公文管理流程

公文管理流程

1 目的

对收文、发文过程及行文规则进行规范化管理，以保证公文在处理过程中准确、及时、安全。

2 范围

适用于公司及下属各单位处理上级公司、外单位来文及OA系统流转的公文处理流程。

3 定义

公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。

4 职责

4.1 公司行政中心

负责制定公文管理流程，检查公文管理流程落实效果。

4.2行政部

a) 分管领导负责行文的审批；

b) 行政部经理/主管负责公司收文的分发处理；

c) 行政部文员/专员负责行文编号，收、发文处理；

d) 拟稿人负责公文相关内容的协调管理。

5 内容

5.1 公文划分与种类

5.1.1 公文划分

公文分为正式文件和专用文件。正式文件是指内容比较重要、格式完整的公文。专用文件是指在一定范围内使用、具有特定文件版头和处理程序的文件。

5.1.2 正式文件种类

a)公司文件。凡公司范围内的重大事项，以公司文件行文。该

类文件是指内容比较重要、格式完整，版头有发文机关名称

及文件字样，套红印制的公文；

b)公司部门文件。凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以

部门名义办理的某些公司职责范围的事项，以部门文件行文。

5.1.3 文件种类

文件种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函。

a)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排；

b)通知：适用于发布企业内部规章；任免、奖惩有关人员转发

上级机关和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传

达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；

c)通报：适用于表彰先进，批评错误，要求下属企业办理和有

关单位需要周知或者共同执行的事项；

d)报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况；提出意见或

者建议；答复上级机关的询问；

e)请示：适用于向上级机关请求指示、批准；

f)批复：适用于答复下级企业请示事项；

g)函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问

题；向有关同级主管单位或部门请求批准等。

5.1.4 专用文件

专用文件按分类分别由相关部门进行编号和管理。

5.1.4.1 会议纪要

适用于记载和传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守、执行。

5.1.4.2 传真电报

适用于公司及其业务管理部门就某一具体事项或者某项业务的实施下达任务、进行部署。

5.1.4.3 调度单和调度令

调度单主要适用于公司网络和业务管理部门进行日常的电路、设备和业务的调度；调度令适用于公司在紧急、重要的情况下，对限期完成的事项进行指令性调度。调度令下达后，各单位必须无条件执行。

5.1.4.4 签报

适用于公司内部下级向上级汇报工作、反映情况和请求指示、批准。

5.2 公文格式

5.2.1 公文格式组成

一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关与时间等部分组成。

5.2.2 版头

正式文件的版头一般由发文单位名称加“文件”二字构成；发

文单位应标明全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

5.2.3 秘密等级

秘密公文应当在文件首页的右上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”（在OA办公系统上分别对应为：“商密I”、“商密II” 、“商密III”），“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。转发的带有秘级的文件也应注明秘密等级。

5.2.4 紧急公文

紧急公文应分别标明“特急”、“急件”，紧急电报应分别标明“特急”、“急件”，标注在文件首页的左上角。

5.2.5 发文字号

发文字号，包括单位（部室）代字、年份和发文顺序号。

发文字号一般标印在发文机关名称以下、横线之上的居中位臵。（其中函件的发文字号标印在横线的右下方、标题之上。）上报的公文，应当在横线的右下方、标题之上注明签发人和已阅的单位领导姓名。联合上报的公文，应当同时注明相关单位签发人和已阅的单位领导姓名。

5.2.6 标题

标题文字力求准确、简要。除法规、规章名称和被批转、印发、转发文件的标题加书名号外，公文标题中间一般不用标点符号。标题字数一般以不超过40个字为宜。

批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。标题标印在横线以下，主送机关之上，居中排列；人名、地名、词

组不能分割成两行。

5.2.7 主送机关

公文应标明主送机关全称或规范化简称，标印在正文之上，靠左侧顶格排列。两个以上的主送机关，一般按系统先外后内、先大后小的顺序排列。

5.2.8 正文标印

正文是公文的主题部分，用来表达公文的内容。

正文应标印在主送机关之下的位臵，每一段落的首行开始一律空两个汉字，回行时顶格排列。

5.2.9 公文附件

公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

转发文件时，被转发文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件。

如附件与正件分别打印、装订，应在附件左上角标注“××文件附件”字样。

5.2.10 用印规范

公文除会议纪要、签报外、均应当加盖印章，印章上不压正文、下压成文日期。联合上报的文件，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。

5.2.11 成文时间

成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文和会签文，以最后签发单位领导的签发日期为准。电报，以发出日期为准。

成文时间在正文以下的偏右位臵，应使用汉字完整标印年、月、日。

5.2.12 主题词

公文应当根据内容标注主题词；上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。主题词最多不超过5个。

5.2.13 公文抄送

公文如有抄送机关，应标注机关的全称或规范化简称。单位名称的排列按系统先外后内、先大后小的原则，最后标注公司内部室单位名称，并在单位名称前注明：“公司内部”。

5.2.14 公文的印发机关和时间

公文的印发机关和时间位于公文末页的页码上端。

5.2.15 公文标印字体字号的选用：

a)发文机关名称一般使用加粗小初号仿宋体；

b)公文大标题使用二号小标宋加粗，小标题使用三号小标宋加

粗；

c)秘密等级、缓急时限和其它重点字句使用加粗小三号黑体；

主题词使用加粗小三号宋体；

d)发文字号和签发人用四号仿宋体；公文正文，主送、抄送机

关、附件名称、成文时间、附注、印发机关和时间等，使用

小三号仿宋体。

5.2.16 公文文字

从左至右横写、横排。

5.2.17 公文用纸

采用国际标准A4型纸（长297毫米、宽210毫米），左侧装订（上下白边各37毫米，左右白边各28毫米）。

5.3 行文规则

5.3.1 “请示”类

“请示”应一文一事。一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事项外，“请示”不要直接送领导个人。

5.3.2 联合行文

公司与外部同级单位或部门可以联合行文。公司部门之间不得联合行文，涉及两个以上部门的事项采用会签方式。公司部门不得与公司外部的单位和部门联合行文。

5.3.3 主送和行文要求

a) 普发性公文的主送单位应根据各市分公司组织架构的设臵

情况自行确定；

b)向下级单位的重要行文，可抄报上级相关部门；

c) 凡公司部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自

行文；

d)公司内部各单位不相互行文；

e)公司各部门不得以公司名义行文；在特殊情况下，必须以

公司名义行文时，可采用代拟稿的方式，由公司相关部门办

理。代拟稿的单位负责人只能核签而不能正式签发公文，应

由公司领导或者有关部门负责人根据公司领导授权签发。

5.4 公文办理

5.4.1 收文流程

一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

5.4.2 登记

来文由文书负责登记，将收文时间、编号、来文单位、公文字号、密级、紧急程度、标题等填写在“收文登记簿”上，纸质文件在来文首页加贴“收文处理单”。秘密文件的签收、登记和管理，要按国家及企业有关保密规定，指定专人负责。

5.4.3 拟办

各部门负责人根据来文内容提出呈公司领导批示。

5.4.4 分办

文书根据分管领导批示意见，及时将文件送承办部门签收。5.4.5 承办

承办人员应及时办理，紧急公文应随到随办，并按时限要求办理完毕（急件应在3个工作日内办复，一般公文应在7个工作日内办复）。文件办理完毕后，承办人应在文件处理单上填写办理结果。对于因客观原因暂时解决不了的问题，要说明原因，按时回复。承办人员办理完毕后，应及时将文件返回综合部。

凡需两个以上部门承办的公文，由交办部门注明主、协办部门，主办部门要主动与协办部门协商办理，并将办理结果及时通知交办部门。

5.4.6 查办和催办

公司领导批示或者交有关部门办理的公文，综合部负责查办、催办。对紧急公文，综合部可将文件先期复印，交具体承办单位做好办理准备；如遇公司领导外出，尚未对需立即办理的收文做出批示，由综合部负责向公司领导请示后办理。

对下发的重要公文，应及时了解和反馈执行情况，防止漏办和延误。

5.4.7 回收归档

文书应每半年将办理完结的文件统一回收、及时归档保存。密级文件必须全部登记归档，对于无需办理的文件，留存一年后销毁。具体归档要求见《档案管理制度》。

5.4.8 会议材料

公司领导和部门负责人参加重要会议带回的文件，要及时交综合部登记、处理。

5.5 发文管理

5.5.1 发文流程图

发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

5.5.2 编号及版本控制

公文的草拟、核稿、签发、编号通过OA系统完成，其中管理优化体系文件的编号及版本控制由综合部负责。

5.5.3 草拟公文注意事项

a)内容要符合国家的法律、法规和方针、政策，符合总公司的

有关规定；

b)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精炼，用

词恰当，标点准确，书写工整，篇幅要力求简短；

c)公文内容要与公文类别相符。需要上级机关决定的事项，应

请示上级机关。“报告”中不得夹带请示事项；

d)人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日。

引用公文，先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者

加圆括号。

e)必须使用国家法定计量单位；

f)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、

惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句作为词素的数字必须使

用汉字外，应当使用阿拉伯数码；

g)公文中结构层次序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为

“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１.”，第四层为“（１）”；

h)使用简称时，一般应先用全称，然后注明简称，或者用规范

化简称并加圆括号。公文中的外国人名和机构名称，一律先

写中文，然后写外文并加圆括号。

5.5.4 核稿

审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。凡不符合规定的，应退回主办单位修改、清稿或者重新办理。

5.5.5 传递

传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装臵，否则不得利用计算机、传真机传输。绝密级公文禁止利用计算机、传真机传输。

5.5.6 打印

已签发的公文由综合部文书确定相应的规范格式打印。

5.5.7 用印、发送

出文后按《印章管理制度》用印，然后发送至相关单位、部门，特急件一个工作日内发出，其余文件两个工作日内发出。

5.5.8 归档

所有发文行政部保存一份，定期集中归档。

6 相关表单

8.1 《收文处理单》

8.2 《收文登记簿》

B/SD0901-01B/SD0901-02

收文处理单

收文登记簿

注：对于无需办理的文件，在承办部门栏注明“无需办理”，综合部统一保存，集中销毁。