电子邮件培训幻灯片
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邮件安全教育培训课件
邮件服务器安全设置
介绍如何配置和管理邮件服务器的安全设置，如防火墙、入 侵检测/防御系统、加密传输和访问控制列表等。
邮件加密与解密技术
SSL/TLS加密
介绍SSL/TLS加密技术的基本概念、 工作原理和实现方式，以及如何使用 SSL/TLS加密来保护邮件传输过程中 的数据安全。
PGP加密与解密
介绍PGP加密与解密技术的基本概念 、工作原理和实现方式，以及如何使 用PGP加密来保护邮件内容和附件的 安全。
保护个人信息
提醒员工不要在邮件中透露个人敏 感信息，如身份证号、银行卡号、 密码等，以防止被诈骗或滥用。
安全操作习惯养成
01
02
03
使用强密码策略
要求员工设置复杂且难以 猜测的密码，并定期更换 密码，以增强账户安全性 。
开启双重认证
鼓励员工开启双重认证功 能，以增加账户安全防护 层。
谨慎处理垃圾邮件
的干扰。
基于内容的过滤
通过分析邮件的内容，识别垃 圾邮件的特征，如关键词、发 件人、主题等，进行拦截。
基于行为的分析
通过分析邮件的行为特征，如 发送频率、发送时间、收件人 数量等，判断是否为垃圾邮件 。
黑名单与白名单
将已知的垃圾邮件发件人列入 黑名单，将可信任的发件人列 入白名单，提高过滤准确性。
防病毒与防恶意软件
邮件安全防护措施
加密技术
采用加密技术对邮件进行 加密，保证邮件在传输过 程中的机密性。
身份验证
通过身份验证机制，确保 只有授权的人员能够访问 和操作邮件系统。
安全审计与监控
对邮件系统进行安全审计 和监控，及时发现和处理 安全事件。
06
邮件安全案例分析
企业邮件安全案例
介绍如何配置和管理邮件服务器的安全设置，如防火墙、入 侵检测/防御系统、加密传输和访问控制列表等。
邮件加密与解密技术
SSL/TLS加密
介绍SSL/TLS加密技术的基本概念、 工作原理和实现方式，以及如何使用 SSL/TLS加密来保护邮件传输过程中 的数据安全。
PGP加密与解密
介绍PGP加密与解密技术的基本概念 、工作原理和实现方式，以及如何使 用PGP加密来保护邮件内容和附件的 安全。
保护个人信息
提醒员工不要在邮件中透露个人敏 感信息，如身份证号、银行卡号、 密码等，以防止被诈骗或滥用。
安全操作习惯养成
01
02
03
使用强密码策略
要求员工设置复杂且难以 猜测的密码，并定期更换 密码，以增强账户安全性 。
开启双重认证
鼓励员工开启双重认证功 能，以增加账户安全防护 层。
谨慎处理垃圾邮件
的干扰。
基于内容的过滤
通过分析邮件的内容，识别垃 圾邮件的特征，如关键词、发 件人、主题等，进行拦截。
基于行为的分析
通过分析邮件的行为特征，如 发送频率、发送时间、收件人 数量等，判断是否为垃圾邮件 。
黑名单与白名单
将已知的垃圾邮件发件人列入 黑名单，将可信任的发件人列 入白名单，提高过滤准确性。
防病毒与防恶意软件
邮件安全防护措施
加密技术
采用加密技术对邮件进行 加密，保证邮件在传输过 程中的机密性。
身份验证
通过身份验证机制，确保 只有授权的人员能够访问 和操作邮件系统。
安全审计与监控
对邮件系统进行安全审计 和监控，及时发现和处理 安全事件。
06
邮件安全案例分析
企业邮件安全案例
“企业网络安全课件-办公邮箱安全篇”
加强员工对办公邮箱安全的意识，培养良好的安 全习惯。
及时处理安全事件
建立完善的安全事件响应机制，及时处理和处置 安全事件。
持续监测和改进
定期评估和完善办公邮箱安全措施，以应对不断 变化的安全威胁。
全员参与
构建全员参与的安全文化，使办公邮箱安全成为 每个人的责任。
密码猜测
黑客尝试猜测密码或通过社会工程学手法获取账 户访问权限。
钓鱼邮件
冒充合法机构或同事发来的钓鱼邮件，诱使员工 泄露账户信息。
数据泄露
通过未加密或不安全的邮件传输，导致敏感数据 泄露。
保护办公邮箱的基本措施
加密邮件
使用端到端加密保护邮件内容，防止数据被窃取。
强密码设置
设定复杂的密码，包含字母、数字和特殊字符。
安全策略
制定和执行全面的办 公邮箱安全策略，包 括密码策略和访问控 制。
定期审计
定期进行安全审计和 风险评估，及时发现 和解决潜在的安全漏 洞。
持续更新
及时更新办公邮箱软 件和安全补丁，以防 止已知的漏洞被利用。
应急响应
建立应急响应计划， 以快速应对安全事件 和恢复受影响的办公 邮箱。
总结和建议
重视安全意识
企业网络安全课件-办公 邮箱安全篇
办公邮箱是企业重要的电子邮件工具，随着数字化时代的发展，安全保护至 关重要。
办公邮箱的重要性
办公邮箱是与外界沟通的重要渠道，保证邮件的机密性和完整性对企业的信 息安全至关重要。
常见的办公邮箱安全威胁
恶意软件
邮件附件可能携带病毒、木马等恶意软件，威胁 企业网络安全。
4 活动日志
启用活动日志功能，跟踪和监控对办公邮箱的访问。
对员工进行的安全意识培训
及时处理安全事件
建立完善的安全事件响应机制，及时处理和处置 安全事件。
持续监测和改进
定期评估和完善办公邮箱安全措施，以应对不断 变化的安全威胁。
全员参与
构建全员参与的安全文化，使办公邮箱安全成为 每个人的责任。
密码猜测
黑客尝试猜测密码或通过社会工程学手法获取账 户访问权限。
钓鱼邮件
冒充合法机构或同事发来的钓鱼邮件，诱使员工 泄露账户信息。
数据泄露
通过未加密或不安全的邮件传输，导致敏感数据 泄露。
保护办公邮箱的基本措施
加密邮件
使用端到端加密保护邮件内容，防止数据被窃取。
强密码设置
设定复杂的密码，包含字母、数字和特殊字符。
安全策略
制定和执行全面的办 公邮箱安全策略，包 括密码策略和访问控 制。
定期审计
定期进行安全审计和 风险评估，及时发现 和解决潜在的安全漏 洞。
持续更新
及时更新办公邮箱软 件和安全补丁，以防 止已知的漏洞被利用。
应急响应
建立应急响应计划， 以快速应对安全事件 和恢复受影响的办公 邮箱。
总结和建议
重视安全意识
企业网络安全课件-办公 邮箱安全篇
办公邮箱是企业重要的电子邮件工具，随着数字化时代的发展，安全保护至 关重要。
办公邮箱的重要性
办公邮箱是与外界沟通的重要渠道，保证邮件的机密性和完整性对企业的信 息安全至关重要。
常见的办公邮箱安全威胁
恶意软件
邮件附件可能携带病毒、木马等恶意软件，威胁 企业网络安全。
4 活动日志
启用活动日志功能，跟踪和监控对办公邮箱的访问。
对员工进行的安全意识培训
邮政揽收投递培训课件
邮政揽收投递培训课件邮政揽收投递培训课件随着电子邮件和社交媒体的普及，人们对于传统邮政服务的需求逐渐减少。
然而，邮政服务在一些特定的领域仍然起着重要的作用，比如文件快递、包裹投递和国际邮件等。
为了提供高质量的邮政服务，邮政公司需要进行揽收和投递培训，以确保邮件能够准时、安全地送达。
一、揽收培训揽收是邮政服务的第一环节，它涉及到邮件的收集和整理。
揽收员需要具备一定的专业知识和技能，以便能够准确地判断邮件的种类、重量和尺寸。
在揽收培训中，员工需要学习以下内容：1. 邮件分类：不同种类的邮件有不同的处理方式，例如信件、包裹和特快专递等。
揽收员需要学会识别不同种类的邮件，并将其分类放置，以便后续的处理和投递。
2. 邮件计量：邮件的重量和尺寸对于计算邮费和选择适当的投递方式非常重要。
揽收员需要学会使用称重器和尺子，准确地测量邮件的重量和尺寸。
3. 安全检查：邮政服务需要确保邮件的安全性，因此揽收员需要学习如何进行安全检查。
他们需要检查邮件是否包含危险物品，如易燃物品、毒品或违禁品等。
4. 客户服务：揽收员是邮政公司与客户之间的重要联系人，他们需要具备良好的沟通和服务技巧。
在揽收培训中，员工需要学习如何与客户进行有效的沟通，解答他们的问题和提供帮助。
二、投递培训投递是邮政服务的最后一环节，它涉及到将邮件送达到收件人手中。
投递员需要具备一定的地理知识和导航技能，以便能够准确地找到收件人的地址。
在投递培训中，员工需要学习以下内容：1. 地理知识：投递员需要熟悉所在地区的道路网络和地标，以便能够快速找到收件人的地址。
他们需要学习如何使用地图和导航设备，以及如何解决路线中的问题。
2. 邮件排序：投递员需要将揽收到的邮件按照地址进行排序，以便能够按照顺序逐一投递。
在投递培训中，员工需要学习如何有效地进行邮件排序，以提高投递效率。
3. 投递安全：投递员需要确保邮件能够安全地送达到收件人手中，而不会被盗窃或损坏。
他们需要学习如何保护邮件的安全，例如避免将邮件投递到不安全的地方或将邮件留在无人居住的房屋前。
酒店客户服务：培养专业的电话和电子邮件客户服务技巧培训课件ppt
成功案例2
某酒店客户投诉处理，客户通过电子邮件投诉房间问题，客 服人员迅速回复并解决问题，客户感到被重视和关心，最终 获得良好的反馈。
分析失败的客户服务案例
失败案例1
某酒店客户电话咨询，客服人员态度冷淡、回答不专业，导致客户不满并选择 其他酒店。
失败案例2
某酒店客户投诉处理，客服人员拖延处理时间，回复内容不解决问题，导致客 户对酒店印象不佳。
实践：模拟客户服务和反馈
模拟场景1
电话预订房间，客服人员需掌握预订流程，提供合适的选择，并保 持良好的沟通技巧。
模拟场景2
电子邮件投诉处理，客服人员需及时回复客户邮件，解决客户问题 并提供合理的补偿方案。
反馈与改进
模拟实践后需收集客户的反馈意见，针对不足之处进行改进和提升， 以提供更优质的客户服务。
在处理客户投诉时，应耐 心倾听客户诉求，不要打 断客户说话。
表示歉意
在了解客户投诉后，应向 客户表示歉意，并承认酒 店方面存在的问题。
提供解决方案
在向客户表示歉意后，应 主动提出解决方案，并确 保客户满意。
保持专业和友好的沟通技巧
使用专业术语
在与客户沟通时，应使用专业术 语，展示酒店员工的专业素养。
为自己的情绪命名，例如“生气 ”、“沮丧”、“开心”等，有 助于更清晰地认识自己的情绪。
管理自己的情绪
深呼吸与放松
在感到情绪激动时，通过深呼吸和放 松练习来调节情绪。
积极思考
转变消极的想法，以更积极、正面的 态度看待问题。
在客户服务中保持积极情绪的技巧
正面反馈
给予客户积极的反馈和 赞美，增强自己的正面 情绪。
提高客户满意度和忠诚度
建立良好的客户关系
04
某酒店客户投诉处理，客户通过电子邮件投诉房间问题，客 服人员迅速回复并解决问题，客户感到被重视和关心，最终 获得良好的反馈。
分析失败的客户服务案例
失败案例1
某酒店客户电话咨询，客服人员态度冷淡、回答不专业，导致客户不满并选择 其他酒店。
失败案例2
某酒店客户投诉处理，客服人员拖延处理时间，回复内容不解决问题，导致客 户对酒店印象不佳。
实践：模拟客户服务和反馈
模拟场景1
电话预订房间，客服人员需掌握预订流程，提供合适的选择，并保 持良好的沟通技巧。
模拟场景2
电子邮件投诉处理，客服人员需及时回复客户邮件，解决客户问题 并提供合理的补偿方案。
反馈与改进
模拟实践后需收集客户的反馈意见，针对不足之处进行改进和提升， 以提供更优质的客户服务。
在处理客户投诉时，应耐 心倾听客户诉求，不要打 断客户说话。
表示歉意
在了解客户投诉后，应向 客户表示歉意，并承认酒 店方面存在的问题。
提供解决方案
在向客户表示歉意后，应 主动提出解决方案，并确 保客户满意。
保持专业和友好的沟通技巧
使用专业术语
在与客户沟通时，应使用专业术 语，展示酒店员工的专业素养。
为自己的情绪命名，例如“生气 ”、“沮丧”、“开心”等，有 助于更清晰地认识自己的情绪。
管理自己的情绪
深呼吸与放松
在感到情绪激动时，通过深呼吸和放 松练习来调节情绪。
积极思考
转变消极的想法，以更积极、正面的 态度看待问题。
在客户服务中保持积极情绪的技巧
正面反馈
给予客户积极的反馈和 赞美，增强自己的正面 情绪。
提高客户满意度和忠诚度
建立良好的客户关系
04
电子邮件安全培训的方法与技巧
应用程序更新
保持电子邮件客户端和其他相关应用程序的最新版本，确保 软件安全性。
安装防病毒软件和防火墙
防病毒软件
安装可靠的防病毒软件，定期更新病毒库，及时检测和清除恶意软件。
防火墙
启用防火墙，阻止未经授权的访问和数据泄露。
不轻易点击可疑链接或附件
可疑链接
谨慎对待来自未知来源或可疑的电子邮件链接，避免点击可能导致恶意软件感染 或个人信息泄露的链接。
提高员工对电子邮件安全的重视程度
01
强调电子邮件安全的重要性
通过案例分析、数据统计等方式，向员工展示电子邮件安全对企业和个
人可能带来的风险和损失，引起员工的重视。
02
建立奖惩机制
对于在电子邮件安全方面表现优秀的员工给予奖励，对于违反电子邮件
安全规定的员工进行惩罚，以提高员工的安全意识和责任感。
03
注意邮件中的链接和附件
不要轻易点击邮件中的链接或下载附件，特别是来自不可 信来源的邮件。可以将鼠标悬停在链接上，查看其实际指 向的网址是否与邮件内容相符。
应对网络钓鱼攻击的措施
提高安全意识
时刻保持警惕，不轻信来自不可信来源的邮件和信息。对 于要求提供敏感信息的请求，务必通过其他渠道核实其真 实性。
3
加强与第三方服务提供商的合作
与专业的电子邮件服务提供商合作，利用其提供 的安全技术和措施来加强企业的电子邮件安全保 障。
THANKS
感谢观看
电子邮件安全漏洞与风险
钓鱼邮件
攻击者伪造发件人身份，发送包含恶 意链接或附件的邮件，诱导用户点击 以窃取个人信息或散播恶意软件。
邮件泄露
由于服务器配置不当或软件漏洞，导 致用户邮件内容被非法获取和泄露。
垃圾邮件
保持电子邮件客户端和其他相关应用程序的最新版本，确保 软件安全性。
安装防病毒软件和防火墙
防病毒软件
安装可靠的防病毒软件，定期更新病毒库，及时检测和清除恶意软件。
防火墙
启用防火墙，阻止未经授权的访问和数据泄露。
不轻易点击可疑链接或附件
可疑链接
谨慎对待来自未知来源或可疑的电子邮件链接，避免点击可能导致恶意软件感染 或个人信息泄露的链接。
提高员工对电子邮件安全的重视程度
01
强调电子邮件安全的重要性
通过案例分析、数据统计等方式，向员工展示电子邮件安全对企业和个
人可能带来的风险和损失，引起员工的重视。
02
建立奖惩机制
对于在电子邮件安全方面表现优秀的员工给予奖励，对于违反电子邮件
安全规定的员工进行惩罚，以提高员工的安全意识和责任感。
03
注意邮件中的链接和附件
不要轻易点击邮件中的链接或下载附件，特别是来自不可 信来源的邮件。可以将鼠标悬停在链接上，查看其实际指 向的网址是否与邮件内容相符。
应对网络钓鱼攻击的措施
提高安全意识
时刻保持警惕，不轻信来自不可信来源的邮件和信息。对 于要求提供敏感信息的请求，务必通过其他渠道核实其真 实性。
3
加强与第三方服务提供商的合作
与专业的电子邮件服务提供商合作，利用其提供 的安全技术和措施来加强企业的电子邮件安全保 障。
THANKS
感谢观看
电子邮件安全漏洞与风险
钓鱼邮件
攻击者伪造发件人身份，发送包含恶 意链接或附件的邮件，诱导用户点击 以窃取个人信息或散播恶意软件。
邮件泄露
由于服务器配置不当或软件漏洞，导 致用户邮件内容被非法获取和泄露。
垃圾邮件
电子邮件安全知识培训资料
电子邮件安全知识培训资料
为了保护公司重要信息不被泄露或丢失，我们需要关注电子邮件的安全问题。
以下是一些电子邮件安全方面的建议和技巧：
密码保护
- 每个账户都应该有一个独特且复杂的密码，避免使用与其他账户相同的密码。
- 定期更换密码并避免重复使用相同的密码。
- 激活两步验证，这将更准确地保护您的电子邮件安全。
邮箱保护
- 始终保持警觉，注意不要向陌生人发送密码和敏感信息。
这种信息可能很快通过不同的方式被利用或窃取。
- 避免回复或打开垃圾邮件，它们可能包含有毒或欺诈内容，损害您的计算机。
公司方面保护
- 避免将敏感内容发送至公司电子邮件，因为电子邮件可能会被未经授权的人访问。
- 制定电子邮件的政策和规定，以确保员工在个人和职业方面都能完全掌握邮件保护技巧。
通过遵循上述建议，我们可以保护我们的电子邮件，并更有效地保护公司和我们信任的人。
我们鼓励您牢记这些技巧，并在您的个人和专业生活中遵循它们。
感谢您的阅读和理解。
电子邮件完整版课件
16
04 电子邮件安全与防护策 略
2024/1/25
17
垃圾邮件识别与防范技巧
识别垃圾邮件特征
不随意公开电子邮件地址
通过识别邮件标题、正文中的典型垃 圾邮件特征，如大量推销词汇、虚假 信息、不合理的要求等，来判断是否 为垃圾邮件。
避免在公共场合、网站、社交媒体等 随意公开个人电子邮件地址，以减少 被垃圾邮件发送者获取的机会。
电子邮件完整版课件
2024/1/25
1
目录
CONTENTS
• 电子邮件基本概念与原理 • 电子邮件客户端使用教程 • 电子邮件服务器端配置与管理 • 电子邮件安全与防护策略 • 企业级电子邮件解决方案探讨 • 总结回顾与拓展延伸
2024/1/25
2
01 电子邮件基本概念与原 理
2024/1/25
2024/1/25
定期安全审计和漏洞修补
企业应定期对邮件系统进行安全审计和漏洞修补，及时发现和修复潜在的安全风险，提 高系统的安全性。
23
高可用性设计和灾备计划制定
2024/1/25
设计高可用性架构
企业应设计高可用性架构，如采用负载均衡、集群等技术 ，确保邮件系统的高可用性和可扩展性。同时，应建立完 善的监控和报警机制，及时发现并处理系统故障。
22
企业级反垃圾反病毒策略部署
建立完善的反垃圾邮件机制
企业应建立完善的反垃圾邮件机制，包括使用专业的反垃圾邮件网关、定期更新垃圾邮
件规则库、对用户进行反垃圾邮件培训等，以提高垃圾邮件的识别率和拦截率。
部署高效的反病毒引擎
企业应部署高效的反病毒引擎，如ClamAV、Sophos等，对进出企业的邮件进行全面 的病毒扫描和查杀，确保企业网络的安全。
04 电子邮件安全与防护策 略
2024/1/25
17
垃圾邮件识别与防范技巧
识别垃圾邮件特征
不随意公开电子邮件地址
通过识别邮件标题、正文中的典型垃 圾邮件特征，如大量推销词汇、虚假 信息、不合理的要求等，来判断是否 为垃圾邮件。
避免在公共场合、网站、社交媒体等 随意公开个人电子邮件地址，以减少 被垃圾邮件发送者获取的机会。
电子邮件完整版课件
2024/1/25
1
目录
CONTENTS
• 电子邮件基本概念与原理 • 电子邮件客户端使用教程 • 电子邮件服务器端配置与管理 • 电子邮件安全与防护策略 • 企业级电子邮件解决方案探讨 • 总结回顾与拓展延伸
2024/1/25
2
01 电子邮件基本概念与原 理
2024/1/25
2024/1/25
定期安全审计和漏洞修补
企业应定期对邮件系统进行安全审计和漏洞修补，及时发现和修复潜在的安全风险，提 高系统的安全性。
23
高可用性设计和灾备计划制定
2024/1/25
设计高可用性架构
企业应设计高可用性架构，如采用负载均衡、集群等技术 ，确保邮件系统的高可用性和可扩展性。同时，应建立完 善的监控和报警机制，及时发现并处理系统故障。
22
企业级反垃圾反病毒策略部署
建立完善的反垃圾邮件机制
企业应建立完善的反垃圾邮件机制，包括使用专业的反垃圾邮件网关、定期更新垃圾邮
件规则库、对用户进行反垃圾邮件培训等，以提高垃圾邮件的识别率和拦截率。
部署高效的反病毒引擎
企业应部署高效的反病毒引擎，如ClamAV、Sophos等，对进出企业的邮件进行全面 的病毒扫描和查杀，确保企业网络的安全。
(2024年)Office培训PPT课件
PowerPoint幻灯片制作与编辑
插入与删除幻灯片
演示如何插入新幻灯片和删除不 需要的幻灯片。
编辑幻灯片内容
讲解如何添加文本、图片、表格 、图表等对象到幻灯片中，并对
其进行编辑和格式化。
幻灯片版式与设计
介绍如何使用不同的幻灯片版式 和设计模板，以及自定义幻灯片
背景、配色方案等。
2024/3/26
19
PowerPoint动画效果设置
添加动画效果
演示如何为幻灯片中的对象添加进入、强调、退出和路径动画效 果。
设置动画选项
详细解释如何调整动画的速度、方向、触发方式等选项。
2024/3/26
使用切换效果
指导如何为幻灯片添加切换效果，如淡入淡出、推入推出等，并 设置切换速度和声音。
20
PowerPoint演示文稿的放映与
28
Access表与查询设计
创建表
学习如何创建新表，包括定义字段名 、数据类型和字段属性等。
维护表
掌握修改表结构、添加和删除记录等 表维护操作。
2024/3/26
表间关系
了解表间关系类型，学习如何建立和 维护表间关系。
查询设计
学习使用查询设计器创建选择查询、 参数查询、交叉表查询等。
29
Access窗体与报表制作
15
Excel数据图表制作
编辑图表（更改图 表类型、添加数据 系列、设置图表标 题等）
添加趋势线和误差 线
2024/3/26
创建图表（柱形图 、折线图、饼图等 ）
格式化图表（调整 颜色、字体、边框 等）
使用数据表和数据 标签
16
04
PowerPoint演示文稿 制作
2024/3/26
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
收件人
必需参加人 已经参加人
申请 活动通知
直接审批人 活动成员
? 收件人（抄送）排列基本礼仪：
抄送
可以参加 需要参加但没有参加的人 相关领导 无 活动成员的领导
客户在前
优先
主次客先
部门次序
职位高低
其他在部门在前
2020/2/11
12
收件人-邮件发送对象的选择（1 ）
? 工作计划的发送
? 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级 、部门内部相关经理人
? 职员每天收到 10~20 封邮件 ? 产品经理、投资经理每天收到 40~50 封邮件 ? 部门负责人每天收到 50~70 封邮件 ? 总经理一天收到 80~100 封邮件
所有人都很繁忙，如何写邮件？？？
邮件基本原则
? 便于阅读者理解
? 表达清楚，避免歧义
有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结 果南辕北辙
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个
3 主题。
4
要适当用使用相关符号（如“ * ！”等）来突出标题，引起收 件人注意，不要随便使用“紧急”之类。
2020/2/11
16
主体
以下邮件问题？
April 2014-04-25 10:11
2020/2/11
3
邮件的作用
非常低廉
非常快速
较为正式
B
D
A
C
E
获取信息
即时服务
宣传推广
避免分歧
工作跟进
2020/2/11
4
邮件的困扰
年全球用户
107万亿封
平均每天发送
2940亿
垃圾邮件
89%
2020/2/11
你在工作中 每天接收多少邮件？ 有多少是工作邮件？ 有多少是无用邮件？
5
公司邮件使用情况
? 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
? 项目通报类的邮件
? 主送给项目小组成员 ? 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
? 寻求跨部门支持的邮件
? 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 ? 同时抄送本部门的直接上级 ? 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
发送职业化的、高效的邮件
目录
Content
01 邮件的重要性和作用
02 邮件的困扰及基本原则
03 邮件的格式及案例分析
04 邮件的回复及商务礼仪
05 邮件的使用场景及要求
2020/2/11
1
电子邮件沟通的重要性
你会很惊讶地发现在当今这个 时代，一些管理者仍然没有意识到 电子邮件的交流是多么重要，许多 管理者不及时地回复电子邮件或根 本不回复，或者回复邮件的时候并 不是回答那些问到的问题。非常专 业地处理电子邮件会使你成为一个 更好的管理者，会使你的公司很有 竞争力。
? 言简意赅
冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不 利于沟通，甚至使情况恶化
? 有明确的时间要求
无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠 后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患
“在商务交往中要尊重一个人， 首先就要懂得替他节省时间”
2020/2/11
8
邮件的格式
收件人
主题
01
02
04
05
正文内容
附件
03 – 06 为邮件主体
2020/2/11
称呼、问候语
03 06
签名、落款
9
收件人
员工
部门经理
副总经理
综合管理 部经理
人事专员
主送 员工
员工
主送
抄送
部门经理、副总经理、综合管理部经理 、人事专员 部门经理
副总经理、综合管理部经理 、人事专员
员工
部门 经理
部门经理
2020/2/11
13
收件人-邮件发送对象的选择（2 ）
? 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也 让收件人知道这种情况 BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心 接收方回复这封信！）。 建议只 BCC给自己，作为邮件发送成功的检 验。 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信 ，以免造成不 必要的困扰和「垃圾」
Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C
2020/2/11
电子邮件
2
电子邮件沟通的重要性
? 重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此 证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
“ 死无对
? 重要性2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保 持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历 史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。 Email 能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和 工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
随便向群体邮箱发送不必要消息
? 邮件对不相干的人员就是垃圾 ? 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
2020/2/11
15
主题
1
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内 容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
2
标题要简明扼要，对外可以标记公司“博彦科技关于……”， 但不太长，标题出“……”才能显示完整。
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管 理人员不能深入了解的业务细节
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直 接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不 要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
? 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
? “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
2020/2/11
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收件人-邮件发送对象的选择（3 ）
? 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接 经理
部门 经理
2020/2/11
部门经理
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收件人
收件人（To）:
? 直接收信人, ? 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cห้องสมุดไป่ตู้）：
? 间接收信人， ? 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
2020/2/11
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收件人
? 收件人选事例：
邮件主题
会议通知 会议记录