公司管理费用的精细化管理办法

公司管理费用的精细化管理办法

【引言】

公司管理费用的控制是企业经营管理过程中非常重要的一环。无论什么行业，从起步期到成熟期，都会经历管理费用管控方式的多次变革。在行业起步期，市场上同类企业较少，企业利润率也较高，而管理费用相较于成本对企业的利润影响较小，管理者往往采取粗放式的管理策略，只要利润仍然可观，对管理费用的控制就不需过多关注，常常大手一挥拍个数随意花，各类的报销需求都基本同意。而随着行业内竞争者的加入，产品价格趋向于下降、成本趋于上升，而利润率随之下降，此时行业逐渐进入成熟期，行业内企业的竞争日益加剧。而此时不起眼的管理费用，越来越受管理层的关注，因为它对利润的影响越来越重要，企业要想持续健康得生存，就必须控制管理费用。

管理费用的控制并非一件易事，因为管理费用不像成本直接跟产品挂钩，也不像销售费用可以跟销售额、销售量挂钩，还往往出现很多之前没有见过的各式各样的新的费项，算不上成本、销售费用、财务费用的都往里塞。而管理费用控制过于放松会降低公司利润率，控制过于严格又会影响正常业务的运行，寻找一个持续运行、动态跟踪的管理费用管控体系显得尤为重要。本文从管理费用的预算管控、过程管控、动态跟踪、奖惩机制四个方面，提供一个管理费用的精细化管理思路，力图打造一个持续有效的管理费用管控体系。这四个方面并非独立割裂，而是一个完整、持续的循环。预算管控是起点，在预算管控的前提下，对管理费用的过程发生进行制度、标准的控制，然后去动态跟踪分析费用的预算执行情况、制度标准执行情况，奖惩机制挂钩动态分析结果，进而影响下一周期的预算制定（如图）。

预算管控过程管控

奖惩机制动态跟踪

一、预算管控

1.明确管控职责

管理费用的管控不是一个部门的事情，而是需要多个部门的相互协作。通常，按照“谁受益谁承担”

的原则进行管理归口划分，如果费用经办与受益对象不同，需要事先沟通确认，便于员工对日常管理活

动中的费用项目及权责归口有清晰的认知。通常的归口管控职责如下：

1)财务部门：各层级的财务管理部门是费用的统筹管理部门，主要负责制定总体管控方案、预算编制

计划，并负责费用预算及执行的审核、监控、统计分析，具体包括：①制定费用总体管控方案，并统筹各归口部门出具各费用科目的管控标准、管控限额；②依据各归口部门核准的费用标准、管控限额，对日常的费用支出实施审核及管控；③每月对费用的支出进行统计、分析，并将统计结果反馈各归口部门进行检讨。

2)人力资源部：归口管理人员的薪资福利、社保、招聘、培训费；

3)行政管理部：归口管理公司资产购置、办公场所、开办、文体活动、会议、公司车辆等相关费用；

4)各职能部门（人力、财务、行政、运营、生产等）：为部门控制费用（差旅、对外招待、部门团建）

及经办的部门专项费用的归口部门，负责建立部门内部的管控台账，进行费用预算的报送、审核、控制、分析及提供考核依据等。

2. 明确各项费用的管控方式及费用标准

在预算编制之前，首先要厘清费用科目及管控方式、管控标准。该项工作由财务统筹，归口部门主责。各归口部门根据各项费用在实际业务中的具体管控情况，对归口管理范围内的费用清晰归类费用科目，并对每项费用科目包含的费用内容、费用标准进行项目说明。其目的一是为了指导下级部门准确编制各科目的预算，二是用于费用执行过程中的审核标准。如果是多种业务范围的控股集团，还需要对每类业务的各项费用标准分别制定。

1)费用科目分级：可以根据费用归口部门或管控方式划分一级科目，根据详细的费用事项划分二级

科目，如果有更细的分类需要，可以增加三级、四级科目等；

2)费用说明：详细列举该科目包含的费用内容，不在此范围内的费用，明确说明不允许在此科目预

算、报销。尽量减少敞口的说明，如果确实难以明确列举的，也需说明什么类的费用须一事一议提前审批后方可预算、报销；

3)管控方式：一般可分为总额控制、人均控制、事项控制。总额控制即为核定的固定总数，可以根据

费率、历史发生对比、行业发生对比等进行核定；人均控制为随着人员的增加而增加，有多少人就编制多少费用；事项控制即为预计要发生的非固定事项，这些事项具有不确定性，可能偶尔发生，或者发生的量不可预计，需要根据事项的具体情况沟通其发生的合理性，从而核定预算；

4)费用标准：费用标准应区分预算标准和执行标准，预算标准可以根据费率、人均标准或固定总额标

准设定，执行标准一般需要有附加的制度标准支撑。比如差旅费，若无法较准确预估出差事项，预算标准可以按照人均标准或费率标准粗略估算，具体的执行标准就需要明确到住宿标准、差补标