秘书的沟通与协调能力之重要性
浅谈办公室秘书如何做好协调工作
浅谈办公室秘书如何做好协调工作办公室秘书是一项需要高度协调能力的职务，他们不仅要与各个部门保持良好的沟通，还要协助上级完成各项工作任务。
在这篇文章中，我将探讨如何成为一名合格的办公室秘书，做好协调工作。
一、提高沟通技巧作为办公室秘书，良好的沟通技巧是必不可少的。
首先，要善于倾听和理解上级的需求和指示。
秘书要能够准确地把握上级的意图，并将其转化为具体的行动计划。
其次，秘书要与各个部门保持密切的联系，及时了解工作进展和需求，以便提供及时的支持和协助。
最后，秘书应该能够清晰地向他人表达自己的意见和建议，在沟通中展现出自己的专业素质和个人魅力。
二、灵活应变能力办公室秘书的工作常常面临突发情况和紧急任务，因此具备灵活应变能力是非常重要的。
在处理各种工作任务时，秘书应该能够合理地安排时间和资源，把握优先级，并且在保证工作质量的前提下，高效地完成任务。
当出现问题或困难时，秘书应该能够冷静地思考和解决，寻找最佳的解决方案。
灵活应变能力的提高可以通过经验积累、学习和不断的实践来获得。
三、建立良好的人际关系作为办公室秘书，与他人建立良好的人际关系是非常重要的。
首先，要与领导保持良好的合作关系，积极配合上级的工作，并提供必要的支持和协助。
其次，在与同事和其他部门的人员打交道时，要友好和谦虚，保持良好的沟通和合作，并且能够处理好各种人际关系的问题。
此外，与外部合作伙伴建立良好的关系也是非常重要的，这有助于秘书为公司争取更多的资源和支持。
四、提高自身综合素质办公室秘书需要具备一定的综合素质，包括专业知识、组织能力和解决问题的能力。
首先，要不断学习和提升专业知识，掌握相关的法律法规和业务知识，以便能够更好地辅助上级完成各项工作任务。
其次，要具备良好的组织能力，能够有效地安排和管理时间、文件和资料。
最后，要具备解决问题的能力，能够在工作中迅速判断问题的本质，并采取相应的解决方法。
五、保持职业道德和职业操守作为办公室秘书，保持职业道德和职业操守是非常关键的。
办公室秘书工作总结沟通协调与团队合作
办公室秘书工作总结沟通协调与团队合作办公室秘书工作总结-沟通协调与团队合作2023年的办公室秘书工作注定充满挑战和机遇。
作为办公室秘书，我在过去一年中积极参与并贡献了我的力量，不仅提高了自己的沟通协调能力，也积极地参与到团队合作中，为公司的发展做出了贡献。
一、沟通能力的提升作为办公室秘书，与公司内外的工作人员进行有效的沟通是非常重要的。
在过去的一年中，我主动出击，积极参与了各种沟通活动，并努力提高我的沟通技巧。
我学会了倾听和理解他人的需求，通过有效的沟通帮助公司与外部合作伙伴建立良好的合作关系；我也学会了适时地给予他人反馈和建议，提高与同事之间的沟通效果。
与此同时，我也注重提高书面沟通能力。
我积极学习并运用先进的办公软件，提高了文字处理和撰写能力。
同时，我不断改善自己的表达能力，使得我的邮件、会议纪要等文字沟通更加准确清晰。
二、协调能力的发展作为办公室秘书，协调各项工作是非常重要的。
在过去一年中，我深刻认识到协调能力对于办公室的高效运作和团队合作的重要性。
我学会了对各项工作进行全面规划，并合理地安排时间和资源，以最大程度地提高工作效率。
在团队合作中，我也积极发挥自己的作用。
我主动参与并组织团队会议，协调各部门之间的沟通，使得团队的目标能够更好地实现。
同时，我注重团队精神的培养，鼓励成员之间的合作和互助，提高整个团队的工作效率。
三、团队合作的重要性在2023年的工作中，我深刻认识到团队合作对于公司的发展至关重要。
作为办公室秘书，我积极参与团队合作，发挥自己的作用。
在过去一年中，我意识到团队合作是一项需要不断提升的技能。
我主动学习和了解团队合作的理论和技巧，并在实际工作中加以运用。
我积极参与团队讨论和决策，通过集思广益的方式，为公司的发展献计献策。
我也注重团队的凝聚力的培养。
我与团队成员保持良好的沟通，关心他们的需求和困难，为他们提供帮助和支持。
我也主动与团队成员分享工作心得和经验，促进团队成员之间的学习和成长。
提升秘书工作技能：有效沟通与协调
提升秘书工作技能：有效沟通与协调提升秘书工作技能：有效沟通与协调引言：在信息快速传递和商业竞争激烈的时代背景下，秘书作为企业与外界沟通的纽带和协调者，其工作技能的提升显得尤为重要。
本文将从2023年的角度出发，探讨秘书工作中的有效沟通与协调技巧。
无论是面对人与人之间的沟通，还是协助领导调动内外资源，秘书的工作技能的提升都将为企业创造更多价值。
一、人际沟通技能的提升1. 提升语言表达能力：秘书在与领导、员工和外部合作伙伴沟通时，清晰流畅的语言表达能力是必备的主要能力之一。
2023年，更高级的语言知识和更广泛的词汇将成为秘书必不可少的素质。
在工作中，秘书可以通过参加口才培训、阅读各类经典文学和专业书籍来提升自身的语言表达能力。
2. 加强非语言交流：在沟通中，非语言交流往往比语言交流更加重要。
秘书需要学会通过肢体语言、面部表情和眼神交流等方式使沟通更加生动和准确。
在2023年，这些非语言交流技巧将进一步发扬光大。
为此，秘书可以通过参加专业培训、练习身体语言技巧等方式提升自身的非语言交流能力。
3. 掌握跨文化沟通技巧：随着全球化进程的不断加速，秘书需要具备跨文化沟通的能力。
在2023年，随着国际合作的增加，秘书应了解不同国家和地区的文化背景，尊重并合理运用文化差异，以确保跨文化沟通的顺利进行。
二、协调能力的提升1. 灵活应对多任务处理：秘书的工作往往需要同时处理多个任务，因此提升多任务处理能力成为必修课。
在2023年，秘书可以通过学会时间管理、优化工作流程等方式，提高自身的任务处理效率和能力。
此外，秘书可以充分利用科技手段，如使用办公软件来记录、跟踪和分配任务，提高工作的组织性和协同性。
2. 进一步掌握项目管理技巧：秘书在企业中承担着协助领导进行项目管理的重要职责。
因此，了解和掌握现代项目管理方法对秘书来说尤为重要。
在2023年，秘书可以通过参加项目管理培训、学习项目管理理论和实践案例等方式，提升自身的项目管理技巧，以更好地支持领导的工作。
发挥协调和沟通技能：董事会秘书的关键成功因素
发挥协调和沟通技能：董事会秘书的关键成功因素发挥协调和沟通技能：董事会秘书的关键成功因素2023年，随着全球经济不断发展，企业的经营管理也愈发复杂多变。
在现代企业中，董事会起着至关重要的作用，而董事会秘书则是保证董事会运行顺畅的重要角色。
董事会秘书需要具备卓越的协调和沟通能力，才能确保董事会成员之间的交流与合作，进而推动企业的顺利发展。
本文将分析发挥协调和沟通技能的重要性，并探讨董事会秘书的关键成功因素。
一、协调和沟通能力对企业的重要性1.促进信息共享在信息爆炸的时代，企业所涉及到的信息数据量巨大、复杂，而且形式多样。
因此，董事会秘书需要协调董事会成员，避免信息传递上的混乱和冲突，并且需要做好收集处理和传递信息的工作，从而促进各方之间的共享，提高企业的管理效率与质量。
2.协调利益关系企业的利益不可避免地会涉及到董事会成员和股东，甚至涉及到更广泛的社会公众。
在这种情况下，董事会秘书需要认识到各结构角色的利益关系和利益要求，制定协调机制，以保证各方面的利益得到平衡和保护。
3.提高沟通效率随着企业规模的不断扩大，董事会成员之间的沟通难度也不断增加。
因此，董事会秘书需要协助董事会成员，缩小交流距离，提高信息传递的效率，从而协助董事会成员决策，并保证企业战略的有效实施。
二、董事会秘书的关键成功因素1.良好的人际沟通能力作为董事会成员之间的纽带，董事会秘书要求具备优秀的人际沟通能力。
只有透过前后左右的沟通了解董事会成员的各个角度和利益，才能够提高沟通效率，促进董事会的协调和合作，为企业决策者提供必要的参考和见解。
2.强调战略意识董事会是企业发展的决策与监督者，是企业管理的最高层次。
因此，成功的董事会秘书必须要有战略意识，对企业的内外部环境有一个全局的把握，从长远的利益角度来为企业决策者提供支持和建议。
3.注重学习和思考能力作为董事会的成员，董事会秘书需要不断学习，关注相关的政策、规划和趋势，从而协助董事会成员做出更科学的决策，提高组织的实际效益。
《秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法导学案》
《秘书沟通协调的原则、要求和方式、方法》导学案导学目标：1. 了解秘书在沟通协调中的重要性和作用；2. 掌握秘书沟通协调的基本原则和要求；3. 进修秘书沟通协调的方式和方法。
导学内容：一、秘书在组织中的作用和重要性1. 秘书是组织中的重要角色，承担着协调、沟通、安排和管理等多项工作；2. 秘书的工作直接影响到整个组织的运转和效率；3. 秘书需要具备优秀的沟通协调能力，以更好地履行职责。
二、秘书沟通协调的原则和要求1. 诚信原则：秘书应该竭诚、坦诚地与各方沟通，不做虚假承诺或谎言；2. 敬业原则：秘书应该尽职尽责，认真对待每一项工作，保持高度的工作热情；3. 隐秘原则：秘书要严保密密，不泄露组织内部的重要信息；4. 主动沟通原则：秘书应该主动与各方沟通，及时传达信息，解决问题；5. 专业原则：秘书应该具备专业知识和技能，做到专业化的沟通协调。
三、秘书沟通协调的方式和方法1. 面对面沟通：通过面对面交流，可以更直接、更有效地传递信息，避免误解；2. 书面沟通：书面沟通可以记录信息，方便查阅和追踪工作进展；3. 电话沟通：电话沟通可以快速联系对方，解决紧急问题；4. 电子邮件沟通：电子邮件是一种高效的沟通方式，可以随时随地发送信息；5. 会议沟通：通过召开会议，可以集中讨论问题，增进团队合作和决策。
导学活动：1. 分组讨论：请学生分组讨论秘书在组织中的作用和重要性，并汇报讨论结果；2. 角色扮演：请学生分角色扮演秘书与领导、同事之间的沟通情景，体会沟通的重要性；3. 案例分析：给学生提供一些秘书沟通协调的案例，让学生分析问题并提出解决方案；4. 实践演练：组织学生实践演练面对面、书面、电话、电子邮件和会议等多种沟通方式，提升沟通技能。
导学评判：1. 学生能够准确描述秘书在组织中的作用和重要性；2. 学生能够理解秘书沟通协调的原则和要求；3. 学生能够灵活运用多种沟通方式和方法，提升沟通协调能力。
通过本次导学，学生将更深入地了解秘书在组织中的作用和重要性，掌握秘书沟通协调的基本原则和要求，提升沟通协调能力，为未来的工作和进修打下良好的基础。
秘书学中的团队合作与协调能力
秘书学中的团队合作与协调能力秘书作为一个组织或企业中不可或缺的角色，其团队合作与协调能力显得尤为重要。
在秘书学中，团队合作可以被定义为不同成员之间相互合作、互相支持以达成共同目标的过程。
而协调能力则指秘书通过沟通、组织和调度等方式，使各方之间的工作协调一致。
本文将探讨秘书学中团队合作与协调能力的重要性以及如何提升这两方面的能力。
一、团队合作的重要性无论是大型企业还是小型机构，团队合作都是保证工作高效完成的关键。
在秘书学中，团队合作的重要性体现在以下几个方面：1. 提高工作效率：通过团队合作，秘书能够与其他成员共同分担工作任务，并通过分工合作的方式，将工作按照各自的专长进行安排，从而提高整体工作效率。
2. 提升工作质量：通过团队合作，各个成员可以互相学习和借鉴，共同解决问题，共同提升工作的质量。
同时，团队成员之间的协作也能够避免因为个人能力的限制而导致的工作不足。
3. 增强员工凝聚力：秘书作为一个团队的核心成员，通过团队合作可以有效凝聚员工的感情，增强团队凝聚力。
这不仅有益于工作的顺利进行，也有助于提高员工的工作积极性和归属感。
二、团队协调的重要性除了团队合作，秘书还需要具备协调能力，以保证工作的顺利进行。
团队协调在秘书学中具有以下重要性：1. 沟通与协调：秘书作为团队中的沟通桥梁，需要与不同部门、不同成员之间进行全面而及时的沟通。
通过有效的协调，可以避免信息流失和误解产生，确保各方在工作中保持一致。
2. 资源调配：秘书需要合理调配团队成员与资源，使其能够最大限度地发挥作用。
这需要秘书具备良好的资源规划与分配能力，以确保团队资源的有效利用。
3. 解决冲突：在团队协作中，由于各种原因，可能会出现分歧和冲突。
秘书需要具备解决冲突的能力，及时化解矛盾，保持团队的和谐稳定。
三、提升团队合作与协调能力的方法为了提高秘书在团队合作与协调方面的能力，可以从以下几个方面进行培养和提升：1. 加强沟通能力：沟通是团队协作的基础，秘书应注重培养良好的沟通能力，包括口头和书面沟通。
秘书的沟通协调工作介绍
秘书的沟通协调工作介绍秘书是一个组织中非常重要的角色，需要具备出色的沟通和协调能力。
本文将从秘书的职责、沟通技巧和协调工作中的重要性等方面介绍秘书的沟通协调工作。
一、秘书的职责秘书是组织中的重要角色，负责协助上级管理层进行日常工作，包括安排会议、处理文件、协调与管理团队成员的沟通等等。
在这个过程中，秘书需要与各个部门、团队成员以及外部联系人进行频繁的沟通。
二、沟通技巧1.有效听取：秘书需要善于倾听和理解他人的需求和问题，了解上级的意图和指示。
通过有效听取，秘书可以更好地理解他人的意图，并提供相应的帮助和支持。
2.清晰表达：秘书需要用清晰、准确的语言表达自己的意见和需求，确保信息的传递不会产生歧义。
同时，秘书还要学会使用简洁明了的语言，使沟通更加高效。
3.灵活应变：秘书需要根据不同的沟通对象和情境，灵活调整自己的沟通方式。
有时候需要耐心细致地解释和交流，有时候需要迅速明了地表达，以适应不同的沟通需求。
4.善于借助工具：现代科技为我们提供了很多方便快捷的沟通工具，秘书可以善于利用这些工具进行沟通，比如电话、电子邮件、社交媒体等。
三、协调工作的重要性协调是秘书工作中非常重要的一部分，主要体现在以下几个方面。
1.内部协调秘书需要协调各个部门、团队之间的合作，确保工作的顺利进行。
他需要了解各个部门的工作内容和进展情况，及时沟通协调，解决问题和冲突，保持团队的合作和和谐。
2.外部协调秘书还需要与外部合作伙伴、供应商等进行协调，以确保组织与外部的合作关系良好。
秘书需要与外部人员进行沟通和协商，了解他们的需求和要求，并将其传达给相应的部门和团队。
3.会议协调秘书需要协助上级安排会议，并确保会议的顺利进行。
他需要与与会人员进行有效的沟通，向他们发送邀请函，并核实他们的出席与否。
同时，秘书还需要为会议准备文件、材料，并记录会议的要点和决议。
4.资源协调秘书需要协助上级管理层进行资源的调配和协调。
他需要了解组织中的资源分配情况，包括人力、财务、物资等方面，以便为上级提供相关的信息和建议。
公司办公室秘书工作中的重要技能和能力要求
公司办公室秘书工作中的重要技能和能力要求。
一、沟通和协调能力在公司办公室秘书的职位上，良好的沟通和协调能力是非常重要的。
秘书需要与各个部门的员工和外部人士进行沟通，例如和高层管理人员交流、接待来访者、与供应商协商等。
2023年的公司办公室秘书在沟通方面需要具备良好的口头和书面表达能力，并能够流利运用多国语言，以满足全球化商业的需求。
二、组织和协调能力除了沟通能力外，公司办公室秘书还需要具备出色的组织和协调能力。
他们要能够安排和管理复杂的日程安排，包括会议、会议室预订、商务旅行、接待客户和安排高层领导人的日常工作。
同时，秘书还需要能够处理多个任务和项目，以确保一切井然有序。
到了2023年，技术将在办公室秘书工作中发挥越来越重要的作用。
公司办公室秘书需要熟练掌握办公软件和各种工具，例如Microsoft Office套件、电子邮箱和网络会议工具等。
此外，了解和应用新兴技术，如和大数据分析，也会成为公司办公室秘书的必备能力。
这些技能将使秘书能够更高效地完成日常工作，并为公司的决策提供有力支持。
四、应变和问题解决能力作为公司办公室秘书，面临各种突发事件和问题是常有的事情。
因此，良好的应变和问题解决能力是2023年公司办公室秘书的另一个关键要求。
他们需要能够迅速做出决策和处理困难情况，同时保持冷静和专业。
通过运用自己的判断力和批判性思维来解决问题，他们能够使公司运营顺利进行。
五、保密和机密信息管理作为公司办公室秘书，处理机密信息和保护公司隐私是其职责之一。
秘书必须遵守相关法规和道德准则，妥善管理和保护公司的机密信息，确保其不被泄露给未经授权的人员。
在2023年，信息安全和数据隐私将面临越来越多的威胁，因此公司办公室秘书需要具备相关知识和技能，以保护公司的利益。
2023年公司办公室秘书的工作要求将更加注重沟通和协调能力、组织和协调能力、技术和信息管理能力以及应变和问题解决能力。
这些技能和能力的提高将使公司办公室秘书能够更好地履行其职责，为公司的运营和发展做出贡献。
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秘书的沟通与协调能力之重要性
长期以来,人们对高校教学秘书的工作缺乏正确的认识和评价,认为他们只是从事简单的日常性工作,只需要具备基本的文字处理能力和电脑常识即可。
事实上,随着高校教学改革进程的不断深入,教学秘书作为高校里面一个特殊的角色,处于教学管理工作环节的枢纽位置,其工作质量直接影响着高校管理水平及教学质量。
教学秘书除了需要具备多样化的知识结构等硬性条件之外,还必须有较强的口头和文字表达能力、信息处理能力,最重要的是具备良好的沟通协调能力,这是由教学秘书特定的角色定位和职能特点决定的。
沟通与协调的能力,不仅是教学秘书的职业需要,更是一种生存方式,会直接影其工作效率和效果,影响学校的教学运行,因此,沟通与协调对高校教学秘书而言意义重大。
本文拟结合实际工作,从教学秘书的角色定位和职能特点出发,分析沟通与协调能力对于教学秘书在工作中的重要性,进而对提高教学秘书工作效率提出几点建议。
一、教学秘书在高校教学管理过程中的角色定位
教育部《高等学校教学管理要点》(教高司33号)指出:“系(院)可设教学秘书和教务员,在教学系主任(院长)领导下,处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信
息的经常性调查了解工作。
”这在理论上对教学秘书的
行政关系、岗位职责范围和工作定位做出了明确界定。
在实践中由于每个学校的情况不尽相同,教务管理工作的复杂性决定了教学秘书角色的多样性。
不过从个性的教
学秘书角色可以归纳出其共性的定位,一般为以下几种: (一)服务者角色
教学秘书工作的宗旨是服务,为学校的管理服务,为
老师的教学服务,为学生的学习服务,这是教学秘书一切
工作的出发点和归宿。
作为教学秘书,必须要树立服务意识,因为管理和沟通的最终归属就是服务,只有真正树立
服务意识才能使工作有的放矢,才能真正体现教学秘书这一职业的特殊魅力和重要性。
(二)协调者角色
教学秘书穿梭于教务处、系部、教师和学生之间,是教学工作中最为具体、最为活跃的协调层次。
教学管理
工作涉及大量的协调工作,诸如排课、排监考员、调停课等等,都需要教学秘书发挥好协调者的积极作用,化解各
种矛盾,确保工作平稳有序地开展。
(三)信息传递者角色
教学秘书是教务处、院系、教师和学生之间信息传
递与反馈的桥梁,是各种教学信息上传下达的枢纽。
教学秘书一方面将教务处有关教学和管理的文件、通知或规
章制度及时准确地传达给教师和学生,另一方面把来自师生的信息上报教学管理部门,以便教学管理部门采取相应的改进措施。
二、教学秘书在教学管理中的职能特点
(一)服务性强
教学秘书,也可以叫做教务员,顾名思义,其工作包括“教”和“务”两部分,其中,“务”是教学秘书的工作重心。
教学秘书所承担的每一项具体工作,都是以服务为性质的,作为学校的窗口人员,沟通的能力是必不可少的,只有善于跟各种人员交流和沟通,才能更好地为学校、为师生服务。
(二)涉及面广
教学秘书处在教学管理的最基层位置,很多教学活动都需要由教学秘书进行组织和安排,因此与专职教师相比,教学秘书所要接触的人员更多,涉及范围更广。
对上要面对教务处和院系领导,对下要为广大师生服务,横向还要与其他职能部门以及各系进行协调,这就要求教学秘书必须具备良好的沟通与协调能力。
(三)时效性强
教学秘书的工作繁杂,其中很多工作都有较强的时效性,因此教学秘书必须迅速、准确地处理这些事务。
本文作者所在的学校属于异地办学,有时候教务处出一个紧急
通知,这就要求教学秘书第一时间转发给相关人员,并保证他们收到通知。
教学秘书必须掌握各种沟通方法和技巧,及时地传递信息,以便高效完成任务。
三、如何提高教学秘书的沟通与协调能力
通过以上对教学秘书角色定位和职能特点的分析,可以看出沟通与协调能力对于教学秘书在工作中具有重要作用。
沟通与协调不是一种本能,而是一种能力,它不是人天生就具备的,而是在工作实践中培养和训练出来的。
教学秘书可以从以下几个方面着手培养和提高自身这方面的能力:
(一)三“心”两“意”
首先,是自尊“心”。
平等与尊重是沟通的前提。
教学秘书很容易陷入两个误区,一是身为非教学人员,职称学历层次相对来说不高,因此在专职教师会产生自卑心理;二是在学生面前以教师的身份出现,是管理者,因而觉得高人一等。
这两种认识都易造成人与人之间的不平等,因而也就难以进行有效的沟通。
事实上,在工作中,教学秘书和教师、学生都是平等的,所以教学秘书应做到自尊自爱,维护自己的人格也尊重他人的人格,才能达到有效沟通。
其次,是热“心”。
教学
秘书是系部的窗口人员,要面对来自各个层面的人,因此,在日常工作中,教学秘书在同其他人员进行交流沟
通时,一定要有热心的态度,真诚对人,乐于助人。
第三,耐“心”。
教学秘书每天要面对大量的文件、通知、电话、资料和形形色色的人,同一个问题可能要重复地跟不同的人解释,这种工作很容易让人丧失耐心,影响人际关系,不利于沟通。
因此,教学秘书在接待处理问题时,必须耐心细致,不推诿拖沓,对于师生的询问要确保事事落实,件件有回音。
第四,服务“意”识。
服务意识是教务管理中的灵魂,教学秘书大多数情况下是在默默工作,极少有“出头”、“露面”的机会,而对于千头万绪的工作,教学秘书必须树立一种服务意识,有吃苦耐劳,勇于奉献的精神,以一种甘当配角的态度来为学校服务。
最后,管理“意”识。
教学秘书是高校教学活动的基层管理者,担负着诸多管理者的角色。
教学秘书的教学管理包括学生的学籍和成绩管理、教学计划执行管理、课程考核管理、教学质量监控管理等,教学秘书应学习和运用教学管理的基本理念,指导和实施教学管理;应以一个管理者的能力素质要求自己,不断提高自身的管理能力和水平,以便更好地发挥沟通协调的能力。
(二)对教学信息的收集和反馈
教学信息是领导对教学工作指导、决策的重要依据,信息的及时、客观、全面直接关系到教学运行管理的工作效率。
对于同样的信息源,教学秘书收集、整理、反馈
信息能力的强弱,直接影响所获得的信息数量、质量及利用效果。
教学秘书要充分掌握准确的教学信息,从多方面、多渠道地了解各要素的信息,把这些信息传达给接受目标,并把结果反馈给信息发送者。
由于目前很多高校已经不
实行教师坐班制,教学秘书作为教师与系领导沟通的桥梁,就要利用自己经常与领导接触的机会,多了解领导对于某位教师的看法和要求,及时把领导的意见和要求转达给教师,使教师更加明确自己努力的方向。
同样,教学秘书也
要利用经常和教师接触的机会,多倾听教师对系领导的意见,及时反馈给领导,使领导在决策的过程中,能充分考虑广大老师的意见,使决策更符合大多数教师的意愿。
其次,教学秘书通过对教师的教学情况进行质量检查(包括教学资料上传情况、学生评教、教师听课情况等),对于在检
查中发现的教学问题及时反馈给教师,督促教师进行处理和解决,通过查漏补缺,使教学质量得以提高;通过学生信息的收集(如学生信息员反馈、学生课堂评价、座谈会、出勤率等),了解学生学习过程中的问题及心理状态,对收集的信息进行整理和分析,把相关信息及时反馈给相关人员及有关领导,以便对发现的问题及时予以解决和处理。
(三)利用现代信息技术提高沟通效率
教学秘书是教务工作的执行者,常常要传达一些执行性的通知,涉及的人员多,迫切需要提高效率。
由于本文
作者所在的学校是异地办学,校区分散,信息传送较为不便,也不可能经常在各个校区之间走动,这就要求教学秘书充分利用现代信息沟通工具,对于群发的消息,可以通过飞信的方式来通知。
飞信实现了电脑端和手机端的信息免费传送,通过电脑打字不仅比手机编辑短信要快,而且还可以直接复制通知的原文粘贴到发送窗口。
对于时效性不是那么强的信息,可以通过Q群进行沟通和联系,而且在Q群里面,成员还能发表意见或者疑问,回答者的答案也能让所有成员看见,是一种高效的沟通渠道。
(四)巧妙地说“不”,修炼沟通艺术
教学秘书每天要面对各种繁杂的事务,处理各种琐碎的问题,也要面对形形色色的人提出的要求或请求。
例如,当你正在为统计某个数据表而焦头烂额时,时不时会有人来拜托你帮忙处理一些并不在你本职范围的事。
每天总有各种各样的事情,打乱你的工作思路,处理不好还得罪人,而分管领导却认为你工作效率低。
这就需要教学秘书分清事情的轻重缓急,恰当处理与领导以及同事的关系,大胆地说“不”,巧妙地说“不”,不要碍于私人情面而耽误了大局。
注重管理的艺术性,使自己的基层管理工作能够游刃有余地开展。
总之,沟通与协调不是万能的,但是不沟通就像彼此之间隔了一道墙,解决问题则难上加难,不协调就像马路
上没有了红绿灯,只顾自己行走,事故难免发生,所以多沟通多协调才能畅通安全。
教学秘书必须从自己所在学校教学工作的特点出发,不断加强自身综合素质和业务能力的培养,提高沟通与协调的能力,以适应高等教育事业发展的需要。