2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛会务协助项目采购公告【模板】

2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛会务协助项目采购公告
中国国际贸易促进委员会广州市委员会对2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛（以下简称主题论坛）会务协助项目进行采购，邀请符合条件的供应商参与竞投，有关信息公告如下：
一、采购信息
（一）项目名称：2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛会务协助项目
（二）项目最高限价：60万元人民币
（三）项目概况：我会将于2019年8月23-24日在广州白云国际会议中心举办2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛。

主要活动有广州市政府欢迎晚宴、展览会观展、主题论坛及6场平行分论坛。

会议筹备时间安排及地点：
时间：2019年8月22日至8月24日
地点：广州白云国际会议中心、广州塔、中国进出口商品交易会琶洲展馆
8月22日：（全天）嘉宾报道和场地布置（广州白云
国际会议中心）
（傍晚）广州市政府欢迎晚宴（广州塔）
理服务，包括但不限于嘉宾信息的收集、整理、录入、统计、管理等工作。

投标人须提供基于信息化的嘉宾信息统计和签到管理方案。

2．会务协助统筹及信息化管理
根据采购人安排，协助完成主题论坛约1000人参加的会议和各平行论坛,会务管理的整体策划及整体进度管理工作，协调做好大会各项后勤工作。

编制会议场地布置、现场管理、接待、会场安排等工作手册。

配合采购人做好嘉宾注册、报到系统的管理工作、嘉宾证卡设计制作发放、会议公告发布、会议通知管理、签到管理、入场权限管理、电子资料管理、会务工作人员协同管理等全过程基于互联网的信息化融合服务，改善会议体验，提升会议运行效率。

配合采购人做好主题论坛讲者沟通协调、资料收集、简历整理等工作；负责主题论坛PPT制作（包含但不限于会议流程PPT、市领导发言PPT、嘉宾讲者发言PPT 等）；负责部分讲稿的草拟工作。

本次项目为国际会议会务服务，为做好会议会务服务工作，需要会务服务团队成员中有英语沟通能力，能直接与外方的沟通。

投标人须提供基于信息化的会议管理策划方案及筹备进度方案。

3.会议现场管理
根据采购人安排，做好会议资料、桌卡的摆放以及督导广州白云国际会议中心做好水牌等指引物品的摆放工作。

根据采购人安排，做好会场设施的检查和技术服务，确保会议顺利进行；依据会议流程，完成对嘉宾的注册、入住、参会等方面的协调工作；检查会议期间嘉宾参会引导是否到位，保证现场嘉宾参会秩序；做好各个论坛嘉宾签到工作；做好贵宾参会及贵宾室服务管理；协助做好会议期间茶歇等现场工作，协助做好会议现场的安全保卫、反恐检查、医疗卫生保障工作。

投标人须提供会议场地布置及现场管理方案。

（二）临时工作人员统筹
提供不少于80名会议临时工作人员的管理、培训、交通、补贴、保险等后勤保障服务。

会务临时工作人员由市内大专院校三年级以上实习学生优先考虑。

（三）重要讲者和主持人统筹
根据采购人安排，负责邀请国内外主题论坛特约嘉宾、重要讲者，涵盖海上丝绸之路沿线国家前政要或经济、商贸、交通等部门部长级官员3至5名，国内前任或现职部长级官员2至3名；国内电视台中英文节目主持人1名。

具体内容包括但不限于前期推广、发送邀请、落实出席人员等。

具体费用根据实际结算。

特约嘉宾和重要讲者的候选人应涉及21世纪海上丝绸之路倡议领域的单个或多个方面，应充分考虑专业领域、
地域领域的嘉宾数量；嘉宾邀请必须具有较强的可操作性，充分考虑嘉宾个人计划与主题论坛工作计划的相互配合度；根据主题论坛的定位，受邀嘉宾需有利于主题论坛的品牌价值延伸，并具有较高的国际政治及专业影响力；嘉宾邀请方案要根据有关政策法规及外事工作原则，着重做好相关风险防范工作，按照可预可防可控的工作原则，确保主题论坛安全、可持续运行；嘉宾邀请方案中受邀嘉宾必须确保在主题论坛活动期间亲自到会，并做好备案。

（四）会议现场资料统筹
对会议现场各项活动进行录影录音、摄影、记录文字、速记；并对各个声像资料、照片、文字资料（语音转换成文字：中英文速记）进行及时整理以供新闻宣传用，同时完整存档以供采购人使用。

（五）其他：
1. 供应商有策划并统筹执行过同类型规模和影响力的论坛项目经验；
2. 供应商须组建不低于10人专属服务团队，在合同签订后5个工作日内-8月22日期间派遣不低于1人到采购人单位驻场办公。

3. 本次项目所涉及会议信息、参会嘉宾信息（含纸质和电子信息）未经采购人授权，供应商均不得提供给第三方。

4. 项目完成后5个工作日内向采购人提供项目总结和参会人员满意度调查。

四、重要声明
各投标人按照以上规定及要求，除核算总价外，须列明各细项服务报价或折扣标准，不允许低于成本的恶意投标报价。

各项费用在项目预算范围内，按照实际发生结算，没有实际发生的服务费用不予结算。

本项目报价为总价包干。

投标人报价低于最高限价80%的，必须在投标文件中说明报价理由。

在中标并签订协议后，如果投标人不能按时按要求完成服务造成违约，采购人有权安排其他服务机构按照同等标准提供服务，如服务费用高于协议价格，违约投标人须补足差价。

本内容将作为协议的重要条款。

根据本项目的实际情况，提供相应服务并达到采购人要求，如采购人对采购项目有其他调整时，可由双方协商，另行签订补充协议（补充协议的采购金额不超过合同采购金额的百分之十）。

五、供应商的资格要求
1、提供营业执照（或事业单位法人证书，或社会团体法人登记证书，或执业许可证）复印件；
2、提供2018年财务状况报告复印件或银行出具的资信证明材料复印件；
3、提供近半年任意一个月的依法缴纳税收的证明（纳税凭证）复印件，如依法免税的，应提供相应文件证明其依法免税；
4、提供近半年任意一个月的依法缴纳社会保险的证明（缴费凭证）复印件，如依法不需要缴纳社会保障资金的，应提供相应文件证明其依法不需要缴纳社会保障资金；
5、提供履行合同所必需的设备和专业技术能力的书面声明；
6、提供参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明。

六、公告时间
2019年6月19日至6月25日(5个工作日)。

七、报名时间、地点、方式
1、报名时间：2019年6月19日至6月25日期间（办公时间内，法定节假日除外）。

2、报名地点：广州市越秀区恒福路238号2楼218室
3、报名提交资料：根据供应商资格要求的内容提交资料。

4、报价文件递交截止时间及开标时间：2019年6月26日14时30分
5、提交报名文件地点及开标地点：广州市天河区临江大道3号发展中心26B
6、报价文件提交资料：根据附件1的内容提交资料，一式五份，一正四副，密封递交。

八、报价、评审原则
1、供应商根据附件《报价一览表》的内容填写，并密封递交，信封封面填写：供应商名称、地址、联系人、联系电话。

2、采用一轮公开报价定标的方式，确定一家供应商，采购人综合对比供应商所递交的报价文件，项目组织能力及服务方案和服务承诺等评审后推荐选中候选人。

九、采购人联系方式
采购人：XXX际贸易促进委员会广州市委员会
地址：广州市珠江新城临江大道3号发展中心大厦26B 单元
联系人：XXX、XXX
联系电话：********、********
采购代理机构：XX公司
地址：广州市越秀区恒福路238号2楼218室
联系人：XXX
联系电话：********
中国国际贸易促进委员会广州市委员会
2019年6月18日
附件1
注：1、此表一式两份，一份附于报名资料内首页，作为报
名资料目录，另一份交由报名人代表。

2、此表原件审核情况栏及备注栏，报名单位须留空，由采购人接收资料人员审核后填写。

3、表格中有修改情况，须经采购人接收资料人员和报名人代表共同签署。

详细报价
1、供应商应按“采购公告”的要求报价，包含所述的全部内容所需费用。

如果投标人在中标并签署合同后，在项目实施过程中出现任何遗漏，均由中标人免费提供，采购人将不再支付任何费用。

2、请供应商进行详细的报价分析。

（格式自定）
公平竞争承诺书
本公司郑重承诺：本公司保证所提交的相关资质文件和证明材料的真实性，有良好的历史诚信记录，并将依法参与2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛会务协助项目的公平竞争，不以任何不正当行为谋取不当利益，否则承担相应的法律责任。

投标人名称（加盖公章）：
日期：
服务费承诺书
致：XX公司
如果我方在贵公司组织的2019广东21世纪海上丝绸之路国际博览会主题论坛会务协助项目招标项目中获中标，我方保证在收到《缴费通知》后五个工作日内，按照招标文件的规定向贵公司交纳招标代理服务费。

本项目的招标服务费执行是预算金额的按1.5%计算；
我方如违约，愿凭贵公司开出的违约通知，按上述承诺金额的200％在我方提交的投标保证金（保函）及采购人与我方签订的中标合同的货款中扣付，并在此同意和要求投标保函开立银行及采购人（应XX 公司的要求）办理支付手续。

特此承诺！
供应商全称（盖公章）：
法定代表人或授权代表（签名）：
日期：年月日
备注：
1.招标文件要求提交的与评价指标体系相关的各类有效资料，投
标人如未按要求提交的，该项评分为零分。

2.技术、商务评分：评标委员会各成员分值的算术平均值（四舍
五入后，小数点后保留两位有效数）。