归档软件及信息化介绍
信息化项目档案归档要求
信息化项目档案归档要求信息化项目档案是指记录信息化项目从立项到结束的全过程的文件和资料的整理和保存。
它是信息化项目管理的一部分，具有重要的意义和价值。
在信息化项目档案归档过程中，要遵循一下要求：1.独立性和完整性：信息化项目档案要独立于其他档案，具有完整性。
它应该包含项目的立项申请、策划、实施、验收、总结等各个阶段的文件和资料。
2.分类统一：信息化项目档案要进行分类，将相关的文件和资料进行统一的管理。
常见的分类包括项目立项资料、需求分析资料、系统设计资料、编码与测试资料、验收资料等。
3.文件规范：信息化项目档案要求文件格式规范统一。
文件命名要清晰，文件格式要统一，如使用统一的模板进行编写，以便于查阅和管理。
4.版本控制：信息化项目档案中的各个文件和资料要进行版本控制。
每次变更或修改都要记录下来，并进行适当的审批和备份，以确保项目信息的完整性和可追溯性。
5.安全可靠：信息化项目档案要做好信息安全保护工作。
要确保档案的安全可靠，防止丢失、损毁或泄露。
可以采用密码保护、备份存储、访问权限控制等措施。
6.保密要求：信息化项目档案中可能包含敏感信息，要严格遵守保密规定，加强保密措施。
对于有保密要求的档案，要设置专门的保密存储区域，并制定相关的保密管理制度。
7.存储环境：信息化项目档案要求在适当的存储环境下保存。
要选择干燥、通风、防潮、防尘的存储地点，避免阳光直射、温度过高或过低等不适宜的环境。
8.记录齐全：信息化项目档案要求记录齐全，包括项目的计划、实施进度、人员安排、质量控制、变更管理、问题与风险管理等相关信息，以便于项目的回顾和总结。
9.档案管理责任：信息化项目档案的管理责任要落实到位。
要明确档案管理人员的职责和权限，做好档案的整理、保存、检索、借阅等工作，确保档案的完整性和安全性。
10.定期检查和整理：信息化项目档案需要进行定期检查和整理。
要及时清理无效或过期的档案，整理好档案存储空间，确保档案的可用性和便捷性。
信息化项目档案归档要求
信息化项目档案归档要求一、文件完整性信息化项目档案归档的首要要求是确保文件完整性。
在归档过程中，应确保所有与信息化项目相关的文件都被完整无缺地收集起来，包括项目计划、设计文档、实施记录、测试报告、用户手册等。
任何缺失的文件都可能影响后续的项目管理和问题排查。
二、格式标准化为了便于管理和利用，信息化项目档案的格式应标准化。
一般来说，建议采用通用且标准化的文件格式，如Word、PDF、Excel、图片等。
此外，如果涉及特殊格式的文件，应确保这些文件的兼容性和可读性，以便在不同操作系统和软件环境下正常打开和使用。
三、信息准确性信息准确性是信息化项目档案归档的基本要求。
档案中的所有信息都应真实、准确、完整，能够反映信息化项目的实际情况。
任何错误或虚假的信息都可能导致决策失误、问题排查困难等问题。
因此，在归档过程中，应对信息的准确性进行严格审核。
四、归档及时性信息化项目档案的归档应及时，避免因时间过长导致信息丢失或损坏。
在项目实施过程中，应定期进行档案整理和归档工作，确保项目档案的连续性和完整性。
同时，对于项目实施过程中的重要事件和节点，应及时记录并归档。
五、存储安全性信息化项目档案的存储安全性至关重要。
应采取有效的安全措施，确保档案数据不被非法获取、篡改或破坏。
这包括物理安全、网络安全、数据加密等方面的措施。
此外，对于重要档案，应进行备份存储，以防止数据丢失。
六、检索便利性为了方便后续的项目管理和利用，信息化项目档案应具备检索便利性。
在归档过程中，应建立完善的档案目录和索引体系，便于快速查找和获取档案信息。
同时，可以借助信息化手段，如档案管理软件、数据库等，实现档案的自动化管理和检索。
七、分类科学性信息化项目档案的分类应科学合理，能够反映项目的实际情况和特点。
可以根据项目内容、阶段、类型等多种方式进行分类，确保档案的条理清晰、易于管理。
同时，分类标准应保持一致，避免出现混乱和交叉。
八、标识清晰性信息化项目档案的标识应清晰明了，能够准确反映档案的内容和属性。
信息化项目归档范围
信息化项目归档范围包括以下几个方面：
1. 项目启动阶段：项目可行性研究报告、项目计划书、项目启动会议纪要、项目预算等。
2. 项目实施阶段：需求分析文档、系统设计文档、系统开发文档、测试文档、用户手册等。
3. 项目验收阶段：项目验收报告、项目总结报告、用户满意度调查报告等。
4. 项目维护阶段：系统维护记录、故障处理报告、升级更新文档等。
5. 项目文档管理：项目文档清单、文档版本控制、文档保密管理等。
6. 项目相关资产：硬件设备、软件系统、数据存储等。
7. 项目相关合同：项目合同、采购合同、服务合同等。
8. 项目相关审批文件：项目立项审批文件、项目变更审批文件、项目验收审批文件等。
归档范围可以根据项目的具体情况进行适当调整，确保归档的资料完整、准确、有效，为今后的项目管理和维护提供参考和依据。
什么是档案信息化
什么是档案信息化所谓档案信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。
主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。
在上述五个方面中，档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心。
它的主要任务：一是馆藏档案的数字化，二是现有电子文件的归档工作。
后者指的就是您在各项公务活动中形成的有查考和利用价值的电子文件，要按照有关要求及时归档，而且要做到齐全完整，真实有效。
我们常说，在进行档案信息化建设的时候，要处理好 "路、车、货"的关系。
所谓"路"就是各种类型的网络，"车"就是计算机的硬件和软件，而"货"则是数字化的档案信息资源库。
有"路"无"车"不行，有了"路和车"，如果没有"货"，"路和车"就失去了意义。
这里的"路和车"需要单位领导在人力和财力上的支持，而"货"除了我们档案人员对馆藏档案数字化之外，就是新形成的电子文件的归档工作，这就是我们说需要您支持和配合的原因。
您看档案信息化建设和您的关系有多密切？档案信息化建设最终将实现，一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。
这就意味着，您将来利用档案，不用再亲自到档案馆来查阅卷宗，而是可以通过网络查阅利用开放档案，不受时间、地域和文件数量的限制，您可以在任何时间、任何地点浏览档案全文，您面对的将是"永不关门"的档案馆。
这就是我们为什么说您是最大受益者的原因。
目前，为加快档案信息化建设，不少单位在开发利用档案信息资源过程中，都要对原有馆藏传统载体档案进行数字化，即把馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。
浅谈信息化网络软件在综合档案资源管理中的应用
的建设项 目。我集团设立承建和参建铁路指挥（ 目经理 ） 项 机构
１０ ８ 余个 、 公路及房建等建设项 目机构 １０余个 ， ５ 构成一个综合施
工能力强大的建筑业经济实体 。每年相继竣工重点工程项 目就有 十几个 ， 归档资料数千卷 。企业经营规模的大幅度扩展 ， 较大地提 升了企业 的综合实力 ， 同时也给企业档案管理部 门如何调整工作 思路 ， 采取有效措施和方法 ， 快速适应新的挑战 ， 科学应对并做好 档案管理工作提出新 的更高的要求 。 为此 ， 我们经过多次调研和论
铁路 、 兰新铁路 、 宜万铁路 、 浙赣铁路、 精伊霍铁路 、 黔桂铁路 、 襄渝
铁路增二线 、 京津城际轨道交通 、 中银铁路 、 太 海南东环铁路 、 包西 铁路 、 石太铁路客运专线、 合武铁路客运专线 、 福厦铁路客运专线 、 武广铁路客运专线 、 郑西铁路客运专线 、 京沪高速铁路等 ； 在建 的 有汉宜铁路 、 南广铁路 、 广深港铁路客运专线 、 石武铁路客运专线 、
津秦铁路客运专线 、 杭甬铁路客运专线、 宁杭铁路 客运专线 、 成绵
乐铁路客运专线等 ； 另外还有承建的地方铁路 、 铁路 附属工程 、 铁
路枢纽 、 客运专线车站、 地铁交通 、 城市轨道等重点工程 ２ ０余项 ，
比如北京地铁 、 上海地铁 、 上海浦东铁路 了一个全过程信息化管理的新平台。 打造
２ 档案管 理软 件的 理性选 择
选用档案管理信 息化 网络软件 不但要考 虑它 的功能强度 ，
还要 考虑它 的经济适用性程度 。功能差易被很快 淘汰， 造成 资金 的重复投入 ， 同时也有碍于企业整体的信息化建设发展进 程 ； 实 用性差又会直接影 响工作 的顺利开展 ， 甚至酿成工作失误 ， 造成 利益损失 。因此 ， 软件选用 的过程是一个科学 比对 的过程 。我们 考虑到本企业施 工分散 、 点多线 长 、 流动性大 的特点 ， 经过市场 调查和科学 比对 ， 据档案管理标 准化 、 依 规范化 的要 求 ， 本着适 应基层档案管理易操作 、 易普及的实际 ， 坚持从严 、 细 、 从 重应用
(完整版)SAP归档介绍
1.1SAP管理的数据类型SAP中管理的数据分为3种类型：1、Transactional Data存储在SAP系统的数据库系统中的结构化数据，如客户记录信息，销售定单信息等2、Print ListsSAP系统中输出到打印机以文本形存档的报表等3、Documents存储在SAP系统之外的外部文件系统中的业务相关文档，这些文档可以在SAP应用程序中生成或在SAP应用程序之外生成，但无法在SAP的应用程序或业务中直接访问到。
这3种数据类型在SAP系统中的位置如下图所示1.2SAP自身的归档方案1.2.1 ArchiveLinkArchiveLink是SAP核心系统有有机部分之一，ArchiveLink主要为SAP系统存储和获取SAP系统外部的数据和文档提供接口，是集成在SAP应用服务器中的用于关联业务对象和相关存储在外部存储介质中的PrintList和业务文档的归档文档接口。
ArchiveLink包括一系列API和SAP数据库中的引用表，这个引用表描述了业务对象和与之相关的被归档文档的关系，被归档文档的存储位置等信息。
通过SAP ArchiveLink管理的文档主要是SAP系统的输入文档(如扫描的发票)，输出文档(如通过SAP Scripts或SAP Smart Forms产生的文档)，print lists 和ADK files.1.2.2 结构化数据归档SAP系统通过ADK（Archive Development Kit）接口提供结构化数据（Transactional Data）的归档功能，把数据从SAP系统中移出并归档到外部的文件系统中的ADK归档文档，这使第三方厂商能为SAP系统提供管理这些归档文档的增值功能。
ADK归档结构化数据的示意图如下图所示：ADK归档过程的核心是归档对象，还涉及到业务对象和ADK归档文档，了解ADK归档过程有必要了解这些概念：➢业务对象SAP应用程序是由一系列的业务对象构成的，业务对象包括交易（transaction），数据，相关的业务流程，工作流等，典型的业务如SAP 财务模块中的付款申请。
电子档案综合管理系统介绍
一、概述
在当前迅猛发展的信息社会，档案信息化建设已成为档案事
业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。加快企业档案信息系统
化建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案系统整 体功能的基础和手段。因此有必要引进一套适合自身发档案的管理，做好电子文件、
电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、 完整、有效，建立、规范、联通各局域网络，建立企业档案信息
网络，实现企业馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求
扩大化。
二、软件系统简介
我公司自2011年9月份引入了南京珥仁科技有限公司的《电 子档案综合管理系统》产品，截止目前，系统已开始正常使用， 从而极大的提高了企业在档案搜集、管理及利用方面的管理水平。 功能介绍如下：
电子文件管理 预归档管理 数字档案室 数字档案馆 数据中心 辅助功能 系统管理
4、档案借阅
包括电子借阅和实体借阅两种情况。电子借阅则由利用者首
先进行查阅，对于有权限的数据可直接阅览，无权限的可以向部 门发申请实现网上申请借阅借、审核、赋权、利用者即可在线查 询档案。若为实体借阅，则可以对借阅人基本信息及借阅内容进 行登记。
查阅三种模式：全文检索、模糊检索、精确检索。
二、软件系统简介—档案借阅
括案卷及卷内文件、一文一件的整理。 在整理编目栏目中能够直接录入或者导入各种目录(案卷目 录、卷内文件目录、归档文件目录)，并支持原文挂接。能够打印 相关样式表，如：套打卷皮、备考表、案卷目录、卷内文件目录、 全引目录、按件封皮、归档文件目录等，打印格式符合标准。
二、软件系统简介—整理编目
二、软件系统简介—档案借阅
二、软件系统简介—电子文件管理
1、电子文件管理
包括：电子管理、电子文件借阅；是辅助行政管理部门和业
住院病历 归档管理 excel
如何利用Excel进行住院病历归档管理？随着医疗信息化的不断发展，病历信息管理也变得越来越重要。
特别是在医院环境中，住院病历的归档管理显得尤为重要。
为了提高病历管理的效率和准确度，很多医院开始使用电子表格软件Excel来进行住院病历的归档管理。
那么，如何利用Excel进行住院病历归档管理呢？接下来将从以下几个方面进行详细的介绍。
一、创建基本信息表格1. 在Excel中创建一个新的工作表，将患者的基本信息及住院病历相关信息逐条录入，包括患者尊称、性别、芳龄、住院时间、病床号、主治医师等信息。
2. 根据需要，可以在表格中设置筛选功能，以便根据不同的条件快速查找需要的病历信息。
二、建立电子文件夹系统1. 在Excel中建立一个文件夹列表，列出各个病历的文件夹名称及对应的存放位置。
2. 可以通过超信息的方式在Excel表格中直接信息到对应的文件夹，方便用户快速打开查看相关病历文件。
三、归档管理功能1. 利用Excel的筛选、排序和自定义筛选功能，可以轻松实现对病历信息的分类和检索。
2. 可以设置特定颜色、标签或者备注功能，对特殊的病历进行标识，方便后续管理和查阅。
四、数据统计与分析1. 利用Excel的数据透视表和图表功能，可以对住院病历信息进行数据统计和分析，为医院管理人员提供决策依据。
2. 结合Excel的公式和函数，可以实现对病历信息的定期汇总和统计，帮助医院管理人员及时发现和解决问题。
五、安全备份与权限管理1. 在进行住院病历归档管理时，要注意对Excel文件进行定期的备份，确保数据的安全性和完整性。
2. 对于涉及隐私信息的病历，要进行权限管理，限制查看和修改权限，防止信息泄露和非授权操作。
利用Excel进行住院病历归档管理可以提高管理效率、减少人力成本，并且方便后续的数据统计和分析。
但在实际操作中，要注意数据的安全性和隐私保护，同时定期进行数据备份和更新，确保病历信息的完整和准确。
希望以上内容对大家有所帮助，谢谢！在利用Excel进行住院病历归档管理的过程中，还可以进一步完善管理功能，提高工作效率和数据安全性。
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主讲：焦作市档案局技术保护科 杨满玲
内
容
档案信息化概述
电子文件及电子档案管理
档案管理系统介绍
第一章 信息化概述
• 信息化是指建立在IT产业发展与IT在社会经济各 部门扩散的基础之上，运用IT改造传统经济、社 会结构的过程。
档案信息化
档案信息化——档案管理模式从以档案实体为重心向以档 案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在 这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门， 从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。
专属用户密码
eg.用户：ceshi_user 密码：000000
兰星归档管理系统
软件 对比
数据安全性
数据存储在电脑本 地磁盘上，需要档 案员自己进行数据 备份，特别注意更 换电脑时的数据安 全性。
单机版
数据存储在网络服 务器上，与本机无 关，通过管理员的 维护，最大程度上 保证数据的安全。
文件内容与表达其内容的数字代码序列之 间不具有固定关系
数字代码序列与其存储载体之间具有不具 有固定关系
可改变
不固定
文件内容
数字代码序列
载体
4、信息的易变性
内容容易改动、载体容易改变、生成 保存环境容易改变。
5、信息存储的高密度性
自1957年硬盘诞生以来，其单位存 储密度已提高了5000万倍；
索尼开发的BWU-100A 单面双层蓝光 光盘，容量50G；
机关、团体、 企事业单位和其 他组织在处理公 务过程中，通过 计算机等电子设 备形成、办理、 传输和存储的文 字、图表、图像、 音频、视频等不 同形式的信息记 录
电子文件
以代码 形式记录于 磁带、磁盘、 光盘等载体
依赖计算机 系统存取、 操作、传递 和处理，并 可在通讯网 络上传输的 文件
二、电子文件的种类
系统的运行环境和安装 以测试用户演示日常使用 ** 以查询用户展示查询功能
下面内容将进入软件中来进行…… Let’s go!
网络版
信息传递方式
运行环境简单，仅 需保证最基本的计 算机硬件设备，但 是共享操作较复杂， 不能进行远程指导。
单机版
需要计算机联网， 方便信息传递可以 根据实际要求实现 数据共享，能够实 现远程业务指导。
网络版
使用对象
企业、事业单 位均可使用。
单机版
用在联接政务 内网的市直机 关中。
网络版
兰星软件操作演示
文本文件（TEXT） 数据文件（DATA） 图形文件（GRAPHIC） 图像文件（IMAGE） 视频文件（VIDEO） 声音文件（AUDIO） 命令文件（PROGRAM）
其他形式的电子文件：电子邮件、数据库、网页、 即时通信、博客等。
三、电子文件的特点
1、信息的非人工识读性
可以直接阅读
传统纸质文件
2、系统的依赖性
电子文件
生存的技术环境
应用软件平台（WORD、EXCEL、OA）
系统软件平台
硬件平台（计算机、网络）
对生成技术环境的依赖？
• 电子文件只有在其生成的技术环境中才 能最大限度地保持其原始面貌。生成环境的 改变，可能导致文件信息的失真和处理、利 用上的困难，甚至无法识读。
电子文件也会 “水土不服”！
管理
单纯的档案目录管理 → → 整个档案管 理流程
焦作市电子文件在线归档管理系统
基于政府内网
该软件是通过政府内 网平台来进行登录管 理操作，只要能联上 政府内网的各单位都 可以使用。
固定网址登录
在地址栏中输入该 网址就可以进入登 陆页面 http://16.38.201.94: 8080/esoaisapp/logi n.jsp
档案信息化现状
• 行业信息化 • 纵强横弱 • 信息孤岛
信息化三个阶段
档案信息化建设内容
软件系统 B
信息资源 A
建设内容
C 硬件设施
D 保障体系
信息资源建设
1
现有馆室藏 档案的数字 化工作
2
电子文件的 产生和归档 等全过程的
管理
软件系统
文档一体化系统 电子文件管理系统 数字档案馆和网站系统
按文件功能
按存在目的
按文件构成特点
种类划分
按文件来源途径
按信息存储载体
按信息表达方式
按照文件功能划分
主文件 —— 记录信息内容，传达作 者意图，行使行政职能的文件
支持性文件 —— 生成和运行主文件必须 的文件
按照信息存储载体划分
磁盘文件 —— 以磁盘为存储介质 磁带文件 —— 以磁带为存储介质 光盘文件 —— 以光盘为存储介质
人们无法直接阅读电子文件 非人工识读？
必须借助计算机来阅读
电子文件（客体） 计 算 机 屏 障
形成者 管理者（主体） 利用者
计算机屏障带来的结果 ：
计算机成为必需工具 无法及时发现文件内容的变化
为什么人们无法直接阅读电子文件？
• 因为电子文件的记录方式具有特殊性
• 信息以数字代码序列存在，隐含特定的编 码规则、压缩方法和存储逻辑。在物理层 面上，信息是以磁电或光电信号等形式存 在的。
所以只有依靠相应的计算机系统（软硬件） 才能形成、保存、管理、利用电子文件。对其 形成的最初环境有特殊依赖性，脱离有关环境 就存在失真等风险。所以要保证电子文件可读 的一个必要条件就是，为电子文件配备合适的 系统环境。
3、信息与特定载体的可分离性
信息对于记录方式具有“游离性”， 数字代码序列对于载体具有“游离性”，内容 的逻辑结构与物理存储结构具有“游离性”。 可分离性应作以下认识：
软件系统
硬件设施
保障体系建设
安全管理
标准规范
人才培养
保障体系Βιβλιοθήκη 第二章 电子文件及电子档案管理
国际档案理事会电子文件委员会 电子文件是通过数字计算机进行操作、传递和处 理的文件；
澳大利亚国家档案馆 电子文件是由计算机交流与维护的文件；
美国国家档案与文件管理局 以计算机可处理形式存储的文件。
我国国家档案局对电子文件的描述：
按照存在目的划分
利用文件——为利用而制作、 流传的文件
保存文件——脱离流转过程， 作为母板保存的文件
备份文件——作为保存文件 的复本而备存的文件
按照文件来源途径划分
原生电子文件——直接生成于数字环境 中的电子文件 数字化的电子文件—— 由传统文件通 过数字化而形成的电子文件
按照信息表达方式划分
存储技术的新突破，一个硬币大小 的面积上将可存储250张DVD的容量。
电子文件的管理目标
真实性
可用性
可靠性
完整性
第三章 档案管理系统介绍 • 焦作市电子文件在线归档管理系统 • 兰星档案管理软件
档案管理软件的发展
形式 单机版管理软件 → → 网络版管理软件
检索 目录级检索 → → 全文数据库检索