全宗卷整理规则
全 宗 卷 规 范
全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。
全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。
二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。
以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。
1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。
㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。
（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。
（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
全宗卷规范
全宗卷的整理
文件材料按问题--时间进行系统排列， 即：全宗指南（全宗介绍）、立档单 位大事记（一年一编）和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、 现代化管理等方面的文件材料，在此 基础上编制卷内目录。
全宗卷的整理
盒内文件材料逐件加封面、封底、 编件号，装订后装入卷盒。其封面、 封底尺寸长×宽为260 mm×185 mm。 封面著录全宗号、件号、全宗名称、 文件题名、时间、责任者。
档案保管
5.档案保管：档案安全检查记录和报 告，重点档案采取的特殊保护措施， 档案的抢救与修复情况报告等。
档案统计
6.档案统计：档案收进、移出登记，
案卷基本情况统计、重要的利用统 计、档案目录（案卷级和文件级） 录入及重要档案扫描（数字化）情 况的统计表等。
档利用
7.档案利用：档案利用的制度、阅 档保密制度，开放利用和控制使用 范围说明，档案编研资料的情况， 档案产生社会效益或经济效益的典 型事例等。
全宗卷是什么
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全 宗过程中形成的，能够说明该全宗历史 情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 它详细和全面地记载了立档单位和全宗 历史变化情况，在整个档案中起着龙头 作用，是管理全宗档案的“档案”。
全宗卷是什么
它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列 重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具 体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况， 对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
全宗卷的具体内容
1.全宗情况：⑴全宗指南（全宗介绍）；⑵ 立档单位大事记；⑶组织机构沿革；⑷成 立综合档案室的通知；⑸成立档案工作领 导小组文件材料；⑹档案工作机构工作人 员任免文件；⑺档案员岗位职责及各项工 作制度；⑻历年来档案人员名册；(9)档案 管理组织示意图；(10)档案管理体系网络 图。
XXX公司全宗卷编制方案
全宗卷编制方案一、档号编制规则全宗卷档号结构为：全宗号-全宗卷门类代码·文件类型代码-案卷号，结构示例如下：件号二级类目（文件类型全宗指南）一级类目（全宗卷门类代码）全宗号全宗卷门类代码：QZ二级分类设置档案管理制度，与档案密切相关的保密管理制度各细分门类档案管理、子公司档案管理、境外档案管理、产权变动档案处置等制度档案接收和征集工作的办法和标准分类方案，保管期限表和归档范围表保管期限鉴定，开放鉴定，档案分级鉴定，销毁鉴定等工作制度，方案和标准档案鉴定工作形成的报告、请示及批复鉴定小组名单档案鉴定和销毁所形成的目录（清册）等档案保管工作制度，档案安全检查，档案破损情况调查与修复，重点档案保护，保管情况分析和工作总结报告档案利用制度电子档案管理、归档制度二、全宗卷整理细则全宗卷归档范围与各类档案归档范围重合的，一般应在各类档案中保存原件，在全宗卷中保存复印件或数字化副本，有原生电子文件且符合 电子档案单套管理一般要求》的，可在全宗卷中仅保存电子文件。
全宗卷保管期限为永久。
文件材料以件为单位进行装订、编页。
应在纸质文件材料件皮右上角空白处打印档号 （注意，不盖档号章，直接每份文件材料打印件皮，件皮采用牛皮纸，右上角打印档号）。
全宗卷搜集文件材料需按分类号顺序排列，同一分类号下按形成时间顺序排列。
不同分类号档案不可装入同一档案盒，档案盒规制采用3、4cm盒。
1注意，不是检索工具本身，而是检索工具编制的情况。
新增文件材料插入相关分类，向后接续排列，新材料取代旧材料的应备注新版本替代旧版本的名称及时间。
全宗卷项目级录入应至少包含以下项目：全宗号、全宗卷题名、备注全宗卷件级目录应至少包含以下项目：全宗号、全宗名称、门类代码、分类号、分类名称、件号、档号、年度、保管期限、文件题名、文件编号、责任者、日期、密级、页数、载体形式、数据来源、归档人、归档部门、互见号、备注、盒号、库位号、托管箱号、锁号三、相应附件（一）档案盒侧脊式样（二）卷盒封面全宗卷卷盒封面（三）文件目录备考表全宗卷文件目录类目名称：备 考 表。
如何整理全宗卷 - 南京下关区档案局(馆)
备注
（1）本全宗指南的编制情况 （2）有关档案的补充说明 （3）全宗指南中需加解释的名词、事件及问
题 （4）全宗指南编制后，全宗内档案增加、调
整、遗失、销毁等情况的说明 （5）其它有关问题的说明
大事记编写方法
1、以日记事，按年月日顺序记载 2、当日发生的当日记 3、文字要简练、准确
大事记的记载范围
（四）、档案保管
1、档案安全检查记录、报告； 2、重点档案采取的特殊保护措施； 3、档案的抢救与修复情况报告等
（五）、档案统计
1、档案收进、移出登记；（收进、移出登记） 2、案卷基本情况统计和重要的利用统计表等
（每年的立卷说明）
（六）、档案利用
1、全宗指南（全宗介绍）； 2、开放利用和控制使用范围说明； 3、档案汇编和公布出版情况及报批文件； 4、档案产生社会效益或经济效益的典型事例
2、全宗指南的结构
（一）封页 （二）正文 （三）备注
封页
（1）全宗指南名称（立档单位的全称或通用 简称+“全宗指南”构成
（如：南京市下关区档案局全宗指南） （2）时间（全宗内档案文件的起止年代） （如：2001——2005） （3）全宗号（本全宗指南所对应的全宗的编
号） （如：409）
南京市下关区档案局全宗指南
内容大致包括本单位概况、机构名称改变、 地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属 关系、性质和任务、职权范围、领导人员 变动、编制扩大与缩小，以及内部机构设 置等方面变化情况。
组织机构沿革的编写方法
• 组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，
也可图文并茂。
• 其编写方法通常有两种：一种是以时期（年度或
1、大事、要事 2、本机关机构建制及变化（包括内部机构）、
照片档案整理及全宗卷整理规范
照片的收集
1.收集照片的方式： （1）随时归档 （2）阶段性工作结束后及时归档 （3）年底归档 2.照片归档要求： （1）照片、文字说明缺一不可。 （2）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六 要素。 3.注意： （1）因数码照片使用方便，从生成到归档可能跨越很多科室，特 别需要实施前端控制，防止数码照片丢失。 （2）拍摄完成后，应及时将数码照片转存、整理、归类、编号， 避免信息遗忘、丢失。 （3）数码照片的存储采用只读光盘存储，以保证信息不被修改， 禁止使用硬盘等闪存设备。
①
①代表是第一组照片；时间、地点、人物、主要内 容、本组照片的起止照片号及数量。
拟制照片说明
2、以每张照片为单位拟写小说明 编写要求 文字说明六要素齐全。背景、事件、时间、地点、人物 （主要人物表明位置）、摄影者。 文字简洁，语言通顺，一般不超过200字，用阿拉伯数字表 示时间，即1999.10.25或者19991025。 位置：在照片的右侧、左侧或正下方 一张照片编一个说明。
主题不鲜明，可不归档
构图重复，可选其一
影像不清晰，不归档
照片分类
（1）按“保管期限—年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片 的形成时间排列。 注意：归档的照片保管年限为长期以上，一般为永久。 （2）一组照片不可以排在两册中。跨年度的照片以结束年度归到相 应年度照片册中。 注意：跨年度且不可分的照片，例如科学发展观活动，跨越时间长， 可以单独设一个专题，单独存放归档，不用按年度归档，最后活动结 束后归档最后年度。 （3）照片档案在分类方案的最低一级类目内，按时间、重要程度等 进行排列，照片组的排列按时间来，照片组内的照片按重要程度排列。
并不是所有的照片都必须在文字说明中体现六要素。 如拟写了一组照片的说明后，本组照片可以简化说明。
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全宗卷整理规范
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2. 大事记
a. 即按照时间顺序，用简明的文字记载一定历史时期发生的重大事件的一种参 考资料。一般有机关大事记（反映一个机关的重大事件）、区域大事记（反 映一个地区的重大事件）、专题大事记（如党建大事记等）
b. 一般要求每年进行拟写。
c.大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分组成。
2）全宗管理机构和全宗档案数量；
3）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
※个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、 职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档 案收集、征集、接收、移交、寄存数量。
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c. 档案内容与成份介绍 (共9个方面）
全宗卷 整理规范
全宗卷整理规范
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一、相关概念
• 全宗 • 全宗卷 • 全宗号 • 全宗管理机构 • 全宗构成者
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·全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即 一个机关（单位）的全部档案。
·全宗卷 fonds descriptive file
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三、全宗卷的主要内容(共九项）
• 全宗介绍类 • 档案收集类 • 档案整理类 • 档案鉴定类 • 档案保管类 • 档案统计类 • 档案利用类 • 新技术应用类 • 综合全宗卷
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（一）全宗介绍类
全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
．以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种 名称。 ．以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容， 并列举文种名称。 ．以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本 职能和主要活动的内容，并列举文种名称。
档案全宗卷整理课件
1、《全宗指南》如何编制？
《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012代替DA/T 14-1994,2012-11-15发布201301-01实施）
全宗指南的结构为段落式条目信息，由 全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容 与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组 成。
（1）全宗指南——全宗指南名称
1、全宗指南名称：全宗指南名称由全宗号、全宗 构成者的名称(全称或通用简称)、“全宗指南”、 起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。
六、全宗卷的管理
档案馆应将全部馆藏档案的全宗卷集中保 管，按照全宗编号顺序组织排列。 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案 室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批 移交档案相关的全宗卷文件材料。
全宗卷应与检索工具放在一起管理。
七、卷盒及目录格式
1、卷盒。 全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷 盒。封面与脊背分别设置“全宗号”、“ 全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒 的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒 脊厚度为30mm、40mm两种规格。
五、全宗卷的整理
1、文件材料装订。文件材料以件为单位进行装 订。 2、文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料 ，按标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条 进行分类。
3、文件材料排序。文件材料分入不同类目后， 按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相 关类目，向后接续排列。
4、文件材料编号。在文件材料首页上方的空 白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类 号—件号三部分组成。
一、《全宗卷规范》的范围
本标准规定了全宗卷的编制原则、内 容构成、整理方法和基本格式。 本标准适用于各级各类档案馆和档案 室。
二、术语和定义
（一）全宗卷： 由记录和说明全宗立档单位及档案 历史和现状的有关文件 材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 （二）综合全宗卷： 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合 性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工 具。 (三）全宗属类： 馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性 质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。档案馆通常对 全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
全宗卷整理步骤
全宗卷整理步骤一、全宗卷的分类与编目1.对全宗卷进行分类：按照文件性质、时间、部门等方式对全宗卷进行分类。
2.为每个类别制定编号：为每个类别的全宗卷制定唯一的编号，以便于后续管理和查询。
3.编制全宗卷目录：详细记录每个全宗卷的编号、名称、形成时间、数量等信息。
二、卷宗内文件的整理与编号1.对每个卷宗内的文件进行整理：按照文件的重要程度、时间顺序、相关性等因素进行整理。
2.对文件进行编号：为每个文件制定唯一的编号，以便于后续查询和管理。
3.编制文件目录：记录每个文件的编号、名称、形成时间、位置等信息。
三、文件资料的装订与归档1.对文件进行装订：按照一定的方式对文件进行装订，以便于保存和查阅。
2.文件归档：将装订好的文件按照全宗卷的分类和编号进行归档。
四、跨年度资料的累积和统计1.跨年度资料的累积：对每年度的资料进行整理和累积，以便于后续查询和分析。
2.资料统计：对全宗卷和文件资料进行统计，了解各类别的数量和分布情况。
五、定期进行的全宗卷检查与维护1.检查全宗卷的完整性：定期检查全宗卷的完整性，如有缺失或损坏应及时补充或修复。
2.更新全宗卷目录：定期更新全宗卷目录，以便于查询和管理。
3.维护全宗卷管理规范：根据实际情况及时调整全宗卷管理规范，以保证其适用性。
六、数字化备份和存储管理1.对全宗卷进行数字化备份：将全宗卷转化为电子格式，并备份在安全可靠的存储设备中。
2.存储管理：建立有效的存储管理体系，确保数字化全宗卷的安全性和可用性。
七、归档信息系统的开发和利用1.系统需求分析：了解全宗卷管理的业务流程和需求，分析系统需要具备的功能和特性。
2.系统设计：根据需求分析结果，设计归档信息系统的架构、功能模块和界面。
3.系统开发与实施：开发并实施归档信息系统，实现全宗卷的自动化管理和流程优化。
4.系统测试与维护：在系统开发完成后进行严格的测试，确保系统的稳定性和可靠性，并进行持续的维护和升级。
5.用户培训与支持：为用户提供培训和技术支持，确保用户能够正确、有效地使用归档信息系统。
全宗卷整理规范
全宗卷规范1范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 22—2000 归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷 fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3全宗属类fonds category馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。
档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
4全宗卷编制原则4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。
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▪ 3、全宗卷内的文件材料，应按照其固有 的特点，保持稳健间的有机联系，反映 全宗管理的历史面貌，以便于保管和利 用。
▪ 四、全宗卷的主要内容
▪ 1、档案收集：收发文登记本、档案交接文据、 移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值 说明等；
全宗卷卷内目录
序号 目录号
文 件 题名
全宗号
保管期限 年度 备注
▪ 全宗卷盒格式
▪ 卷盒面脊印“全宗卷”字样，并分别著录全宗号、全宗 名称、案卷题名、编制日期。
再见
▪ (3)、盖章与编号。排列完毕后，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。
▪ (4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。
▪ 全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
▪ 2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明；
▪ 3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
▪ 4、档案保管：档案安全检查记录、档案库房温 湿度记录、重点档案采取的特殊保护措施、档 案抢救与修复情况报告；
▪ 5、档案统计：档案移进、移出登记、统计台帐、 档案基本情况统计；
▪ (1)、按件装订。一般情况下，一份文件材料、一本登 记簿为一件，如一个分类方案、一个全宗介绍、一次销 毁手续与清册均可视为一件，每年形成的交接文据可作 为一件装订在一起。
▪ (2)、排列。有些全宗刚建立全宗卷时，形成的材料只 有二、三份，可将其归入一盒中，并按文件形成时间的 先后顺序排列。当全宗卷内的文件数量积累到一定程度， 可按类别分盒存放。每盒内按文件形成时间的先后顺序 排列。
▪ 6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等；
▪ 7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
▪ 五、全宗卷的整理
▪ 全宗卷内的文件一般按件装订全、以盒为保管单位进行 整理。全宗卷一般以盒为保管单位，具体整理步骤是：
新疆维吾尔自治区档案馆 （室）全宗卷规范
▪ 一、概念
▪ 全宗卷：是指档案馆（室）在管理某一全宗 过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的 有关文件所组成的专门案类档案馆和各机关、团体、 企事业单位档案机构（以下称档案室）。
▪ 三、全宗卷编制原则
▪ 1、档案馆（室）对其所管的每一个全宗 都应以全宗为单位编制全宗卷。