秘书四级沟通的基础知识
秘书四级沟通的基础知识
沟通的根底一、沟通的根本概念与容沟通是人际环境产生的源泉，也是形成企业凝聚力的根本。
沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号，把信息、思想和情感进展传递的过程。
1.秘书从事沟通的职业特点：〔1〕非权力支配性。
〔2〕非职责限定性。
〔3〕认同疏导性。
2.沟通的类型。
依据对象划分：〔1〕人与人之间的沟通。
〔2〕人与自我沟通。
〔3〕人与机器的沟通。
〔3〕组织之间的沟通。
根据沟通手段划分：〔1〕书面语言的沟通。
利用文稿实现信息的传递和反应。
优点：方便信息的存储，但反应的时间相对延长。
〔2〕口头语言的沟通。
不仅包括人们面对面、一对一的沟通，也包括会议、小组讨论和中的语言沟通。
〔3〕态势语言。
是借助于表情、肢体的动作影响来强化信息交流沟通的手段。
根据沟通领域划分：〔1〕网络沟通。
网络沟通的载体：互联网、企业网和企业外部网络。
主要形式：电子、网络、网络和网络新闻发布。
遵循原那么：有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、本钱控制的原那么。
优势：极大降低沟通本钱，提高了沟通的效率。
实现了沟通的即时性和平等要求。
在防火墙技术支持下提高了即时信息的平安感。
〔2〕团队沟通。
〔3〕跨文化沟通。
沟通障碍：言语沟通障碍；非言语沟通障碍；信仰与行为沟通障碍。
2.有效沟通的前提：〔1〕尊重。
尊重是实现有效沟通的根本要素。
〔2〕理解。
3.有效沟通的关键：〔1〕有效倾听。
〔2〕构建良好倾听环境。
〔3〕客服倾听的障碍。
〔4〕实现有效倾听的准备。
〔5〕有效提问和拒绝。
〔6〕自信的提出要求。
〔7〕学会礼貌地拒绝。
〔8〕了解提问的禁忌。
4.有效沟通的原那么：〔1〕7C原那么。
〔2〕用心去听，不要在乎对方的表达方式。
〔3〕积极去想，分析出弦外之音。
5.有效沟通目标：〔1〕说明事物。
〔2〕表达情感。
〔3〕建立联系。
包括直接要求建立联系和暗示建立联系。
〔4〕和谐工作环境。
二、沟通的方法1.及时明确沟通对象。
不可无视的方法：〔1〕熟练制作和使用必要的沟通记录工具。
秘书基础知识教程 第三章沟通基础
沟通基础目录：第一节：沟通的基本概念与内容一、什么是沟通二、有效沟通的要素及其过程第二节：沟通的方法与技巧一、沟通的方法二、必要的沟通技巧三、避免沟通的障碍第三节：横向沟通与纵向沟通一、横向沟通二、纵向沟通三、危机沟通秘书为什么要重视沟通？1、成功沟通是秘书开展工作的基础；2、认识并掌握危机沟通的技能，为职业秘书进行有效沟通打下基础；3、沟通是人际环境产生活力的源泉，也是形成企业凝聚力的根本；4、学习和掌握沟通的技巧是对秘书工作的基本要求。
第一节沟通的基本概念与内容一、什么是沟通沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号，把信息、思想和情感进行传递的过程。
（一）沟通及其特点（秘书从事的沟通工作带有明显的职业特点）：非权力支配性：秘书不能超越上司的授权范围去承诺、指挥任何人与事物；非职责限定性：秘书在协调沟通的范围上没有明确的限定性，必须依据实际情况和工作需要进行。
认同疏导性：利用自身的能力与影响使需要协调的各个方面能服从疏导，配合协调，达到结果上的认同。
（二）沟通的类型序号划分依据类型1 依据所沟通的对象不同划分：人与人之间的沟通；人的自我沟通；人与机器的沟通；组织之间的沟通2 根据沟通手段的不同划分：书面语言的沟通；口头语言的沟通；态势语言的沟通3 根据沟通领域的不同划分：（1）网络沟通1）主体包括：信息时代的管理者、员工、网络沟通中的技术载体环境（硬件环境）企业环境（软件环境）2）主要形式有：电子邮件、网络电话、网络传真和网络新闻发布。
3）遵循的原则：有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、成本控制（2）团队沟通1）特点：①团队内的所有成员对团队目标都很明确，并能全身心地投入；②对团队有强烈的归属感和责任感；③问题产生时，所有成员都能积极参与，并能贡献全部才智；④决策时所有成员都能参与，不同意见受到欢迎，一旦达成一致，所有成员都能全力支持。
2）策略：①根据工作需要调整队员构成，增加积极角色，减少或剔除消极角色；②强调团队内的规范、惯例对团队来说非常重要，它们有助于减少不确定性；③团队的领导者要及时诊断，把消极作用降到最低程度。
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秘书沟通基础知识：沟通的定义沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。
沟通包括语言沟通和非语言沟通，语言沟通是包括口头和书面语言沟通，非语言沟通包括声音语气(比如音乐)、肢体动作(比如手势、舞蹈、武术、体育运动等)最有效的沟通是语言沟通和非语言沟通的结合。
即时通讯的沟通、论坛里的沟通主要是一种书面沟通。
沟通的要素包活沟通的内容、沟通的方法、沟通的动作。
就其影响力來说，沟通的内容占7%,影响最小；沟通的动作占55%,影响最大；沟通的方法占38%,居于两者之间秘书沟通基础知识：纵向沟通(1)、纵向沟通概述纵向通包括自上而下、自下而上两种沟通。
纵向沟通中，从上至下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。
下行沟通是管理沟通的主体。
公司管理层所涉及的种种活动，基本上依赖下行沟通去实现。
而上行沟通则开辟了一条管理人员听取员工意见、想法和建议的通路，捉供员工参与管理的机会，从而减少了员工因不能理解下达的信息而造成的损失。
下行沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。
上行沟通在组织部的表现形式通常为：建立建议系统、申诉和请求程序，参加员工朋谈会，设置巡视员等。
(2)、纵向沟通可能遇到的障碍%1、接收者沟通技能上的障碍对员工來讲，沟通技能Z—是理解力。
但由于员工在组织内部所处的时间长短不一，员工自身的理解能力等因素的存在差异性。
对一个新进员工采用简单的命令式进行沟通,可能造成员工误解信息或一知半解，致使沟通失效。
%1、沟通各方心理活动引起的障碍研究表明，下行沟通中都容易出现信息膨胀和扭曲。
Z所以出现信息膨胀，主要來H信息传递方对沟通的效果的顾虑。
%1、不善聆听在组织中员工和经理急于表现白己，以达到受到重视的目的。
许多的人学会了口若悬河，而非侧耳聆听。
于是，在别人说话时，听众找•至会粗嫌插进谈话议论。
秘书国家职业资格(四级)复习全书-专业能力-商务沟通与公共关系【圣才出品】
第2章商务沟通与公共关系考点梳理1．了解设置公共关系专职机构的必要性。
2．熟悉不同传播媒介的传播技巧、公共关系的不同目标公众。
3．掌握传播的要素和类型、传播媒介的类别。
4．掌握公众的特征及吸引公众的方法。
5．掌握公共关系组织机构的类别和公共关系人员的基本素质。
一、商务沟通与传播（一）传播1．传播与公共关系传播（1）含义①传播是指人与人之间相互交换信息、相互影响行为的过程。
②公共关系传播是公共关系主体与社会公众之间信息的双向交换。
（2）关系①传播是公共关系实现的重要手段与机制，是连接作为主体的组织与作为客体的社会公众的桥梁。
②开展公共关系活动的过程，实际上就是通过传播达成主客体之间的沟通与了解，为组织营造良好环境的过程。
2．要素公共关系传播主要基本要素包括传播者、传播内容、传播媒介、传播对象、传播效果。
具体传播过程如图2-1所示。
图2-1传播过程（二）传播的类型1．人际传播；2．小团体传播；3．组织传播；4．公众传播；5．大众传播。
（三）传播媒介1．含义媒介是指介于双方（人或事物）之间，使双方发生关系的人或事物。
传播媒介是指传播者与传播对象联系的居间工具，是传播者传递信息的中介物，是信息的物质载体。
2．形式（1）符号媒介；（2）实物媒介；（3）人体媒介。
（四）传播技巧1．言语传播（1）言语传播的含义言语传播是指传播者通过口腔发声，并运用特定的语词、语法结构及各种辅助手段，向受众进行的一种信息交流，是公共关系传播最常见的形式之一。
（2）言语传播的技巧①要明确传播目的。
以内容为重，重实质，避免华而不实。
②用语要准确、简洁、流畅，有意识地控制音量、语速、语调、节奏，充分发挥体态语言、表情等各种表现方式和辅助手段的作用。
③应尽可能地了解传播对象，关注其反应，尊重对方。
④要注意营造适宜的现场气氛，控制现场效果。
（3）言语传播在公共关系中的运用①日常接待a．被动型日常接待的技巧被动型的日常接待，也称咨询型的日常接待，指组织在事前无准备的情况下，接待来访的公众。
沟通基础——秘书资格考试培训
THE
BASEMENT OF
COMMUNICATION
*四川工商职业技术学院管理系旅游教研室*
第三章
沟通基础
主讲：刘 洋
DESIGNED BY LIU YGNG
--
THE BASEMENT OF COMMUNICATION
秘书国家职业资格培训
成功的沟通是 秘书开展工作 的基础。学习 和掌握沟通的 技巧是对秘书 工作的基本要 求。
-*四川工商职业技术学院酒店管理专业*
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（ 1 ）言语沟通障碍：不同的语言背景，不同的语言 习惯、不同的理解角度、不同的使用方法、不同的含 义等。 （ 2 ）非语言沟通障碍：不同的态势语表达方式，不 同的含义与习惯，不同的环境要求以及不同的风俗。 （ 3 ）信仰与行为障碍：不同的民族习俗，不同的宗 教信仰，不同的历史文化，不同的价值观等。
团队沟通的策略有：
（1）根据工作需要调整队员的构成，增加积极角 色，减少或剔除消极角色；
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（2）强调团队内的规范和惯例，对团队来说很重要， 可以减少不确定性； （3）团队的领导要及时诊断，把消极作用降到最低 的程度。 （C）跨文化沟通 拥有不同文化背景的人们之间的沟通。 跨文化沟通的主要障碍来自： （1）言语沟通障碍：不同的语言背景，不同的语言 习惯、不同的理解角度、不同的使用方法、不同的 含义等。
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四级秘书 商务沟通
第一章商务沟通第一节接待技能要求：通过本节的学习，能够·区分接待对象，确认接待规格·拟订接待计划，提供接待经费，列支建议(表)知识要求：通过本节的学习，掌握·区分接待规格的原则·接待工作纪律·接待特殊宾客的基本知识一、接待规格的确定(一)学习目标熟悉接待的几种规格；对不同来访者使用相应的接待规格的方法。
(二)确定接待规格的方法案例分析甲、乙二企业都是天地公司的合作单位。
一次甲企业的副总经理到天地公司商谈业务，天地公司的陈总经理为了表示友好和重视，出面接待，全程陪同。
不久乙企业也派了一位副总经理来天地公司，陈总经理工作太忙，就让赵副总经理出面接待，乙企业已知道上次是陈总经理接待的甲企业，非常不高兴，认为天地公司对他们不尊重，没有诚意，本来想商谈的项目就先不谈了。
确定接待规格一定要考虑到多方面因素。
并不是规格越高越好。
经常用高规格接待，会影响领导的工作。
陈总经理只需出面对甲、乙企业的副总经理各接见一次即可，不必全程陪同。
在接待规格上一视同仁，就不会出现上述问题。
1．接待规格秘书必须能根据来访者的身份确定接待规格。
接待规格是从主陪人的角度而言的。
接待规格有3种：高规格接待；对等接待；低规格接待。
(1)高规格接待主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待。
如一公司副总经理接待上级单位派来了解情况的工作人员，或接待一位重要客户，而该客户的职位不过是某公司部门经理。
高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。
(2)对等接待主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。
这是最常用的接待规格。
(3)低规格接待主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。
这种接待规格常用于基层单位，比如某部领导到下属企业视察，其企业的最高领导的职位也不会高于部领导，这就属于低规格接待。
案例①天地公司人力资源部接待了一位求职者陈先生。
陈先生是某专利技术的持有者，正是天地公司急需的人才。
人力资源部负责人马上把陈的情况上报给负责人事的张副总经理。
秘书沟通基础——重点笔记(新版)2
2、沟通的方法与技巧1）沟通的方法：及时明确沟通对象、了解沟通对象的行为习惯和工作风格、正确选择沟通渠道（面谈沟通、书面沟通、会议沟通、演讲沟通、电子媒介沟通）；2）必要的沟通技巧：面谈沟通的技巧、书面沟通的技巧、会议沟通的技巧、演讲沟通的技巧、电子媒介沟通的技巧、其他沟通的技巧——说服技巧（进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的、提出并帮助对方选择解决的办法、为需要说服者构建一个实施方案、帮助对方反复衡量每个环节的付出、利益）；建议的技巧（不争抢话头，耐心倾听，见隙发话，使用中性语言；尊重为先；把握好表述的分寸，定准基调，言语谦虚；注意语德；宽容的心态）来源：考试资料网3）避免沟通的障碍：地位与职务障碍、语义障碍、感觉失真、文化背景的差异、环境混乱、信息渠道的选择不当、信息发出后长时间没有反馈。
3、横向沟通与纵向沟通1）横向沟通（平行沟通）的目标与形式：是企业实现团队精神的必要环境和保证；部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训等。
2）横向沟通的障碍：本位主义、短视现象、对组织结构认识中存在贵贱或等级偏见、员工性格差异或知识水平差异、对某些政策的认识存在猜忌、恐惧、感到威胁存在。
3）横向沟通的策略：建议使用有针对性的沟通方式，召开有员工参加的部门会议，介绍公司发展的战略和蓝图，力陈部门协调配合的利弊,提出员工应该思考的问题;/建议树立内部客户的观念,向对待外部客户一样耐心讲解公司政策和预计结果./建议各方耐心倾听而不时自顾自地叙述;/建议各方换位思考. ＃纵向沟通: ①纵向沟通的类型和形式:下行沟通;上行沟通②从上至下进行的下行沟通是纵向沟通的主体,而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键.③下行沟通及其表现形式：下行沟通就是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通形式。
其中秘书常常扮演两者沟通的枢纽与中介。
因此，引导员工理解公司的政策、战略发展、经营变化是每位秘书的责任。
④下行沟通的目标与内容：让员工知晓公司重大活动；显示企业对员工的创造力\努力和忠诚度的重视态度；明确员工在公司里的职责、成就和地位；掌握员工所享受所享受的福利待遇以及真正的实利；了解有关的社会活动，政府活动和政治事件对企业的影响；了解企业对社会福利，社会文化发展和教育进步所做出的贡献；让员工家属了解企业致力于营造凝聚力的努力；让新来的员工看到企业发展的轨迹；让员工了解不同部门发生的各种活动；鼓励员工利用公司出版物作为各抒己见的论坛；建立外界了解企业发展的窗口等。
四级秘书资格考试基础知识点.doc
四级秘书资格考试基础知识点做好会议的记录工作和简报工作收集会议信息(一)会议信息的分类1.按照会议信息的作用划分按照会议信息的作用划分可分为：(1)与会者信息;(2)会议指导性、宣传性信息;(3)会议议题性信息;(4)会议主题内容信息;(5)记录性、结果性文件信息;(6)会议的程序性文件信息;(7)会议交流性文件信息;(8)会议参考性信息;(9)会议管理性信息。
2.按照会议信息的保密性划分按照会议信息的保密性划分可分为：(1)保密性会议信息;(2)内部会议信息;(3)公开性会议信息。
3.按照会议信息传递方式划分按照会议信息传递方式划分可分为：(1)会议讲话信息;(2)会议书面信息;(3)会议声像信息。
安排会议值班(一)会议值班工作的内容和意义1.会议值班工作的内容会议值班工作的内容是：(1)值班电话记录;(2)值班接待记录;(3)值班日记;(4)做好信息传递。
2.会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映、保证会议顺利进行的作用。
从一定意义上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。
(二)安排会议值班的工作程序1.制定值班工作制度值班工作制度有：(1)信息处理制度;(2)岗位责任制度;(3)交接班制度。
2.明确值班工作任务会议值班人员的主要工作任务如下：(1)在会议中协助搜集有关文件和资料，传递各种信息。
(2)要加强对与会议无关人员出入会场的控制。
(3)要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。
(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。
(6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。
(7)做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。
(8)必要时，应建立主管领导带班制度。
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沟通的基础
一、沟通的基本概念与内容
沟通是人际环境产生的源泉,也是形成企业凝聚力的根本．沟通是一种信息的交换过程,是人们为了既定的目标用一定的语言符号,把信息、思想和情感进行传递的过程。
1。
秘书从事沟通的职业特点：(1）非权力支配性.（２)非职责限定性。
(３）认同疏导性.
2。
沟通的类型。
依据对象划分:（１)人与人之间的沟通。
(2)人与自我沟通。
(3)人与机器的沟通。
(3)组织之间的沟通。
根据沟通手段划分:(1)书面语言的沟通。
利用文稿实现信息的传递和反馈.优点:方便信息的存储，但反馈的时间相对延长。
（2）口头语言的沟通。
不仅包括人们面对面、一对一的沟通,也包括会议、小组讨论和电话中的语言沟通。
(3）态势语言。
是借助于表情、肢体的动作影响来强化信息交流沟通的手段。
根据沟通领域划分:（1)网络沟通。
网络沟通的载体:互联网、企业内网和企业外部网络。
主要形式:电子邮件、网络电话、网络传真和网络新闻发布。
遵循原则：有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、成本控制的原则.优势:极大降低沟通成本，提高了沟通的效率.实现了沟通的即时性和平等要求。
在防火墙技术支持下提高了即时信息的安全感。
(2)团队沟通。
(3）跨文化沟通。
沟通障碍:言
语沟通障碍;非言语沟通障碍；信仰与行为沟通障碍。
2．有效沟通的前提：(1)尊重。
尊重是实现有效沟通的基本要素。
(2）理解.
３.有效沟通的关键:(1）有效倾听。
（2)构建良好倾听环境.（3）客服倾听的障碍。
（４)实现有效倾听的准备。
（5）有效提问和拒绝。
（6）自信的提出要求。
(7)学会礼貌地拒绝.（8)了解提问的禁忌.
4。
有效沟通的原则:(1）7Ｃ原则．（２)用心去听,不要在乎对方的表达方式。
(3）积极去想，分析出弦外之音。
5.有效沟通目标：（1)说明事物。
（2）表达情感。
（3）建立联系。
包括直接要求建立联系和暗示建立联系。
（4）和谐工作环境.
二、沟通的方法
1.及时明确沟通对象。
不可忽视的方法:(1)熟练制作和使用必要的沟通记录工具。
(２)适当询问会使已有的信息更具有针对性。
2。
了解沟通对象的行为习惯和工作风格。
(1)了解上司的行为习惯和工作作风.（2）了解他人的行为习惯和工作作风.
3.正确选择沟通渠道.沟通渠道有:（1）面谈沟通.是一对一的互动性沟通。
这种沟通获得的信息及其反馈比其他形式要多、要快。
表述要求言简意赅,主题明确,有礼有节，礼
貌而不拘束。
(2)书面沟通。
对文字水平有较高的要求.（３）会议沟通.特点:流程性(设计会议议程）、衔接性、(会议文件、信息)群体性、延展性。
(4)演讲沟通。
特点：鼓舞性和煽动性。
(5)电子媒介沟通。
大大缩短了人与人之间的距离感,沟通变的更为简单、直接、平等。
特点:及时性、私密性和非干扰性.
4.避免沟通的障碍:(1)地位与职务障碍。
（2)语义障碍。
（3)感觉失真。
（4）文化背景的差异.(5)环境混乱。
(6）信息渠道选择不当。
（7)信息发出后长时间里没有反馈。
三、横向沟通和纵向沟通
1.横向沟通。
横向沟通体现为部门之间和员工之间的沟通.(1）目标与形式。
横向沟通又称为平行沟通．良好的横向沟通是企业实现团队精神的必要环境和保证。
横向沟通多在平级之间进行，不存在上下级关系,但能够给员工带来更多的本部门工作以外的与工作相关的信息和知识。
有效保证组织实现整体的目标.（２)采取的形式有：部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训等。
（３)横向沟通的障碍:本位主义，从自己部门的利益要求出发,无视整体协调的存在;员工短视现象的存在；对组织结构认识中存在的贵贱、等级偏见；员工性格差异、知识水平的差异；对某些政策的认识在猜忌、恐惧、感到威胁存在．(4)横向沟通的策略：建议使用有针对性的沟通方式，召开有员工参
加的部门会议，介绍公司发展的战略与蓝图,力陈部门协调配合的利弊，提出员工应该考虑思考的问题；建议树立内部客户的观念，想对待外部客户一样耐心讲解公司政策好预计结果;建议各方耐心倾听而不是自顾自地叙述;建议各方换位思考。
2.纵向沟通。
纵向沟通分为上、下两个不同方向，每个方向又可以有不同的沟通形式。
自上而下是沟通的主体，自下而上是沟通的关键。
（1)下行沟通:就是指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通形式。
其中秘书常常扮演两者沟通枢纽和中介。
表现形式:命令、指示、政策、措施等。
载体形式：备忘录、指令、政策、命令、布告、面试、会议和演示。
(２)上行沟通:自下而上由下属主动发送信息给上司．目的就是要有一条让管理者听取员工意见、想法的建议的通路,又可以达到管理控制的目的。
（3）秘书应重视管理、控制、信息流，这会极大地提高沟通的效率，可采用的方法:排队原则;关键事件原则;提倡简约的沟通。
（4）上行沟通的策略：建立信任；适时采用走动管理;维护领导层的内部一致性.
3。
危机沟通。
危机是危险和机遇并存的现象。
危机沟通的策略:依据危机影响确认沟通重点;重点实施沟通的方法。
速记基础
速记是秘书人员必备技能之一。
一、顾名思义,速记就是快速记录的意思。
是运用简单符号和略写方法快速记录语言和思维的一种高效应用技术.速记的特点就是快，速度是速记的灵魂,速记能把语言完整无误的记录下来。
1.一般讲话的速度大约每分钟１60各音节（字)，汉字的速写速度每分钟只能写出30个-4０个字，两者的差距是4:1。
我国现行推行的主要速记方式:手写速记（汉字速记、拼音速记）和计算机速记.汉字速记就是汉字的快速书写,它是掌握汉字的基础上来提高记录速度的.拼音速记是用一些简单符号和省略方法来记录语言的.计算机速记是利用计算机及相关设备快速记录语言的实用技术.速记不是单纯的理论,它是一种采集信息、争取时间、讲求速度、提高效率的高效应用的现代化书写技术.
2．速记在秘书工作中的作用。
(１)记录有声语言。
秘书用速记记录领导口授意见和口授文件内容,能做到既详尽又迅速;记录来访者的意见和要求,既节省时间,又能据此向领导做详细汇报;记录电话内容(尤其是长途电话），既详细又节约电话费用;做会议记录（主要方法:完全记录法、精详记录法、精要记录法、补充记录法）.(2）记录无声语言。
用速记及时、准确地摘抄资料，积累、储备、收集信息，协
助领导做好工作；用速记起草文稿、草拟发言提纲和各类公文,能节省许多宝贵的时间,大大提高工作效率;用速记做记事备忘。
秘书的工作性质和特点决定秘书人员要做好记事备忘，就需要记“秘本”是秘书人员记载有关资料的本子.
二、手写速记知识
手写速记是秘书职业最早也是最基本的技能要求之一.
１。
手写速记基本原理。
汉字速记就是以汉字为主，结合各种省略方法，进行快速记录。
汉字速记是汉字草书的快写。
汉字草书是有规律、有系统的“草率化”.它是一种表意的、记录汉语的符号。
汉字书写一般采用行草和草书。
汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写.汉字速记是灵活运用借代的快写(同音字借代、汉语拼音借代、个学科符号借代、象形会意符号借代)。
2。
拼音速记基本原理.是根据《汉语拼音方案》的原理制定的。
拼音速记选用最简单、最好写、最系统的符形作为基本符号．最简单的符号又分为大型、中型、小型３级比例。
快速书写时，科选用音节少、笔画少或好写的词写。
３.拼音速记基本符号及略写原则．声符写法五要领:基线:又叫基准线,即练习本上的横格线;笔顺：速记符号连写尾首相连的,若笔顺写错,则连写就出现错误。
笔顺分3种：即从右上往左下书写、从左下往右上书写、从左往右书写。
比列;斜度（即角度,有3种，与基线成50度左右,与基线成
20度左右,与基线平行零度);曲势。
略符是提高记录书写速度的重要技巧.
三、计算机速记知识
1.计算机速记的定义和特点.计算机速记是使用计算机及相关设备,实现语音信息实时文字录入的技术，是语言应用工具和中文信息处理现代化的重要手段。
特点:速度快、强度低、效率高。
2。
计算机速记的分类和发展．计算机速记按使用工具可分为专用键盘速录机速记、计算机自动语音识别速记和手写速记的计算机联机识别３种。
汉语语音识别的输入方法主要有IBＭ的ViaＶｏｉｃｅ系统.
３.专用键盘速录机的原理。
中文速录机采用左右对称的专用键盘，即双手多键并击。
特点：速录机的长时间工作速度可达到2５0字每分钟速录机既能“听打”又能“看打”和“想打”;速录机通过专用软件系统直接转换成电子文本，能做到“会议毕,文稿出”．。