计算机管理系统介绍

计算机管理系统功能模块情况

南乐博奥药业有限公司拥有完善的计算机管理系统。于XXXX年XX月份升级为集团化供应链管理系统（时空KSOA-V9.0系统），主要包括了GSP管理、质量管理、采购管理、销售管理、仓储管理、运输管理、财务管理等功能，能对药品的购储销等质量控制环节进行全面规范管理，对购进药品的合法性、购货单位资质审核、首营企业审核、首营品种审核、采购、收货、验收、储存、养护、效期、出库、销售、运输、退回等过程进行有效控制。

计算机管理系统能为经营业务过程、质量控制、电子监管提供支持，基本覆盖了经营管理全过程，满足药品经营管理活动的全过程控制。对药品的流向追溯，质量控制，账货相符等，实现了零死角，保证了药品质量管理活动有序高效地运行。现将计算机管理系统模块作如下介绍：

一、质量管理基础数据管理模块

1、供货单位数据管理模块

（1）首营企业资质录入、审核、审批

由采购员（或采购内勤）收集整理供应商资质，包括经营（生产）许可证、营业执照、、组织机构代码证、税务登记证、印章、票据样式、开户银行户名、账户、质量保证协议、法人授权委托书、委托人身份证复印件等。在KSOA系统中进行首营企业基础信息的录入，由采购部经理进行系统电子初审同意后，报质量管理员进行资质的审核，核实基础信息有无错误，合格后报质量管理部经理进行系统电子审核并签字，报质量负责人进行系统电子审批并签字。系统流程完成后由质量管理员进行企业信息的下发，并将档案资料存档方可进行采购业务。

附：首营企业资料登记模块

附：首营企业审核模块

（2）供应商更新与维护

当供货单位资质信息发生变更时，质量管理员根据采购员递交的供货单位资质变更材料及时在ERP系统中进行动态信息的维护。

附：供应商资质的变更

（3）质量控制功能：供应商任意一个资质过期系统能够自动拦截相关过期或超经营范围，自动锁定该供货企业不能采购，制作采购订单时能够准确提供拦截原因。

附：供应商GSP证到期模块

附：拦截模块

2、购货单位数据管理模块

（1）购货单位的质量控制功能

客户任意一个资质过期系统能够自动拦截相关过期信息，自动锁定该销售企业不能销售，制作销售订单时能够准确提示拦截原因。

附：客商资质到期

附：质量控制模块

附：客户基础信息登记模块

附：经营范围控制功能（含可待因复方制剂合肥市内限销无法销售）

3、首营品种资料数据管理模块

（1）首营品种录入、审核、审批

采购员（采购内勤）负责收集品种资料，包括：药品注册批件、质量标准等在KSOA系统内进行基础信息的录入（在国家局网站上核实），填写首营品种登记表；由采购部经理进行系统电子审核同意后，报质量管理员进行资质的审核，核实基础信息有无错误，合格后报质量管理部经理进行系统电子审核并签字，报质量负责人进行系统电子审批并签字。系统流程完成后由质量管理员进行品种信息的下发，并将档案资料存档方可进行采购业务。

附：首营品种登记表

附：首营品种审核模块

（2）品种信息维护

中包装、大包装维护：首营品种录入的同时核实大包装和中包装，经营过程中包装有变更的情况下，供应商需提供变更资料，质量管理部予以更新后方可入库。

附：品种基础信息模块

（3）质量控制功能：

A：设定品种类别与经营范围匹配，能够实现与供应商及客户的经营范围相对应，能够自动拦截超经营范围业务。

B：设定储存类别，提示入库时存放于不同的区域。

4、供应商备案的账户、开户行信息进行录入

附：银行账户信息维护

5、供应商付款开户银行、账号只能从系统中提取，不能手动输入，

附：供应商付款模板

二、采购管理

1 采购业务总体流程

采购业务总体流程包括采购合同、采购订货、进货制单、进货入库、进货结算、进货退出制单、进货退出出库、进货退出结算等环节业务活动。

2、采购业务模块

收货员在ERP系统中提取采购订单对实物进行收货，冷藏药品需录入到货温度、运输工具等信息，自动生成收货记录。

采购订单

购进验收单

进货开票入库单

3、购进退出管理模块

（1）采购退出单制作、审核

采购员在ERP系统中选择单位提取原入库单据，对需要退货药品进行采购退出通知单，采购员录入采购退出数量、退货原因后，存盘记账。采购部负责人对采购

员制作采购退出通知单进行审核，审核通过后，采购员提取采购退出通知单生成采购退出开票单。

附：采购退出通知单模块：

附：采购退出开票单模块

（2）采购退出品种出库复核

仓库主任依据采购退出开票单清点采购退出药品批号、数量，提取采购退出开票单生成进货退出出库单，存盘记账生成采购退货记录。

附：采购退货记录

三、销售管理模块

1、销售业务模块

（1）销售订单制订

开票员根据客户要求登录ERP系统进行销售订单制作，输入单位名称助记码、商品编码、数量、价格等信息，生产销售开票单，打印出销售汇总单和出销售出库

复核单。

附：销售开票单模块

（2）财务审核

收款员根据销售汇总单的单据编号、金额以及回款方式在系统中提取销售开票单进行审核，ERP系统自动将审核后的销售开票单上传给物流部。

附：财务审核模块

（3）销售出库环节质量控制：

系统自动对销售客户的证件照有效性进行控制，与经营范围、生产范围或者诊疗范围关联，自动识别、锁定该销售企业经营行为，并准确提示拦截原因。

附：销售质量控制模块

a、效期拦截

B、经营范围控制