采购信息化

提升物资采购环节流程信息化建设，提高工作效率和信息化程度

随着网络和信息技术的发展，企业物资采购信息化的运用是必然的。企业传统的采购模式已经不能适应现代新市场，目前国有企业已经充分认识到这个问题，并逐步的进行物资采购的信息化建设，使其采购模式能够与时代发展同步。

首先，企业的采购人员对产品供应商进行寻找，对他们的产品通过各种手段进行调查，例如上门调查、试生产、产品认证以及供货跟踪等来进行，从而看他们的产品与其所需的产品从数量、质量和价格上是否相符。产品供应商选定好之后，采购人员就会向产品供应商发出一份标有具体产品数量的采购订单。接着，供应商就会向企业发出通知，通知他们采购订单已经收到并且可以满足采购订单要求。当供应商把产品发出之后，会再次向采购人员发出通知以及产品的发货单。企业采购部门及相关部门在验收货物合格后出具验收单，供应商开具发票并办理出入库手续后由财务挂账并由相关领导签字后付款。在此期间，原有的采购订单发生变化时，此过程更为复杂。这一采购过程程序较繁琐，需要较长的时间，工作量很大，并且暗箱操作问题还存在其中。

国有企业的物资采购常常会因为低效的商品选择过程、昂贵的采购成本、费时的手工订货操作和冗长的采购周期而被困扰着，对于价格变化快的今天，传统模式的报价方案根本无法适应，从而使得买卖双方在经济上都受到损失。由于电子商务的快速发展，从根本上为企业采购提供了较新的模式，从而使采购效率提高了，采购成本降低了，从而使企业获取了更大的效益。

企业电子采购的必要性首先，电子采购使采购成本大大降低。与传统的采购方式相比较，电子采购从人力、物力到时间都有所节省，并且更加高效。并且与处理、管理订单有关的交易所用的成本占采购原料总成本的40%左右。在线采购不但便宜快捷，而且减少了因人为因素所造成的损失，从这方面讲，也降低了交易成本，国有企业物资采购采用电子采购来进行，过程成本降低了90%；对于采购产品的直接成本来讲，价格减少了11%。其次，电子采购扩大了采购范围，提高了采购质量。网络没有地域的限制，这是网络的一大特点，国有企业物资采购通过网络来进行，也突破了地域的限制，可以在全国各地寻找合适的产品供应商，使采购范围扩大到了全国乃至世界，从而无论是从产品质量、产品价格还是产品服务上都实现了最佳选择，并且使企业的需求得到了最大的满足。再次，电子采购缩短了采购周期，使得采购效率大大提高，采购的人工操作失误也大大减少，并且库存也随着降低。

主要问题首先，异地办公很难实现。采购人员出差频率较高，导致不能技术完成某些业务员，因此，使得物资采购系统的可用性和使用效率大大降低；其次，仍需手工完成。信息查询发布，招投标评价，物流配送等等需是手工作业，信息传递滞后，使得采购和物料的领用时间被延长，并且时间成本和人力成本被消耗，同时造成对市场的反应速度较慢，很难掌握最新的产品信息、供应商信息和市场行情；再次，重复劳动，信息利用率低。采购合同、收料信息、发料信息等不能实现共享，造成各个环节都需要重新完成业务处理；第四，采购业务实施全面动态监控较难。采购的整个过程人为因素较多，并且难以排出，导致不必要的资源流失；最后，供应商管理薄弱。没有合理的评估系统，对供应商的服务、交货、价格、质量等信息无法充分利用，缺乏对主要供应商的管理能力。

1.必须尽可能地提高采购效率，降低采购成本。通过网上招标，打破时间和空间的限制，扩大消息覆盖域，增加承包商、供应商的数量，加大相互竞争，从而迫使其降低利润，突破传统采购模式的局限。

2.网络监察系统实时监控，采购过程必须做到公开化、透明化。参与者要能够从电脑屏幕上看到整个招投标的动态过程，使采购过程更直观、更规范。

3.要促进采购管理的科学化，使决策依据更加充分。物资的需求信息、询报价信息、审批信息、合同信息等必须永久保存在系统中，以方便各级经过授权的管理人员可以随时调阅、查询、分析，实现了采购数据的永久追溯。

4.电子盖章技术必须确保合同安全合法。这样才能避免法律纠纷，同时也便于将来合同的管理和查询。

国有企业与其他企业存在很多不同之处，因此在国有企业物资采购的信息化进行时，要根据其自身独特优势，对以下五个方面进行规范：

1.加强采购数字化。(1)建立物资信息的动态化跟踪管理信息处理平台，实现库存查询、单据查询、物耗查询、合同查询、计划与合同分析，并据此编制短缺前的采购计划，有效防止生产中断，提高物资管理水平。(2)建立对供应商的档案化管理机制记录供应商成交的数量、价格，及时性等指标，通过指标分析，实行考评动态管理形成货源稳定、质量优质、价格合理的供应商伙伴关系，通过长期协作关系的建立，可以有效地避免分散采购带来的质量差等弊端。(3)同时对市场上的供应信息加以记录分析，并以之与供应商的供应信息相比较，准确把握各种需求物资的市场走向、精准价格、需求等信息，避免盲目采购。(4)深入浅出地汇集需求信息，物资管理部门要深入生产一线听取生产部门对物资质量等方面的意见，建立信息反馈机制有利于精准生产需求、有的放矢，同时也为评判供应商实施等级化管理提供了可行条件。

2.进一步规范政府的采购流程。其能够促进国有企业采购信息化的实现。目前，我国的国有企业一直都是各自为政，各采购机构之间没有统一的规范，经常会发生做法不统一的现象，监管部门与执行机构没有足够清晰的职责，另外，国有企业物资采购受到了采购机构和社会中介挣业务的影响。物资采购信息化的实施对于统一操作流程有很大帮助，统一操作对于一些因机构分设、不健全的管理体制所带来的冲突可以有效的进行避免。

3.有效整合现有网络资源和系统平台。在此过程中，坚决杜绝各自为政和重复建设，因此，当务之急就是进行统一规划。实现统一规划是需要由政府部门牵头，并且由各级政府采购监管部门和执行机构联手，来共同制定。

4.实现资源与信息的共享。法律和制度保障是实现资源和信息共享的基础，但是资源和信息共享实现还需要认识到国有企业采购的有些问题的解决是不能靠简

单的市场竞争来进行。另外，国有企业的物资采购信息化的发展是需要吸取电子商务平台建设中的成熟技术。

5.电子招标采购方式。电子招标采购方式就是以信息技术为平台，使传统的招标过程电子化管理和运作。传统方式招标采购作为一种交易模式，很难体现招标采购公开、公平、公正的优点，而且，传统招标操作周期较长，效率较低、运作成本较高，给企业的正常运行带来一定的影响。电子招标采购使企业之间的竞争更加公开、公正、公平，而且采用电子招标采购避免了招标过程中人为因素的作用，减少了腐败发生的可能性，同时电子招标也大量地节省了工作时间和精力，提高了工作效率。利用电子招标平台在线的可导出数据表单可随需自动生成各种统计表格供查阅，帮助企业从全方位、多角度加强对招标业务的宏观监控和科学管理，为企业的管理提供了科学的依据。

六、结语

国有企业物资采购是企业进行管理的一大内容，并占有一定份量。本文主要对国有企业电子采购的必要性、国有企业物资采购信息化发展过程以及完善国有企业物资采购信息化进程需注意的问题进行分析，其中提出了完善国有企业物资采购信息化的具体方法：“加强采购数字化”、“规范政府采购流程”、“对网络资源和系统平台进行整合”、“实现资源与信息共享”、“电子招标采购方式”，这样能够使国有企业物资采购信息化实现可持续发展。