信息化建设在项目管理中的重要性

信息化建设在项目管理中的重要性

在当今的企业管理领域中，项目管理已经成为了一个流行的话题。在近几十年的发展也得到了企业的充分肯定，它独特与传统管理的方式能够更加有效的实现一个项目目标。而项目管理是典型的目标管理，实现项目目标的过程是以项目经理为代表，带领项目团队共同打造这个目标。所以在某种程度上讲，企业更多谈论的是项目管理中的软性思想，即对人的管理。而另一个重要思想是硬性思想，即对数据的管理，这里的数据是一个大的概念，即信息。

所以，项目管理最佳成熟状态是项目的软性技能和硬性技能的完美结合。即项目管理信息化。企业一旦建立项目管理信息化，对企业的整体项目发展将起到举足轻重的作用。而项目管理信息化的建设，是企业项目管理发展的必然趋势。尤其是企业将项目管理作为主要战略管理，或者成为战略管理的重要组成部分时，信息化建设将能够在很大程度上帮助企业解决大量问题。

那么到底如何理解企业项目管理信息化呢?在传统的项目管理中，我们惯用的方式是用人来推动人，大量的项目信息和数据的处理都是人工完成。在小项目或者项目数量不多的时候，这种方式能够节省时间和成本，尤其在一些企业中的职能部门，随即接收到的项目都是以这种随即的方式处理。在矩阵型中的弱矩阵中也基本惯用这种方式。但是对于其他一些项目数量比较多，而且项目比较大的机构或者部门来说，人工处理信息的方式就会造成一定的麻烦，比如像平衡矩阵、强矩阵和项目型矩阵的组织，他们已经不再是处理简单的项目数据，而是需要处理大量数据，我们也叫海量数据。这样的数据处理已经不能单凭人力来完成，项目的数量和类型的不同，必然会使得资源、风险、协调、检索、控制、集成等都上升了难度，所以使用信息管理就成了必不可少的一种选择。这也是体现企业项目管理能力一种标志。

可见，对于一个企业来说，项目管理信息化的建设，将是非常重要的。

早在上个世纪年代，著名信息化建设专家诺兰就对一个企业的信息化建设提出了自己的观点，即“诺兰模型”，诺兰模型是将企业对信息化的建设分成了六个不同的层级，这六个不同的层级说明了一个企业在管理过程中对待数据的方式，或者说企业在发展过程中信息化诞生和处理的方式。

诺兰模型和它的思想主要是如下几个阶段的描述：

第一个阶段叫初始阶段;这个阶段在项目管理中的表现凡是是指项目过程中软性技能比较丰富，涉及到的数据比较少，通过人工的管理方式就可以解决。这也是我们现在很多企业对待项目管理的方式。

第二阶段是信息扩散阶段;当项目的数量和复杂程度上升时，将会在这个过程产生海量信息，海量信息的出现，就会增加项目的不可控性和风险。如果还需要人力，那么可能要耗费庞大的人力来处理这些信息，如果使用项目管理信息化工具，这种信息的扩散就能够通过技术的方式来处理。

第三阶段是信息控制阶段;项目中大量信息的出现，必须要有效控制才能够确保各项任务的完成，当然了，这里所谓的信息还是指数据，它们包括了资源、人力、成本、任务、沟通、协作、商务、办公等各项工作。

第四个阶段是信息集成;其包括了项目的管理流程(软性的)、系统和技术于一体，出现了数据再生，数据流通，控制发展阶段。

第五个阶段是数据管理阶段;在一定程度上，项目和项目管理达到了标准的信息化要求，拥有一套管理系统，那么就可以对项目的各类数据进行整合，结合上述几个阶段的进展，对各类数据进行管理和控制，这个阶段基本达到了一种成熟的标准。

第六个阶段是成熟阶段;即企业或者项目部门，可以应用搭建的信息系统对项目进行有效管理和控制。

诺兰阶段并没有严格的说需要一层一层的上升，企业也可以根据自己的要求直接到第三或者

第四，乃至更高阶段。企业在项目管理信息化建设的过程中，需要建立属于自身要求的阶段位置，当然，随着企业在项目和项目管理的能力变动，这种层次也可以随着变动，建立符合自己标准的要求。

那么企业项目管理信息化到底可以给一个企业，或者一个项目部门能够带来什么好处呢?显然，这种模式可以在很大程度上帮助企业解决大量问题。由诺兰模型可以知道，项目数量和类型增加的时候，其需要处理的数据也会增加，这个时候就会出现：

第一，数据多而复杂。现代市场的变动，使得越来越多的企业开始向项目化的方式转移，一些典型的外包公司本身已经成为了项目型组织，这样的企业或者部门，已经将项目作为其生存的战略制高点，大量项目的出现，势必会有大量的数据信息需要处理，其中包括了自己的数据和客户的数据。涉及资源、财务、行政、采购、人员等各类信息，必须由专业的信息系统才能够实现高效管理。而企业信息化的建设，就很好的满足的了这个需求。

第二，资源大量密集。多项目的一个典型特点就是资源很多，包括了工时、材料和成本等各类资源。对于资源的管理，已经不是简单的仓库存储。需要有一定的系统来“登记入户”，有效调用和分配，调配等。大量资源的出现，会给大量的项目实施带来困难，这里包括了对资源的控制和分配，一旦出现不合理的资源分配与管理，将会带来不止一个项目的损失。

第三，风险急速上升。风险是项目管理中一个重要的概念。在实施项目的过程中，信息化平台可以最大程度的减少人工对项目的人为干扰，虽然我们强调项目管理过程中的人员作用很大，当项目数量多或者信息复杂的时候，人为的作用往往是不可控的，人在大量数据面前，或许显得有些措手不及的感觉，对项目必然会造成一定的风险，所以信息化可以很好的借助项目管理工具来完成项目信息的安排，减少风险。

第四，成本控制难度加大。显然，当项目的数量和难度增大时，项目的投资也会成为一个关注的话题。大量项目的出现，从商务的角度考虑，其内外成本，采购成本等都将成为一个复杂的流程，财务部门需要通过项目管理信息系统和财务系统结合，随时随地关注项目每个模块的财务支出或者收支情况。这样就在很大程度上防止项目在财务管理上的漏洞。

第五，沟通困难加大。现在的很多企业都有跨区域项目，或者跨区域合作项目，在沟通上除了必须的口头和书面方式外，还需要通过项目的进展报告来表述。那么这种沟通事实上已经不能简单的理解为一种飞鸽传书，而必须要通过网络系统来实现，所以项目数量加大的时候，项目经理、项目团队、高层管理、客户和用户等，都希望能够与项目的进展零距离接触，那么这个时候就必须要考虑通过信息化的方式来实现。比如在微软的Project管理软件中，企业EPM解决方案就能够很好的表述这个思想。

第六，商务办公能力的表现。商务办公是一种商业色彩，项目管理信息化同样能够满足这个要求，在项目部门与职能部门的协作中，项目管理信息化平台能够处理一些常规的办公事务，比如日期提醒，节日祝福等，都可以通过项目管理软件来实现。

当然了，企业项目管理信息化建设的重要性远不止这些，企业本身在项目管理的过程中也必须认识到，当项目管理的条件达到一定程度的时候，诺兰模型就开始告诉你，你需要以什么样的方式管理你的项目。所以对于一个企业或者部门，如果你的项目是你战略的组成部门，你就需要认真对待它们，因为它们是你企业或部门存在的支柱，而项目管理信息化的搭建，将在这个环节中必不可少。