机关公文管理系统设计与实现

中文摘要

随着计算机信息技术的发展，越来越多的领域开始使用计算机进行信息管理和决策，对于公文管理工作也不例外。公文是机关单位传递信息和下达指令的重要载体。单位秘书每天要对大量的公文进行整理、登记、分发、存档、查询、统计和销毁。机关公文管理系统大大提高了单位秘书公文管理工作的效率，缩短了公文流转的周期，为单位领导即时决策提供了保障。

在系统的开发研究中，作者主要采用了调查法、对比法等，采取了面向对象的开发方法，选择使用Embarcadero公司的Delphi XE8作为开发工具，开源的FireBird关系型数据库作为数据管理工具。系统选用了C/S（Client/Server）模式架构，使用了Delphi XE8自带的DataSnap组件进行数据传输，使用WPS模板作为信息输出的方式。

该课题的主要研究成果是提供一套能稳定运行的机关公文管理系统，该系统具有对软硬件环境依赖小、简单高效、可扩展性强、传输速度快的特点。通过系统需求分析、系统设计、系统实现、及系统测试等软件工程活动的运用，确保了机关公文管理系统完全满足用户需求，DataSnap技术完全满足C/S模式软件系统开发需要，运用其开发向导和系列组件可以达到快速开发的目的。

关键词：公文；系统；Delphi；FireBird；DataSnap

分类号：TP

ABSTRACT

With the development of computer information technology, more and more areas began to manage information and make decision by using the computer technology, the official document management in government is one of those areas. For government, the official document is an important carrier to transfer the information and give the instructions to different departments. The secretary of the department in government needs to deal with a large number of official documents each day, and their main job is to organize, register, distribute, archive, count and destroy those documents. In this case, the official document manage system can highly improve the efficiency of the manage process, reduce the transferr ing time, and guarantee director’s decision on time.

While designing and developing this manage system, the author employed many methods such as investigation, comparison, and object-oriented approach, and so on. Also, the author applied Delphi XE8 from Embarcadero Company as the developing tool, and open-source FireBird relational database as the data managing tool. The manage system adopted the C/S（Client/Server）architecture, and used DataSnap component which contained in Delphi XE8 to transmit data. In addition, the system is using WPS template to output the information as a result.

The research achievement of this project is to provide an official document manage system which can run normally in government. This manage system contains several major features, for example, less dependence on hardware and software, simplicity, efficiency, scalability, high transmission speed, etc. By employing the requirements analysis, designment, implementation and debugging of the system, we ensure that it can satisfy all the user’s needs completely. Meanwhile, the DataSnap technology can meet software developing requirement under C/S-model. By using the developing guidance and a set of components of, we can achieve the goal quickly. KEYWORDS：Official document; System; Delphi; FireBird; DataSnap CLASSNO：TP

目录

中文摘要 ................................................................................................................... I ABSTRACT ............................................................................................................. II

1 引言 (1)

2 机关公文管理系统需求分析 (3)

2.1机关公文管理系统业务梳理 (3)

2.2机关公文管理系统功能需求分析 (4)

2.2.1 收文管理功能 (4)

2.2.2 发文管理功能 (5)

2.2.3 公文统计功能 (6)

2.2.4 公文信息输出功能 (6)

2.2.5 系统管理功能 (7)

2.3机关公文管理系统用例分析 (7)

2.3.1 收文管理功能用例分析 (7)

2.3.2 发文管理功能用例分析 (8)

2.4机关公文管理系统非功能性需求分析 (8)

2.5本章小结 (9)

3 机关公文管理系统设计 (10)

3.1机关公文管理系统总体设计 (10)

3.2机关公文管理系统服务端设计 (10)

3.2.1 服务端要提供的服务 (11)

3.2.2 服务端重要方法设计 (11)

3.3机关公文管理系统客户端功能模块设计 (12)

3.2.1 收文模块设计 (12)

3.2.2 发文模块设计 (12)

3.2.3 公文阅办模块设计 (13)

3.2.4 公文归档模块设计 (14)

3.2.5 公文借阅模块设计 (15)

3.2.6 公文信息输出模块详细设计 (15)

3.2.7 其他模块设计 (16)

3.4机关公文管理系统数据库设计 (16)

3.4.1 E-R图分析 (17)

3.4.2 数据库设计 (18)

3.5本章小结 (23)

4 机关公文管理系统实现 (24)

4.1机关公文管理系统系统开发环境 (24)

4.2机关公文管理系统服务端软件实现 (24)

4.2.1 使用DataSnap向导建立服务端软件框架 (25)

4.2.2 设定输出方法 (27)

4.2.3 设定服务器主窗体界面 (29)

4.3机关公文管理系统客户端软件实现 (30)

4.3.1 客户端软件的主界面 (31)

4.3.2 客户端数据模块实现 (32)

4.3.3 收文管理模块实现 (36)

4.3.4 发文管理模块实现 (39)

4.3.5 公文阅办模块实现 (41)

4.3.6 公文借阅模块实现 (43)

4.3.7 公文归档、退回、转办、销毁模块实现 (45)

4.3.8 公文信息输出功能实现 (47)

4.4机关公文管理系统其他问题 (48)

4.4.1 数据保存到数据库 (49)

4.4.2 自增字段的处理 (49)

4.4.3 管理系统的发布 (50)

4.5本章小结 (50)

5 机关公文管理系统上线运行和功能测试 (51)

5.1机关公文管理系统服务端软件上线运行和功能测试 (51)

5.1.1 服务端相关信息显示 (51)

5.1.2 客户端管理功能测试 (52)

5.1.3 客户端调用服务端方法测试 (52)

5.2机关公文管理系统客户端软件上线运行和功能测试 (53)

5.2.1 收文信息显示 (53)

5.2.2 收文信息过滤 (53)

5.2.3 收文信息全文检索 (54)

5.3本章小结 (54)

6 结论 (55)

参考文献 (56)

作者简历 (58)

独创性声明 (59)

学位论文数据集 (60)

1 引言

现今，信息化、数字化、全球化、网络化已成为社会发展的代名词，信息化更是赢得了众多企业的青睐。信息化应用已经成为各单位提高工作效率、降低企业运营成本、增强用户体验等方面的重要的手段[1]。另一方面，随着单位的长年运行，积累了大量的数据。对于这些数据的管理已经远远超出了通过传统手工方式管理数据的能力，必须有一套行之有效的系统来对数据进行管理和决策，进一步提高单位的管理水平和效率。机关工作也是这样，每天都有大量的公文来往，为机关公文管理建立一套管理信息系统[2]势在必行。

机关公文是机关单位内部、外部进行信息沟通的重要的载体，每天都要产生大量的需要办理、阅知和落实的公文。因此，机关秘书担任着重要角色，负责公文的登记、分类整理、督办、查询、存档和销毁工作。传统的方法是使用登记簿对来往公文进行手工登记、查询、统计，效率十分低下，文秘人员往往很辛苦，同事领导还不满意。如何对大量的公文信息进行管理，并从信息中提取有效的决策信息是秘书面临的最大难题。因此，迫切需要开发一套机关公文管理系统来对公文进行信息化管理和决策，这不仅可以大大提高司局秘书的工作效率，同时也为领导即时决策提供了帮助。

公文管理信息化一般来说要实现公文的数字化、网络化；要实现公文信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现公文信息的高度共享[3,4]。本文主要是探讨如何在现有的软硬件办公环境下，提供一套单位秘书人员或同事使用起来非常高效的公文管理系统解决方案，帮助秘书从繁杂的日常公文管理工作中解脱出来。机关公文管理系统分为三部分：一是数据库的设计；二是服务器端软件开发；三是客户端软件开发。其中客户端软件开发主要分为收文登记管理模块、发文登记管理模块、公文阅办、公文借阅、公文归档、单位信息模块、公文信息输出模块、客户端数据模块等。

在本系统的研究开发过程中，本人除运用了管理信息系统和软件工程的知识外，还研究了相关数据库项目案例，认真学习了DataSnap的相关技术知识，查阅了大量的文献资料。同时对类似的软件进行了研究学习，如《宏达公文管理系统3.1》、《公文处理与档案管理7.29》、《文迪公文与档案管理系统》和《文件登记与管理系统2014》等，主要是学习其设计方法、界面布局及数据存储方式等。由于工作环境的限制，本系统虽不涉及公文流转功能，为以后扩展需要，还研究学习了如何利用工作流管理系统，使系统能够按照事先定义好的工作逻辑推进工作流实例的执行[5-6]的相关知识。

在开发小型数据库软件系统时，从可扩展性上来说，使用三层结构进行开发更容易扩展（无论是B/S、C/S结构）。从开发成本上来说，使用易部署、小型化（当然要根据数据量的大小来定）、开源的数据库可以减少系统开发成本。从开发周期上来说，由于Delphi IDE是完全面向对象的[7-9]，面向对象的优点是符合人类思维习惯、稳定性好、可复用性好、可维护性好[10]。Delphi语言代码结构优美易读，控件种类多，特别是开发数据库系统方面的强大功能，因此使用Delphi IDE 开发本系统更合适。

本论文内容安排如下：

第一章：引言。主要介绍了该研究工作的背景、相关领域的前人工作、研究目标和意义等。

第二章：机关公文登记管理系统需求分析。主要介绍了系统的功能性需求分析、非功能性需求分析。在功能性需求分析中对系统进行用例建模。在非功能性需求分析中，介绍系统的安全性、实用性、可维护性和可扩展性。

第三章：机关公文登记管理系统设计。主要介绍了系统的各个功能模块的设计思路及数据库结构的设计方法。

第四章：机关公文管理系统实现。主要介绍了系统的各个功能模块的实现方法，包括用到的组件及主要属性介绍，主要代码编程的思路。

第五章：软件系统上线运行和功能测试。主要介绍了系统上线运行情况，并对主要模块进行了功能性测试。

第六章：结论。对全文进行总结，得出结论，展望本系统进一步开发方向。

2 机关公文管理系统需求分析

第1章对本系统的背景及目的等进行了说明，本章将对机关管理系统的需求进行分析，通过与前任司局秘书、其他司局秘书及相关领导和同事充分交流，全面了解机关公文管理系统开发的必要性及相关需求，深入掌握最影响工作效率的工作环节及领导最希望得到的信息等，进而确定本系统要实现的功能模块。

2.1 机关公文管理系统业务梳理

所谓公文，主要指军队、政府、单位等部门用于交换信息、请示报告、下达任务的重要一部分[11]。司局秘书日常的公文管理业务主要有：收文整理（其他司局或部门发过来的要求办理、阅知的正式文件）登记、发文（本司局发往其他司局或部门的复函、通知等文件）登记，阅办安排、督办、借阅登记、文件查询汇总、文件归档和文件销毁等工作环节。个别文件有退回、转办等需求。

（1）收文业务

机关司局每天要收到大量来自其他司局或部门的公文。收文业务主要指机关司局秘书在收到文件之后，要对公文进行分类整理登记，登记之后要打印出纸质的文件信息登记表，将公文送到当日主持工作的领导批示，领导要在登记表上签收。批示完成之后要登记并打印领导批示信息，并注销领导签收。司局秘书根据领导批示结果，将公文送到待办（阅）人手中，接收人要在登记表上签收，办（阅）完成后，要注销签收，对文件进行存档。对于要送给多人阅的文件，只有当所有人办（阅）完毕后，才能将文件存档[12]。

（2）发文业务

机关司局每天要发送大量司局拟制公文，有的是原有来文的复文，有的是本司局自拟的公文，要发送到相关单位或者相关领导（比如签报）。发文业务主要指司局秘书在将文件在发送之前，需要对文件进行登记、编号、盖章、交换。交换（发送）时要粘贴条形码，便于跟踪。对于需要存档的文件要及时存档，以备查阅。

（3）公文借阅业务

对于已经存档的文件，同事为了进一步研究学习和工作总结（有些文件是执行类的，要求定期总结），可能会再次借出文件。借出文件要进行登记，登记借阅者的名字、日期及经办人。借阅完成后，要对借阅信息进行注销，标注归还者的姓名（机关里借阅与归还的人可能不是同一个人）、日期和经办人。

（4）公文查询业务

司局秘书经常使用公文查询功能，有时对文件办理的进度进行查询，有时要对一周（月）文件办理的情况查询，有时要对未完成的文件进行查询，有时要对某一关键词涉及的文件进行查询，有时要对某一类文件进行查询等。

（5）公文归档业务

公文归档是机关司局秘书非常重要的工作，归档时要确定文件的顺序和保存期限，并对文件进行重新手工编写页码。对于部（厅）发文要送部办公厅存档，对于司局文件要保存在本司局综合处，按要求装入文档袋中，文档袋要标注年度和文号起止范围。

（6）公文销毁业务

对于存档超过一年以上的文件，特别是一些涉密文件，如果确实不需要查阅，可以进行销毁。在文件销毁前，需要确认要销毁的文件，对要销毁的文件进行登记整理（主要是对文件的标题、文件字号、涉密等级及文件页数进行登记），主管保密业务的单位领导签字确认后，将待销文件送销毁中心进行销毁，涉密等级较高的文件，比如绝密级的文件，还要监销等。

2.2 机关公文管理系统功能需求分析

系统功能需求定义了开发人员必须实现的系统功能，使得用户能完成他们的任务，从而满足了业务需求。依据2.1节对机关公文管理工作业务的描述，通过需求分析，提炼出机关公文管理系统需要实现的功能。

2.2.1 收文管理功能

对照收文业务，收文管理模块要实现以下功能：

（1）对收文信息进行登记；

（2）对收文信息进行打印；

（3）对收文信息进行查询统计；

（4）对收文进行阅办安排；

（5）对收文进行借阅登记；

（6）对收文进行归档管理；

（7）对收文进行退回管理、转办（个别）；

（8）对收文进行销毁管理。

收文全寿命周期管理如图2-1所示：

开始

文件收文整理

文件登记

打印登记信息

文件办理

是否阅办

完成？

否

是否要退回？是退回

是存档

否是否为本单位

要办文件？

是

转办是否借阅？

是否要销毁？销毁

是

否

借阅是借问完毕否？

否

是

结束

图2-1 收文管理的流程图

Fig.2-1 Flow chart of the incoming documents management

2.2.2 发文管理功能

对照发文业务，发文管理模块要实现以下功能：

（1）对发文信息进行登记；

（2）对发文信息进行打印；

（3）对发文信息进行查询统计；