件，包括文字、图像、音频、视频等。
四、电子文件归档1. 归档范围公司各部门产生的具有保存价值的电子文件，包括但不限于：（1）公司规章制度、发展规划、年度计划等政策性文件；（2）项目合同、协议、报告、总结等业务文件；（3）财务报表、审计报告、税务申报等财务文件；（4）会议记录、通知、纪要等行政管理文件；（5）人事档案、培训记录、考核评价等人力资源文件；（6）其他具有保存价值的电子文件。
2. 归档时间电子文件形成后，应在形成之日起30个工作日内完成归档。
3. 归档方式（1）纸质文件扫描归档：将纸质文件扫描成电子文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。
（2）电子文件直接归档：对于已经以电子形式形成的文件，按照文件类别和形成时间进行整理、归档。
五、电子文件保管1. 保管地点电子文件应存储在公司指定的电子文件服务器或备份设备上，确保数据安全。
2. 保管期限电子文件的保管期限按照国家档案法律法规及公司规定执行。
3. 保管要求（1）定期检查电子文件服务器或备份设备，确保设备正常运行；（2）定期备份电子文件，防止数据丢失；（3）确保电子文件的安全性和完整性，防止未经授权的访问、修改和泄露。
六、电子文件利用1. 利用原则（1）合法合规：遵循国家法律法规及公司规定，确保电子文件利用的合法性；（2）保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的电子文件，实行保密管理；（3）方便快捷：为用户提供便捷的电子文件查询、检索和借阅服务。
2. 利用方式（1）内部查阅：公司员工在履行工作职责时，可查阅相关电子文件；（2）外部查询：根据法律法规及公司规定，允许外部单位或个人查阅相关电子文件。
电子档案管理办法
电子档案管理办法为加强电子文件和电子档案的管理，根据《XX市归档电子文件管理规范》的规定，结合实际情况，制定本制度。
一、归档范围凡是反映本机关工作，具有保存价值的电子文件均属归档范围。
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
包括数据类文件和程序类文件。
数据类文件的收集，按国家关于纸质文件归档的有关规定执行。
程序类文件包括相关支持软件，即操作系统、语言处理系统及用户程序等。
二、归档管理要求（1）电子文件的存储载体：一次写光盘。
（2）档案室要履行归档电子文件归口管理的职责，对归档电子文件定期检查，按照归档电子文件保管环境的要求，严格执行管理制度。
（3）档案室应及时对归档电子文件进行登记、建立目录和统计台帐，目录中要注明相应纸质档案的档号，同时将相应的电子文件机读目录、归档说明、电子文件登记表一同归档。
（4）应使用记录层材料耐久、反射层为金色的光盘作为归档电子文件的存储载体。
（5）档案室在接收电子文件之前应进行检验，检验不合格者，应退回形成部门，电子文件移交时应填写移交目录一式两份，双方签字（盖章）。
移交结束后，形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少一年。
（6）归档电子文件应保存一式三套，一套封存保管（A），一套供查阅利用（B）。
第三套异地备份保存（C）。
（7）应采用防磁柜、光盘存储柜和密集架等装具来保管归档电子文件。
三、利用与鉴定（1）归档电子文件的利用应遵守保密规定，采取稳妥的安全保密措施。
（2）参照国家有关纸质档案保管期限和密级的有关规定对归档电子文件进行鉴定，形成记录材料和鉴定报告，永久保存。
（3）在销毁过程中应对存储过机密信息的载体进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。
本办法由XX市市场监督管理局办公室负责解释。
本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
(一)电子文件的含义
文件的定义： 文件的定义：
指国家机关、社会团体、 企事业单位或个人在社会活动中 为处理事务、交流信息而使用的 各种文字、图表、声像等记录材 料。
电子文件（ Electronic Records）指在数
字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字 设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的 文件。 这一定义按照电子文件形成、管理、利用 的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字 设备（如计算机、扫描机、数码相机），并 有相关环境（硬件环境和软件环境）支持； 以数码形式存储在外存储器上；读写、操作、 传递需设备。
2.按作用类型分 2.按作用类型分： 按作用类型分 • ——草稿类电子文件，以纸质文件为主， 一旦纸质文件发布后，通过打印起草的电子 文件还具有查找作用，现在多数不保存； • ——辅助类电子文件，为提高办文效率， 先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文 件具有参考价值。现在是当收到纸质文件后 对电子文件随意修改、删除； • ——正式电子文件，有的单位实行无纸办 公，通过网络只发电子文件，不发纸文件或 将电子文件打印到纸张上作辅助类文件。
• 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体 上，向档案部门移交的过程。
(五）电子文件的相关概念
• 电子文件真实性 、完整性 、有效性 • 真实性
• 指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后， 确认其与形成时的原始状况一致。
• 完整性
• 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无 缺损。
• 有效性
• 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括 信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好 性和兼容性等。
完整性，真实性，有效性的保 证 电子印章，
电子签名 文件是完整 的，真实的 吗？
文件利用者
骇客
二、办公自动化环境下 电子文件归档管理
• （一）电子文件管理的现状 • （二）电子文件归档与电子档案管理 电子文件按计算机文件格式分 1.按计算机文件格式分： 按计算机文件格式分 • （1）文本文件 文本文件（Text，代码为T） 文本文件 见文件实例 • （2）图形文件 Graphic 2 图形文件 图形文件（Graphic，代码为G)用 G) 计算机辅助设计或绘图软件获得的静态图 像文件。（如工程图纸） • （3）图像文件 图像文件（Image，代码为I)用扫 图像文件 描仪、数码相机等外部设备获得的静态图 像文件 。（数码照片）
(五）电子文件的相关概念
• 背景信息
• 指描述生成电子文件的职能活动、电子文件 的作用、办理过程、结果、上下文关系以及 对其产生影响的历史环境等信息。
• 元数据
• 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件 的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件 处理软件、字处理和图形工具软件、字符集 等数据。
电子文件的背景信息和元数据
(三)电子文件的产生 )
• 1.办公领域中电子文件的产生 • 2.生产领域中电子文件的产生 • 3.电子商务中电子文件的产生
1.办公领域中电子文件的产生
• （1）办公自动化系统
• 事务型、管理型、辅助决策型
• （2）网络环境下的电子政府
• 政府信息服务系统、国家公安与执法网络、 政府的电子邮件系统、用电子方式提供政府 福利
2.生产领域中电子文件的产生
• 计算机辅助设计与制造（CAD/CAM）
3.电子商务中电子文件的产生
• 电子商务中的网络交易合同 • 电子商务中的电子支付
（四）电子文件的特性
• • • • • • 1.电子文件信息的非直读性。 1.电子文件信息的非直读性。 电子文件信息的非直读性 2.多种信息媒体的集成互动性 2.多种信息媒体的集成互动性 3.逻辑上的自由组合性 3.逻辑上的自由组合性 4.信息存储的高密度性 4.信息存储的高密度性 5.物理空间的自由移动性 5.物理空间的自由移动性 6.信息共享性及不安全性 6.信息共享性及不安全性
（一）电子文件管理的现状
• 1.草稿性电子文件被忽视 1.草稿性电子文件被忽视 • 2.辅助性电子文件处于混乱状态 2.辅助性电子文件处于混乱状态 • 3.正式电子文件归档程序不够完善 3.正式电子文件归档程序不够完善 • 4.电子文件存贮载体不安全 4.电子文件存贮载体不安全
（4）视频（影像）文件（Video，代码为V)用数 视频（影像）文件（Video，代码为V)用数 码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （5）音频（声音）文件（Audio，代码为A)用音 音频（声音）文件（Audio，代码为A)用音 频设备获得并经计算机处理的文件。 （6）数据（库）文件（Database，代码为D)采用 数据（ 文件（Database，代码为D)采用 数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关 辅助文件。 （7）程序文件，亦称计算机文件(Program,代码 程序文件，亦称计算机文件(Program,代码 为P） （8）多媒体文件（Multimedia,代码为M)用计算 多媒体文件（Multimedia,代码为M)用计算 机多媒体技术制作的文件。
电子文件归档与管理
海南师范大学信息学院周瑞琼
2010-6-29
电子文件归档与管理
• 一、电子文件的概述 • 二、办公自动化环境下电子文件归档管 理 • 三、琼兰档案管理系统文件管理模块简 介 • 四、电子文件行业标准介绍 • 五、数码照片归档管理简介 数码照片归档管理简介
一、电子文件的概述
• • • • • (一)电子文件的含义 电子文件的含义 (二)电子文件的种类 (三)电子文件的产生 ) (四)电子文件特性 (五) 电子文件的相关概念
背景信息 这份文件是谁起草， 哪些人参加办理过 程，做过什么样的 修改，在什么时 间？… 元数据 计算机文件的格 式，大小，用什 么编辑、查看软 件？…
附件
(五）电子文件的相关概念
• 逻辑归档
• 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式 和位置而实现的将电子文件的管理权限向档 案部门移交的过程。
• 物理归档