文秘办公基础知识讲解
办公室行政文秘必备知识
办公室行政文秘必备知识作为一名办公室行政文秘，我们需要掌握一系列必备知识，以便能够更好地完成我们的工作任务。
以下是我总结的办公室行政文秘必备知识，希望能对大家有所帮助。
文秘工作的职责作为一名文秘工作人员，我们的主要职责是协助公司领导完成日常的文秘工作。
具体而言，我们需要承担以下的工作任务：1.管理公司的文件资料：包括收集、整理、分类、归档和保管。
2.协调公司领导的日程安排：包括会议安排、行程规划和各种约见。
3.处理公司领导的电子邮件和电话沟通，及时传递信息。
4.协调公司各部门之间的沟通和协作，加强内部团队的协同效率。
工作技巧和技能在文秘工作中，以下是一些必备的工作技巧和技能：1.高效的文秘技能：文秘工作需要我们有较为扎实的文字功底、文献资料查找和处理能力，同时需要有熟练的电脑文字处理技能。
2.沟通技能：良好的沟通技能对于文秘人员至关重要，必须善于听取教导和反馈信息，并有清晰、简明的沟通能力。
3.时间管理技能：如何在有限的时间内完成工作任务，对于文秘工作人员也是十分重要的关键技能。
4.思维能力：作为文秘工作人员，必须有敏锐的思维能力，可以独立思考问题并提出有效的解决方案。
工作态度和素养在文秘工作中，工作态度和素养也是非常重要的。
以下是一些必备的工作态度和素养：1.保持良好的沟通态度：良好的沟通态度可以为公司建立更好的口碑和信誉，同时也有助于维护和谐的工作氛围。
2.保持积极乐观的工作态度：积极乐观的工作态度可以帮助我们更好地面对工作中的困难和挑战，发挥更好的工作效率。
3.保持敬业精神：敬业精神是一个人的工作态度和工作方式的整体体现，只有真正敬业的人才能够取得更好的职业成就。
工作注意事项在文秘工作中，还需要注意以下事项：1.保护公司机密：文秘工作往往涉及到公司的机密信息，我们必须对此进行严格的保密工作，确保公司的重要信息不会泄露。
2.勤于学习：在快速变化的知识社会中，知识更新非常快速，我们必须保持学习的热情和勤奋程度，不断更新自己的知识。
做文秘的基础知识
做文秘的基础知识做文秘的基础学问5篇【精选】文秘是随着科学经济高速进展，信息传播急剧膨胀。
那么文秘的基础学问是什么样的呢？今日我在这给大家整理了一些做文秘的基础学问，就让我们一起来看看吧！做文秘的基础学问（篇1）一、会议纪要的种类依据写作形式和作用，会议纪要一般4为两种：1.办公会议纪要这是对本系统、本部门的工作讨论、讨论、作出的决议而写成的纪要。
这种处理日常工作的办公会议，时间较固定，往往采纳例会的形式，一次会议只讨论一个或几个问题;会议规模较小，纪要的写作也较简单。
2专题会议纪要这是专门对某个问题开会讨论，作较深入的讨论，然后得出相应的结论，而形成的纪要。
专题会议不仅要记载会议的结论，而且还要阐明结论的依据。
这种专题会议，一般时间不固定，往往采纳座谈会的形式;会议的规模较大，会议纪要的写作也较多而杂。
二、会议纪要的格式及写作耍求1.标题会议纪要的标题一般写法是在会议名称后面加“纪要”二字，即“XX会议纪要”;也有的采纳双标题形式，正标题概括会议重要精神，副标题由会议名称和文种构成。
2.正文正文开头一般概述会议情况，包含会议召开的目的、依据、时间、地点、出席人员、列席人员、主持人等。
大型会议一般只写由哪些单位参力口，共计多少人即可，不必把与会者姓名全部列上。
正文的主体部分包含会议的情况、作出的决议，还要概括出会议的重要精神。
结尾部分一般提出落实会议精神的措施，向与会单位提出要求或发出号召。
正文在写法上，一般有两种表现形式，一种是分项式写法，一种是总分式写法。
分项式写法是把会议概况、议题、决议事项等内容，分项排列，使人一目了然。
这种写法，适合会期短、讨论事项较单纯的办公会议纪要。
总分式写法是先总述会议概况，再分述会议精神。
由于议定的事项较多，经归纳概括，分若干个问题，或分几大块，或分若干条，进行有条理的表述，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议决议”等表述语;也可归纳几个问题后，直接摘引某个与会者有代表性的发言，如“XX说”、“XX认为”等。
简单文秘知识点总结
简单文秘知识点总结一、文秘工作的基本要求1、掌握文秘基本知识。
文秘人员要熟悉文件管理、公文写作、会议组织、文件传递等基本知识，才能胜任文秘工作。
2、具备较强的文字功底。
文秘工作是一项文字工作，要求文秘人员有一定的文字功底，能够快速准确地起草各类文件。
3、具备一定的管理能力。
文秘工作中有一部分内容是文件管理和机要工作，要求文秘人员有一定的管理能力，能够保证文件的有序管理和机要工作的高效进行。
4、具备团队合作能力。
文秘工作往往需要和其他人员共同协作，因此文秘人员要具备良好的团队合作能力，能够和同事们和睦相处，共同完成工作任务。
二、文秘工作的基本内容1、文件管理。
包括文件的收发、归档、整理等工作。
2、公文写作。
包括各类公文的起草、修改、审核等工作。
3、会议组织。
包括会议的筹备、会务安排、会议记录等工作。
4、文件传递。
包括文件的分发、传阅、传真、快递等工作。
5、接待服务。
包括来访人员的接待、电话接听、信息查询等工作。
6、机要秘书。
包括领导的行程安排、文件处理、会议记录等工作。
三、文秘工作的常见问题及解决方法1、文件管理不规范。
解决方法：建立健全的文件管理制度，明确文件的分类、编号、归档等规定，加强文件管理的监督和检查。
2、公文写作质量不高。
解决方法：加强公文写作的培训，提高文秘人员的写作水平和规范性。
3、会议组织效率低。
解决方法：提前做好会议筹备工作，加强会务安排，保证会议的高效进行。
4、文件传递不及时。
解决方法：建立快速高效的文件传递渠道，保证文件的及时传达。
5、接待服务不到位。
解决方法：加强接待人员的培训，提高接待服务水平和效率。
6、机要秘书工作繁忙。
解决方法：合理安排领导的工作日程，协助领导完成各类文件处理和会议记录。
四、文秘工作的重要性文秘工作在单位中起着举足轻重的作用，它直接关系到单位的工作效率和领导的工作效果。
一方面，文秘工作可以保证文件的高效管理，保证公文的及时起草和传递，保证会议的顺利进行，保证接待服务到位，从而为领导和专业人员的工作提供有力的保障。
文秘岗知识点总结
文秘岗知识点总结一、文件管理1. 文件的分类文件可以按照不同的标准进行分类，一般可以分为机密文件、一般文件和公开文件等。
在处理文件时，要根据文件的性质进行分类和处理。
2. 文件的编号文件的编号是文件管理的基本操作之一，对文件进行编号有利于文件的查找和管理。
在对文件进行编号时，可以采用年度+序号的方式进行编号，也可以根据文件的性质和用途进行编号。
3. 文件的保存文件的保存需要根据文件的性质和用途进行规范的保存。
机密文件需要进行加密保存，一般文件和公开文件可以根据文件的大小、格式等不同进行保存。
4. 文件的归档文件的归档是对文件进行整理和存档。
在归档时，要按照文件的类别和年度进行归档，以便于文件的查找和利用。
二、会议记录1. 会议记录的要点会议记录是对会议内容进行记录和整理，包括会议的时间、地点、主题和主要内容等。
在进行会议记录时，要注意记录会议的重要内容和决议。
2. 会议记录的方式会议记录可以采用文字记录、音频记录和视频记录等不同的方式进行记录。
在进行会议记录时，要根据会议的性质和用途进行规范的记录。
3. 会议记录的整理会议记录的整理是对记录的会议内容进行整理和归档。
在整理时，要按照会议的类别和时间进行整理，以便于会议记录的查找和利用。
三、资料整理1. 资料的分类资料可以按照不同的标准进行分类，一般可以分为图书资料、档案资料和电子资料等。
在处理资料时，要根据资料的性质进行分类和处理。
2. 资料的编目资料的编目是对资料进行标注和整理。
在进行编目时，要按照资料的类别和内容进行规范的编目，以便于资料的查找和利用。
3. 资料的保存资料的保存需要根据资料的性质和用途进行规范的保存。
在保存时，要采用合适的方式进行保存，并对资料进行定期检查和维护。
四、其他知识点1. 信息技术知识文秘岗还需要掌握一定的信息技术知识，包括办公软件的使用、互联网知识和电子邮件的使用等。
2. 外语能力文秘岗需要具备一定的外语能力，可以进行简单的外语交流和翻译。
文秘知识点
文秘知识点文秘是指从事办公文书处理、文件归档、会议记录等工作的人员。
作为一名文秘人员，掌握一些文秘知识点可以提高工作效率，提升工作质量。
本文将介绍一些常见的文秘知识点，帮助读者更好地理解和应用这些知识。
1.文件处理在日常工作中，文秘人员需要处理各种文件。
首先要学会文件的分类和归档。
根据文件的性质和用途，可以将文件分为重要文件、常用文件、临时文件等，并按照一定的规则进行编号和归档。
合理的文件分类和归档可以提高文件的查找和管理效率，减少工作中的混乱和错误。
2.办公软件应用文秘人员需要熟练掌握办公软件的使用。
常见的办公软件包括Microsoft Office套件（如Word、Excel、PowerPoint等）、WPSOffice等。
熟练掌握这些软件的基本功能，如文档编辑、数据处理、幻灯片制作等，能够提高文秘人员的工作效率和专业水平。
3.会议记录作为文秘人员，经常需要参与会议并负责会议记录。
会议记录是会议的重要组成部分，它记录了会议的内容、决策和行动计划等。
为了做好会议记录，文秘人员需要具备良好的听写和文字处理能力。
在会议记录中，要注意准确表达主要内容，突出重点和关键信息，以保证会议记录的准确性和完整性。
4.商务信函文秘人员还需要处理各种商务信函，如公函、私函、邀请函等。
在处理商务信函时，要注意文风、用语和格式的规范性。
商务信函的内容应简洁明了，条理清晰，语言得体。
同时，还需注意信函的格式，如信头、称呼、信尾等，以体现专业和规范。
5.信息保密文秘人员在工作中经常接触到各种机密信息，如合同、商业计划、个人隐私等。
对于这些机密信息，文秘人员需要具备严格的保密意识和能力。
在处理这些机密信息时，要注意信息的保密性和安全性，避免泄露和不当使用。
6.礼仪和形象作为文秘人员，良好的仪容仪表和专业形象也是必备的素质之一。
文秘人员要注重自身形象的塑造，注意仪容仪表的得体和整洁，以给人留下良好的印象。
同时，还要注意言行举止的规范和得体，与人沟通时要注意礼貌和尊重。
文秘初级知识点总结
文秘初级知识点总结一、文字处理基础知识1. 电子邮件- 电子邮件的基本结构和格式- 电子邮件的礼节和常见用语- 电子邮件的安全性和保密性- 电子邮件的附件处理和发送2. 文档编辑- 文档编辑软件的基本操作技巧- 文档的格式设置和排版- 文档的模板和样式应用- 文档的打印和保存- 文档的版本控制和文件管理3. 信息筛选和整理- 对各类信息的筛选和整理技巧- 信息的分类和归档方法- 信息的检索和搜索技巧- 信息的汇总和报告4. 信息安全和保密- 保护文档和信息的方法和技巧- 文档和信息的保密要求和注意事项- 保密文件的存储和传输二、会议和活动组织知识1. 会议策划和组织- 会议的策划和准备工作- 会议的议程安排和流程控制- 会议的记录和会议纪要- 会议的后续跟进和总结2. 活动组织和协调- 活动策划和方案制定- 活动的宣传和邀请- 活动的日程安排和现场管理- 活动的总结和评估三、办公室协作和沟通技巧1. 团队协作- 各部门和团队间的协作方式和原则- 团队协作的沟通技巧和良好关系的建立- 团队目标和成果评估2. 总结和反馈- 工作总结和报告的撰写- 反馈的方式和技巧- 反馈的接受和处理3. 沟通技巧- 各类沟通方式和技巧- 沟通中的问题处理和解决- 沟通中的礼貌用语和表达技巧四、文件管理和档案整理1. 文件管理- 文件的分类和标识- 文件的存储和保管- 文件的检索和调阅2. 档案整理- 档案的整理原则和方法- 档案的存储和保密- 档案的分类和归档五、法律知识和规章制度1. 法律法规- 与文秘工作相关的法律和法规- 法律文件的理解和应用2. 规章制度- 公司内部的规章制度- 各类文件和制度的解释和应用六、其他知识和技能1. 基本财务知识- 收支账目的记录和审批- 报销和报账流程2. 业务知识- 与公司业务相关的基础知识- 业务文件的处理和整理以上是文秘初级知识点的总结，通过学习以上知识点，文秘人员可以更好地完成工作任务，提高办公效率和工作质量。
简单文秘知识点总结大全
简单文秘知识点总结大全一、文秘工作的基本概念文秘工作作为一种以管理文书、文件和资料为主要内容的工作，负责为领导和部门提供文书、资料等支持性工作。
文秘工作要求文秘人员能够熟练掌握办公软件的操作技巧，处理文件的能力，还需要懂得相关的法律法规和政策文件，同时还要有一定的沟通、协调和组织能力。
二、文秘工作的职责1. 办公室日常文秘工作，包括文件的起草、处理和归档工作。
2. 会议的组织和协调工作，包括会议通知的发送、会议资料的准备和会议记录的整理。
3. 部门内外的联络工作，包括来文来电的处理、相关单位的联系等工作。
4. 现场会议和活动的筹备和协调工作，包括会议室的预定、物品的准备和行程的安排等工作。
三、文秘工作的技能要求1. 较强的文字功底和组织表达能力，能够用简洁、准确的文字表达所要表达的内容。
2. 熟练掌握办公软件的操作技巧，能够熟练使用Word、Excel、PPT等办公软件的功能。
3. 有较强的人际沟通能力和团队协作能力，善于与他人沟通合作，能够处理好部门内外各方面的联络工作。
4. 熟悉公文写作格式和规范，能够熟练进行公文的起草和处理工作。
5. 较好的组织协调能力，能够在一定的时间内，高效地处理好各类文秘事务。
6. 懂得相关的法律法规和政策文件，能够处理好文件和资料的保密工作。
四、文秘工作的常见问题及解决方法1. 文件的起草问题解决方法：通过学习和积累经验，提高自己的文字功底和语言表达能力，多阅读文献，多学习相关知识，不断提高自己的文书写作水平。
2. 办公软件的操作问题解决方法：多加练习，多使用办公软件进行实际操作，参加相关的培训和学习，提高自己的办公软件操作技巧。
3. 沟通协调能力不足问题解决方法：多参与团队合作，加强与同事之间的沟通交流，锻炼自己的沟通协调能力，提高自己的团队合作能力。
4. 文件和资料保密工作不到位问题解决方法：加强对相关法律法规和政策文件的学习和了解，熟悉各种文书的保密要求，严格按照要求进行文件和资料的保密工作。
文秘基础知识和技能
文秘基础知识和技能对于文秘行业从业者来说，掌握基础知识和技能是至关重要的。
文秘工作需要高效准确地处理各种文书、文件和信息，因此需要具备一定的专业知识和技能。
本文将介绍文秘基础知识和技能的相关内容。
一、文秘基础知识1.1 文秘工作概述文秘工作是指根据单位的具体需求，负责各类文件、资料的处理、整理、编写、审核和安排等工作。
文秘工作是企事业单位正常运转的基础，对于单位的各项工作起到重要的支撑作用。
1.2 机关文件的分类与特点机关文件主要分为行政文书和业务文书两大类。
行政文书包括公文、函件、备忘录等；业务文书包括报告、方案、会议纪要等。
机关文件具有格式固定、内容严谨、语言简练等特点。
1.3 文件的保管与归档文秘人员要做好文件的保管与归档工作，确保文件的安全性和可查性。
文件保管要注意保密性和防火防盗措施，归档要按照规定的程序进行，标注清晰，便于查阅。
1.4 文件的处理流程常规文件的处理流程一般包括收文、登记、分发、传阅、审核、签发等环节。
文秘人员要熟悉处理流程，能够高效地处理各类文件。
二、文秘基础技能2.1 信息管理能力文秘工作离不开对信息的管理。
文秘人员要具有良好的信息收集和整理能力，能够从大量信息中迅速地筛选出有用、准确的信息，并妥善处理和运用。
2.2 文书写作能力文秘人员要具备较强的文字功底和表达能力，能够准确地用文字记录和表述信息。
同时，要注意文书的格式规范和语言简练，使读者易于理解和接受。
2.3 文件处理能力文件处理是文秘工作的核心内容，文秘人员要掌握文件处理的技巧与方法，能够高效地处理各类文件。
例如，熟练地使用办公软件编辑文档，能够快速准确地完成排版、打印、装订等工作。
2.4 沟通协调能力文秘人员在日常工作中需要与各方面的人员进行沟通和协调。
因此，要具备良好的沟通交流能力，善于倾听和表达，能够有效解决工作中的问题和矛盾。
2.5 组织协调能力文秘工作涉及到多方面的事务处理，需要文秘人员具备良好的组织协调能力。
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并将不断深入各行各业。为了能适应社会激烈的竞争、抓 住未来的就业机会，人们迫切需要在短时间内掌握和使用 电脑的基本技能。
➢ 文秘概述
文
➢文秘的分类及工作
秘
➢ 文秘的工作原则
及 文
秘
工
作
1.1 文秘概述
文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧 膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科 学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越 来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级 领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、 处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文 秘专业已经成为21世纪中国经济发展十大需求专业 之一。
1.5 电脑办公的基本功能
办公自动化系统逐渐发展成为现代化的网络办公系统， 通过联网将单项业务系统连成一个办公系统，再通过远程 网络将多个系统连成更大范围的办公自动化系统。
利用办公自动化软件还可以实现视频会议、远程教学 等，在更广的范围内拓宽人们获取知识的渠道，促进知识 经济的发展。
办公自动化的基本功能如下： （1）文字处理； （2）数据处理； （3）协同工作； （4）信息传递。
主板
CPU
CPU也称为中央处理器，是决定电脑性能的核心部件。 它主要负责电脑指令的执行、数字与逻辑的运算、数据的 存储与传送以及对内对外输入与输出的控制等。如下图所 示是一个Inter 双核CPU。
CPU
内存
内存是电脑中存储临时数据的重要设备，用来存放电 脑运行时所需的程序和数据。如下图所示是一款金士顿内 存。
电
脑
➢ 办公自动化的特点
办
公
➢电脑办公的基本功能
快
速
入
门
1.4 办公自动化的特点
现代办公与传统办公相比有较大的区别。不仅在内容 和对象上存在差别，更主要的是在方式和功能上有所区别。
现代办公自动化将许多独立的办公职能一体化，提高 了信息化程度，提高了办公效率，对信息社会产生了积极 影响。
现代办公自动化的主要特点有：
•接受其他临时工作。
秘书
秘书是掌管文书并协助机关或部门负责动和社会保障部）在其新颁布 的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门 从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领 导决策及实施服务的人员。
目前我国秘书从业人员约2300万人。
1.2 文秘的分类及工作
行政文员 办公室文员 秘书
行政文员
行政文员工作涉及面较广，事务较烦琐，对完成工作的 质量、效率也有一定的要求。行政文员应该具备的基本素质 和技能要求如下：
能独立操作计算机，熟练操作Word、Excel、 PowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技 巧。熟练运用各类办公自动化设备。
•提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企 业内部的知识资源和技能。
•实现了办公用品、生产设备以及科技资料、文书、资 料、人事、财务档案等方面的有效管理，防止信息资源的 流失。
•运用网络可以建立经济、方便、快捷的电子邮件通信 平台和网上培训基地，不仅方便交流，而且可实现资源的 充分运用、信息反馈的及时收集。
同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调 能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言 表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔、智能ABC 等汉字输入法。掌握常用英语口语，有较好的英语阅读和写 作能力。
办公室文员
办公室文员的工作职责如下： •接听、转接电话；接待来访人员。 •负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公 室档案收集、整理工作。 •负责总经理办公室的清洁卫生。 •做好会议纪要。 •负责公司公文、信件、邮件、报纸杂志的分送。 •负责传真的收发工作。 •负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 •做好公司宣传专栏的组稿。
➢ 电脑主要硬件平台
电 脑
➢ 常见的外部平台
办 公
➢ 电脑办公软件平台
操 作
平
台
1.6 电脑主要硬件平台
主板 CPU 内存 显卡 声卡 网卡
硬盘、软驱、光驱 电源 机箱 显示器 键盘和鼠标
主板
主板是电脑的核心，电脑中所有的关键设备都安装在 主板上。主板是一块矩形的电路板，由CPU插座、芯片组、 BIOS芯片、高速缓存器、各种扩展插槽和接口组成，如 下图所示。
追踪原则
决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的变 化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机 构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方 案。
超前原则
秘书信息工作的超前原则是由以下两方面因素确定 的：第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化 之后，再快的信息也有滞后性；第二，领导必须有所预见， 走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间、争主动，超 前收取信息，向领导提供“预测性”信息。
我国外资企业秘书分三类：
初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；
中等秘书（一般性秘书）——用英文写一般信函、起草报 告和准备会议等，多为大专或本科毕业；
高级秘书（经理助理）——能起草重要的合同文本，懂法 律、税务知识，有应急处理能力。
1.3 文秘的工作原则
追踪原则 超前原则 优先原则
•按照公司硬性管理规定，保管使用公章，并对其负责。
•做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐 费的收纳、保管。
•每月环保报表的邮寄及社保的打表。
•管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理， 严格借档手续。
•社会保险的投保、申领。
•统计每月考勤并交财务做账、留底。
•管理办公室各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提 倡节俭。
优先原则
客观上说，凡是信息都是有用的。因此，对于办公自 动化程度很高的单位或部门来说，信息多多益善，因为再 多的信息也可存入电子计算机，查询和使用十分方便。但 对于主要依靠手工方式处理信息的单位和部门来说，不宜 无限制地搞过多的信息简报、快报、摘报、内参等，而必 须针对工作需要，利用信息分类标准，对所接触的信息， 迅速加以判别，分出哪些是有效信息，哪些是无效信息， 从而对信息选优。
内存
显卡
显卡又称为显示卡或显示适配卡，是主机最基本的组 成部分之一。如下图所示是一款七彩虹7300显卡。