高校院系教学档案的收录与管理

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办公室业务2012・4

档案学研究

办公室业务・office opertions

文／张莉雅

浅谈高校院系教学档案的收录与管理

【摘要】本文针对高校院系教学档案管理存在的一系列问题，提出院系教学档案收储包括学生文档、教师文档、教学文档、科研文档、综合文档五大内容。对如何做好院系教学档案管理，提出自己的见解。

【关键词】高校院系；教学档案；管理

高校院系是学校基层教学、科研单位，院系在组织教学和培养人才过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像载体材料，是高校档案的重要组成部分，院系档案既要负责向学校提供有价值档案资料，同时也要建立自己的管理系统。近年来，随着高校招生规模不断扩大和教学改革不断深入，院系档案的种类和数量大幅增加，档案的收录和管理存在很多问题，急待统一规范并认真解决。

一、目前院系教学档案管理存在的问题

（一）对档案管理重视程度不够。院

系作为基层教学单位，工作重点在日常教学上，对教学档案材料的收录、分类、归档则容易忽视，学校和教育行政管理部门也缺乏统一的规范和要求，致使一些有价值教学、资料缺失。

（二）档案管理制度不健全。院系教学档案管理无章可循，无规可蹈，各院系教学档案管理随意性很大，导致教学档案材料不完整，大大降低了教学档案的质量和价值。（三）缺乏专职、稳定的档案管理人员。由于人员编制等原因，不少高校院系没有配备专职教学档案管理人员，档案的收录和管理由教务管理人员兼管，而且人员更换频繁。由于身兼多职，加上没有规范和标准，往往造成教学档案收录和管理的残缺和混乱。（四）档案管理技术和设备相对落后。随着科学技术的发展，信息网络技术已广泛运用到档案管理工作中，传统的档

案管理已不适应当代档案管理工作。目

前，大多数（特别是贵州）高校院系教学档案管理比较落后，缺少软硬件基础设施，如网络设备、通信设备、扫描仪等，兼职的管理人员缺乏业务培训，档案管理素质较低，难以适应教学档案信息化及其数字化、标准化、网络化管理。

二、院系教学档案收储的内容和标准

院系教学档案是全院师生在教育教

学管理工作中的智慧结晶，是教育教学工作中珍贵的历史资料和知识财富。教学档案的收储对院系的教学、科研和管理工作有重要的作用。要做好教学档案收录和管理关键是要明确院系教学档案收录储存的标准和内容。根据贵州省高校的实际情况，院系教学档案收录可按五类分别收录储存：

（一）学生文档：包括学生考试、补考和重修成绩，考场记录、学生各门课程试卷、毕业生毕业论文及答辩、毕业实习计划和总结、学位和奖惩档案材料。

（二）教师文档：包括教师的教学成果、教学课件、教研室工作计划、教师晋升职称、进修、出国留学、参加学术交流的相关材料和文件。

（三）教学文档：包括各专业的培养方案、课堂教学管理、课表、课程教学大纲、学生对教师教学的评价和建议、教师听课记录、教学进度表、老师调课停课报批手续、教学改革的有关材料。（四）科研文档：主要有教师论文，校、省、国家各级各类课题立项和结项的证书或材料，出版的专著、编著的教材以及获奖情况的资料，学校和上级有关部门关于科研管理的有关文件、条例等等。

（五）综合文档：包括教育主管部门、学校下发的与教学有关的文件、规定、条例和办法等，学院的学科专业规划、实验室建设规划、师资培训规划，学院在教学

活动中向上级报告及批件，学院对外交

流的相关材料。按照上述五类，精心收录、整理、储存各种教学档案资料，争取进一步使这些档案材料数字化、网络化，实现教学档案信息化管理。

三、对进一步做好院系教学档案管理工作的思考

高校教学档案是对教师教学工作和学生学习过程的真实记录，教学档案长期保存可供师生和管理部门随时查阅、求证。因此，档案管理人员要树立档案安全防范意识，严格规范个人行为，同时防止他人涂改、伪造档案、盗窃档案。档案管理者要加强学习，提高政治思想素质和业务水平。兼职的教学档案管理者，一般都缺乏档案管理的专业知识和技能，更应尽快学习、掌握，提高管理操作能力。教学档案管理人员还应定期学习现代化管理手段，以提高档案管理的效率和水平。学生千人以上的学院可以考虑设专职的档案管理员，使院系的教学档案管理规范化、标准化。

高校院系教学档案的收录、编排、存储及查阅急待研究制定统一的标准和范式，开发高校院系教学档案管理的软件，并逐步以数字化、信息化管理取代传统的以纸质档案实体为对象的手工操作和经验管理模式，同时要采用网络安全技术，防止电子档案数据被修改、删除、窃取，确保信息资源的安全。

参考文献：

①张莉雅.高等学校教学档案信息化管理.贵州民族学院学报2011年第5期.

②谢玉华.加强高校院系档案管理工作的思考.湘潭师范学院学报2008年.

③吴亚男.新时期对高校教学档案管理创新的几点思考.山东档案2006年.

（作者单位：贵州民族大学商学院）