九段秘书工作讲义法WPS演示演示文稿
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九段秘书工作法WPS演示演示文稿-精选文档
六段秘书的做法
• 做记录 • 发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供 了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在 得到允许的情况下，做一个录音备份）。做会议记录倒是 每个做秘书应做的，并且需要在会议结束后将会议纪要发 自各个与会人员。
七段秘书的做法
• 发记录 • 会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总 经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
• 在组织中做Βιβλιοθήκη 需要看结果，你的工作对组织贡献了哪些绩 效。完成工作固然重要，但是否有绩效产生却更重要。在 九段秘书中，前半部分秘书重视的是工作的内容，工作的 过程。而后半部分重视的是工作的结果，绩效。
五段秘书的做法
• 细准备 • 发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先 了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给 与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领 导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了 的事，或者记不清的事争吵）。这样的秘书比较讨上级的 喜欢。不是简单的接受任务，经常这样做会超出老板的期 望。
一段秘书的做法
• 发通知 • 用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关 会议用品，并参加会议。我所遇到的很多刚入职的新人都 只做到这一层，只接受任务，叫做什么就做什么。公司的 KPI里这叫满足部分期望。
二段秘书的做法
• 抓落实 • 发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个 人被及时通知到。经过两次类似的会议安排之后，往往熟 悉了公司的人员之后，开始学会发会议通知之前先确认与 会人员的时间。
三段秘书的做法
• 重检查 • 发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会 者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的 人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况， 也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间 • 。
2024年度九段秘书工作法培训PPT课件
01
树立保密观念，严格遵守保密规定，不泄露公司机密和客户隐
私。
信息安全措施
02
加强网络安全管理，定期更新密码、防范病毒攻击；对重要文
件进行加密处理，确保信息安全。
应对泄密事件
03
发现泄密事件时，立即报告并采取补救措施，最大限度减少损
失。
19
CHAPTER 05
四段秘书：会议筹备与记录
2024/3/23
34
项目进度监控与报告制作
制定详细的项目进度计划，明确各阶 段的时间节点和关键任务。
定期制作项目进度报告，向项目干系 人汇报项目进展情况。
2024/3/23
监控项目实际进度，及时发现进度偏 差并进行分析。
根据项目实际情况，调整项目进度计 划，确保项目按时完成。
35
项目资源协调与支持提供
识别项目所需资源，包括人力、物力、财力等。
20
会议筹备流程与注意事项
会议筹备流程
确定会议主题、目的和参会人员
安排会议时间和地点
2024/3/23
21
会议筹备流程与注意事项
准备会议议程和资料
布置会场和调试设备
注意事项
2024/3/23
22
会议筹备流程与注意事项
01
02
03
04
提前与参会人员确认时 间和地点
确保会议资料完整、准 确
检查会场设施和设备是 否正常运行
13
时间规划技巧与工具应用
时间分块法
时间管理工具
将时间划分为不同的块，分别用于处 理不同类型的工作。
使用时间管理软件或APP，辅助进行 时间规划和任务提醒。
番茄工作法
采用25分钟工作+5分钟休息的方式， 提高专注力和工作效率。
公司秘书技能培训PPT模板企业老板助理技巧培训九段秘书工作法wps (2)
专业秘书与行政助理培训 DRAFT BY: 111111
课程安排
（一）行政文秘人员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系嘚谈话技巧 （四）与上司沟通嘚技巧 （五）公务接待嘚技巧 （六）行政文秘人员嘚职业形象
专业秘书与行政助理培训（一）
行政人员嘚角色认知
什
行
行
成
么
政
政
功
样
人
人
行
嘚
员
三、拉近关系嘚谈话技巧
用别人喜欢听嘚句式来说话
句式五：说“我”代替“你”以纠正错误
同 事：“我嘚表格已经交上去很久了，怎么还不批下 来呢，比我晚交嘚都批下来了，这是怎么回事啊！”
行政人员：“别怪别人，你嘚表格都填错了，当然没办法批了。“ 同 事：“什么，是你让我这么填嘚！你……”
同 事：“我嘚表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交嘚都 批下来了，这是怎么回事啊？”
时间
约会事由 所带资料 参加人员 地点
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意嘚细节（三） ➢及早备妥约会所需嘚资料，并在适当嘚时候请上司过目； ➢特别重要嘚约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会嘚顺 利进行； ➢约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意嘚细节（四） 按照需要，记录会面内容； 保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及时通知对方； 随时提醒自己嘚上司准时赴约； 每天上班之前请上司核对他嘚日程表。
快乐地生活
二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理发展训练（三）
工作语言“规范”沟通 —— 工作场合六不谈
问题：工作场合哪些话题不适合谈？ 不非议国家国政 不涉及国家或行业秘密 不评论交往对象嘚内部事务 “上海人抠门” 不议论同事领导 不涉及格调不高嘚话题 不涉及私人问题 “私人问题五不问”
课程安排
（一）行政文秘人员角色认知 （二）办公室日常工作技巧 （三）拉进关系嘚谈话技巧 （四）与上司沟通嘚技巧 （五）公务接待嘚技巧 （六）行政文秘人员嘚职业形象
专业秘书与行政助理培训（一）
行政人员嘚角色认知
什
行
行
成
么
政
政
功
样
人
人
行
嘚
员
三、拉近关系嘚谈话技巧
用别人喜欢听嘚句式来说话
句式五：说“我”代替“你”以纠正错误
同 事：“我嘚表格已经交上去很久了，怎么还不批下 来呢，比我晚交嘚都批下来了，这是怎么回事啊！”
行政人员：“别怪别人，你嘚表格都填错了，当然没办法批了。“ 同 事：“什么，是你让我这么填嘚！你……”
同 事：“我嘚表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交嘚都 批下来了，这是怎么回事啊？”
时间
约会事由 所带资料 参加人员 地点
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意嘚细节（三） ➢及早备妥约会所需嘚资料，并在适当嘚时候请上司过目； ➢特别重要嘚约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会嘚顺 利进行； ➢约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。
二、办公室日常工作技巧
安排约会需要注意嘚细节（四） 按照需要，记录会面内容； 保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及时通知对方； 随时提醒自己嘚上司准时赴约； 每天上班之前请上司核对他嘚日程表。
快乐地生活
二、办公室日常工作技巧
专业秘书与行政助理发展训练（三）
工作语言“规范”沟通 —— 工作场合六不谈
问题：工作场合哪些话题不适合谈？ 不非议国家国政 不涉及国家或行业秘密 不评论交往对象嘚内部事务 “上海人抠门” 不议论同事领导 不涉及格调不高嘚话题 不涉及私人问题 “私人问题五不问”
经典人力资源培训之九段秘书课件(PPT13张)
段秘书工作法
行政内训
第①课
•
1.艺术符号就是用语言描绘某种客观 事物创 造意象 ，以意 象形式 象征某 种情感 。换言 之，以 意象象 征情感 就是艺 术符号 的创造 ；以意 象象征 情感的 过程就 是艺术 符号创 造的过 程；因 而，诗 即意象 ，诗即 象征， 诗即艺 术符号 。
•
2.动静结合，以静衬动。诗歌首尾两 节都写 到了“ 作别云 彩”这 一细节 。前者 显得飘 逸高洁 ，依依 难舍； 后者则 见感伤 落寞， 无奈决 绝；“ 云彩” 这一意 象以静 衬动， 精妙入 微的折 射出诗 人隐秘 难言的 复杂心 理。
确认下明 天的会议
好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
3
三段秘书 重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
4
四段秘书 勤准备
1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
段秘书工作法行Fra bibliotek内训第①课引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
12 3
4
5
6
7
8
9
一到九段秘书给出了不同的答案
一段秘书 1 发通知
Phone
Board
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望 ——只接受任务，叫做什么就做什么
1
2
二段秘书 抓落实
•
7.通过本课学习，激发学生学习古代 科技、 文学、 戏剧与 建筑的 兴趣， 能根据 自己的 认识去 欣赏古 代劳动 人民非 凡的创 造力和 审美情 趣以及 探究科 学真理 的精神 ，进一 步树立 为发展 祖国的 科技事 业、繁 荣祖国 的文学 艺术做 出积极 贡献的 远大理 想。
职业素养之九段秘书工作法精美PPT课件
整理会议纪要内容
提炼要点
将会议记录中的重要信息进行分类、归纳和提炼，形成清晰的纪 要框架。
明确责任
在纪要中明确各项任务的责任人、完成时间和跟进方式，确保工作 有效推进。
校对核实
对整理好的纪要内容进行校对，确保信息准确无误，避免产生歧义 。
及时传达会议纪要
及时性
在会议结束后尽快整理 并传达纪要，确保信息 及时传递，避免延误工 作进度。
落实。
记录检查结果
02
在检查过程中，详细记录每项工作的完成情况，包括存在的问
题和需要改进的地方。
及时反馈问题
03
在发现问题的第一时间，及时向相关人员反馈，确保问题得到
及时解决。
汇总检查结果
整理检查结果
将检查结果进行整理，分类汇总存在的问题和需要改进的地方。
分析问题原因
针对存在的问题，深入分析原因，找出问题的根源，为后续改进 提供依据。
核实相关数据和细节 ，避免传达错误信息 。
选择合适通知方式
根据通知的紧急程度和重要性 ，选择合适的通知方式，如电 话、短信、邮件等。
考虑接收者的习惯和偏好，选 择最容易被接收和关注的方式 。
确保通知方式可靠且及时，避 免因传达延误而造成损失。
确保通知及时传达
提前规划好通知时间，确保在合适的 时间点进行传达。
制定责任追究制度
建立健全的责任追究制度，对 于工作中出现的失误、延误等 问题，要依法依规进行责任追
究。
根据问题性质和严重程度， 制定相应的处罚措施，如警 告、记过、降职、开除等。
同时，也要建立奖励机制，对 于在工作中表现突出、做出重 要贡献的人员给予相应的表彰
和奖励。
加强责任意识和培训
九段秘书工作法ppt课件-2024鲜版
2024/3/27
制定计划
根据任务目标，制定详细的工作计 划，包括时间节点、责任人、所需 资源等。
跟进进度
密切关注任务进度，及时与相关人 员沟通，确保任务按计划推进。
13
检查标准与方法
2024/3/27
制定检查标准
01
根据任务目标和要求，制定相应的检查标准，明确合格与不合
格的标准。
选择检查方法
02
业需求。
2024/3/27
7
02
一段秘书：发通知与准备
2024/3/27
8
通知内容与方式
通知内容
清晰明确地传达会议主题、时间、地 点、参会人员及会议背景等信息。
通知方式
根据紧急程度和重要性，选择合适的通 知方式，如邮件、电话、短信或即时通 讯工具等。
2024/3/27
9
准备事项与流程
01
02
03
响沟通效果。
协调各方利益和关系方法论述
01
02
03
04
了解各方立场
充分了解各相关方的利益诉求 和期望，为协调打下基础。
寻求共同点
努力寻找各方都能接受的解决 方案，实现共赢。
建立信任关系
通过诚信、公正和透明的行为， 与相关方建立信任关系。
灵活应对变化
随着情况的变化，及时调整协 调策略，确保目标的顺利实现。
强化网络安全意识 加强网络安全防护，不随意连接未知网络，不泄露个人和 公司账户密码。
38
维护公司形象和利益举措
01
积极建言献策
关注公司发展动态，积极为公司发展建言献策，促进公司持续改进和创
新。
02
妥善处理突发事件
遇到突发事件时，保持冷静，及时报告并协助领导妥善处理，确保公司
制定计划
根据任务目标，制定详细的工作计 划，包括时间节点、责任人、所需 资源等。
跟进进度
密切关注任务进度，及时与相关人 员沟通，确保任务按计划推进。
13
检查标准与方法
2024/3/27
制定检查标准
01
根据任务目标和要求，制定相应的检查标准，明确合格与不合
格的标准。
选择检查方法
02
业需求。
2024/3/27
7
02
一段秘书：发通知与准备
2024/3/27
8
通知内容与方式
通知内容
清晰明确地传达会议主题、时间、地 点、参会人员及会议背景等信息。
通知方式
根据紧急程度和重要性，选择合适的通 知方式，如邮件、电话、短信或即时通 讯工具等。
2024/3/27
9
准备事项与流程
01
02
03
响沟通效果。
协调各方利益和关系方法论述
01
02
03
04
了解各方立场
充分了解各相关方的利益诉求 和期望，为协调打下基础。
寻求共同点
努力寻找各方都能接受的解决 方案，实现共赢。
建立信任关系
通过诚信、公正和透明的行为， 与相关方建立信任关系。
灵活应对变化
随着情况的变化，及时调整协 调策略，确保目标的顺利实现。
强化网络安全意识 加强网络安全防护，不随意连接未知网络，不泄露个人和 公司账户密码。
38
维护公司形象和利益举措
01
积极建言献策
关注公司发展动态，积极为公司发展建言献策，促进公司持续改进和创
新。
02
妥善处理突发事件
遇到突发事件时，保持冷静，及时报告并协助领导妥善处理，确保公司
九段秘书ppt课件-2024鲜版
2024/3/27
三段秘书
负责会议材料的准备和分发，确保参会人员充分了解会议内容。
31
案例二：成功筹备重要会议的九段秘书
四段秘书
对会议中可能出现的问题进行预见和准备， 确保会议能够顺利进行。
五段秘书
在会议中积极协调各方意见，促进达成共识 。
2024/3/27
六段秘书
对会议内容进行记录和整理，形成会议纪要 并跟进执行情况。
七段秘书
具备危机公关处理能力，能够协助公司应对媒体和公众的关注和质疑。
八段秘书
在应对突发事件的过程中，能够发现并解决潜在问题，确保事件处理效果达到预期。
2024/3/27
九段秘书
在成功应对突发事件的基础上，还能够为公司创造额外的价值和贡献。例如，通过优化应急预案和流程，提 高公司的危机应对能力和效率；或者通过总结经验教训，为公司的风险管理提供有益的参考和建议。
39
THANKS
感谢观看
2024/3/27
40
制定详细的工作计划
将任务分解为具体的步骤和环节，并安排相应的时间节点和完成期 限。
制定时间表
根据工作计划，合理安排每天、每周、每月的时间表，确保工作有序 进行。
2024/3/27
18
优先级排序与任务分配
2024/3/27
评估任务重要性和紧急性
根据任务的性质、影响和时限等因素，评估任务的重要性和紧急 性。
10
接待来访与安排行程
来访接待
热情、周到地接待来访者，协助 处理来访者的需求和问题。
行程安排
根据领导的需求和时间安排，合 理规划行程，确保领导能够顺利 出行并高效地完成各项工作任务
。
沟通协调
公司秘书技能培训PPT模板企业老板助理技巧培训九段秘书工作法wps (5)
与上司沟通嘚注意事项（一）
久久不眨眼盯着你看： 他想知道更多，继续 友好、坦率，偶尔眨眨眼睛： 对你评价高，想鼓励你 不抬头，不看人： 不良征兆，轻视，走为上 向室内凝视，并不时微微点头： 糟糕信号，领导希望员工完全服从 眼睛眨个不停： 对谈话内容有疑问，稍停，给他发问嘚机会
领导嘚眼睛
与上司沟通嘚注意事项（二）
• 行政人员：“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？因
•
为这次会议很重要！”
•
• 同 事：“好嘚，我会尽全力安排嘚，谢谢你了！”
用别人喜欢听嘚句式来说话
句式四：说“你可以……”来代替说“不”
“这不是公司嘚规定” “这不是我嘚工作” “没人让我这么做” “我不知道” “我做不到” ”
行政人员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到 你，你可以和她谈谈，你等一下，我打她 电话叫她过来。”
去过去与这个议题相关嘚资料，供他们参考
事例（会议组织）
六段秘书 做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许 嘚情况下，做一个录音备份）
事例（会议组织）
七段秘书 发记录——会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议嘚人员，或者其他人员。 要求他们按照执行。
迅速反应 今日事今日毕 先作对， 再做好， 再追求更好 提交能打动自己嘚工作成果
五项卓越工作方法
阳光心态 存在即合乎道理 阳光积极、直接面对、接纳
工作礼仪
用别人喜欢听嘚句式来说话
• 句式一：用“我理解……”平息不满与矛盾
•同 • •
事：“这台复印机嘚质量太差了，才买 回来几天就不能用了，你们秘书 是不是专买不合格产品阿？”
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了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在 得到允许的情况下，做一个录音备份）。做会议记录倒是 每个做秘书应做的，并且需要在会议结束后将会议纪要发 自各个与会人员。
七段秘书的做法
• 发记录
•
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总
经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法
谢谢观看
精品
九段秘书工作法WPS演示演 示文稿
一段秘书的做法
• 发通知
•
用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关
会议用品，并参加会议。我所遇到的很多刚入职的新人都
只做到这一层，只接受任务，叫做什么就做什么。公司的
KPI里这叫满足部分期望。
二段秘书的做法
• 抓落实
•
发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个
人被及时通知到。经过两次类似的会议安排之后，往往熟
悉了公司的人员之后，开始学会发会议通知之前先确认与
会人员的时间。
三段秘书的做法
• 重检查
•
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会
者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的
人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，
也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间
• 定责任ห้องสมุดไป่ตู้
•
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任
人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理
与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并
及时汇报总经理。
九段秘书的做法
• 做流程
•
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个
秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，
形成不依赖于任何人的会议服务体系。做到第九段秘书，
•。
四段秘书的做法
• 勤准备
•
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的
投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小 条：此会议室明天几点到几点有会议。公司的会议室与投 影仪往往都是需要提前预定的，能做到提前预定，协调资 源，保证资源到位。这样才是满足期望。
五段秘书的做法
• 细准备
•
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先
了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给
与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领
导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了
的事，或者记不清的事争吵）。这样的秘书比较讨上级的
喜欢。不是简单的接受任务，经常这样做会超出老板的期
望。
六段秘书的做法
• 做记录
•
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供
可能下个promotion就是你了。因为别人可以按照你的流
程来做事情，你可以离开这个岗位，有更重要的工作等你 来做了。
从以上案例中的九个不同段位的秘书的工作方法我们不难 看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发 生了很大的变化。也就是说对于工作理解的不同，对待工 作态度的不同，造成了工作执行力的不同，也就是整个工 作取得的成果产生了翻天覆地的变化。按照九段秘书不同 的做法我们的工作可以得到九种不同的结果，也就是我们 日常工作中任务与结果的差别。