第7章会计报表处理系统

第7章会计报表处理系统学习要点：（1）了解会计报表系统的功能与特点，熟悉报表处理流程。

（2）掌握报表格式设置的方法，了解报表取数原理，掌握报表取数公式和审核公式的作用。

（3）学会利用报表函数设置指标数据来源公式。

（4）掌握对《资产负债表》和《利润表》的建立、设置、生成和输出的基本操作。

7．1 会计报表系统的功能与特点按不同的报送对象，会计报表可以分为外部报表和内部报表；按报表编制的不同周期，报表又可分为月报表、季报表和年报表；以报表的编制单位来区分，报表还可分为单位报表和汇总报表；从报表的主体结构来看，报表又可分成简单报表和由几个简单报表嵌套而成的复合报表。

《资产负债表》、《利润表》和《现金流量表》是会计核算工作中需要编制的最基本的报表。

7．1．1 会计报表系统的基本功能有两类表处理软件通常用于编制会计报表:一类是为系统或行业特定需要设计开发的专用报表处理系统，另一类是会计软件本身配备的报表处理系统。

个别商品化软件采用将会计软件与Excel相联接的所谓“捆绑式”的处理方法。

会计报表软件的主要功能有几个方面：（1）报表格式设置。

格式设置类似于手工条件下设计并绘制一张空白的报表，即建立一个模板，使用这个模板可以无限次复制相同格式的表格供用户使用。

报表格式设置包括报表主体框架构建、表头表尾设计与制作、报表单元属性定义等步骤。

（2）报表公式设置。

报表公式设置包括报表运算公式设置和报表审核公式设置两项基本功能。

（3）报表注册。

是指将所制作的报表在当前的软件系统中进行登记，以便于计算机识别和处理。

（4）报表文件管理。

文件管理包括对报表文件的创建、打开、保存、备份等内容，并能进行不同文件格式的转换。

包括创建新报表文件，打开已有文件，保存文件。

（5）报表数据处理。

根据用户设置的报表格式和报表公式，产生完整正确的会计报表。

（6）报表输出。

是指将编制的报表显示在屏幕上，或通过打印设备打印在纸上。

（7）报表分析（视图分析）。

运用会计报表数据对企业的财务状况和经营成果进行必要的分析，为报表使用者的经济决策提供可靠的依据。

（8）报表汇总。

是指通过对指标数据进行运算的方式将不同会计期间的报表汇总为一张报表，以反映若干会计期间的总括情况。

7．1．2会计报表系统的特点会计报表的特点可概括为以下几个方面：（1）准确性。

利用报表系统可迅速处理大量的会计数据而不出现任何偏差，使复杂的指标运算和数据关联得到正确的处理，保证了所输出的报表指标的准确无误。

（2）灵活性。

可对大量数据进行快速查阅，可在不同年度不同会计期间的系统数据库中根据需要随意提取其中有用的内容，并依照需要进行任意组合。

（3）及时性。

计算机能高速处理大量数据的特点决定了会计报表编报的及时性优势。

只要日常业务一入账，期末报表便能即时编制出来。

（4）多样性。

用户能够按照自己的特殊需要设计报表格式，并在系统允许的范围内自主定义报表指标的数据来源。

（5）延续性。

会计报表通过一次性的定义与设置后，每次编报时就可自动生成，在操作上可以“一劳永逸”。

（6）方便性。

可通过菜单或系统命令查询不同时期不同种类的报表，甚至能够借助于系统的模拟记账功能查询到尚未编制的报表，可即时生成报表的汇总或分析指标，能将报表数据以各种图示方式直观地显示出来。

7．1．3 会计报表处理流程完成整个编报程序的基本流程为：（1）确定报表基本结构与栏目名称。

根据报表应该列报的数据项目来确定报表指标，并按照清晰易读的原则设计指标排列方式，同时确定这些指标应该提供的数据栏目及其栏目名称。

（2）注册报表。

经过注册的报表才能按照系统所提供的处理程序进行下一步的处理。

（3）空表制作。

采用了类似于表处理软件Excel的操作界面，在屏幕显示的网格上可以直接填充文字、设置格式。

（4）表头表尾定义。

指定义报表报头部分和表尾部分的标题、单位、日期和签注人等内容。

这是一项与指标数据来源类似的对多个函数进行设计与运用的过程。

（5）报表数据来源的定义。

报表内需要填制的数据可以分两类，一类是常数，可以在定义表格时直接逐个填入；另一类是变动数据，通常是在报表生成时从账（表）中获取数据，或根据获取的数据进一步加工生成。

通用报表软件用公式（或函数）来定义报表的数据来源。

通常按以下程序设置：①确定数据源。

②明确取数条件。

③输入运算公式（或取数函数）。

通用报表软件中的公式主要有运算公式和审核公式两类。

运算公式是指为获取报表指标数据而设置的数据来源公式，有时也称为报表单元公式。

审核公式是对报表指标之间的数据关系进行算术校验的公式，这类公式是对报表数据间的勾稽关系进行审核和验证。

（6）报表生成。

根据定义的报表模板生成指定会计期间的报表。

（7）报表输出。

显示或打印已生成的会计报表。

7．2 报表格式设置7．2．1 报表登记与制作会计报表操作是从报表格式设置开始的。

1．报表基本结构一张完整的会计报表包括以下几个部分：（1）表头。

通常将报表表格线以上的部分以及用来匡定报表主体结构内容的报表栏目名称（即列标题）。

有些报表软件直接将表头和栏目标题视作一个整体，并将这个整体称为表头。

报表栏目和栏目标题决定了报表中每一栏目的类型、宽度等基本格式属性。

一般报表的栏目只有一层，称为基本栏，只有一个层次栏目的报表称为简单报表。

具有多个层次栏目的报表称为复合报表。

（2）表体。

即报表的主体。

表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。

纵向表格线和横向表格线将表体部分划分为相对独立的小方格，称为报表单元。

①单元，又称表元。

单元是由报表的列和行交织构成的基本报表单位。

任何一个报表单元均拥有列号和行号。

通常用英文字母（A，B，C，……）表示报表栏目的列号，阿拉伯数字（1，2，3，……）表示报表栏目的行号，用列号与行号的组合来表示报表单元。

如第5行第5列的单元用“E5”表示，第15行第8列的单元用“H15”表示。

②组合单元（合并单元）。

由若干个基本单元构成的作为一个部分处理的单元称为组合单元。

在对报表进行格式编辑或属性设置时，将组合单元看作是一个基本的操作单位。

组合单元通常以组合前的左上角单元的名称来命名。

③单元区域（表元块）。

所谓区域是由多个单元组成的一个长方形单元阵列，单元区域包括从起点单元到终点单元的全部方格。

单元区域通常用开始单元至结束单元组合名称来表示。

如自第2行第2列至第20行第2列的一个单元区域可表示为“B2：B20”。

（3）表尾。

指报表表格线以下对报表主体内容进行辅助说明的部分。

一般报表都有责任人签章和报出日期，有些报表表尾还有一些实质性或说明性的内容。

2．新表登记报表登记项目中有两项重要的内容，一项是报表编码（或序号），另一项是报表名称。

报表编码通常是报表在系统内的惟一标识。

例如，在《安易》软件中，报表编号由系统自动生成，编号由大写字母“B”打头，后跟三位数字，其中后三位数字在001至999之间。

报表名称是报表的外部标识。

报表附注是报表的附加说明信息，通常是可有可无的。

7．2．2 报表单元属性设置几个基本概念：1．固定表和可变表固定表是指输出报表不随经济业务或统计数量的变动而改变表格长度的报表，如《资产负债表》、《利润表》等，这类报表不仅栏目是确定的，其表体内容的行数也是固定的。

可变表是根据业务统计与管理的需要可改变报表格式或表格长度的报表，如《商品销售明细表》、《商品盘点表》等，这类报表输出的表的长度是不固定的。

2．格式状态和数据状态软件提供对报表进行格式设计的格式状态和对报表进行数据编辑的数据状态两种界面模式。

在格式状态下，用户可以对报表尺寸、报表标题、表头结构、表体内容、单元属性等进行一系列设置与调整。

在数据状态下，用户能够通过系统允许的方式管理报表的数据，如输入数据、编辑公式、舍位平衡、报表汇总等。

3．单元属性和单元风格单元属性主要指单元内容的性质，反映单元中存放的是数字还是字符。

单元风格是指单元内容的格式，包括字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等格式特性。

定义一张报表的具体方法。

1．设置表格线通过对报表单元的边线属性定义来实现。

有的会计报表需要设置成两边开口的账户式报表格式，这时应将报表的两条边线定义为虚线或无线类型。

2．设置报表单元格式与单元数据属性表元格式指表元的边框线式样、对齐方式、字体字号类型和数据打印格式。

表元数据属性是指表元内容的性质，一般有数值型、字符型、日期型等几种。

3．精确定义行列格式这是对报表尺寸所进行的定义。

系统为用户提供改变行高列宽，以及增加、删除表行或表列的功能。

4．组合单元定义。

可以将横向或纵向几个相邻单元组合为一个单元。

其格式设置与基本单元的设置方法相同。

7．3报表数据处理报表中的数据一般不由手工从键盘输入，而是通过设置报表单元取数公式的方式，由计算机根据公式自动从指定数据库或指定文件中调取。

极少数无法用取数公式表示的指标数据，只能通过手工方法直接输入；合理地利用报表指标的取数功能，能将大量重复、复杂的劳动简单化，大大节省编制报表的时间，减少或消灭编报错误，从而提高工作效率。

7．3．1报表取数公式的设置从基本数据库提取某一特定数值这一数据关系的描述，在多数会计软件中称之为函数。

账务取数函数是会计报表取数公式设置中最为常用的基本函数。

不同的会计软件为实现同一操作功能所作的描述（取数函数）可能会有较大差别。

对于报表取数公式的设置，将从报表数据来源、报表取数要素和报表取数公式的一般语法规则三个方面加以阐述。

1．报表数据来源各类账簿数据的汇总和提取变得非常便利，任何存放于机内数据库的凭证、账簿数据或各种临时数据都可以在需要时立即被利用。

电算化会计系统中会计报表的取数渠道可以有以下几种：（1）从机内账簿提取数据。

常用会计报表的主要数据仍然来源于机内会计账簿。

（2）从本表表内栏目取数。

这是所有报表系统均提供的最基本的取数方式之一，极大多数会计报表都需要提取表内的基本栏目数据参与合计项或相对数的计算。

（3）从凭证库取数。

这是通过对记账凭证数据库的各个要素项目的描述来达到直接从凭证库内获取报表指标数据的方法。

（4）从本表其他会计期间的报表内取数。

这是本表表内栏目取数功能的一种扩展。

（5）从其他报表栏目取数。

异表取数的描述方法可能会比较复杂，需要通过系统相应功能模块借助于对不同报表和报表栏目的表示来完成。

（6）从辅助核算模块中取数。

某些特定报表以及个别基本报表的附注项资料就来源于辅助账，其取数公式的表示方法一般都比较复杂。

（7）提取操作系统或会计软件的日期与时间。

这是为会计报表表头表尾的设计制作服务的。

通常有提取计算机系统日期和提取会计业务日期两种类型。

（8）其他特定取数途径。

一些软件提供了更多的取数渠道，如提取预算数、提取数量值、提取外币汇率等等。

2．报表取数要素构成报表取数函数和报表数据来源表达式的要素有以下几种类型：（1）会计科目代码。