小公司财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程

为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。制度包括以下内容：借款管理制度、日常费用报销管理，工薪福利及相关费用支出制度、专项支出财务报销。以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

第一部分借支管理规定

(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款（借款金额不可超出本人工资，如超出需副总特批），出差返回后7个工作日内办理报销还款手续。

(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须按《报销流程审批》，否则财务人员有权拒绝销帐。

(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

（六）员工私人借款的额度不得超过本人当月工资50%，返款日为下次发放工资之前，否则将在发放工资时扣除借款。

借款流程

(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批。

(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。

借款审批流程

第二部分日常费用报销管理

日常费用主要包括交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、差旅费、培训费、资料费等。

第一条交通费报销制度及流程

(一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经部门经理同意后可以乘坐出租车；(2)因公公交车费应保存相应车票报销。

(二) 报销流程

1. 员工整理交通车票(含因公公交车票)，在车票背面签经办人名字，并由部门经理签字确认，按规定填好《费用报销单》。

2. 审批:按日常费用审批程序审批。

3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。

第二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程

(一) 管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司人事部统一管理，集中购置，并指定专人负责。

(二) 报销流程

1. 购置申请：公司人事部根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。

2. 报销程序：报销人先填写费用报销单，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

第三条业务招待费管理办法及报销审批制度

为了进一步规范公司各类业务招待行为，以“历行节约、合理开支、严格控制、超标自负”为原则，结合公司实际情况制定本办法。

(一) 业务招待费包含内容：业务招待费指公司日常工作中发生的为开展各类业务经营和其它各项活动需要而列支的招待、用餐等交往应酬费用。主要包括：

1、招待用的水果、咖啡、茶叶、烟酒、鲜花、餐饮、住宿、娱乐活动等费用支出；

2、送礼用的购物卡、礼品、礼券等费用支出；

3、出差发生的上述招待费用支出；

4、市场营销活动产生的招待费、礼品费。

(二) 业务招待费使用范围：用于招待公司客户、政府部门工作沟通及兄弟单位之间的因公接待；用于公司承办的各种会议活动的招待；用于各部门对外工作的必要招待。

(三) 业务招待费原则：

1、业务招待坚持对口接待、对口陪同的原则，各类业务招待、接待部门应适当从紧控制陪同人员，陪同人员一般不应超过需接待人员的2倍。

2、招待费使用实行提前申请，定额审批的原则，即使在外地也要电话申请，经批准后方可招待。招待前，由负责招待的职能部门经理填写业务招待申请单，报公司主管领导审批后安排招待，无招待申请单，财务部不予借款和报销

(四) 业务招待费管理细则：

1、根据事由确定是否招待：招待事由可以分为两个部分：一是办公招待，二是业务招待。

2、根据招待对象确定招待标准：

办公招待主要是针对常规客户和技术合作方技术人员，在本公司办公时因时间问题而产生的正常餐费，这种招待以工作餐的方式发生，每个人以15元标准计算，此项招待费用不包括本公司人员。

业务招待针对的是确立公司项目和业务的招待，这项费用比较灵活支出，支出标准可按几类来区分。简单招待不得超过300元，普通招待300-500元，重要招待500-700元。特殊招待必须是公司主要领导出席，规格较高的接待费用视情况酌情确定。

其中，一般客户或工作往来为普通招待，客户单位或往来单位同规格领导出席的为普通招待；重要客户领导来访，有公司主要领导陪同的适用重要招待；

政府部门主要领导到访，关键客户主要领导来访或对公司利益有重要关联的工作接待适用特殊招待。

(五) 业务招待费审核及报销流程：

1、报销人必须对所提供原始凭证的真实、合规、完整负责，凭证信息须与审批的内容相吻合，严禁任何部门、任何人提供虚假或与实际不符的原始凭证。

2、招待费用由公司人事部、财务部负责管理，招待费请用由部门提出，填写业务招待费审批表后由公司财务负责人、总经理签批，特殊招待须请示总经理批准。部门负责人审核确定招待费规格，财务负责人批准。

3、因工作特殊需要礼品，安排娱乐活动，由招待部门负责提出活动经费预算申请报告，详细说明所需费用的各项列支情况，报主管领导、财务总监、总经理批准。

4、招待费用未超出标准据实报销，凡超出授权标准的，其超出部分自理。

5、所有招待费用必须一事一单与其他费用分开填列，报销时必须附有“招待审批单”，财务根据审批单核对招待场所、时间及数额，报销时间控制在发生招待后的一周内（出差期间除外），逾期报销按自动放弃处理。

6、招待人报销时，需提供酒店发票及明细帐单，无明细帐单的饭店必须提前注明。

7、所有不符合招待审批规定或未批准而擅自招待的，财务部一律不予报销。

8、报销流程参照《日常费用报销流程》

业务招待费审批表

第四条差旅费用管理办法及报销审批流程制度为规范公司员工出差管理，完善差旅费报销制度，提高工作效率，减少费用支出，本着高效、务实、节俭的原则制定本办法。

本办法适用于公司所有员工因公出差期间发生的各种交通工具费及附加费用、住宿费、生活补助费等。

公司员工出差实行差旅费“定额包干、超标准自负”的报销原则；交通费在规定标准内凭据报销，住宿费、伙食补助费实行定额包干。出差包干费用的住宿费的计算天数采取算头不算尾的办法执行（如1月11日至1月18日出差只能算18-11=7天），在出差完毕后凭出差单及报销发票进行报销。

出差审批办法

1、出差申请程序：因工作需要出差，无论是否借款，出差前均应填写“出差计划表”，明确出差任务、出行路线、逗留时间及随行人员等相关事宜，出差申请单应由部门主管审核签字，分管领导批准后方可出差，出差期在3天以上

由总经理核准。

2、若同次出差任务涉及多部门员工的，应按部门分别填制出差申请单。未经过审批的，不予借支和报销差旅费。“出差申请单”由财务部留存，并作为部门费用考核依据。

3、出差人员若需向公司财务暂支差旅费的，需持批准后的“出差申请单”填写“用款申请单”，由部门负责人签字担保后，经领导签批，财务部门负责人核准后方可借款。同时财务部实行“前账不清、后账不借”的原则。

出差申请单

用款申请单

申请日期年月日

出差费用标准

（一）交通费

1、在市内（包括郊县市，以下同）出差，公司鼓励乘座公交车辆，如因特殊情况需乘座出租车的，必须由上级领导核准，每单次乘座出租车费用严格控制在30元以内，出租车票后须注明事由、行程及时间；并要求在一周内报销。

2、市外出差，则尽可能乘座公交车，特殊情况可乘座出租车，乘座出租车的，必须由上级领导核准，并在出租车票上须注明事由、行程及时间，并要求在返回后一周内报销。

3、乘坐火车、轮船、飞机等交通工具的标准参见表一

表一、乘坐交通工具上限标准表：

4、乘坐火车及长途汽车，原则上应出具铁路局或汽车运输公司的票根，如因故未能取得购票凭证者，由出差人详细填写凭单。

5、因公务必需搭乘飞机者应事先报总经理核准并凭飞机票根报销。

6、驾乘自备车办理公务者，可以报销相应的燃油费（享受交通燃油补贴者除外）、过境费、停车费等，报销时须在发票上注明事由、行程及时间。

7、乘坐火车或长途汽车从晚上八时至次日晨七时之间、在车上7小时以上，或连续乘车超过12小时，可购同席卧铺票。

（二）住宿费

1、市内出差，原则上要求当日赶回，不可留宿。特殊情况需事前报上级

领导核准。

2、公司员工市外远途出差需要在目的地留宿的，住宿标准参见表二

表二、住宿上限标准表：

3、公司员工两人以上出差，住宿时应按标准间入住，不得每人开房间独住

（因性别差异除外）。

4、外出学习、培训及参加会议，凡是主办方统一安排住宿的，凭主办方证明据实报销；无证明的，则按上述规定执行。

（三）伙食补助费

1、远途出差需要在目的地留宿者准报伙食补助费50元/天。伙食补助费实行定额包干，计算天数采取算头不算尾的办法执行（如1月11日至1月18日出差只能算18-11=7天），在出差完毕后凭出差单及报销发票进行报销。

2、若有因公宴客的招待费用报销，不再享受当天的膳食补贴。

3、若有客方招待或宴请，或在乘坐的交通工具、入住的旅店享有免费膳食，不再享受对应的膳食补贴。

4、外出学习、培训及参加会议，除有主办方出具的膳食费自理的证明，可回公司按上述规定执行，其余情况不可享受膳食补贴。

（四）招待膳食费

1、招待膳食费开支须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次招待的目的、方法，合理招待。

2、单次招待膳食费在150元以上须事前经部门经理以上核准；单次招待膳食费在300元以上须事前经总经理核准。

3、招待膳食费标准参见表三

表三、招待膳食费上限标准表：

4、招待膳食费报销时须在发票上注明招待事由、客户单位、招待人数和人名、陪同人数和人名、招待时间等事项。

5、招待膳食费报销时须在发票上注明招待事由、客户单位、招待人数和人名、陪同人数和人名、招待时间等事项。

6、单笔消费100元以上原则上须用银行卡支付，报销时须同时提供信用卡消费底单和正规发票，特殊情况无法用银行卡支付的，须报经上级领导同意。

7、招待膳食费报销须在事后一周内报销。

出差费用其他细则

1、出差不计加班费（包括公休日出差），但遇国家法定假日出差，后续以调休方式进行调休。

2、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕道车船费扣除直线单程车、船费后全部自付，期间按事假考勤。

3、出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要，通过电话请示部门主管核准延长滞留外，不得因私事或借故延长出差时间。

4、差旅报销由财务人员比照相关标准核实，超标自负，欠标不补；如确因公务原因需要超标的，须事前向总经理请示并得到核准方可超标报销。

5、出差前有预支，按照预支金额比对报销金额，多退少补。

6、差旅费用或其它业务支出费用报销均须由当事人按规定报销标准在事后一周内填妥报销单据，附上所有发票或原始凭据，先交部门负责人审核通过，再交财务负责人审批签字，最后交总经理审批，审批同意签字后及时到财务部门报销。

7、对未按规定程序审批的出差事项以及不真实、不合法、记载不完整、不准确的票据，财务部有权拒绝报销。对不合理出差现象，财务部有权拒绝报销出差费用。

8、差旅费报销流程参照《日常费用报销流程》

第四条培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准

1.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。

2. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。一般来说公司所有资料、用品购买均由人事部负责，特殊情况除外。

3. 其他费用：根据实际需要据实支付。

( 二)报销流程：

参照《日常费用报销流程》

日常费用报销流程

第三部分工薪福利及相关费用支付流程

工薪福利等支出包括工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

工薪福利支付流程

(一) 工资支付流程：

(1) 每月19日由人事部将本月经公司总经理审批后的《员工工资信息表》(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部；

每月10日之前，人事部将统计完毕的《员工考勤统计表》转交财务部；

(2)财务部审核人事部上交的所有单据，于每月15日前确定最终的《员工考勤统计表》，进行张贴通告；3个工作日内，员工若有疑问，可以经行政部向财务部提出异议。未提出任何异议者，均视为认可。

(3) 总经理提供职工项目奖金分配表；

(3) 财务部根据奖金表及以上数据及工资标准，编制标准格式的工资表；

(4) 按工资薪金审批流程审批；

(5) 每月20日由财务部通过银行代发形式支付工资；

(6) 每月21号员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。

(二)社会保险支付流程：社会保险费由公司财务部代为上缴，上缴金额体现在标准格式的缴纳表中。社会保险金由财务部协助人事部办理银行托收手续，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

工资薪金审批流程

第四部分专项支出

专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

软件及固定资产购置报销财务制度及流程

(一) 填写购置申请：按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请

单》并报批。

(二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。

(三) 结账报销：(1)资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料

办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票背面签字)； (2)按费用类报销流程或付款审批流程审批； (3)财务部根据审批后的单据付款；

(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在3个工作日内办理报销手续。 付 款 审 批 流 程

单位购置申请单

其他专项支出报销制度及流程

(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用(含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用)支出。

(二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门

经理根据实际需要向总经理提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等)，经总经理签署审核意见后审批。

(三) 财务报销流程

1、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

2、签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作

合同，合同签订前由相关部门进行审核，合同应注明付款方式等。

3、付款流程：(1)由经办人整理发票等资料并填写费用

报销单(填写规范参照日常费用报销一般规定)；

(2)按审批程序审批：主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审

批；’

(3)财务部根据审批后的报销单金额付款；

(4)若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理

报销手续。

第五部分费用报销的其他规定

（一）对于支出金额在2000元以上的，要提前一天通知财务部，以便备款。（二）报销金额在1000元以上的，如本人没有要求支付现金的情况下，财务部将把此报销款项直接汇入该报销人帐户。

（三）各种票据是财务报销的凭据，下列票据财务不予报销：

1、内容填写不全，字迹不清或有明显涂改迹象的票据；

2、无财务专用章的白条票据；

3、数量、单价、金额不明确的票据；

4、名称必须写全称。

（四）每个月15号和30号报销每个月费用，后续根据业务需要进行调整。（五）所有财务单据要一律用签字笔填写，否则视为无效票据。

本制度适用公司全体员工，以上最终解释归属于财务部