办公室职能与工作流程说明书PPT
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部门职能职责梳理 PPT课件
履行该职能
履行该职能
履行该职能
• 需要进行哪些协调
• 需要做哪些计划？ • 需要组织哪些工作？
工作？
• 制定哪些规则？ • 需要承担哪些工作？ • 需要如何配合开展 工作？
指导/监控
履行该职能 •需要做哪些指导？ •需要实施怎样的 监控？
职能模块二
职能模块三 职能模块…
横向上将每一块职能按照管理功能进行细化描述
标准化
以流程 为中心
对流程内业
务的描述，
进行工作梳 理定义
设计上下级 关系的，放 权，但是不 放责
权力 委让
职能 搭接
各职能之
间业务的搭 接，不能出 现断接
部门职能梳理方法论——按两个维度进行职能梳理
职能分解
纵向上 将部门 职能分 解为彼 此相对 独立的 职能模 块
职能模块一
计划/规则
组织/实施
协调/配合
职责
考核标准
考核分数
考核说明
评价方式
每月策划并开展不少于2个市场活动或销售促进活动，不限 形式并执行
4分
市场活动：2分、销售促 进活动：2分
活动总结及访谈描述
活动前期有方案、有费用预算与活动效果预测和预热宣传， 活动策划 与店里有进行详尽的沟通、分工和活动宣贯，有表格并有销
售经理签字并在活动中及时跟进每个环节。
甲
乙
甲
乙
甲 乙
甲
乙
乙
甲
甲 乙
甲乙两个属同层次部门的职能有交叉 部分
甲乙两个属同层次部门的职能中有缺 失部分
甲乙两个属不同层次部门的职能有重 叠部分
应该由甲部门负责的职能现在由乙部 门负责
流程或权限设计问题导致职责遗漏或 者职责虚位，如甲部门名存实亡，对 乙部门失去控制
公司各部门工作流程图PPT课件
产品验收
×
×
实
业
.
关键流程
流程 采购流程
流程文件编号：
流程协调控制部门: 采购部
总责任人:
生产作业中心
采购部
本流程共2页之第 1 页
生效日期:
采购部经理
制订人:
审核:
储运部
财务部 责任人
签署:
备注
下达采购订单
生产作业中心主任
是否有供 应商合同?
否 是
询价、谈判
采购员 采购员
签订采购合同
自取
自取/送货？
财务部经理
采购员/ 仓库保管员
供应商档案 库存信息
×
×
实
业
.
关键流程
流程 产品开发主流程 流程文件编号：
本流程共3页之第 1 页
生效日期:
流程协调控制部门: 技术中心
中心办公室
技术开发部
总责任人: 技术中心主任 制订人:
审核:
科技信息部 营销中心 生产作业中心 责任人
签署: 备注
市场调研
技术可能来源于技术 科技信息部经理 中心和营销中心
流程 产品开发主流程 流程文件编号：
流程协调控制部门: 技术中心
总责任人:
技术中心
营销中心
本流程共3页之第 2 页
生效日期:
技术中心主任 制订人:
审核:
生产中心
付总/总裁 责任人
签署:
备注
撰写立项报告
外部开发/ 内部开发? 外部开发 内部开发
外部开 发流程
提交
审批
技术开发部经理
立项报告
付总或总裁
技术开发部经理
备注
区域销 售主管
部门职责梳理及职位说明书撰写 ppt课件
复试
报批
通知、签约
总结招聘完成情况
制定新员工管理方案
报到手续的办理
新员工管理 组织实施新员工实习工作
新员工评优及表彰
新员工转正手续的办理
……
……
……
培训体系构建
建立公司培训管理办法和管理流程 建立完善模块化的培训课程体系
培训需求分析
进行公司年度培训需求分析 进行针对性的培训项目需求分析
……
……
……
2、如何进行部门职责梳理
撰写部门职责树时，尽量使用具体的行为动词
完成 分配 分析 评估 指派 协助 审核 授权 提议 提供 / 支持 审核
执行 建议 分类 批准 控制 统筹 委任 决定 发展 指导 培训
保证 参与 履行 计划 提供 提议 检讨 指导监督 服从 测试 预测
建立 实施 跟进 推动 发起 维护 管理 激励 协商 组织 收集
职责匹配必须保证不同岗位之间的信息流转通畅
5 服从内控机 制
6 考虑岗位要 求
职责匹配时，必须考虑公司的内控体系，必须将不相容的职责匹配 到不同的岗位上
职责匹配必须基于部门内部工作效率的需要，而不是考虑现有在岗 人员的情况
3、部门职责与岗位匹配
职责匹配的工具——ARPCI • A-V审批(Approval-Veto)：审核以批准或否决的权利 • R 主要负责(responsibility): 负责启动并跟踪某一活动，并确保
目录
1、为什么要进行部门职责梳理 2、如何进行部门职责梳理 3、部门职责与岗位匹配 4、如何撰写职位说明书
通过岗位描述与岗位评估进 行职责管理，进而将人力资 源管理与组织结合起来
通过目标设定与绩效评估进 行目标管理，进而将人力资 源管理与运作结合起来
行政管理基本工作流程PPT60页
第三章 会议善后工作(忌懈怠)
➢ 送别会议代表(放置向导\车辆\礼品) ➢ 措置遗忘物品(暂存放\邮寄\奉求转交) ➢ 交代举措措施和物品(清点\偿还\储存)
第三章 会议善后工作
➢打印会议纪要或纪录 ➢邮寄通信录\纪要 ➢费用的结算、报销
邮寄感激信件 邮寄代表照片 总结会议的得失落
接待流程和正视事项
企业形象要素之一
此形象〔彩色和口角体〕以活泼 写意的卡通人物，表述海螺团体的 亲善、交情、安康、向上的内在
海螺CIS利用设计系统〔九类〕
办公用品类〔信纸、信封、名片、 、便 条、介绍信、工作手册、 纪录、文件夹、 文件袋〕
事物用品类〔工作证、通行证徽章、公司 旌旗、桌旗、公函包、表彰证书〕
内部情况类〔大年夜堂接待、办公室、会 议室、餐厅、进口唆使、导示牌〕
车辆油耗办理
----定点供应、额定油耗
内加油：定点加油、按月结算〔市区〕 外加油：乘车人确认 油耗统计：凭据当月码表和额定油耗审核
车辆保险办理 ----及时续保 有险即报
保险到期必需及时续保
有险即报\回护现场\向公安交警和保险部分 同时报案
及时索赔削减损失落(出险通知书\损失落 清单\修理估价书\代堪呈报\损失落照片\修 理估价和谈书)
加强接待和社交礼仪目标
抬举公司形象和品位
加强对方对公司相信
取得更多的商业时机
目录
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
接待远方宾客正视事项 平常接待正视事项 引领来客正视事项 宴请宾客正视事项 送行和作别正视事项
礼仪和措置妙技
第一章 接待远方宾客正视事项
把握客人来访企图,通知接待人员 准备交通\住宿\餐饮 (客人付费尺度征得其同意) 接站\接机牌(班次\时候\人数\联系号码
办公室业务培训PPT
1 草稿
2 定稿
3 正本
4 副本
5 存本
可分为一稿、 二稿……修改 稿、讨论稿、 征求意见稿等。
即最后完成稿， 是印制正本的 依据。
有标准格式并 签署或盖章的 稿本。
是正本的副本 或复制本，主 要供参阅、备 查用。
指留存的正本， 备查考用。
四、公文拟制的基本规则
（一）角度问题
为谁说
01
把握受谁之命、受什么命这两个主要问题。
组织传阅与催办查办
1
组织传阅
2
催办
3
查办
五、公文办理的基本流程
（二）收文办理流程
办毕公文的处置
1
立卷归档
2
清退
3
销毁
4
暂存
六、公文的一般格式
公文分为版头、主体、版记三个部分。 由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、 印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、印制份数等组成。
六、公文的一般格式
公文正文用3号仿宋体字。 文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注（汉 字加顿号，数字加圆点）； 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 一般每面排22行，每行排28个字。
六、公文的一般格式
需要在公文中注明公文内容以外的要求，使用公文附注，一般在公文落 款印章的左下方，用圆括号标注。
请示性公文应当在附注注明联系人和联系电话，通知、函通常也参照标 注。
七、常见错情及处理
（一）标题错误
要素不全
01
随意省略发文机关。
没有版头（发文机关标识）的公文（包括上行文、下行文）均不得省略发文机关。
岗位说明书编写(PPT32页).pptx
第13页
什么是岗位
岗位是组织的基本单位/标准构件
岗位基于组织而非个人 ➢ 岗位为组织的目标和价值而存在 ➢ 岗位是个人与工作之间的纽带 ➢ 任职者变换，岗位的根本特征即所从事
任务及主要活动不变
组织目标 战略 组织架构 岗位
第14页
岗位的特征
岗位属于组织 岗位存在不取决于担任岗位的人，而是组织的需要。岗 位与任职者截然不同：人的特征表现于其工作风格、方 法和行为，岗位的特征表现于其在组织内的目的和应负 责任。
应具备的知 识
➢ 教育水平
完成岗位基本职责所必须具备的学历，不能要求过高或 过低，也不是条件越多越好 ➢专业要求 本岗位所必须具备的相关专业要求 ➢知识技能 指为正确完成本岗位职责所应必须具备的专业知识或技 能 ➢工作经验 工作经验的长短和 工作经验的类型
➢ 职业资格 要求任职者应该具备的职业资格、从业资格或特殊技能
第20页
1。基本信息
××部门××岗位说明书
基本信息（与岗位相关的信息）
岗位名称：
直接上级岗位：
任职者：
直接上级姓名：
所在部门：
所在类：
工作地点：（总公司或分公司） 所在层级：
岗位名称＝职能 + 职务。尽量与业界一致，便于比较和交流； 坚持名实相符，保持内部层序清晰；对外如市场销售等岗位可 灵活一些。
衡量要点
▪前 瞻 性 、 有 效 性 、 时 效性、可指导性
▪预算准确率
▪完善性、可操作性、 书面化
▪招聘达成率
▪考核有效性
▪薪酬事务及时性与准 确性 ▪合同签订、变更及时 性
▪档案数据的完整性
▪内部满意度
第26页
4. 岗位工作权限
岗位工作权限指的是，为了充分达成岗位目的，岗位所 应享有的权限范围。它包括：
什么是岗位
岗位是组织的基本单位/标准构件
岗位基于组织而非个人 ➢ 岗位为组织的目标和价值而存在 ➢ 岗位是个人与工作之间的纽带 ➢ 任职者变换，岗位的根本特征即所从事
任务及主要活动不变
组织目标 战略 组织架构 岗位
第14页
岗位的特征
岗位属于组织 岗位存在不取决于担任岗位的人，而是组织的需要。岗 位与任职者截然不同：人的特征表现于其工作风格、方 法和行为，岗位的特征表现于其在组织内的目的和应负 责任。
应具备的知 识
➢ 教育水平
完成岗位基本职责所必须具备的学历，不能要求过高或 过低，也不是条件越多越好 ➢专业要求 本岗位所必须具备的相关专业要求 ➢知识技能 指为正确完成本岗位职责所应必须具备的专业知识或技 能 ➢工作经验 工作经验的长短和 工作经验的类型
➢ 职业资格 要求任职者应该具备的职业资格、从业资格或特殊技能
第20页
1。基本信息
××部门××岗位说明书
基本信息（与岗位相关的信息）
岗位名称：
直接上级岗位：
任职者：
直接上级姓名：
所在部门：
所在类：
工作地点：（总公司或分公司） 所在层级：
岗位名称＝职能 + 职务。尽量与业界一致，便于比较和交流； 坚持名实相符，保持内部层序清晰；对外如市场销售等岗位可 灵活一些。
衡量要点
▪前 瞻 性 、 有 效 性 、 时 效性、可指导性
▪预算准确率
▪完善性、可操作性、 书面化
▪招聘达成率
▪考核有效性
▪薪酬事务及时性与准 确性 ▪合同签订、变更及时 性
▪档案数据的完整性
▪内部满意度
第26页
4. 岗位工作权限
岗位工作权限指的是，为了充分达成岗位目的，岗位所 应享有的权限范围。它包括：
学期校务办公室工作计划PPT
学期目标
确保各项行政事务高效有序进行 ，提高师生满意度，推动学校整 体发展。
校务办公室职能定位
01
02
03
04
行政管理
负责制定和执行学校各项行政 规章制度，确保学校运营秩序
。
服务师生
提供师生咨询、证明开具、投 诉处理等服务，维护师生权益
。
沟通协调
协调学校各部门பைடு நூலகம்间的工作， 促进信息共享与资源整合。
信息化建设推进与应用
升级信息化系统
根据业务需求，升级校务管理系 统、协同办公系统等，提高工作
效率。
推广数字化办公
倡导无纸化办公，推广电子文档、 电子签章等应用，降低行政成本。
加强信息安全保障
完善网络安全防护措施，定期对系 统进行安全检测和维护，确保数据 安全。
部门间沟通协调机制建立
定期召开协调会议
实施培训并跟踪效果
03
按照培训计划，组织培训活动，并对培训效果进行跟踪和评估
。
团队建设与激励机制设计
团队现状分析
评估团队现状，包括团队成员结 构、沟通协作情况等方面。
团队建设活动
组织定期的团队建设活动，如团 队拓展、座谈会等，增进团队凝
聚力。
激励机制设计
根据员工需求和团队目标，设计 合理的激励机制，如奖励制度、
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
外部联络
代表学校与政府、企业等外部 机构建立合作关系，拓展学校
发展空间。
工作计划制定依据
学校发展战略
根据学校长期发展规划 和短期目标，制定相应
的工作计划。
师生需求
通过问卷调查、座谈会 等方式收集师生意见， 确保工作计划贴近实际
确保各项行政事务高效有序进行 ，提高师生满意度，推动学校整 体发展。
校务办公室职能定位
01
02
03
04
行政管理
负责制定和执行学校各项行政 规章制度，确保学校运营秩序
。
服务师生
提供师生咨询、证明开具、投 诉处理等服务，维护师生权益
。
沟通协调
协调学校各部门பைடு நூலகம்间的工作， 促进信息共享与资源整合。
信息化建设推进与应用
升级信息化系统
根据业务需求，升级校务管理系 统、协同办公系统等，提高工作
效率。
推广数字化办公
倡导无纸化办公，推广电子文档、 电子签章等应用，降低行政成本。
加强信息安全保障
完善网络安全防护措施，定期对系 统进行安全检测和维护，确保数据 安全。
部门间沟通协调机制建立
定期召开协调会议
实施培训并跟踪效果
03
按照培训计划，组织培训活动，并对培训效果进行跟踪和评估
。
团队建设与激励机制设计
团队现状分析
评估团队现状，包括团队成员结 构、沟通协作情况等方面。
团队建设活动
组织定期的团队建设活动，如团 队拓展、座谈会等，增进团队凝
聚力。
激励机制设计
根据员工需求和团队目标，设计 合理的激励机制，如奖励制度、
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
外部联络
代表学校与政府、企业等外部 机构建立合作关系，拓展学校
发展空间。
工作计划制定依据
学校发展战略
根据学校长期发展规划 和短期目标，制定相应
的工作计划。
师生需求
通过问卷调查、座谈会 等方式收集师生意见， 确保工作计划贴近实际
岗位说明书培训PPT课件
制定绩效标准
总结词
设定可衡量的绩效指标
详细描述
制定具体的绩效标准，包括关键绩效指标（KPI）、工作质量、工作效率等方面的要求，以便员工明确自 己的工作目标和考核标准。
确定任职资格条件
总结词
明确岗位基本要求
详细描述
列出该岗位所需的任职资格条件，如 学历、工作经验、技能、语言能力等 方面的要求，以便员工了解该岗位的 招聘标准和入职条件。
03
案例三：软件开发工程师岗位说明书
01
岗位职责
02
设计软件架构和功能模块
编写和维护代码，进行单元测试和集成测试
03
案例三：软件开发工程师岗位说明书
解决软件故障和性能问题 与产品经理、测试人员和客户进行沟通和协调
案例三：软件开发工程师岗位说明书
解决软件故障和性能问题 与产品经理、测试人员和客户进行沟通和协调
确定任职资格条件
总结词
明确岗位基本要求
详细描述
列出该岗位所需的任职资格条件，如 学历、工作经验、技能、语言能力等 方面的要求，以便员工了解该岗位的 招聘标准和入职条件。
明确培训与发展要求
总结词
提供培训与发展机会
详细描述
说明公司为该岗位提供的培训和发展机会，包括内部培训、 外部培训、晋升机会等方面的安排，以便员工了解在公司内 部职业发展的路径和机会。
作用
为组织的人力资源管理提供基础，明确员工的工作职责和要求，有助于实现组 织目标。
岗位说明书的基本内容
01
02
03
04
工作描述
包括岗位名称、工作任务、工 作责任等。
工作要求
包括工作条件、工作技能、工 作经验等。
工作关系
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
部门职能
主要工作任务分解
职能3：负责资产管理和机构管 理，建立相关构架架，发挥资 产管理、机构管理工作在合理 配置资源、规范管理、依法合 规经营、树立企业形象、促进 公司发展。
任务5：资产管理 任务6：集中采购管理 任务7：机构管理
职能4：负责行政事务工作的管 理，建立行政事务管理的架构， 发挥行政事务工作在提供服务、 任务8：行政接待 提供支持、提供帮助方面的作 任务9：车辆管理 用，确保公司工作正常开展。
• 职能5：负责办公室人员管理、人力发展规划、品质管理 制度，管理办公室人员的招聘、考核、薪筹、培训等工作， 维护办公室团队健康发展。
2.主要对外工作关系
主要对外工作关系 集团公司、总公司 分公司各部门 分公司各机构 各兄弟公司 同业公司、保监会、行业协会 省委、省政府及其职能部门
具体工作与输入输出
任务1：公文管理 任务2：印章管理 任务3：档案管理 任务4：宣传管理
料和综合性材料和宣传材料，
确保分公司公文、文字性材料
的规范性。负责公文、印章、
档案、宣传管理，建立相关的
架构，发挥公文、印章、档案、
宣传工作在传导政策、答疑释
惑、督办催办、规避风险、树
立形象方面的作用，确保公司
高效运转。
3.主要工作任务分解
总公司
计财部 分公司分管总 保监局
办公室主任
资产管理室经 理
审批
N
Y
审核费用
N
Y
审核可行性
N
Y
复核
N
Y
初审
机构装修
组织施工 形成报告
机构管理岗
中支公司
形成文件、并通知
分公司
Y
审批
Y
打印证照
N
Y
Y
审核
N
Y
复核
通知机构报送材料
N
Y
初审
领取
机构迁址、证照办理 形成报告
签字领取
审批
Y
N
审定
Y
N
审核 Y
复核 Y
5.3宣传管理流程
宣传管理流程
分公司计财部 分公司分管总
办公室主任
文秘管理室经 理
审批
N
审核宣传费用
N
Y
对宣传内容、可行 性、承办部门审核
N
Y
初审
N
N
提出宣传需求及签报
提出宣传需求及签 报
Y
Y
N
发布宣传材料
发布宣传材料
形成文档
形成文档
分公各部门
中支公司
相关文档
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5.4机构管理流程
机构管理流程
办公室职能与工作流程说明书
1.主要部门职能描述
• 职能1：起草公司公文、会议材料、专题材料、综合性材 料；审核把关分公司部门、机构提交的公文、会议材料、 专题材料和综合性材料，确保分公司公文、文字性材料的 规范性。
• 职能2：制定公文、印章、档案、宣传管理制度，建立相 关的架构，并组织实施，发挥公文、印章、档案、宣传工 作在传导政策、答疑释惑、督办催办、规避风险、树立形 象方面的作用，确保公司高效运转。
复核
制定自行采购计划
签字领取
采购物品
提出增加固定产需 求
N 签字领取
形成文档
品管理
分公各部门
中支公司
集中采购并下拨物 品
接收下拨物资 签字领取 签字领取 形成文档
6.岗位/流程矩阵
1.公
文管 理
2.印 章管 理
3.档 案管 理
4.行
政接 5.车
待
辆管 理
6.固
定资 产管 理
7.集
中采 购管
8.机
构管 理
确定办公室发展目标 重大事项沟通
了解部门需求 提供后援支持
了解机构需求 帮扶、指导机构开展工作
交流信息 交流经验
信息交流 报送材料
信息交流 报送材料
3.主要工作任务分解
部门职能
主要工作任务分解
职能1：起草公司公文、会议材 料、专题材料、综合性材料； 审核把关分公司部门、机构提 交的公文、会议材料、专题材
文秘管理室经 理
分公司部门
5.2印章管理流程
印章管理流程
分公司分管总 分公司总经理
办公室主任
文秘管理室经 理
审批
N
Y
审核
N
Y
复审
N
Y
初审 N
提出印章刻制需求
审核 Y
审核
制作、颁发印章 签字领用
N 提出用印需求
提出印章刻制需求
签字领用
用印登记 提出用印需求
编号盖章 用印登记
机要档案管理
分公各部门
中支公司
理
综合文秘岗 机要档案岗
文员岗 行政事务岗 驾驶员岗 固定资产及物品管理岗 机构管理岗
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
• 职能3：制定行政事务工作的管理制度，建立行政事务管 理的架构，并组织实施，发挥行政事务工作在提供服务、 支持方面的作用，确保公司工作正常开展。
• 职能4：制定资产管理和机构管理，建立相关构架架，并 组织实施，发挥资产管理、机构管理工作在合理配置资源、 规范管理发面的作用、促进公司发展。
1.主要部门职能描述
4.主要工作任务间关系
公文管理
车辆管理
行政接待
起草文字 印章性管材理料
档案管理
机构管理
宣传管理
资产管理
集中采购管理
5.1.公文流程图
公文管理流程
分管总
办公使主任
文员
签发
N
Y
审核
N
Y
初审 N
提交草拟的公文
Y
添写文号、主题 词，制作公文
打印形成正式公文
盖章、存档、下 发、上报
校对文稿并确认签 字
机要档案 岗
初审
机构新设
N N N
相关文档
5.5集中采购管理流程
集中采购管理流程
总公司
分公司财务部 分公司分管总
办公室主任
理
固定资产及物 资产管理室经
审批 N
Y 审批
N
Y
N
审核
Y
N
N
审核
N
Y
N
复核பைடு நூலகம்
N
N
Y
判定是否属于集中采购范
N
围内固定初 资审 产及需求的合
理性
N
提出增加固定资产
N
需求
Y
审批 Y
审核 Y
审核 Y
主要工作任务分解
职能3：负责资产管理和机构管 理，建立相关构架架，发挥资 产管理、机构管理工作在合理 配置资源、规范管理、依法合 规经营、树立企业形象、促进 公司发展。
任务5：资产管理 任务6：集中采购管理 任务7：机构管理
职能4：负责行政事务工作的管 理，建立行政事务管理的架构， 发挥行政事务工作在提供服务、 任务8：行政接待 提供支持、提供帮助方面的作 任务9：车辆管理 用，确保公司工作正常开展。
• 职能5：负责办公室人员管理、人力发展规划、品质管理 制度，管理办公室人员的招聘、考核、薪筹、培训等工作， 维护办公室团队健康发展。
2.主要对外工作关系
主要对外工作关系 集团公司、总公司 分公司各部门 分公司各机构 各兄弟公司 同业公司、保监会、行业协会 省委、省政府及其职能部门
具体工作与输入输出
任务1：公文管理 任务2：印章管理 任务3：档案管理 任务4：宣传管理
料和综合性材料和宣传材料，
确保分公司公文、文字性材料
的规范性。负责公文、印章、
档案、宣传管理，建立相关的
架构，发挥公文、印章、档案、
宣传工作在传导政策、答疑释
惑、督办催办、规避风险、树
立形象方面的作用，确保公司
高效运转。
3.主要工作任务分解
总公司
计财部 分公司分管总 保监局
办公室主任
资产管理室经 理
审批
N
Y
审核费用
N
Y
审核可行性
N
Y
复核
N
Y
初审
机构装修
组织施工 形成报告
机构管理岗
中支公司
形成文件、并通知
分公司
Y
审批
Y
打印证照
N
Y
Y
审核
N
Y
复核
通知机构报送材料
N
Y
初审
领取
机构迁址、证照办理 形成报告
签字领取
审批
Y
N
审定
Y
N
审核 Y
复核 Y
5.3宣传管理流程
宣传管理流程
分公司计财部 分公司分管总
办公室主任
文秘管理室经 理
审批
N
审核宣传费用
N
Y
对宣传内容、可行 性、承办部门审核
N
Y
初审
N
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提出宣传需求及签报
提出宣传需求及签 报
Y
Y
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发布宣传材料
发布宣传材料
形成文档
形成文档
分公各部门
中支公司
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5.4机构管理流程
机构管理流程
办公室职能与工作流程说明书
1.主要部门职能描述
• 职能1：起草公司公文、会议材料、专题材料、综合性材 料；审核把关分公司部门、机构提交的公文、会议材料、 专题材料和综合性材料，确保分公司公文、文字性材料的 规范性。
• 职能2：制定公文、印章、档案、宣传管理制度，建立相 关的架构，并组织实施，发挥公文、印章、档案、宣传工 作在传导政策、答疑释惑、督办催办、规避风险、树立形 象方面的作用，确保公司高效运转。
复核
制定自行采购计划
签字领取
采购物品
提出增加固定产需 求
N 签字领取
形成文档
品管理
分公各部门
中支公司
集中采购并下拨物 品
接收下拨物资 签字领取 签字领取 形成文档
6.岗位/流程矩阵
1.公
文管 理
2.印 章管 理
3.档 案管 理
4.行
政接 5.车
待
辆管 理
6.固
定资 产管 理
7.集
中采 购管
8.机
构管 理
确定办公室发展目标 重大事项沟通
了解部门需求 提供后援支持
了解机构需求 帮扶、指导机构开展工作
交流信息 交流经验
信息交流 报送材料
信息交流 报送材料
3.主要工作任务分解
部门职能
主要工作任务分解
职能1：起草公司公文、会议材 料、专题材料、综合性材料； 审核把关分公司部门、机构提 交的公文、会议材料、专题材
文秘管理室经 理
分公司部门
5.2印章管理流程
印章管理流程
分公司分管总 分公司总经理
办公室主任
文秘管理室经 理
审批
N
Y
审核
N
Y
复审
N
Y
初审 N
提出印章刻制需求
审核 Y
审核
制作、颁发印章 签字领用
N 提出用印需求
提出印章刻制需求
签字领用
用印登记 提出用印需求
编号盖章 用印登记
机要档案管理
分公各部门
中支公司
理
综合文秘岗 机要档案岗
文员岗 行政事务岗 驾驶员岗 固定资产及物品管理岗 机构管理岗
X
X
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• 职能3：制定行政事务工作的管理制度，建立行政事务管 理的架构，并组织实施，发挥行政事务工作在提供服务、 支持方面的作用，确保公司工作正常开展。
• 职能4：制定资产管理和机构管理，建立相关构架架，并 组织实施，发挥资产管理、机构管理工作在合理配置资源、 规范管理发面的作用、促进公司发展。
1.主要部门职能描述
4.主要工作任务间关系
公文管理
车辆管理
行政接待
起草文字 印章性管材理料
档案管理
机构管理
宣传管理
资产管理
集中采购管理
5.1.公文流程图
公文管理流程
分管总
办公使主任
文员
签发
N
Y
审核
N
Y
初审 N
提交草拟的公文
Y
添写文号、主题 词，制作公文
打印形成正式公文
盖章、存档、下 发、上报
校对文稿并确认签 字
机要档案 岗
初审
机构新设
N N N
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5.5集中采购管理流程
集中采购管理流程
总公司
分公司财务部 分公司分管总
办公室主任
理
固定资产及物 资产管理室经
审批 N
Y 审批
N
Y
N
审核
Y
N
N
审核
N
Y
N
复核பைடு நூலகம்
N
N
Y
判定是否属于集中采购范
N
围内固定初 资审 产及需求的合
理性
N
提出增加固定资产
N
需求
Y
审批 Y
审核 Y
审核 Y