加强基础工作是档案管理现代化的前提
加强基础工作是档案管理现代化的前提
这赴实现 档案管理标准化 、 规范化的第一步工 作。 因为一般 的综合性档
案馆 由于多年来未做全面的清查 ， 加之移交单位划 分保 管期限不准， 不可避 单一或查考价值不高 的档案进行案 卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及 免地存在许多重份或无查考价值的文件 ， 以首先要剔 除这些无 用的文件 ， 同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录 ，而对那些重要文件 所 才 能避免今后实行计算机管理时 出现重复与低 效率 的情况 。
档案管理的一个重要 目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管 的过程 中应先根据各全宗 的重要程度 、 价值大小、 利用率高低和是否开放的
二、 实行标准化、 规范化的工作程序 和方法 。 提高档案管理基础 理档案 的目的是为了提 高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理
工 作 水 平
管理智 慧
加强基础工作是档案管理 现代化 的前提
秦皇 岛昌黎县 国家档案馆 孙丽佳
一
、
档 案 管理 基础 工 作 存 在 的 主要 问题 分 析
及时校正分类人员的错误 。并且还应 经常组织大家统一管理。 众 所周知 ， 计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据 的现代先进 量做到前后标引一致 ， ５ 规范题名， ． 保证检索查准牢 工具，其首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和 档案的分类号保证 了检索查全率， 而题名准确才能保证检索的查准率 。 科学的， 否则输入的数据与信息是“ 垃圾 ’ ’ ， 输出的只会是更高级的“ 垃圾 ” 所 。 还须 同时保证查 准， 因此在著录时要统一规范题 以实行计算机管理的前提条件 是要做好 输入信 息与数据的收集、 整理、 著录 但仅保证查全率是不行 的， 名。 我们认为规范题名应掌握的原则与要点是： 在填写题名项过程中要规范 等一系列前处理性质 的基础工作 ， 使其充分满足 计算机 工作的技术要求 。 机构简称， 尽量避免在检索 时出现含混不清 、 不对题和计算机 识别不清的 文 那么我国档案管理基础 工作究竟在哪些方面存 在着不足和较差呢？哪 些方面尚不能迅速适应计算机 管理的要求呢？总体来讲 目前我国的综合性 情况发生。 另外我们 还利用计算机 一次输 入多次输 出的功能将 关键词项中的人 档案馆大 多是馆藏内容庞杂、 案卷数 量繁多， 时间跨度长且 由于多年来一直 地 时问与机 构分别著录 ， 日后制作 《 为 人名 目录》 等检索工具打下了 处于封闭式管理之 中， 档案 管理 仅以保管为 目的， 以案 卷不丢失 为原 则， 再 名 、 点、
档案管理基础工作与档案管理现代化研究
档案管理基础工作与档案管理现代化研究【摘要】：随着近年来我国经济水平不断提升，市场规模不断扩大，各行业在其实际发展过程当中产生的信息以及资料数量和种类越来越多，因此档案管理成为了我国社会发展过程中的重要组成部分，在我国规范化以及系统化发展中起到重要作用，因此需要相关工作人员充分重视。
21世纪以来，我国已进入信息化时代，传统的档案管理模式已经逐渐无法满足市场需求，本文将简要分析档案管理的基础工作，并结合实际情况提出档案管理现代化的必要性以及其发展途径。
【关键词】：档案管理；基础工作；档案管理现代化引言档案管理工作在其实际进行过程当中所涉及到的内容以及环节相对较多，本身现阶段我国在发展中产生的信息以及资料的种类和数量就相对来说较为庞大，而档案管理工作不但涉及到相关信息的收集和储存，更涉及到其后期的检索与应用，因此档案管理工作在国家发展过程中起到至关重要的作用，相关工作人员需要充分重视。
传统的档案管理工作效率低下且无法保证相关信息的准确性和全面性，因此需要加强对于档案管理现代化的重视程度，实现档案管理由传统管理方式向现代化的转型。
1档案管理基础工作档案管理工作需要管理的内容主要包括我国在多年的发展当中我党以及国家历史产生的重要数据信息以及重要历史资料。
想要充分发挥出档案管理的重要作用，就必须做好档案管理的基础工作，具体包括相关数据信息的收集、归档、整理、分析以及检索等。
档案管理工作在我国社会发展过程中起到至关重要的作用，因此工作人员必须保证相关数据信息的全面性、准确性以及科学性，对档案进行科学分类与合理规划，保证档案管理工作的各项工作之间存在科学联系。
2档案管理现代化档案管理现代化主要就是在传统的档案管理模式的基础之上，加强对于现代化技术以及信息化技术的应用，实现档案管理的现代化建设。
随着近年来我国整体经济水平增长以及科学技术水平的不断进步，传统的档案管理模式已经无法满足市场需求。
现阶段我国在发展中产生的信息种类和数量越来越多，传统的档案管理方式不但效率低下且无法保证的管理的准确性和科学性，同时还需要耗费大量的人力及物力资源，无法在国家后期发展中发挥出其作用，因此实现档案管理现代化建设是非常必要的。
加强基础工作是档案管理现代化的前提
北 从 形成 了档 案管 理基 础 普 遍 较 差 的局 面 。 主 要 问 题 集 中 反 映 在 则 制 定 了《 京 市 档 案 馆 著 录 细 则 》 目前 实 施 的 情 况 来 看 已
以下 几 个 方 面 ： 是 档 号 不 规 范 。 没 有 目 录 号 ， 卷 多 册 现 象 经 起 到 了提 高 基 础 工 作 水 平 的 作 用 ， 对 我 馆 实 行 档 案 计 算 一 一 并 较 多 。二 是案 卷 标 题 不 规 范 。有 标 题 但 不 能 反 映 主 题 内 容 ， 机 管 理 工 作 有 很 大 的促 进 。 或标 题 缺 少基 本 要 素 甚 至 没 有 案 卷 标 题 等 现 象 较 为 普 遍 。三 是 大 部分 案 卷 缺 少 卷 内 目录 ， 至 于 部 分 未 被 案 卷 标 题 涵 盖 以
无 无 的 现 代 先 进 工 具 的 首 要 特 征 就 是 要 求 输 入 计 算 机 的各 项 原 始 起 。在 重 组 案 卷 的过 程 中还 应 对 那 些 无 页 码 、 卷 内 目录 、
数 据 信 息 必须 是 准 确 和 科 学 的 ， 则 输 入 的 数 据 与 信 息 是 “ 否 垃 案 卷 标 题 或 标 题 不 清 楚 的案 卷 要 重 新 加 工 填 写 以 保 证 全 部 案
列前 处 理 性 质 的 基 础 工 作 使 其 充 分 满 足 计 算 机 工 作 的 技 术
要求 。
２ ３ 结 合 本 馆 实 际 规 范 著 录 工 作 ． 著 录是 实 行 计 算 机 管 理 的 一 项 重 要 基 础 工 作 ， 是 直 接 也
那 么 我 国 档 案 管 理 基 础 工 作 究 竟 在 哪 些 方 面 不 足 和 较 差 影 响 输 入 计 算 机 数 据 与 信 息 的 准 确 性 的 一 项 重 要 的 前 期 工 呢 ？ 哪些 方 面 尚 不 能 迅 速 适 应 计 算 机 管 理 的 要 求 呢 ？ 总 体 来 作 。１ ８ ９ ６年 国家 颁 布 的《 案 著 录 规 则 》 规 范 著 录 工 作 的 最 档 是
加强基础工作是档案管理现代化的前提
付 野 （ 东北电子技术研究所）
摘 要 ： 着 科 技 、 济 和 社 会 建 设 的 高 速 发 展 ， 案 信 息 作 为 社 会 信 息 的 要 求 呢７ 总体 来 讲 ， 随 经 档 目前 ， 国的 综 合 性 质 档 案馆 大 多 是馆 藏 内容 庞 我 个 重 要 方 面 ， 内容 和 形 式 也 在 不 断 丰 富 和 发 展 。 社 会 对 档 案 信 息 的 利 用 杂 、 卷 数 量 繁 多 、 间 跨 度 长 ， 由于 多 年 来 一 直 处于 封 闭 式 管 理 其 案 时 且 需求 发 生 了 很 大 变 化 ， 由过 去 的量 少 、 散 、 式 单 一 、 容 专 门 化 ， 为 量 之 路 ， 案 管理 仅 以 保 管 为 目 的 ， 零 形 内 变 档 以案 卷 不 丢 为 目录 号 ， 卷 多 册 现 象较 多 ； 是 案 卷 标 没 一 二 档 案 是 从 现 行 的 各 种原 始记 录材 料有 条件 地 转 化 来 的 ， 它既 是 题 不 规 范 ， 有标 题 但 不 能反 映主 题 内容 或 标 题 缺 少 基 本 要 素 ， 至 没 甚 单 位 或 个 人 在 社 会 活动 中 出于 需 要 自然 形 成 的产 物 ，又 是 人 们 有 目 有 案 卷 标 题 等 现 象 较 为 普 遍 ：三 是 大部 分案 卷 缺 少卷 内 目录 以至 于 的、 意识 选 择 和 保 留 的结 果 。 案 管理 基 础 工 作 包 括 收 集 、 有 档 整理 、 鉴 部 分 未 被 案 卷 标 题 涵 盖 的 内 容 永远 无 法检 索 而难 以利 用 ； 四是 许 多 定 、 管 、 索 、 研 、 供 利 用 、 计 八 个 工作 环 节 。 保 检 编 提 统 案 卷 未标 页 码 如 果 使
加强档案基础工作 促进档案管理现代化
加 强 档 案 基 础 工作 促 进 裆 案 管 理 现代 化
步工作 。 因为一般 的综合性档案馆由于
是实现档案管理标准化 、 规范化 的第一 录》 等检索工具打下基础 。 三、 加快数据准备推进档案现代化 多年 来未做全面清查 ， 加之移交单位划 管 理进 程
分保 管期 限不Ｎ ＡＨ Ｎｓ Ｄ Ｈ Ａ
二 、 行 标 准化 、 范 化 的 工 作 程 们还利用 计算机一 次输入 和多次输 出 实 规
序和方法 。 提高档 案管理基础工作水平 的功能， 将关键词项 中的人名 、 地点 、 时
（ ） 一 全面普查案卷 ， 去糟取精 。这 间与机构分别著录为 日后制作《 人名 目
保管 ， 而且亦可 以提高实行计算 机管 理
档案后的利用效率 。
（ ） 二 分级次著录 ， 省时 省力 。在著 录过程中 ， 可以将 案卷分 为三个层次进
（ ） 三 结合本馆实际规范著录工作 。 行著录 ， 将那些反映问题单 一或查考价
著录是实 行计算机 管理的一项 重要基 值不高 的档案 ， 进行案卷级 著录 ； 对那 础工作 ， 也是直接影响输入计算 机数 据 些一卷内几个文件涉及同一个 内容 ， 且
一
形成 了档案基础普遍较差的局面。 一是
（ ） 五 规范题名 ， 保证 检索查准 率 。 繁琐 、 效率较低的弊端 。怎样取其利避
档号不规 范 ， 没有 目录号 ， 卷多册 现 档案的分类号 保证 了检索查全率 ， 一 而题 其 弊 ， 以采取 以“ 可 关键词 ” 替代 “ 主题
现代档案管理中加强基础工作的建议7篇
现代档案管理中加强基础工作的建议7篇第1篇示例：现代档案管理中加强基础工作的建议随着社会的不断发展，现代社会中的信息量呈现爆炸式增长，各类文件档案也呈现出多样化、数字化、复杂化的趋势。
在这种情况下，如何加强现代档案管理的基础工作成为了亟待解决的问题。
本文将从档案管理的重要性、基础工作的意义以及加强基础工作的建议这三个方面展开探讨。
一、档案管理的重要性档案管理是组织中十分重要的一项工作，它不仅是组织的记忆，还是组织运行的基础。
档案管理可以帮助组织进行全面而准确的决策，保护组织和员工的合法权益，提高工作效率，促进信息共享和资源共享，推动组织的健康发展。
规范的档案管理还可以有效防范丢失、泄密等风险，对于维护社会稳定和保障公民权益也具有重要意义。
二、基础工作的意义基础工作是档案管理中的重要环节，它直接影响着档案管理工作的质量和效果。
加强基础工作可以提高档案管理工作的规范性、实效性和长期性，为档案管理工作的顺利开展提供有力保障。
加强基础工作可以建立完善的档案管理制度体系，包括档案管理法规、制度、标准等的建设和完善，从而规范档案管理工作的流程和要求，确保档案管理工作按照法律法规和规章制度运行。
加强基础工作可以提升档案管理工作的技术水平，包括档案数字化、信息化建设等方面，提高档案管理工作的效率和便利性。
加强基础工作可以加强对档案管理人才队伍的建设，包括培训、考核、激励等方面，提高档案管理人员的专业素养和业务水平，为档案管理工作打下坚实的人才基础。
加强基础工作可以加强对档案管理工作的监督和评估，确保档案管理工作的合规性和有效性。
2. 加强档案数字化、信息化建设。
随着信息化技术的发展，档案数字化已成为未来趋势，可以提高档案管理工作的效率和便利性。
组织应加大对档案数字化、信息化建设的投入，推动档案管理工作的现代化进程。
4. 加强对档案管理工作的监督和评估。
组织应建立健全的档案管理工作监督和评估机制，定期对档案管理工作进行评估和考核，发现问题及时加以整改，确保档案管理工作的合规性和有效性。
加强档案的基础工作与档案管理现代化的建设
加强档案的基础工作与档案管理现代化的建设【摘要】档案管理在当代社会中扮演着重要的角色，而推动档案管理现代化的建设势在必行。
在加强档案的数字化工作方面，可以提高档案管理的效率和可靠性；强化档案整理与分类工作则可以保证档案的整洁和有序；促进档案利用与开放，则可以更好地满足社会需求。
加强档案信息化建设和提升档案管理人员的专业素养也是推动档案管理现代化的重要举措。
通过这些措施，可以不断完善档案管理制度，推动档案管理工作的现代化建设。
倡导社会各界关注档案管理，共同推动档案管理事业的发展也是推动档案管理现代化的关键。
我们要认识到档案管理的重要性，不断提升档案管理水平，以适应当代社会发展的需求。
【关键词】档案管理、数字化工作、整理与分类、利用与开放、信息化建设、专业素养、现代化建设、发展经验、完善制度、社会关注、推动发展1. 引言1.1 档案管理的重要性档案管理是一个组织或个人存储、保管、利用档案文献的活动。
在现代社会，档案管理的重要性日益凸显。
档案是历史的见证，是社会文化的重要组成部分。
通过档案可以了解过去的事件、人物和社会发展的轨迹，帮助人们更好地认识历史、珍惜传统文化。
档案是组织和个人重要的资产，也是重要的管理工具。
有效的档案管理可以为组织提供决策依据，促进工作效率和质量的提升。
档案还承载着丰富的信息资源，可以为学术研究、科学创新提供实质支持。
加强档案管理工作，推动档案管理现代化的建设，既是对过去经验的传承与保护，也是对未来发展的重要基础。
只有充分认识档案管理的重要性，才能更好地推动档案管理事业的发展，实现档案管理现代化建设的目标。
1.2 档案管理现代化的必要性档案管理现代化的必要性在当前信息化、数字化的时代尤为重要。
随着科技的不断发展，传统的档案管理模式已经无法满足日益增长的信息处理需求。
而现代化的档案管理可以提高档案的管理效率和质量，更好地保护和传承历史文化遗产。
档案管理现代化还能够促进政府治理水平的提升，提高政府的透明度和公信力，推动社会进步和经济发展。
加强档案基础建设促进档案管理工作不断发展
加强档案基础建设促进档案管理工作不断发展【摘要】档案基础建设是档案管理工作不可或缺的重要组成部分。
加强档案管理工作的必要性越来越受到重视，数字化档案馆建设、档案信息化建设、档案保管设施建设、人才队伍建设、档案管理规范建设等方面都需要不断完善和加强。
这些基础设施的建设不仅可以提高档案管理工作的效率和质量，还可以促进档案管理工作的不断发展和提升。
档案基础建设是档案管理工作的基石，只有不断加强基础建设，才能推动档案管理工作持续向前发展，并更好地服务社会和公众。
加强档案基础建设不仅可以提升档案管理的水平和能力，还可以更好地保护和传承历史文化遗产，实现档案管理工作的可持续发展。
【关键词】档案基础建设、档案管理、数字化档案馆、档案信息化、档案保管设施、人才队伍、档案管理规范、不断发展、重要性、必要性、推动、结论。
1. 引言1.1 档案基础建设的重要性档案基础建设是档案管理工作的重要基础，是保障档案管理工作顺利开展的关键环节。
随着信息化时代的到来，档案管理工作也面临着越来越复杂的挑战和需求。
而档案基础建设的重要性在于，它为档案管理提供了有效的技术支持和保障，使得档案管理工作能够更加高效、便捷地进行。
档案基础建设可以提升档案管理工作的效率和质量。
通过加强数字化档案馆建设，可以实现档案信息的快速检索和共享，使得档案管理人员能够更加便捷地查找和利用相关信息。
加强档案信息化建设也可以提高档案管理的信息安全性和准确性，避免信息丢失或被篡改。
档案基础建设的重要性不言而喻，只有加强档案基础建设，才能促进档案管理工作的不断发展和进步。
只有紧跟时代步伐，不断提升档案管理的科技水平和管理能力，才能更好地服务于社会发展和现代化建设的需要。
1.2 加强档案管理的必要性加强档案管理的必要性是基于当今社会信息化、数字化的发展需求而提出的。
随着科技的不断进步和社会信息量的急剧增加，传统的手工管理模式已经无法满足日益增长的档案管理需求。
加强档案管理的必要性体现在以下几个方面：档案是一个组织或机构的重要资产，包含着其发展历程、活动记录、管理决策等重要信息。
档案管理现代化浅析
没有档案管理观念现代化 ，即使有一流的档案
保 护 和管 理设施 ，也还 是 不能解 决 现有档 案管 理观
念滞后性和档案管理发展的先进性之间的矛盾 ， 更
不可 能在根 深蒂 固 的传统 档案管 理观 念 的基 础上 构
筑档案管理现代化的大厦 。 ２ ． 加 强基 础工 作是 根本 加强基础工作 是档 案管理 现代化 的前提 ，要 求档案管理的收集 、 整理、鉴定 、 著录 、 保管等各
６ ． 集思 广 益 、科 学 决策 是 保证
目前 ，档 案工作 改革 和 发展 已进入 整体推 进 与 重点 突破相 结合 的 阶段 ，如何 把繁 重 的任务 与推 进
现代化 进行 结合 起来 ，正确 的领导 和协 调起着 重 要
目前 ，档 案信息 现 代化 的管理 体制 同时存在 集 中统一 管理 不力 和使 用 不方便 的 问题 ，主 要是集 中 统 一管 理不 力 ，应下决 心解 决这 一 问题 ，从管理 制 度 上保 证业 务 技术规 范 、标准 ，软硬 件 的选用 ，上
代 化 的进 程 。 ３ ． 集 中统 一管理 机 制要健 全
档 案人 员掌 握信 息技 术 的新知 识 ，以适 应信息 技 术 发展 的需要 。可 以肯 定 ，加快 档 案人 员知识结 构 的 变 革 ，多途 径 ，多层 次 培养 人才 ，是档 案工 作迎接 信 息 技术革 命最 根本ＯＲＩ
作。 在 档 案管 理 基 础 工作 的各 大环 节 中 ， 计 算 机 数 据 的 准 备工 作 是 一 个大 的工 程 ，由于 馆 藏 案卷 多 ， 著 录 工 作 不 仅量 大 而 且复 杂 ， 如 果 没有 一 整 套 规 范 化 和 科 学 化 的 工 作 程序 与方 法 ， 会 使 计 算机 因 数 据 准 备 不 足 而 无 法 使用 ，甚 至 直接 影 响档 案 现
论档案管理基础工作与档案管理现代化
论档案管理基础工作与档案管理现代化【摘要】本文将围绕档案管理基础工作与档案管理现代化展开讨论。
在我们将简要介绍档案管理的重要性和现代化对档案管理的影响。
在论档案管理基础工作部分，将探讨档案的采集、整理、保管和利用等基础工作的意义和方法。
在档案管理现代化部分，将讨论数字化档案管理、云端档案存储和智能化档案检索等现代化手段对档案管理的推动作用。
最后在将总结现代化对档案管理的重要性，并展望档案管理未来的发展方向。
通过本文的探讨，读者将更深入了解档案管理基础工作和档案管理现代化之间的关系，以及现代化技术对档案管理工作带来的变革和提升。
【关键词】档案管理基础工作，档案管理现代化，引言，结论1. 引言1.1 引言档案管理是一个组织中非常重要且必不可少的工作，它涉及到对文件、档案、资料等信息资源的收集、整理、保管、利用和传播等方面。
随着社会的不断发展和科技的不断进步，档案管理也在不断地更新和完善。
为了更好地适应现代社会的需求，推动档案管理工作的现代化，我们需要加强对档案管理基础工作和档案管理现代化的研究和实践。
本文将从论述档案管理基础工作和档案管理现代化两个方面展开讨论。
首先我们将深入分析档案管理基础工作的重要性和必要性，包括档案的分类、目录、编号、整理、保管等工作内容。
我们将探讨档案管理在信息化时代的发展趋势和现代技术在档案管理中的应用，分析数字化、网络化、智能化等新技术对档案管理带来的影响和挑战。
我们将总结讨论的内容，得出结论并提出相应的建议，以推动档案管理工作的现代化发展。
2. 正文2.1 论档案管理基础工作档案管理基础工作是档案管理工作的基础，是档案管理现代化的关键环节。
它包括档案的采集、整理、分类、编目、存储、检索、利用等方面的工作。
在档案管理基础工作中，档案的采集是首要的一步。
档案采集是指从各个部门、单位或个人处收集档案资料，包括文件、图纸、照片、录音等。
采集的档案需要经过整理和分类，以便于后续的管理和利用。
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加强基础工作是档案管理现代化的前提
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
众所周知，计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征，就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的。
否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。
所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作，究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总
体来讲，目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。
主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范没有目录号，一卷多册现象较多。
二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题
涵盖的内容，永远无法检索而难以利用。
四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。
五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。
总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。
从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件
需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知，要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。
因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交
单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考
价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。
重新组
卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在
一起。
在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全
部案卷更加规范。
重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3结合实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接
影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。
1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。
但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的
需要。
为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。
例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。
另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员
的错误。
并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范
化管理。
5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证
检索的查准率。
但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准。
因此在著录时要统一规范题名。
我们认为规范题名应掌握的原则与要点是，在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。
如果题名要素不完整，则要补齐。
如果题名冗长则删除多余的赘词。
还要统一文种题名中经常有“请示报告”等，含义不清的文种出现很影响检索的准确率。
所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关
键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程。
尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作，不仅量大而且复杂。
如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。
在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。
综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。
这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档
案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件，则进行文件级著录。
这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目。
既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录
时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案，如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。
这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
“主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。
怎样取其利避其弊，我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。
即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。
关键词，进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。
例如，拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”。
在进行计算机后控时统一规范为“基建”。
还可利用计算机“活动增加”的功能
把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。
这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题，分属关系。
近年来，各地在推进档案管理现代化的进程中，通过实行标准化、规范化的工作，提高了档案管理基础工作水平并已初步建成了计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。