时间管理与会议控制共50页
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时间管理与会议管理
3. OUTLOOK弹出来一个对话框，收到一封邮件。
4. 刚过10分钟，人力资源部通知你下周一之前把部门的排班表送到人力资源部。（今天周三） 5. 20分钟后，同事在MSN上留言问你哪天有空一起去爬山。 6. 又过了40分钟，财务部小陈通知你昨天有一笔报账的账单缺了一张消费的小单单据，希望 下班之前能找到并送到财务部。 7. 45分钟后，财务部孙会计将本月的前台物品盘点表送过来。 8.收到一条手机短信，推销房产。
11
时间管理与会议管理 三、时间管理
2. 时间管理法 之 衣柜整理法
如何整顿你的衣柜？
处理
序号 1 2 3 4 5 6 7 任务 联系客人上次遗留的文件大概下周一 到。 提供上周客人投诉统计分析表。 收到一封邮件，待处理。 下周一之前把部门的排班表送到人力 资源部。（今天周三） 同事问哪天有空一起去爬山。 下班之前找到单据，并送到财务部。 本月的前台物品盘点表送过来。
时间管理与会议管理 三、时间管理
撕纸游戏
你一生可以创造价值的时间还剩多少？
0岁
100岁
已经过去的 时间
国假； 睡 年假； 觉 双休；
疾 病； 郁 闷； 忧 伤。
退休
你计划如何最大化利用这所剩无几的时间？
时间管理与会议管理 4
时间管理与会议管理 三、时间管理
1. 时间都去哪里啦？
1） 越权：做了不该你做的事； 2） 开会没有技巧； 3） 不放权，揽权； 4） 上司不定期召见； 5） 轻重缓急不分； 6） 事无巨细； 7） 不会说不； 8） 拖延；
时间管理与会议管理
6
时间管理与会议管理 三、时间管理
2. 时间管理法 之 衣柜整理法
如何整顿你的衣柜？
收集 将衣柜中的东西全部取 出来。 将散乱的衣服进行分类。
时间管理与会议管理教材(PPT 71张)
时间管理与会议管理
今日主题
一、认识时间和时间管理
二、时间管理实务
三、会议管理
2
什么是时间？
时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一 维性，是一种特殊的资源。牛顿力学中的时间： 是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照， 通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质 运动变化本身的变化规律。
3
时间的基本特性
• 高层管理人员开会时间超过50%
• 全美每天开会人数超过1000万 • 年人事费用的7%-15% • 无效会议损失人均800美元/ 年
47
会议的目的
• 开展有效的沟通
• 资讯传达 • 监督员工的工作进展 • 达成协议,解决问题 • 决策和资源共享
• 开发创意
• 激励员工士气 • 巩固经理人的地位
热牛奶
吃早餐
看电视 早新闻
热面包早点 吃早餐 出门
18
时间管理黄金法则二
设定明确目标 制订可行计划
19
设定目标的SMART法则
• Specific • Measurable （具体的） （可衡量的）
• Attainable
• Relevant • Time-based
（可达到的）
（相关的） （基于时间的）
4
• 无法取代
• 无法失而复得
时间陷井
——情不自禁
国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调 查显示： 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在 会议上的时间不少于10小时；
——事必躬亲
——过分客套 ——例行公事 ——犹豫不决 ——漫不经心
行政管理人员每周会议20小时。
心理学家指出： 恢复思路平均时间为3－5分钟
今日主题
一、认识时间和时间管理
二、时间管理实务
三、会议管理
2
什么是时间？
时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一 维性，是一种特殊的资源。牛顿力学中的时间： 是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照， 通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质 运动变化本身的变化规律。
3
时间的基本特性
• 高层管理人员开会时间超过50%
• 全美每天开会人数超过1000万 • 年人事费用的7%-15% • 无效会议损失人均800美元/ 年
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会议的目的
• 开展有效的沟通
• 资讯传达 • 监督员工的工作进展 • 达成协议,解决问题 • 决策和资源共享
• 开发创意
• 激励员工士气 • 巩固经理人的地位
热牛奶
吃早餐
看电视 早新闻
热面包早点 吃早餐 出门
18
时间管理黄金法则二
设定明确目标 制订可行计划
19
设定目标的SMART法则
• Specific • Measurable （具体的） （可衡量的）
• Attainable
• Relevant • Time-based
（可达到的）
（相关的） （基于时间的）
4
• 无法取代
• 无法失而复得
时间陷井
——情不自禁
国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调 查显示： 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在 会议上的时间不少于10小时；
——事必躬亲
——过分客套 ——例行公事 ——犹豫不决 ——漫不经心
行政管理人员每周会议20小时。
心理学家指出： 恢复思路平均时间为3－5分钟
时间管理与会议管理
是谁偷去你的时间？？？
乱放东西是首位， 乱放东西 开会属于第二位， 开会 电话属于第三位， 电话 干扰列在第四位， 拖延列在第五位， 拖延 垃圾档案属第六， 垃圾档案 危机属于第七位， 危机 颠倒授权属第八， 颠倒授权 完美主义属第九， 完美主义 精神焕发属第十， 精神焕发 翻箱倒柜最费时 好多会议无主题 管理不好掉陷阱 应酬很多实在累 应酬 对人对己都不利 鱼目混珠低效率 接踵而至难应付 别人求援常答应 精工细雕属多余 流畅受阻费时间
记录时间使用状况
一些人反对记录自己的时间使用状况的原因是： 第一.认为十分清楚自己的时间使用状况； 通过统计分析，几乎所有记录时间使用状况的人对 自己的时间使用方式都会有惊奇的发现，这种记录 工作对他们教益甚大；有些管理者只记录了两三天 的时间使用状况，即能发现自己的时间误区，甚至 还能找出若干克服的途径。记录好自己的时间使用 状况，以便切实了解自己的时间使用方式及时间使 用误区。
时间 管理 与 会议 管理
概
述
时间就是生命。浪费别人的时间等于谋财害命。 时间就是生命。浪费别人的时间等于谋财害命。 现代的管理者大多是工作繁重，每天都要应付处理 烦琐的事务。“时间管理”正好能帮助管理者在每 天的有限时间内，完成更多的工作，提高工作效果 与效率。效率是完成及做好要做的工作，更重要的 是管理的效果。 要有效管理时间，首先要分析现状，认识自己的时 间运用方式，找出自己浪费时间的主要因素，然后 针对问题做出改进！
7.今天最严重的三个时间使用误区是什么？有没有可 能克服？如何克服？ 8.今天做了那些不必要的事？ 9.今天做了那些不需要亲自动手的事？这些事可以授 权谁去做？ 10.今天花费了多少时间做重要的事？ 11.今天花费了多少时间做不重要的事？ 12.今天有那些事本来应花费更多的时间去做？ 13.今天有那些事本来可以花费较少的时间去做？ 14.从明天开始，应该怎样做才能改进时间的的使用？
如何高效规划时间的会议时间控制
如何高效规划时间的会议时间控制在现代社会中，会议是组织和企业中不可或缺的一部分。
然而，由于会议的频繁和冗长，很多人感到会议浪费了他们宝贵的时间。
因此，高效规划时间的会议时间控制变得尤为重要。
本文将介绍一些方法和技巧，帮助您更好地控制会议时间，提高会议的效率。
一、明确会议目的和议程在召开会议之前，明确会议的目的和议程是非常重要的。
确定会议的目标，明确讨论的主题和议程，可以帮助参会人员更好地准备和集中注意力。
同时，明确的议程也可以帮助主持人控制会议的时间，确保会议按计划进行。
二、限制会议时间为了高效规划时间，限制会议的时间是必要的。
根据会议的目的和议程，合理设定会议的时间限制。
例如，对于一般的工作会议，可以将时间限制在30分钟到1小时之间。
对于重要的决策会议，可以适当延长时间，但也要注意不要超过参会人员的耐心和注意力的极限。
三、提前准备提前准备是高效控制会议时间的关键。
主持人和参会人员在会议开始之前应该提前准备好相关材料和资料，确保会议的顺利进行。
主持人可以提前发送会议议程和相关资料给参会人员，让他们提前做好准备。
参会人员也应该提前阅读相关材料，做好笔记和准备，以便在会议中能够更好地参与讨论。
四、控制讨论时间在会议中，控制讨论的时间是非常重要的。
主持人应该设定一个合理的时间限制，确保每个议题都能在规定的时间内得到充分讨论。
如果讨论时间过长，主持人可以适当地提醒参会人员，让他们尽快总结观点和意见。
同时，主持人也应该控制好自己的讲话时间，避免过多的发言时间占用其他人的时间。
五、有效利用会议工具现代科技提供了许多会议工具，可以帮助我们更好地控制会议时间。
例如，可以使用会议计时器来提醒参会人员时间的流逝，避免会议时间的超时。
同时，可以使用会议记录工具来记录会议的讨论和决策，避免重复讨论和遗漏重要信息。
六、鼓励参会人员积极参与鼓励参会人员积极参与会议是高效控制会议时间的关键。
主持人可以设定一些规则，鼓励参会人员提前准备好自己的观点和意见，并在会议中积极发言。
办公室会议时间管理制度
第七条会议纪律
（一）参会人员应准时出席，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。
（二）会议期间，参会人员应保持手机静音，避免影响会议进程。
（三）会议内容应保密，未经许可，不得泄露给非参会人员。
（四）会议结束后，参会人员应按要求完成会议任务的落实。
第八条本制度的解释权归办公室所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。后续章节内容将根据需要逐步完善。
2.会议开始时，会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标。
3.各议题负责人按议程顺序进行汇报、讨论，会议主持人负责引导讨论，确保会议有序进行。
4.会议期间，会议记录人应详细记录会议内容，特别是关键决策、任务分配等信息。
四、会议决策
1.会议讨论结束后，会议主持人应对讨论结果进行总结，明确决策事项。
（三）会议时间应合理安排，尽量避免影响正常工作。
第四条会议类别
（一）定期例会：每周、每月定期召开的会议，主要用于总结工作、布置任务、交流经验等。
（二）专题会议：针对特定议题召开的会议，旨在研究、解决具体问题。
（三）项目协调会：针对跨部门、跨项目的沟通协调问题召开的会议。
第五条会议组织
（一）会议主持人：负责主持会议，引导讨论，确保会议有序进行。
2.设备操作：使用部门或个人应熟悉会议室设备的操作方法，避免因操作不当导致设备损坏。
3.设备维护：行政部门应定期对会议室设备进行维护和保养，确保设备处于良好状态。
三、会议室环境与卫生
1.环境布置：会议召开前，使用部门或个人应确保会议室环境整洁、安静，符合会议需求。
2.卫生清洁：会议结束后，使用部门或个人应负责清理会议室，恢复原状，保持卫生。
2.对于需要投票表决的事项，会议主持人应组织参会人员进行投票，并记录投票结果。
（一）参会人员应准时出席，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。
（二）会议期间，参会人员应保持手机静音，避免影响会议进程。
（三）会议内容应保密，未经许可，不得泄露给非参会人员。
（四）会议结束后，参会人员应按要求完成会议任务的落实。
第八条本制度的解释权归办公室所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。后续章节内容将根据需要逐步完善。
2.会议开始时，会议主持人简要介绍会议主题、议程和参会人员，明确会议目标。
3.各议题负责人按议程顺序进行汇报、讨论，会议主持人负责引导讨论，确保会议有序进行。
4.会议期间，会议记录人应详细记录会议内容，特别是关键决策、任务分配等信息。
四、会议决策
1.会议讨论结束后，会议主持人应对讨论结果进行总结，明确决策事项。
（三）会议时间应合理安排，尽量避免影响正常工作。
第四条会议类别
（一）定期例会：每周、每月定期召开的会议，主要用于总结工作、布置任务、交流经验等。
（二）专题会议：针对特定议题召开的会议，旨在研究、解决具体问题。
（三）项目协调会：针对跨部门、跨项目的沟通协调问题召开的会议。
第五条会议组织
（一）会议主持人：负责主持会议，引导讨论，确保会议有序进行。
2.设备操作：使用部门或个人应熟悉会议室设备的操作方法，避免因操作不当导致设备损坏。
3.设备维护：行政部门应定期对会议室设备进行维护和保养，确保设备处于良好状态。
三、会议室环境与卫生
1.环境布置：会议召开前，使用部门或个人应确保会议室环境整洁、安静，符合会议需求。
2.卫生清洁：会议结束后，使用部门或个人应负责清理会议室，恢复原状，保持卫生。
2.对于需要投票表决的事项，会议主持人应组织参会人员进行投票，并记录投票结果。
高效的时间和会议管理技巧
会议组织和协调
确定参会人员
根据会议内容和目标，确定合适的参 会人员，确保与会议议题相关的人员 参与。
协调时间和地点
合理安排会议时间和地点，确保所有 参会者能够准时参加，并提供舒适的 会议环境。
会议中的沟通和决策
促进开放沟通
鼓励参会者在会议中积极发言、分享观点，创造开放、平等的沟通氛围。
有效决策
在会议中通过讨论和协商，达成明确的决策或行动计划，确保决策的有效性和可行性。
个人时间管理提升经验分享
制定计划和目标
制定明确的工作计划和 目标，有助于合理安排 时间和提高工作效率。
优先级排序
将任务按照优先级排序 ，优先处理重要和紧急 的任务，避免拖延和焦
虑。
避免多任务处理
尽量专注于单一任务， 避免多任务同时处理导 致效率低下和错误率增
加。
设定时间限制
为每个任务设定合理的 时间限制，避免过度投
06
案例研究与经验分享
企业时间管理实践案例
谷歌
谷歌采用“20%时间”政策，允 许员工将其20%的工作时间用于 个人感兴趣的项目，以提高员工
的创造力和工作动力。
亚马逊
亚马逊实行“双披萨团队”原则， 即团队规模小到可以用两个披萨喂 饱，以加快决策和响应速度。
华为
华为采用“工作生活平衡”理念， 通过设置合理的工作时间和任务分 配，提高员工的工作效率和幸福感 。
高效会议组织案例
微软
微软采用“站立式会议”方式， 以限制会议时间和提高效率。参 会人员需站着开会，促使会议简
短、高效。
阿里巴巴
阿里巴巴实行“会议三板斧”原 则，即会议前明确议程、会议中 直奔主题、会议后落实行动，以
确保会议效果。
会议时间管理：让会议更高效有序
• 鼓励参会人员在会议过程中提出意见和建议，提高会议效果
• 在会议后总结会议经验，不断优化会议时间管理
制定会议议程
• 根据会议目标，制定详细且合理的会议议程
• 考虑参会人员的专业背景和职责，确保会议议程的针对性
• 在会议前与参会人员沟通议程，确保参会人员对会议内容有充分准备
提前沟通
• 在会议前与参会人员沟通会议议程，提高会议讨论的针对性
• 分析会议讨论的优点和不足，提高会议时间管理的有效性
• 通过反馈和改进，优化会议时间管理，提高会议效果
评估会议效果并进行改进
评估会议效果
进行改进
持续优化
• 根据会议记录和后续工作进展，评
• 根据会议效果评估结果，对会议时
• 定期回顾会议时间管理情况，持续
估会议效果
间管理进行改进
优化会议时间管理
• 分析会议讨论的优点和不足，为下
定期回顾
持续优化
提高管理能力
• 定期回顾会议时间管理情况，分析
• 根据回顾结果，持续优化会议时间
• 通过培训和学习，提高团队成员在
会议时间管理的优点和不足
管理，提高会议效果
会议时间管理方面的能力
• 通过数据分析和统计，了解会议时
• 优化会议议程和会议时间分配，提
• 鼓励创新和实践，提高会议时间管
间管理的实际效果
• 采用时间管理工具，提醒参会人员注意发言时间
• 在会议过程中，适时总结会议成果，避免会议拖沓
确保有效讨论
• 鼓励针对议题的发言，避免偏离主题的讨论
• 严格控制无效发言，提高会议讨论的针对性
• 通过提问和讨论，引导参会人员进行深入思考
⌛️
保持互动
• 在会议后总结会议经验，不断优化会议时间管理
制定会议议程
• 根据会议目标，制定详细且合理的会议议程
• 考虑参会人员的专业背景和职责，确保会议议程的针对性
• 在会议前与参会人员沟通议程，确保参会人员对会议内容有充分准备
提前沟通
• 在会议前与参会人员沟通会议议程，提高会议讨论的针对性
• 分析会议讨论的优点和不足，提高会议时间管理的有效性
• 通过反馈和改进，优化会议时间管理，提高会议效果
评估会议效果并进行改进
评估会议效果
进行改进
持续优化
• 根据会议记录和后续工作进展，评
• 根据会议效果评估结果，对会议时
• 定期回顾会议时间管理情况，持续
估会议效果
间管理进行改进
优化会议时间管理
• 分析会议讨论的优点和不足，为下
定期回顾
持续优化
提高管理能力
• 定期回顾会议时间管理情况，分析
• 根据回顾结果，持续优化会议时间
• 通过培训和学习，提高团队成员在
会议时间管理的优点和不足
管理，提高会议效果
会议时间管理方面的能力
• 通过数据分析和统计，了解会议时
• 优化会议议程和会议时间分配，提
• 鼓励创新和实践，提高会议时间管
间管理的实际效果
• 采用时间管理工具，提醒参会人员注意发言时间
• 在会议过程中，适时总结会议成果，避免会议拖沓
确保有效讨论
• 鼓励针对议题的发言，避免偏离主题的讨论
• 严格控制无效发言，提高会议讨论的针对性
• 通过提问和讨论，引导参会人员进行深入思考
⌛️
保持互动
时间管理与会议控制
人数宜少不宜多
• 开大会是很不容易的，人数增加，会议 的时间就要减少。 • 确定与会者的名单，尽量排除那些可来 不可来的人，特别是那些能讲话，但无 用的人。 • 将一个大会，分散成几个小会来开，特 别是开一刻钟的快速会议。时间短，碰 头会站着开。
设计会议的程序
• 无论是大会还是小会，是公开的会议， 还是封闭的会议，都要有严格的程序。 • 注意何时引出，谁为主持人、讨论人、 核心发言或者报告人。 • 在程序设计中，确定开始的时间、每个 阶段发言的时间、预计的结束时间。
人生加减法
• 人到中年，等于进入人生的下午。荣格 指出，到下午的时候，应该回头检查早 上出发时带的东西，有些是否应该丢弃。 • 不能照着早上的计划来过下午。早上美 好的事物，下午可能微不足道。早上的 真理，下午成为谎言。 • 用减法，重新评估、发现、决定你的人 生优先顺序。《中外书摘》06年7月号
准时
• 保证会议的准时开始。事先做最坏的打 算，有预备方案。 • 与会人数明显不足，是否可以分段开会。 重要人物没有到场，是否可以临时调整 会议程序。 • 分段签到、会后签到。大会一定要分片 安排座位，留出迟到席位。
严肃会风
• 迟到无法杜绝，但是可以控制。对于迟 到问题，要严格管理，形成良好会议风 气。 • 制裁要有尺度。李立三对于林彪迟到的 批评。不知道天高地厚。 • 联想召集会议，迟到者罚站一分钟。对 于资深员工也不例外，总裁也要带头执 行。
• 不要期望自己能做很多的事情，承认人 生的局限性。 • 有所不为，要能够下狠心。譬如，防止 被文件淹没的办法，定期淘汰一批文件 资料，包括书籍。 • 学会拒绝，善于舍弃。有些约会、会议， 坚决不参加。
格力集团 董明珠的做法
• 独处的个人 习惯。 • 出差尽量减 少同行人的 牵制。 • 利用等候的 间隙读书、 思考。
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42、只有在人群中间，才能认识自 己。——德国
43、重复别人所说的话，只需要教育； 而要挑战别人所说的话，则需要头脑。—— 玛丽·佩蒂博恩·普尔
44、卓越的人一大优点是：在不利与艰 难的遭遇里百折不饶。——贝多芬
45、自己的饭量自己知道。——苏联
时间管理与会议控制
11、不为五斗米折腰。 12、芳菊开林耀，青松冠岩列。怀此 贞秀姿 ，卓为 霜下杰 。
13、归去来兮，田蜀将芜胡不归。 14、酒能祛百虑，菊为制颓龄。 15、春蚕收长丝，秋熟靡王税。
41、学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸 收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹
43、重复别人所说的话，只需要教育； 而要挑战别人所说的话，则需要头脑。—— 玛丽·佩蒂博恩·普尔
44、卓越的人一大优点是：在不利与艰 难的遭遇里百折不饶。——贝多芬
45、自己的饭量自己知道。——苏联
时间管理与会议控制
11、不为五斗米折腰。 12、芳菊开林耀，青松冠岩列。怀此 贞秀姿 ，卓为 霜下杰 。
13、归去来兮，田蜀将芜胡不归。 14、酒能祛百虑，菊为制颓龄。 15、春蚕收长丝，秋熟靡王税。
41、学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸 收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹