办公室行政文秘人员岗位知识培训PPT

问题时要会签。
四、岗位工作应注意事项
（一）文件管理流程审核把关主要事项
2.外来文件的处理
• 对各部进行处理的外来文件，及时审核是否处理完毕， 处理结果栏填写处理结果并签名。
• 未处理完的文件，及时督促经办人完成，
四、岗位工作应注意事项
（二）其他应注意事项
1.学习制度和规章，熟悉工作流程； 2.台面文件、资料、文具等须保持整洁； 3.当日文件当日交清； 4.存档记录要求每周清存； 5.文件跟踪每月清理结案； 6.日常工作日结日清。
8.保存的表现形式：归档或个人保存
• 注意事务性文件如通知等做好个人 保存和记录；
• 要求定期进行统计、清理和整理； • 归档文件要求定期送归档； • 传真件要注意复印存档。
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三、文件相关业务知识
日专事公 常业务文 文文文 书书书
三、文件相关业务知识（一）来自文• 公文种类：会函意通通通批报请议决公命 议 见报告知复告示案定告令 纪 要
三、文件相关业务知识
（一）公文
• 公文格式：通常有标题、正文、发文机关、
发文时间、印章等，但不一定全。
三、文件相关业务知识
（二）事务文书 • 计划、总结、调查报告等
（三）专业文书
• 经济文书、司法文书等 （四）日常文书 • 书信、发言稿等
三、文件相关业务知识
送公司领导签发或审批的公文
• 一般按“经办人草拟→部门经理审 核→办公室核稿→公司领导审批→ 办公室印发或传递” 。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
2.登记的要素：日期、编号、名称、文号、签发人等
要有纸面（便于签收）和电子（便于查阅）两种形式（OA文件除外）； 要求此项工作要养成习惯。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
3.拟办的要素：承办人、批办人
• 把握政策、规章和流程； • 做到及时准确； • 注意落款时写明时间。
会议通知）的拟写等； （三）其它工作：协助组织会务、开展活动等工作。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
存办督发传拟登收
保办催分传拟登签 存理办发阅办记收
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二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
1.签收的形式：签名、盖章、收条
签收时要注意对方登记的日期、时间、编号、来函单位、送交单位、 签收人； 要注意清点是否有涉密文件； 事非当场时，要及时补签或代签； 收内部文件时，优秀的行政文秘人员可把好政策关、流程关、格式关。
谢 谢！
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
6.催办的表现形式：电话、发函、上门
• 克服胆怯； • 不厌其烦； • 确保时效； • 注意登记。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
7.办理的表现形式：查阅、统计、通知等
• 办理具体事项时，注意完成时效和 质量。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
办公室行政文秘人员 岗位知识培训PPT
2020年5月19日
行政文秘人员岗位知识培训
一、定义 二、岗位工作表现形式和要求 三、文件相关业务知识 四、岗位工作应注意事项
一、定义
行政文秘人员就是负责文件管理、从事具体的辅助性办公室 事务的人。岗位工作如下：
（一）文件资料的管理，包括传真和邮件的管理； （二）文字工作，包括打字、公文印制和简单公文（如
四、岗位工作应注意事项
文件管理流程审核把关主要事项 其他应注意的事项
四、岗位工作应注意事项
（一）文件管理流程审核把关主要事项
• 外发文件应审核的内容 • 外来文件的处理 • 文件存档须知 • 电子文件同步问题
四、岗位工作应注意事项
（一）文件管理流程审核把关主要事项
1.外发文件应审核的内容
• 是否选取了正确的文件流程。 • 部门经理是否已审核并签名。 • 会签部门是否已会签。 • 一般文件要求走OA。 • 注意请示、报告、委托函、承诺函中涉及费用和法律方面
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
4.传阅的表现形式：阅知和阅办或会签
• 注意细致区分； • 勤跑腿； • 必要时用邮件或复印件同传。
二、岗位工作表现形式和要求
（一）文件管理方面
5.分发的表现形式：OA分发、纸面分发、传真、邮件
• 要求及时、准确、到位； • 一般要求签收或回传、电复确认； • 电复时注意做好登记。