工业企业档案编号规则

工业企业档案分类试行规则

为深化企业档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进企业档案工作的整体建设；更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步，特制定本规则。

第一条、本规则规定了工业企业档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围。

第二条、本规则适用于全国工业企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。交通、邮电、建筑施工、农林和商业服务等企业栾可参照执行。

第三条、工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间约有机联系，便于科学管理与开发利用。

第四条、工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类：设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

第五条、工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置(详见附表)，附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。

第六条、工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。

第七条、工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：

1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；

2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置；

3、科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置，

4、基本建设类的二级及二级以下类目技工程性质或建筑项目设置。

5、会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式(名称)设置；

6、干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置、干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。

第八条、工业企业档案分类中的类目标识符号不作统一规定。

第九条、声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质裁体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管，其他则不作统一规定。

第十条、本规则于1992年起执行，这之前形成的档案，已经整理组卷的维持不动。

第十一条、各地区、各部门可结合各自的实际情况，制定实施细则和分类编号方案。

第十二条、本试行规则由国家档案局负责解释。

附表：《工业企业档案分类表》

统战工作

民主党派工作，无党派人事工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。

纪检工作党风治理，党纪检查，案件审理，信访工作等。

工会工作

职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等。

共青团工作

组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。

协会工作各专业学会、协会工作，各群众团体活动等。

行政管理类行政事务

企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长（经理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。

公安保卫

社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作等。

法纪监察法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。

审计工作各专项审计工作活动等。

人事管理

干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等。

教育工作

普通教育，中专和职业教育，高等教育，职工在职培训，幼儿教育等。

医疗卫生卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。

后勤福利

职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农牧副业，职工住房，企业第三产业等。

外事工作企业涉外活动。

经营管理类经营决策

企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等。

计划工作

企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，

全面计划管理工作等。

统计工作各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。

财务管理资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。

物资管理物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。

产品销售

市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，售后服务工

作等。

企业管理

企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。

生产生产调度生产组织，调度指挥工作等。

质量管理企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。劳动管理劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。能源管理能源消耗定额管理，节能降耗工作等。

技术管理类

安全管理安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。

科技管理

新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。

环境保护环境保护检测与控制，污染治理等。

计量工作各种计量检测工作。

标准化工作企业标准化管理工作，各种标准档案。

档案和信息管理

企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。

产品类产品档案二级类

目按产品种类或

型号设置

同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。

科学技术研究类科研档案二级类

目按课题设置

同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。

基本建设类基本建设档案二

级类目按工程项

目或建筑项目设

置

同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。

设备仪器设备仪器档

案二级类目

同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。

类按设备种类

或型号设置

会计档案类凭证各种会计凭证。帐薄各种财务帐薄。报表各种财务报表。其他

干部职工档案类

干部档案工人档案离退休职工

档案

死亡职工档

案

工业企业档案分类编号规则

DB37/T180-93 山东省地方标准

1 主题内容和适用范围

本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

本标准适用于各类工业企业的档案管理。交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。

2 引用标准

GB3792.5档案著录规则

3 名词术语

3.1 企业档案是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.2 档案分类是根据档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。

3.3 类目标识识别与区分档案类别的符号。

3.4 档号档案的编号。包括分类号、项目代号、案卷号。

3.5 目录按照一定的次序编排而成的条目组合，是档案检索和报导的工具。

3.6 档案著录在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

4 档案分类

4.1 分类原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

4.2 一级类目的设置设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工

档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

4.3 二级及二级以下类目的设置二级类目按照企业管理职能和档案的形成特点设置，如附录A（补充件），附录A中设置的二级类目，是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。

工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附录A中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。

4.3.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题（机构）分类设置二级及二级以下类目。

4.3.2产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置，四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。

4.3.3科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置。

4.3.4基本建设类档案二级类目按工程性质或用途（生产设施、辅助生产设施、生活设施……）设置，三级类目按建筑项目设置，四级类目按子项工程或专业分工设置。

4.3.5设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类（性能、用途）设置，三级类目按设备仪器型号设置。特大型企业的分厂、车间规模较大，设备数量多，可按分厂或工艺流程设置二级类目，按设备仪器种类设置三级类目，按设备仪器型号设置四级类目。

4.3.6会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他四个二级类目，会计凭证下设现金、银行转帐凭证、销售凭证、成本核算凭证等三级类目，会计帐簿下设会计总帐、现金日记帐、销售利润明细帐等三级类目，会计报表下设年度会计报表、月（季度）会计报表等三级类目。

4.3.7干部职工档案按干部、工人分别设置二级类目，共设置干部、工人、离退休职工、死亡职工档案四个二级类目，三级类目按干部、工人个人进行设置。

5、类目标识

5.1 一级类目采用大写汉语拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次标识。亦可采用阿拉伯数字0～9或01～99标识。

5.2 二级及二级以下类目采用阿拉伯数字1～9或01～99标识。产品、科学技术研究、设备仪器、基本建设类档案亦可直接采用型号或项目代号标识相应级类目。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案类档案要将年度号编入分类类目标识中。

5.3 阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号"?"隔离开，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。

5.4 标识示意

A 党群工作（一级类目）

A02 组织工作（二级类目）

A02?04?1988 组织结构设置（三级类目）

或

01 党群工作（一级类目）

01?02 组织工作（二级类目）

01?02?04?1988 组织结构设置（三级类目）

6、案卷排架

企业档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。

6.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，分别按大类、年度、问题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分排，在各年度内，再将同一问题的案卷按长久、定期顺序排列。亦可按大类、年度、保管期限排架，即在各年度内将同一保管期限案卷按问题顺序排列。

6.2 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料，采取预留空位或倒架的方式保持项目档案的完整、系统。

6.3 会计档案按会计凭证、会计帐簿、会计报表分别进行排架。

6.4 干部职工档案案卷的编号和排架方法，按中组部、劳动部、国家档案局的有关规定执行。

7 档号编制

7.1 企业档案的档号由分类号、案卷号组成。

7.2 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计档案类档案，分别按年度编写案卷顺序号，一个年度一个案卷流水号。

7.3 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别以最低分类类目编写案卷顺序号，便于补充案卷。

7.4 分类号与案卷号中间用间隔号"-"隔离开。

7.5 档号示意如附录B（补充件）所示。

8 检索工具

8.1 企业要依据本标准设置十个一级类目，结合各类档案管理的特点，对企业档案进行登记著录，建立企业档案检索体系。

8.2 企业档案应建立总目录、分类目录、底图目录等三种书本式目录和文件级卡片式目录。

8.2.1 企业档案总目录，亦称总登记帐，主要是对产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案案卷进行登记著录。登记著录时，按照归档时间的先后顺序，以案卷为单位进行流水登记著录。

8.2.2 企业档案应建立党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计凭证、会计帐簿、会计报表、干部、工人、离退休职工、死亡职工档案等十五种分类目录。分类目录要严格按照各类档案案卷的排架顺序进行登记著录。

产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案在编制分类目录时，分别在每一最低分类类目后面预留一定空位，以便补充案卷。

8.2.3 底图是根据其制成材料和保管利用的要求，对应其蓝图整理顺序，单独平放排列的，应建立一套相应的登记目录。底图目录要对应其蓝图的整理顺序按张进行登记著录。

8.2.4 企业应依据GB3792.5，对党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，以单份文件为著录对象建立卡片式目录。