时间管理与会议管理-一天分解
【时间管理方法】 时间管理--每日计划与排程
时间管理—每日计划与排程之前写过一篇部落格文章，用一张A4纸，轻松做好每日计划，受到不少朋友的欢迎，现在这一篇文章，一方面又是接续如何做好每日计划, 一方面又是在线课程的一课，相当实用，大家可以认真听听。
我也分享我的排程原则，共有四点，我们这就开始。
（1）两分以下马上行动这就是Getting Things Done的作者所提倡的“两分钟原则” -两分钟之内可以完成的下一步行动，就要马上执行。
在我们作计划时，记得要预留一些时间，因为我们一面计划，一面就可以处理完这些两分钟内就可以解决掉的事情，发一个简讯，花三十秒阅读一篇备忘录，勾选是否参加聚会的回条，在某人语音信箱留言，花一分钟浏览网站。
虽然这件事情并不重要，但若是一定要做的事情，不如现在就做。
在研习会时，很多朋友都告诉twhsi”两分钟原则”帮助他们很大，以前的作法是依照优先次序来作，现在用”两分钟原则”，往往在任务开始的初期，就开始着手处理事情了，虽然只是打打电话、搜寻数据等小事，但是已经开始推动项目了，心理上有很轻松的感觉。
这就是每日计划的第一个原则-"两分钟原则”。
（2）一■日三至五件MITsMITs就是Most Important Tasks（最重要的事情），我有一页的的每日计划中，有八个空格，可以写下今天对我最重要的MITs,提醒我要优先完成这件事情。
每次我作每日计划时，就把今天最重要的事情写上去，例如要写部落格文章，要交一个即将截稿的企划，处理财务报表的问题，不用太多，提醒我什么事是今天对我最重要的。
其实，我们一天内只要完成一两件最重要的事情，就很有收获了。
但是一般人常常做了很多事情，却没能把今天最重要的事情搞定。
之前我读“紫牛2：免费力量大”里面提到一句话”要作困难的决定，而不是辛苦的做事情。
我觉得这句话就是在讲MITs的观念，在每日生活中，要养成先把最大、最难的工作优先处理掉的习惯，抗拒自己从简单事情先做的诱惑。
以笔者的经验，只要实行一个月，我们的工作效率就可以大增。
开展有效会议时间管理与议程设置
开展有效会议时间管理与议程设置大家都知道，参加会议是工作中不可或缺的一部分。
然而，有时候会议却成了我们工作中的一大负担，特别是当会议时间冗长、议程杂乱无章时，往往让人感到焦虑和浪费时间。
那么，如何才能开展有效的会议时间管理并合理设置议程呢？让我们一起来看看。
有效会议时间管理制定明确的会议时间表要确保在召开会议之前制定出明确的会议时间表。
时间表应包括开始时间、结束时间、每个议题的讨论时间，以及休息和问答环节等。
通过明确的时间安排，可以让与会人员更好地掌控会议进度，避免拖沓和超时现象的发生。
合理安排会议时间长度要合理安排会议的时间长度，避免会议过长导致疲劳和效率低下。
根据议程的复杂程度和重要性，设定适当的会议时长，通常在1到2个小时之间为宜。
如果议题较多，可以考虑分解成多次短会议进行讨论，以确保每个议题都能得到充分讨论和决策。
提前通知与会人员另外，提前通知与会人员会议的时间、地点和议程安排，以便大家提前安排自己的时间和准备相关材料。
及时的通知可以避免因时间冲突而导致人员缺席或延误会议，保证会议的顺利进行。
合理设置议程明确会议主题与目的在设置会议议程时，首先要明确会议的主题与目的。
确定会议的核心议题，并根据重要性和紧急程度进行排序，确保重点议题得到充分讨论和决策。
避免在会议中偏离主题，保持议程的紧凑和高效。
分配合理的讨论时间要为每个议题合理分配讨论时间。
根据议题的重要性和复杂程度，设定不同的讨论时间，确保每个议题都有足够的时间进行深入讨论和达成共识。
控制好讨论的时长，避免在无谓的争论和纠缠中浪费时间。
安排适当的休息和缓冲时间在议程设置中要留出适当的休息和缓冲时间。
长时间连续开会容易让与会人员疲劳和失去注意力，影响讨论效果。
安排一些适当的休息时间，让大家放松一下大脑，保持思维清晰和精力充沛，提高会议效率和成果。
有效的会议时间管理和议程设置至关重要，可以有效提高会议的效率和质量，减少时间的浪费和工作的重复。
开展有效会议时间管理与议程设置
开展有效会议时间管理与议程设置会议是组织中沟通和决策的重要场合，然而，由于时间不充分和议程设置不当，许多会议浪费了参与者的时间和资源。
为了提高会议的效率和成果，有效的会议时间管理和议程设置非常重要。
本文将从时间管理和议程设置两个方面，为您解析如何开展有效会议。
1.有效会议的时间管理有效的会议时间管理可以帮助会议更加高效地进行，确保每个议题都能充分讨论并保持会议的进度。
以下是一些时间管理的技巧和建议：a.精确的会议时间安排在安排会议时，需要精确评估每个议题所需的讨论时间，并根据议程的重要性和紧急性进行合理的分配。
合理安排时间可以避免某些话题过长或过短的情况，确保会议的平衡和高效进行。
b.设置固定的时间段会议的时间设置不宜过长，一般建议控制在1到2小时之间。
长时间的会议容易导致参与者疲劳和注意力不集中，从而影响会议的效率和成果。
为了保持会议的流程，可以根据议程设置固定的时间段，确保每个议题有足够的时间进行讨论。
c. 合理使用会议工具借助现代的会议工具，如会议议程软件、在线会议平台等，可以更好地管理会议时间。
通过这些工具，可以事先设定好会议的议程和时间安排，并提醒参与者会议的开始和结束时间，从而提高会议的效率和参与度。
2.有效会议的议程设置合理的议程设置对于会议的顺利进行至关重要。
一个明确、全面的议程可以帮助参与者充分了解会议的主题和目标，提前做好准备，并保持会议的紧凑性和高效性。
以下是一些议程设置的方法和建议：a.明确会议目标和议题在会议开始前，主持人应明确确定会议的目标和议题，并在议程中明确列出。
这样可以让参与者提前了解会议的重点和讨论内容，做好充分的准备，从而提高会议的讨论质量和效率。
b.合理顺序安排议题议程中的议题应按照一定的逻辑顺序进行安排。
一般情况下，可以先安排重要且紧急的议题，然后逐步安排其他议题。
这样可以确保重点议题得到充分讨论，避免无关的讨论和浪费时间。
c. 控制议题数量和时间长度一个有效的议程中，议题的数量应适中，不宜过多。
开展有效会议时间管理与议程设置
开展有效会议时间管理与议程设置在现代社会，会议是组织与交流的重要方式之一。
然而，由于各种原因，很多会议常常陷入时间浪费、议程混乱等问题。
为了提高会议的效率和质量，对于会议时间的合理管理和议程的科学设置是至关重要的。
本文将探讨如何开展有效的会议时间管理和议程设置，以提升会议效能。
一、会议时间管理1.1 会前准备在会议召开之前，主持人应该充分准备，包括确定会议目标、预估需要的时间、确定会议的框架结构等。
对于大型会议来说，可以提前进行模拟演练，以确保各个环节的配合和流程的顺畅。
1.2 管理会议时间严守时长：在规定的会议时间内完成所有议程。
主持人要有严格的时间把控能力，合理安排每个环节的时间，并及时提醒参会人员注意控制发言时长。
善用工具：使用计时器、项目管理软件等工具帮助掌握时间进度。
可以设置警报提醒，以保证每个议程都能及时进行。
注意时间分配：不同议题的讨论应有合理分配的时间，在必要时可以进行优先级排序，确保重要议题有足够的时间进行讨论。
1.3 激发参与积极性在会议中，激发参与者的积极性对于高效利用时间至关重要。
邀请合适参与者：只邀请相关人员参加和讨论与他们直接相关的议题，避免浪费其他人员的时间。
制定明确议题：提前明确每个议题的目标和预期结果，指定相应人员负责发言和主持讨论。
鼓励互动交流：打破传统单向汇报模式，鼓励与会人员积极发言和互动讨论。
可以设立问答环节或小组讨论环节等方式促进交流。
二、科学设置会议议程2.1 确定主题与目标明确会议主题、目标以及解决方案是制定良好议程的首要步骤。
主题和目标应该明确、具体，并能有效引导与会者进行高效讨论。
2.2 分解任务将整个讨论过程分解成小任务，并安排在不同阶段进行。
这样可以清晰地了解每个环节所需的时间和资源，并便于监控整个讨论过程是否顺利进行。
2.3 设置优先级按照重要性和紧急性设置议程优先级。
这样可以确保重要且紧急的问题得到足够关注和解决，避免被次要问题拖延会议进度。
会议管理的时间管理技巧
会议管理的时间管理技巧会议是组织和管理工作中不可或缺的一部分。
然而，会议常常被认为是效率低下和时间浪费的根源。
为了解决这个问题，合理的时间管理技巧在会议管理中显得尤为重要。
本文将介绍一些有效的会议管理时间管理技巧，以帮助您更好地组织和管理会议。
一、确定会议目标和议程在召开会议之前，明确会议的目标和议程是至关重要的。
会议的目标应该明确，并且与组织的战略目标保持一致。
议程应包含明确的议题和时间分配。
这样做可以确保会议不变成杂乱无章的讨论和无关的话题。
制定一个清晰的议程不仅有助于提高会议的效率，还可以帮助与会人员提前做好准备。
二、控制会议时间合理控制会议的时间是高效会议管理的关键。
为此，可以采取以下措施：1.限制会议时间：设定明确的开始和结束时间，避免会议时间的延长。
可以通过在议程中为每个议题设定特定的时间限制，确保讨论不会拖延过久。
2.提前通知与会人员：提前通知参会人员会议的时间和地点，以便大家合理安排自己的行程，减少迟到和早退的情况。
3.控制讨论的深度：在会议中，我们应该鼓励与会人员保持高效的讨论，避免无关的发言和过多的细节讨论。
有时候，我们可以采用“parking lot”技术，将一些不相关的议题暂时搁置，以便更好地专注会议主题。
4.提前准备材料和资料：提前准备好会议所需的材料和资料，确保与会人员可以提前阅读和准备。
这样可以减少会议时间中对材料和资料的浪费，提高讨论的效率。
三、利用时间管理工具在会议管理中，好的时间管理工具可以帮助我们更好地管理和规划会议时间。
下面是一些常用的时间管理工具：1.时间表：制定一个明确的时间表，记录各个议题所需的时间，以及开始和结束时间，确保会议按计划进行。
2.提醒功能：利用手机、电脑或会议管理软件设置提醒功能，提前提醒参会人员会议的时间和地点等信息。
3.日历：将会议时间添加到个人日历中，以确保没有时间冲突。
4.会议管理软件：利用会议管理软件来规划、组织和管理会议，可以更好地进行时间管理和与会人员的协作。
任务管理方法
任务管理方法引言：在现代社会中，任务管理是一项至关重要的技能。
无论是在个人生活中还是工作中，我们都需要有效地管理我们的任务以实现高效工作和生活。
本文将介绍几种常用的任务管理方法，包括时间管理、优先级管理、任务分解和批量处理等，帮助读者提高任务管理能力。
一、时间管理时间管理是任务管理的基础，它帮助我们合理安排时间，提高工作效率。
以下是几种常用的时间管理方法：1. 日程安排：每天早上或前一天晚上制定当天的日程安排，明确目标和任务，并根据重要性和紧急性排序。
2. 时间块法：将工作时间划分为若干个时间块，每个时间块专注处理一类任务，避免频繁切换任务导致效率下降。
3. 集中注意力：在工作期间，尽量减少干扰，关闭社交媒体、手机静音等，保持专注。
二、优先级管理优先级管理帮助我们确定任务的重要性和紧急性，合理安排工作顺序。
以下是几种常用的优先级管理方法：1. 重要紧急矩阵：将任务分为四个象限：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急。
根据任务的象限确定处理顺序。
2. ABCD法则：将任务分为A、B、C、D四个等级，A代表最重要最紧急的任务，D代表最不重要最不紧急的任务。
优先处理A任务，然后依次处理B、C、D任务。
三、任务分解任务分解是将大任务拆分为小任务，以便更好地管理和完成。
以下是几种常用的任务分解方法：1. WBS（工作分解结构）：将大任务逐级细化为小任务，形成层级结构，明确每个小任务的具体内容和时间安排。
2. 列表法：将任务列成一个清单，然后逐一完成。
每完成一个任务，可以给自己一个小奖励，以激励自己继续完成下一个任务。
四、批量处理批量处理是将相同类型的任务集中处理，提高工作效率。
以下是几种常用的批量处理方法：1. 电子邮件批量处理：将电子邮件按照重要性和紧急性分类，然后一次性处理相同类型的邮件，避免频繁跳转和打断工作节奏。
2. 会议批量处理：将相同主题或类似内容的会议集中安排在一段时间内，减少会议的次数，提高会议效率。
会议管理制度与时间管理
会议管理制度与时间管理会议管理制度与时间管理是任何组织或团队顺利运行的重要保障。
通过合理安排和高效管理会议，可以提高工作效率，增强团队凝聚力，促进信息共享和沟通。
本文将探讨会议管理制度与时间管理的重要性，并提供一些实用的方法和建议。
一、会议管理制度的重要性会议是组织内部沟通和决策的重要平台，因此，建立合理的会议管理制度对于组织的顺利运行至关重要。
1. 提高效率：通过设立会议管理制度，可以明确每个会议的目的和议程内容，并设定时间限制。
会议参与者可以提前准备好相关文档和意见，以确保会议高效进行。
在会议中，制度化的议程安排和时间管理，可以避免会议拖沓和无效讨论，提高会议的效率。
2. 促进沟通：会议是团队内部成员碰撞想法和分享信息的机会。
通过会议管理制度，可以确保每个团队成员都有平等的发言机会，并鼓励他们分享自己的观点和建议。
良好的沟通可以增强团队凝聚力和协作能力。
3. 推动决策：会议是集思广益和共同决策的平台。
通过会议管理制度，组织可以确保决策的公平性和透明性，避免个人主观意见占据上风。
提前设定好决策流程和程序，可以更快地达成一致并推动事务的进展。
二、时间管理在会议中的重要性时间是我们最宝贵的资源之一，有效的时间管理对于会议的顺利进行至关重要。
1. 精确的时间安排：在会议管理中，准时开始和结束会议非常重要。
主持人应提前安排好会议时间，并根据议程内容合理安排每个议题的时间。
参与者需要尊重会议时间，避免迟到和过度延长会议。
精确的时间安排可以确保会议进展顺利，不浪费时间。
2. 有效的议程管理：制定明确的议程可以帮助参与者了解会议的目标和内容。
主持人需要根据会议目标制定议程，并将其提前发送给与会人员。
参与者可以提前准备相关材料，并在会议中按照议程依次讨论每个议题。
主持人需要把握好每个议题的时间，避免过度讨论或重复讨论。
3. 合理的时间分配：在会议中，主持人需要充分利用时间，确保每个议题都得到适当的讨论和决策。
时间管理与会议管理
时间管理与会议管理引言：时间管理和会议管理是现代社会中非常重要的组织和个人能力。
有效的时间管理可以使我们更加高效地完成工作和提高工作质量，而合理的会议管理可以提高团队的协作和沟通效率。
本文将分别探讨时间管理和会议管理的核心概念、方法和技巧，帮助读者提升自己的时间管理和会议管理能力。
一、时间管理1.时间管理的重要性时间是我们最宝贵的资源，合理利用时间可以增加工作效率、提高生活质量，而不合理的时间安排则容易导致工作拖延和生活压力增加。
因此，时间管理对于个人和组织来说都至关重要。
2.时间管理原则- 设定明确的目标：根据个人或组织的需求，设定明确的目标，并制定相应的计划和时间表。
- 设置优先级：确定任务的优先级，合理安排时间，优先处理重要、紧急的事务。
- 集中精力：避免分散注意力，专注于当前的任务，提高工作效率。
- 有效分配时间：根据任务的重要程度和紧急程度，合理安排时间，并进行时间块的分配。
3.时间管理技巧- 制定计划：每日、每周或每月制定计划，明确任务和时间安排。
- 打破大任务：将大的任务分解成小的子任务，逐步完成，避免被任务压垮。
- 控制时间浪费：减少无关的社交媒体、电子游戏等对时间的浪费。
- 学会拒绝：合理拒绝那些不重要或不紧急的事务，保护自己的时间。
- 使用工具：利用时间管理工具如日历、待办事项清单等，提醒自己完成任务。
4.实践时间管理时间管理需要日常实践和坚持，只有通过不断的实践才能逐渐提高自己的时间管理能力。
通过不断总结经验和反思，不断调整和优化自己的时间管理方法。
二、会议管理1.会议管理的意义会议是组织内部协调沟通的重要方式，合理的会议管理可以提高团队的协作效率、避免信息孤岛和提高决策效果。
2.会议管理的基本原则- 明确会议目的：确定会议的主题和目的，避免开无目的的会议。
- 确定会议参与者：明确参与会议的人员，避免没有必要的人参与导致会议效率降低。
- 合理预定时间和地点：根据会议的内容和人员的安排，选择合适的时间和地点，确保会议的顺利进行。
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8
今日主题
一、认识时间和时间管理
二、时间管理实务
三、会议管理
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时间管理的五大误区
• 误区之一：工作缺乏计划 • 误区之二：组织工作不当 • 误区之三：时间控制不够
• 误区之四：整理整顿不足
–“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供 完成工作的时间”
–“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便
运动变化本身的变化规律。
3
时间的基本特性
时间的特性
• 客观公正
• 供给毫无弹性 • 无法积蓄 • 无法取代 • 无法失而复得
• 我们都有相同的时间，时间稍纵即 逝，失去的时间是永远无法追回 的。真正的价值在于我们利用它做 什么事。
• 我们只有176个小时来完成每个月的 目标，只有2112个小时来完成每年 的目标，只要时间一流逝，我们就 一无所获。 • 让某个人损失了时间就等于是偷了 他的金钱，你损失了你的时间就等 于是抵押了你的未来。 • 时间是最有价值的资源，而且是最 难以有效利用最经不起浪费的资源。
不紧急
碎 石 型
Ⅱ 防范未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 学习，做计划，谈心，体验
巨 石 型
不 重 要
细 沙 型
Ⅳ 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动 娱乐、消遣
流 水 型
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紧 急
不紧急
Ⅱ 偏重第二类事务 结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 Ⅳ 偏重第三、四类事务 结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构 维生
时 间 管 理 偏 重 效 应
Ⅰ 偏重第一类事务 结果 压力 重 精疲力竭 要 危机处理 忙于收拾残局
Ⅲ 偏重第三类事务 结果 短视近利 危机处理 不 被视为巧言令色 重 轻视目标与计划 要 缺乏自制力 怪罪他人 人际关系浮泛、破裂
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时间管理分类矩阵的运用
• 先确定轻重，后确定缓急 • 别把巨石打碎——减少重要又紧急的事，让生命张弛有道 –重要不紧急的事情拖着不做，就容易变得重要又紧急 • 别让细沙蒙住眼睛——控制紧急不重要的事，让人生的价值 得到体现 –多点主动的掌控，少点被动的应急 • 别让流“金”岁月变成似“水”年华——预防不重要又不紧 急的事情侵蚀人生 –缺乏自控能力，时间会象流水一样，充满你的全部生命
4
时间陷井
——情不自禁
——事必躬亲 ——过分客套 ——例行公事 ——犹豫不决
国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调
查显示：
管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在
会议上的时间不少于10小时；
行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出：
——漫不经心
——碌碌无为
恢复思路平均时间为3－5分钟
第四代 时间管理
四代时间管理理论的对比
7
倒着看四代时间管理
• 并不是有了第四代时间管理，前三代时间管理就没用了。 • 用第四代时间管理的原理，遵循自然法则，平衡工作、 家庭、健康、生活等各个方面的目标。 • 围绕上面的目标，用第三代时间管理的原理，锁定目标， 把时间花在有价值的事情上，逐步实现目标。 • 用第二代时间管理的原理，寻找最省时省力的实现目标 的方法。 • 根据第二代时间管理分解出来的每日工作计划，对于简 单任务，用第一代时间管理的方法，保证每日计划逐项 落实
• 黄金法则九：管好业余时间，不断自励进取
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时间管理黄金法则一
分清轻重缓急 排定优先顺序
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时间管理分类图
紧急 重 要
Ⅰ 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 救火，抢险 客户投诉找上门 Ⅲ 不速之客 某些电话、会议 某些信件、报告 必要而不重要的问题 受欢迎的活动 打麻将三缺一 突然有人请吃饭
凡事都要安排缺少 思考及重点 忽略了自然法则， 缺乏远见
备忘录型，写纸条， 应变力很强，没有 完成一项划掉一项 压力
行事例，强调规划与 追踪约会事件达成 准备，制订时间表， 率比较高 记录要做的事 以价值为导向，做 强调价值规划，制定 有价值的事，而不 优先顺序 是要做的事情，提 高生产率 自然法则和罗盘理论 效率方向对
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工作流程优化
• 壳牌公司的一位销售主管斯图尔特·坎普，他为销售代表设计
了工业产品的推销方法，他给每个人一张已经设计好的表格---工作流程表，并建议他们在每周开始前将它填好（花费30分 钟左右的时间，在填完后每个人都找出访问顾客的最佳途径及 每个停留点上该做的事，也都记在上面，一目了然）。而且，
要求推销员把事情依其重要性列成工作清单，从最重要的开始
做，并时时核对表格。这样一来，他所带领的团队总是在该公 司的销售排行榜上稳居第一。
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并行串行的兼顾性
• 什么情况下能并行工作
起床 洗脸刷牙
5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 5分钟 2分钟
起床 洗脸刷 牙 热牛奶 更衣化 妆 热面包 早点 吃早餐 整理公 文包 出门
5
什么是“时间管理”？
“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费， 以便有效地完成既定目标。TQ(Time quotient)时 间商数----对待时间的态度和运用时间创造价值的 能力。
6
时间管理理论演变
理论的演进
第一代 时间管理
第二代 时间管理 第三代 时间管理
特点
优点
缺点
忽略整体规划，可 能遗漏重要事情
小 王 的 一 个 早 晨
热牛奶
更衣化妆 整理公文包 看电视早新闻 热面包早点 吃早餐 出门
填满可供堆积的空间。” • 误区之五：进取意识不强
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案例分析：马林的工作安排
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时间管理的九个黄金法则
• 黄金法则一：分清轻重缓急，排定优先顺序 • 黄金法则二：设定明确目标，制定可行计划 • 黄金法则三：立即采取行动，坚决杜绝拖延
• 黄金法则四：制定工作规则，善于有效授权
• 黄金法则五：保持环境整洁，控制自我情绪 • 黄金法则六：积累生活窍门，善用零碎时间 • 黄金法则七：掌握拒绝技巧，积攒整块时间 • 黄金法则八：咨询专人专线，花钱赢得时间
时间管理与会议管理
一汽富维大学生职业发展项目
周辉 博士
今日主题
一、认识时间和时间管理
二、时间管理实务
三、会议管理
2什么是时间？时间源自物质运动的顺序性和持续性，其特点是一 维性，是一种特殊的资源。牛顿力学中的时间：
是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，
通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质