第十八讲 如何有效地组织会议
如何有效地组织会议
如何有效地组织会议一、会议前准备在召开会议前，需要进行充分的准备工作。
以下是一些关键要点：1.明确会议目的和议程为确保会议高效地开展，应先明确会议目的，确定议程。
合理安排议程，清晰界定每项议题的讨论重点和时间限制，从而确保会议进度顺畅。
2.选择合适的时间和场地为确保会议的参会者都能在规定的时间内到达会议现场，应提前协商选择合适的会议时间和场地。
会议场地要满足参会者的需求，包括宽敞明亮、设备完备、网络畅通等方面。
3.邀请参会者发出正式邀请函，明确时间、地点、议程、重点讨论内容等信息，并确保邀请函已经到达每位参会者手中。
二、会议中的规范方案会议的开展需要遵循一定的规范，以确保会议议程的顺利进行，包括以下步骤：1.开场白主持人将按照议程的安排简单介绍会议议程，进行正式开场白。
在开场白中，应该要求所有参会人员关注议程，并尽可能提前排除任何可能干扰会议顺利进行的因素。
2.议程的讨论和审议按照议程的安排，每个议题都会逐一进行讨论和审议。
对于每个议题，可以安排一个负责人或主持人来负责主持讨论，并监督参会人员的言行。
3.最后报告和总结在会议结束时，主持人应该对会议的讨论和结果进行总结，并对下一步行动提出具体的建议和方案。
三、会议后的跟踪工作会议结束后，会议组织者需要进行有效的跟踪工作，以确保议题的讨论能及时转化为实际行动。
以下是需要注意的要点：1.按计划接受报告。
在下一次会议之前，需要认真记录上一次会议的讨论和决策。
这个文件需要保存并更新，以便在下一次会议前恢复工作的方向和步骤。
2.优先实行会议议程。
会议议程中的各项要素和设想应该得到妥善安排和预算，以确保其尽早实施。
3.跟踪和反馈结果。
在决策或实施决策后，应该对结果进行跟踪和反馈。
总结如何有效地组织会议，需要从会议前准备、会议中的规范方案以及会议后的跟踪工作，这些方面进行计划和落实为一体。
只有通过合理规划，明确目标，并付诸实践，才能确保会议能达到预期效果。
有效组织会议的技巧
有效组织会议的技巧会议是组织各方参与者互相交流、协调工作的重要场合。
然而，很多人对会议感到厌烦和浪费时间。
为了确保会议的高效性和有益性，以下是一些有效组织会议的技巧。
1. 明确目的和议程确保每次会议都有明确的目的和议程是非常重要的。
在会议开始前，明确确定会议的目标，并为每个议程项目设定时间。
这样可以帮助参会人员知道每个议题的重要性和讨论的优先级，避免浪费时间在次要问题上。
2. 精确的时间安排充分利用每个会议的时间非常重要。
确保会议按照预定的时间开始和结束，并给每个议题分配合理的时间。
如果发现某个议题在讨论过程中耗费了太多时间，可以将其放到下一次会议或进行进一步研究和讨论。
3. 清晰的会议结构一个良好的会议结构可以帮助参会者更好地理解和参与讨论。
确保会议的各个议题之间有逻辑和连贯性，并根据需要安排适当的小组讨论或团队活动。
提前告知参会人员会议结构，以便他们准备相应的材料和想法。
4. 充分准备和提前传递材料准备充分并提前将相关材料传递给与会人员非常重要。
这样可以确保参会者对会议议题有所了解，并准备发言或提供意见。
通过提前传递材料，参会人员可以更好地做好准备，讨论更加有针对性。
5. 促进积极参与会议的成功在很大程度上依赖于参与者的积极参与。
为了鼓励参会人员的参与，可以在会议中开展小组讨论或使用互动工具，如投票系统或在线问答平台。
此外，鼓励参会人员分享自己的经验和见解，让每个人都感到受到重视。
6. 有效管理会议时间时间管理是组织会议的关键要素之一。
主持人应该在会议进行中充当一个时间守护者的角色，确保每个议题都按照预定时间进行讨论。
同时，主持人应该学会合理分配时间，避免某些议题占据过大的时间，损害其他议题的讨论空间。
7. 激发创新和解决问题的讨论会议是一个促进创新和解决问题的良好平台。
主持人可以引导参会人员分享和讨论新的想法、建议和问题。
为了更好地推动这种讨论，可以设定一个安全和非批判性的环境，鼓励大胆提出自己的想法，并推动各种可能的解决方案的探讨。
如何有效组织会议
如何有效组织会议会议是组织工作中常见的一种形式，有效组织会议对于促进团队合作、解决问题、分享信息和制定计划等方面都具有重要意义。
然而，很多人常常抱怨会议浪费时间、效率低下，导致参与者不感兴趣，从而影响了会议的效果。
那么，如何有效组织会议呢？本文将提供一些实用的建议和技巧。
1.明确会议目的和议题2.确定会议形式和时间安排3.合理邀请参会人员4.精心准备会议材料5.提前制定会议议程6.确保会议场所和设备的准备7.提前测试技术设备8.把握会议的节奏9.积极引导讨论和参与10.及时总结和跟进明确会议目的和议题在组织会议之前，明确会议的主要目的是必要的。
这有助于确保会议的焦点和效果。
明确会议的目的能够帮助主持人更好地组织会议，从而达到预期的效果。
同时，明确的议题也能够让参会人员提前做好准备和研究，以便能够更有建设性地参与讨论。
确定会议形式和时间安排根据会议的目的和议题，确定会议的形式和时间安排。
有些议题可以通过线上会议的形式讨论，而有些重要议题可能需要面对面的会议。
此外，确定会议的时间是必要的，以便参会人员能够在合适的时间参加会议，并且保证会议的效率和质量。
合理邀请参会人员在策划会议时，合理邀请相关人员参会是至关重要的。
只邀请必要的人员参与会议能够提高会议的效率，减少不必要的人数，并确保会议的讨论能够更加集中和有针对性。
同时，对于那些无法亲自参会的人员，可以通过提供线上参会的方式，使得更多的人能够参与进来。
精心准备会议材料为了使会议顺利进行，提前准备好相应的会议材料是必要的。
根据会议目的和议题，准备能够帮助参会人员理解和讨论的材料。
这包括相关报告、数据、案例研究等，以便参会人员在会议之前能够对议题有一定的了解。
提前制定会议议程制定一个明确的会议议程对于会议的顺利进行至关重要。
在会议开始之前，提前制定好会议议程，并将其分享给参会人员。
会议议程应包括每个议题的时间安排、讨论的主要内容以及参会人员的安排等信息。
如何组织有效的会议PPT文档20页
们可在中途进行修订.
5.里程碑
3. 了解每项活动根据计划进行的状况，
6.后续步骤
列出问题和得出建议.
1、由重要到不重要 会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 2、由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。 3、由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。
谢谢！
21、要知道对好事的称颂过于夸大，也会招来人们的反感轻蔑和嫉妒。——培根 22、业精于勤，荒于嬉；行成于思，毁于随。——韩愈
23、一切节省，归根到底都归结为时间的节省。——马克思 24、意志命运往往背道而驰，决心到最后会全部推倒。——莎士比亚
25、学习是劳动，是充满思想的劳动。——乌申斯基
实施有效会议的四个环节
3、主持
需要一个良好的主持人
控制会议方向，避免脱离主题
控制时间，保证议程和顺利进行
让每个人都参与会议讨论
尽可能使议题得出明确结论
从听众的角度来考虑准备材料
了解上司你的上司知道什么 不要重复上司已经知道的事情
把握自己
如何组织有效的会议
如何组织有效的会议
实施有效会议的四个环节
1、计划
是否真的需要开这个会 以书面形式确定会议的目的和议题 尽可能降低参加的人数
2、准备
事先发给与会者详细的议程 确定议题顺序及每个议题所需要的时间 附上所有必须事先阅读的资料 必要时可以采用“会前会”
实施有效会议的四个环节
谢谢！
实施有效会议的四个环节
3-2 处理纠分
退一步 验证基本的假设 列出有共识和意见不一致的观点 根据可取和不可取的地方进行辩论 找出调解纠纷所需的事实 把重点放在解决方案
如何组织有效的会议
如何组织有效的会议如何组织有效的会议会议是一种常见的企业内部沟通和决策的方式，但是很多人常常抱怨会议浪费时间和效果不佳。
有效组织和管理会议是企业成功的关键之一。
本文将介绍如何组织一场有效的会议，以提高参与者的参与度和决策结果。
一、会前准备1.明确会议目的和主题：在召开会议之前，组织者应该明确会议的目的和主题。
这样可以帮助确定会议的议程和参与人员，并让参与者提前做好相关准备。
2.设定明确的议程：议程是会议的指南，可以帮助组织者和参与者知道会议的进展和内容。
在设定议程时，应该明确每个议题的时间安排和讨论重点，并留出足够的时间给每个议题。
3.邀请合适的人员参加：确定会议的参与人员非常重要。
只邀请有关联和需要参与讨论的人员参加会议，避免人员过多或不相干的人员干扰会议进程。
4.提供必要的材料和信息：在会议开始之前，组织者应该提供给参与者必要的材料和信息，以便他们准备和参与讨论。
这可以包括具体的议题和相关文件或报告。
二、会议进行1.控制会议时间：在会议开始之前，组织者应该设定好会议的起止时间，并在会议进行中把握好时间进度。
如果某个议题讨论时间过长，组织者应该果断地进行调整，以保持会议的进度。
2.保持议题的连贯性和逻辑性：在会议进行中，组织者需确保每个议题都能够得到充分讨论，并在讨论结束时得出结论。
同时，组织者也要确保议题之间的逻辑关系和连贯性，避免跳跃式的讨论。
3.发挥主持人的作用：主持人在会议中起着重要的作用，他需要帮助维持会议的秩序和纪律，并确保每个人的发言权被尊重。
主持人还需要引导讨论并汇总讨论结果，以便做出最终决策。
4.鼓励参与和思考：会议的目的之一是让参与者发表看法和意见，所以组织者应该鼓励大家积极参与讨论，并提供机会让每个人发言。
如果有人沉默不发言，组织者可以主动引导他们参与进来。
5.记录会议内容和决策：在会议进行中，组织者应该记录下重要的讨论内容和决策，以便后续回顾和实施。
记录可以遵循简要和具体的原则，包括问题、意见、建议和决策等。
如何组织一个有效的会议
如何组织一个有效的会议会议是一种重要的商务交流方式，可以在团队内部和外部产生很多有价值的交流和合作机会。
然而，只有有效地组织和管理会议才能确保会议的成功。
本文将介绍如何组织一个有效的会议。
1. 确定会议时间和地点首先需要确定会议的时间和地点。
会议的时间应该尽可能地符合大多数参与者的时间表，这样可以最大化参会人数。
在选择时间时，应该考虑到参会人员的地理位置和行程，并确认每个人都可以到达会议现场。
在确定会议场所时，应该考虑到场地的容量、风格和设施等方面。
如果需要提供食物和饮料，也需要在场地和饮食提供商之间进行协调。
2. 确定会议目的和议程在会议以前，需要明确会议的目的和议程。
会议的目的应该明确且明确，这有助于参与者更好地准备和参与会议。
为了确保会议的有效性，应该在会议议程中列出会议的主题、时间和参会人员等基本信息，同时也可以在议程中添加一些重要的议题和目标。
需要在会议之前与参会人员共享和讨论议程，以获得反馈和建议。
3. 确定会议参与者和角色在会议之前，还需要向参会人员发送邀请，确认参会人员并确定他们的角色。
例如，会议主持人、演讲者、记录员等。
如果会议需要讨论某个特定的议题，可以请相关专家或顾问作为嘉宾参加。
确保会议参与者清楚自己的角色和责任，以确保会议的顺利进行。
4. 筹备和训练在会议之前，还需要对所有的讲者和主持人进行培训和准备。
这包括指定演讲人、主持人和其他参与者，并为所有人准备好必要的材料和文具。
在会议开始前，还需要检查所有的设备和技术，并准备好与之相应的后备方案。
必要时，可以举办一个会议的模拟演练，以确保所有参与者都熟悉会议流程和步骤。
5. 执行会议在会议开始前，需要重新确认会议的目的和议程，并向参会人员提供相应的材料和文具。
可以在会议开始前喝茶提早10分钟进行迎宾和调整。
在会议中，主持人必须确保会议顺序和时间计划被严格遵守，并处理任何问题和紧急情况。
应该鼓励参会人员积极参与讨论，并尽可能提供有关议题的深度和广度信息。
有效组织会议的五个步骤
有效组织会议的五个步骤1. 引言1.1 概述会议是组织中常见的一种沟通和决策机制，它为成员提供了一个共同交流、协调工作并做出决策的平台。
然而，由于会议可能涉及到大量的参与者和各种不同背景的人员，因此有效组织会议变得至关重要。
本文将介绍五个步骤来帮助你有效地组织会议，确保会议能够高效、顺利地达到预期目标。
1.2 文章结构本文将按照以下结构进行阐述：首先介绍引言部分，包括概述、文章结构和目的；然后详细探讨有效组织会议的五个步骤；最后进行总结。
1.3 目的本文的目的是分享如何在组织内部有效组织会议以提高工作效率和决策质量。
我们将重点介绍五个步骤，并提供相关建议和实践经验，以帮助读者更好地掌握这些方法并应用于实际工作中。
通过对这些步骤的深入理解和实践，相信您可以合理安排会议时间、确定明确的目标和议程、选择适当的参与者、准备必要的材料和资源、确保会议的顺利进行，并在会后跟进相关事项。
这些步骤将帮助您有效组织会议，提高工作效率，促进团队合作，最终实现组织的目标。
2. 有效组织会议的五个步骤：2.1 步骤一：确定会议目标和议程在组织一个有效的会议之前，首先需要明确会议的目标和议程。
确定会议的目标可以帮助参与者明确会议的意义和预期结果。
同时，制定一个清晰详细的议程可以确保会议按照计划有序进行。
2.2 步骤二：选择合适的参与者和时间选择合适的参与者是确保会议顺利进行的重要因素之一。
根据会议的主题和目标，筛选那些需要参与讨论和决策的人员，并发出邀请。
此外，在选择时间时应考虑到参与者们的日程安排，确保大部分人都能够出席。
2.3 步骤三：准备相关材料和资源为了使会议高效且有价值，提前准备好所有相关材料和资源是必要的。
这可能包括以前相关讨论或报告、数据分析、提案等文件。
确保这些文件在会前分发给与会者，以便他们事先做好准备并能够有针对性地参与讨论。
2.4 步骤四：确保会议进行顺利和高效在组织过程中，主持人需要确保会议的顺利进行。
有效会议的组织与主持
有效会议的组织与主持会议是组织和主持者交流与协调的一个重要平台，有效的会议组织和主持可以提高会议的效率和成果。
本文将从明确会议目的、制定议程、确保参与者、控制会议时间、提供有效信息、促进讨论、引导决策、确保跟进、培养合作氛围、总结会议成果等十个方面，展开探讨有效会议的组织与主持。
1. 明确会议目的一个成功的会议首先要明确会议的目的。
组织者应该在召开会议前明确会议的目标，包括讨论的问题、解决的困难、达成的共识等。
只有明确了会议的目的，才能有效地组织会议内容和参与人员。
2. 制定议程在明确了会议目的后，组织者应该制定一个清晰的议程，包括会议的时间、地点、主题、议程安排等。
参与人员可以提前了解会议内容，做好充分的准备。
制定议程时应注意合理安排时间，给每个议题预留充足的讨论时间，确保会议进程的流畅。
3. 确保参与者为了确保会议的有效性，组织者应邀请所有必要的人员参与会议，并明确参与者的角色和职责。
参与者应具备相关的知识和经验，并能够对会议的讨论和决策做出有益的贡献。
同时，组织者还应确保会议的参与者有必要的资源和支持，以便他们能够充分发挥作用。
4. 控制会议时间会议时间的安排直接影响到会议的效率和参与者的体验。
组织者应在制定议程时合理安排时间，并确保控制好会议的时间进程。
在会议进行中，组织者应时刻注意控制讨论的时间，避免过长过滤的讨论，确保会议从开始到结束都能保持高效。
5. 提供有效信息组织者在会议开始前应向参与者提供相关的材料和信息，以便他们能够做好准备并参与到讨论中。
信息的提供应简明扼要，重点突出，以便参与者能够快速理解和掌握。
在会议进行中，组织者还应提供现场的讨论材料和信息，以供参与者参考。
6. 促进讨论会议的讨论环节是解决问题和达成共识的关键。
组织者应尊重每个人的意见和观点，鼓励广泛的讨论，并确保每位参与者都有机会表达自己的观点。
组织者还应运用一些有效的讨论技巧，如倾听、提问和归纳，促进讨论的深入和扩展。
如何有效地组织会议
如何有效地组织会议会议是组织和协调工作的重要方式，它可以促进沟通、协调决策，并提供一个分享信息和思考问题的平台。
然而，很多人对会议的效率产生了怀疑，认为它们常常浪费时间和资源。
那么，如何有效地组织会议呢？本文将从会议筹备、议程设置、参会人员管理以及会后总结等方面，介绍如何有效地组织会议。
1. 会议筹备在组织会议之前，需要进行充分的筹备工作。
首先，明确会议的目的和内容，确保与参会人员进行清晰的沟通，让他们知道会议的重要性和所需准备的材料。
其次，选择一个合适的时间和地点，确保参会人员能够全程参与，同时会议场地设备要满足讨论的需要。
另外，提前准备好所有必要的文件、材料和设备，确保会议顺利进行。
2. 议程设置建立一个明确的议程是会议高效进行的关键。
确定会议的主题和亮点，合理安排议程的顺序和时间，将关键议题放在较早的时间段，以避免参会人员疲劳或无法集中精力。
同时，划定每个议题的时间限制，确保每个议题都能得到充分的讨论和决策。
3. 参会人员管理参会人员的选择和管理对于会议的效果至关重要。
首先，确定参会人员的范围和数量，避免不必要的冗杂。
然后，确保每位参会人员都了解会议的目的和议程，并提前提供相关材料和信息，以便他们做好准备。
在会议过程中，积极引导参会人员的积极参与，鼓励他们提出建设性的意见和观点，同时避免个别人员过度发言。
4. 会议进行在会议进行中，主持人起到至关重要的作用。
主持人应该确保会议按照议程高效进行，保持会议的纪律性和秩序性。
他们应该引导讨论，鼓励不同意见的交流，同时控制讨论的时间和节奏，确保议题能够得到充分的评估和决策。
5. 会后总结会议之后，及时进行会议总结是非常重要的。
总结会议的议题、决策和行动计划，并将这些信息及时传达给参会人员，以确保大家对会议的结果有清晰的了解。
此外，总结还应包括会议的效果评估，以便提供改进组织能力的机会，并避免类似错误在未来的会议中再次发生。
综上所述，要有效地组织会议，需要充分筹备、合理设置议程、管理参会人员，并在会议过程中保持高效的讨论和决策。
有效会议组织演讲稿
有效会议组织演讲稿尊敬的各位嘉宾、尊敬的各位领导、亲爱的同事们：大家好！我非常荣幸能够在此为大家做关于有效会议组织的演讲。
今天，我将分享一些关于如何有效组织会议的经验和方法。
一、确定会议目的和主题举行会议的首要步骤是确定会议目的和主题。
在召开会议之前，主持人和组织者需要明确会议的目的是什么，希望通过会议达到什么效果。
确定了会议的目的后，再结合具体情况确定会议的主题，以确保会议的主题紧扣目的，能够引导参会人员的思维。
二、明确议程和时间安排会议的议程和时间安排是会议顺利进行的重要保障。
在会议开始前，主持人需要准备好详细的议程，并根据议程合理安排每个环节的时间。
议程的编排一般包括会议开始的致辞、报告环节、讨论环节、决策环节以及会议总结等，不同的议程安排适用于不同类型的会议。
同时，主持人还应提前通知参会人员会议的起止时间，以便大家能够提前做好准备。
三、邀请合适的人员和准备材料邀请合适的人员是确保会议有效的关键。
主持人和组织者需要仔细筛选邀请对象，确保参会人员的身份、职责与会议内容的相关性。
在邀请参会人员时，应该提前寄送会议通知，并附上先期准备的材料，以便参会人员提前了解会议的内容和要求。
参会人员在收到邀请后，也应该提前研读相关材料，做好充分准备。
四、提供良好的会议环境和设备良好的会议环境和设备也是会议顺利进行的重要保障。
会议场所的选取应该根据参会人员的数量和会议的性质进行决策，保证会议场地宽敞明亮，并提供舒适的座椅和良好的空气质量。
此外，主持人还应确保会议所需的设备齐备，如投影仪、音响等，并提前测试设备的使用情况，以免影响会议的进行。
五、讲话清晰、简明扼要在会议中，主持人和发言人应该力求讲话清晰、简明扼要。
清晰的讲话可以使参会人员更好地理解和接受演讲内容，简明扼要的讲话可以提高讲话效率，节省时间。
在演讲的过程中，应该注意控制讲话的语速，不要过于急促或过慢，同时注意发音准确，声音洪亮。
同时，为了让演讲更易于理解，可以适当辅助图表和PPT等工具，帮助参会人员更好地理解演讲内容。
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第十八讲如何有效地组织会议【本讲要点】会议的必要性会议的准备会议的进行会议的结束在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。
那么怎样的会议才算成功？◆在最短的时间内达到会议目的。
如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。
这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。
会议的必要性什么情况下有必要开会开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。
因此首先应确定哪些情况下必须开会。
◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。
◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。
◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。
◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。
◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。
例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。
这种情况也要开会。
◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。
什么情况下没必要开会开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。
以下的情形就没必要开会：◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。
◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。
◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。
◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。
这种情况下，也不必开会。
会议的准备与会人选的确定如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者◆与会主题相关的专业人士能不能到场◆开会时提供特定咨询的人如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。
新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加?一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特定咨询的人，你都要去考虑。
会议的效果和与会者人选是否合适是非常相关的。
如果刚才一个产品发布会采购部的人不在，这个原料在制造的过程中，可能会影响到价格，或者说这个原料可能要进口或者现在可能是不好得到，因此产品定价就会稍微高一点。
如果采购部的人不在，他怎么知道这个价格呢？市场部怎么来定价呢？所以会议的效果与参会者紧密相关。
人数方面呢？如果人数多的话，就要考虑是否所有人都需要从头到尾参加，有的会议是列席，也可在某个阶段参加，提供意见以后就可以离开，或者只参加相关的议题。
准备会议的议程写明会议开始时间和结束时间：◆给每一项议题分配时间，时间以分钟来计算。
◆会议的议程应具备的内容：日期、开会的时间、地点、开始时间、结束时间、会议的主题。
◆议程应该事先发出，以便各部门提前准备。
【自检】请填写会议议程表。
会议主题：_________________________________________________________会议日期：__________________________________会议地点：________________________开始时间：__________________________________结束时间：________________________会议议题：（一）_________________________________________________________（时间：）（二）_________________________________________________________（时间：）（三）_________________________________________________________（时间：）（四）_________________________________________________________（时间：）（五）_________________________________________________________（时间：）（六）_________________________________________________________（时间：）会前准备(1)提前通知与会者需要准备的内容，并分发会议议程。
(2)预定会议室，包括会议室的环境，有多少人参加准备多少椅子，需不需要摆姓名牌、茶水等等，这好像都很简单，可是稍微有一点疏忽都有可能造成会议失败。
(3)会议室的桌椅安排要确保每个与会者都能看得到屏幕，或者都能够看得到主持人。
(4)设备的设置（电脑、投影机、投影仪、屏幕、灯光等）。
(5)准备好与会的资料。
(6)会议前分发上次会议行动计划进展情况的汇报（如果有）。
请填写会议准备检查表。
(1)会议目的：___________________________________________________________(2)是否一定要开会才能达到上述目的？□是□不是(3)会议的主题：_________________________________________________________(4)会议的时间：_________________________________________________________(5)会议的地点：_________________________________________________________(6)会议的议程：_________________________________________________________(7)会议主持人：_________________________________________________________(8)出席者：_____________________________________________________________(9)是否准备名牌：□是□不是(10)是否有资料随会议通知单发放：□是□不是(11)是否有辅助器材：□是□不是(12)出席者座位安排：_____________________________________________________补充项目：________________________________________________________________________________________________________________________________________召开会议——会议的进行遵守时间◆守时是开好会议的一个主要因素，从大家坐定开始，主持人就要严格地注意时间，不要浪费时间。
◆准时开会，即使还有人没有到。
这是一个领导者或者主持会议的人的素养。
◆告诉与会者开会的目的和意义。
◆要把闹钟放在能够看得到的地方，并且将闹钟调到会议结束前10分钟，到时让它响，以便你有时间做总结。
这种工作一般在外国公司做得最好，他们开会都是会议一开始主持人、总经理，或者CＥＯ：“ＯＫ，我们现在开会，这儿有一个时钟，现在的时间是下午2点，我们将在下午4点钟会议结束。
”当闹铃响的时候会议准备结束，他可能提前10分钟拨上让闹钟响，给主持人预留总结的时间。
这是一个很好的习惯。
如果时间超过一个半小时以上，中间应该安排短暂的休息，让与会者休息一下。
◆与会者发言应该设计时限，控制在多少分钟之内。
◆准时结束会议，如果进展顺利，可以提早结束。
会议的开始(1)会议开始之前，介绍与会者（如果互相不认识）如果是互不认识的话，首先要介绍与会者。
这是一个礼貌，因为如果你没有介绍不认识的客人，会给人造成一种不被尊重的感觉，想想看，一个人在开会时如果不受到尊重，请问这个会议有效吗？如果没有效的话，你虽然没感觉，但已经浪费了别人的时间，这个会议跟时间管理是息息相关的。
(2)说明会议规则今天的会议是一个什么样的会议，第一不准抽烟，第二请所有的人把呼机、手机全部关掉，第三请所有的人不要随便走动。
(3)介绍会议的议程(4)指定会议的记录员主持、控制会议1.收集信息、鼓励发言如果会议不是在听主持人说，会议也不是在听承办单位说，会议可能是解决问题，可能是作一个信息的传达，还可能是做一个会议的讨论，特别是对事情的讨论协调等。
怎么样鼓励大家发言，对此你可以提问与会者：大家对此有什么意见？各位对这个产品有哪些看法？大家也可以看一下这个产品怎么定价？主持会议的人要学会点将法，一定要学会打破冷场。
主持会议的人一定要注意避免走题。
走题是浪费时间，是会议的失败。
明确会议的目标和内容，抓紧议程，严格按照议题逐步讨论。
2.中断冗长的发言◆表示理解发言者的观点和意见，及时让他中断，向别人发问。
◆还有一种就是处理与会者之间的争论，会议主持者应该表明立场。
◆打断讨论，征求沉默者的意见，这也是控制会议的一种诀窍。
3.维持会场次序作为会议的主持人，选择能够同时看得见所有与会者的位置，可以看到全场。
规定同一个时间内只有一个人发言，禁止有些人交头接耳。
保持与会者的注意力。
对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的人你可以用提问法让他参与讨论，即提示他发言。
会议的结束会议的总结开会也是一种激励作用，所以你要善于去做小结。
会议结束前应该由主持人总结会议讨论的结果，以达成一致的方案，确认行动计划。
行动计划至少要明确由谁执行什么任务，何时完成。
主持人应该确保每个与会者都对采取的行动做出承诺。
会议记录每次会议都要有记录文件存档，目的是方便以后补充。
同时可以作为下一次会议的参考，并保证与会者没有借口声称不知道会议上讨论的任何事情。
很多中小企业往往都忽略这一步，他们有开会，有记录，但是会议记录从来没有整理过。
所以为什么有的小企业做不大，为什么大企业越做越大，都是来自于他们知道善用会议，知道会前准备，知道会议的议程，知道会议的控制，知道时间的重要性，知道会议的成本，他们更知道会议的承诺，他们有更好的会议记录，会后他们知道跟踪。
会议记录必须包括会议主题、会议日期、出席者名单，那些缺席的人，何人做何事等等都与会议有关。
【自检】根据会议计划表检查会议的要点。
会议计划表会议主题：会议日期：会议地点：会议主持人：会议记录人：与会人员：与会列席人员：讨论交办与授权事项：结果与处理：会议决议与交办事项：沟通与协调事项：会议缺失与检讨：对策与改进：【总结】会议是沟通协调的一个重要手段，开会开得好是一种效率，开会开得不好就是浪费时间。