【信息化案例分析】江苏恒瑞医药项目实施案例

江苏恒瑞医药信息化系统实施案例介绍

一、实施背景

江苏恒瑞医药股份有限公司是1997年2月经省政府批准，由连云港制药厂、中金医药包装材料有限公司联合组建的集科研、生产和销售为一体的大型医药企业，是国内重点抗肿瘤药物和药用包装材料的生产基地，也是国家定点麻醉药品生产厂家，已被卫生部、国家医药局确定为参加国际麻管组织交流的窗口，1999年被国家科委认定为国家级重点高新技术企业。恒瑞公司现有注册资本21256万元，从业人员1500人，其中各类技术人员495人，占职工总数的33%。

目前，恒瑞公司销售网络遍及全国32省、自治区和直辖市，在全国设有60多个销售网点。在上ERP系统之前，存在下列问题：

⏹每年近10亿的销售收入，以手工处理为主；

⏹客户资源无法及时掌握；

⏹应收款居高不下；

⏹库存盘点周期长，效率低；

⏹财务与业务部门的数据不能共享，各部门独立使用不同软件厂商的软件，存在‘信

息孤岛’；

⏹数据多次录入，工作量重复，帐目不一致；

⏹上市信息披露以手工处理为主，时效性较差。

二、效果分析：

1、信息高度共享，加速了信息在企业内部的传递。

在设置相应的查询权限后，各部门可以通过浪潮ERP系统及时的了解到所需的财务、业务信息，减少了不必要的电话询问、单据传递，使信息在企业内传递更加快捷、准确，为管理决策提供了可靠的依据。

通过采购系统可以方便的了解原材料、包装物的价格波动情况；每个业务员所属的供应商的应付款情况、货到票未到、在途物料、以及对供应商档案的查询等信息。为及时了解市场行情、制定合理的采购政策提供了参考依据。

通过库存系统，可以方便的查询库存物料余额月报表、日报表，以及每种物料的批次明细帐，每种物料在各个仓库的库存量，都可以非常清晰的反映出来，这是手工条件所无法做到的。包括恒瑞生产部、督察室、货运室等部门已经开始利用库存系统查询仓库的收发情况。并且通过系统中的批号管理、流水码管理、包裹号码管理，有效的对窜货、退货情况进行监督检查。

通过销售系统，可以方便的查询出各销售大区、办事处、客户的要货申请情况、发货情况、开票情况、回笼情况，为制定销售计划、业绩考核、财务核算提供了可靠的依据。

生产计划部可以及时的了解到库存情况、车间生产情况、和产品入、出库情况，通过跟销售系统、库存系统集成，数据信息实现了实时共享，为及时准确的编制月生产计划、周生产计划提供客观的数据来源，计划编制更加准确，通过系统的MRP运算，自动生成物料需求计划，然后系统自动生成采购建议计划和生产指令单，采购建议计划做为采供部的采购依据，对采购计划的制定起了指导作用；每天可以实时的监控车间的生产进度，便于调整生产和销售计划，快速的响应市场。

领导查询系统的实施，使高层领导可以随时了解到销售发货、开票、回笼、库存、生产和财务信息，并且通过领导查询系统的强大的钻取功能，可以对有关的销售、财务情况进行深入的层层分析，为快速决策提供了第一手资料。

2、采供、仓库、生产、质量、销售业务和财务连贯，实现信息共享和集成，为管理工作提供了依据。

采供部通过采购系统直接打印采购入库单，然后传递给仓库，取消了手工操作，财务部通过参照入库单生成发票，并据以生成凭证转到财务系统；采供部根据付款申请录入付款单，然后由财务部审批，记账后生成凭证转到财务系统。

仓库保管员根据采购员录入的采购入库单，直接在系统中生成请验单，质量部收到请验信息后，根据请验单进行取样、检验，检验结果出来后，自动反馈到仓库，仓库根据检验结果，盘点实际收货数量后，直接在库存系统修改相应入库单上的实收数量后，登记库存保管帐，车间直接根据生产指令做领料单、入库单，仓库保管员可以在ERP系统中直接审核，确认实发数量或入库数量，流程简化，并且减少了人为差错。

开发区仓库和总部仓库之间的物料调拨，通过在系统中填制移库单来实现，移库单直接做为一方发料、一方收料的依据，简化了原先的手工操作流程。

销售管理系统目前由恒瑞新药公司货运室、新药公司计财室、普药公司、财务部共同使用。首先由货运室根据要货申请在销售系统中输入销售订单，订单审核通过后，根据订单直接生成提货单，然后直接套打出提货单，运输人员根据打印出的提货单到仓库提货，仓库凭打印出的提货单，在系统中查找出对应的提货单，据以生成销售出库单。这样就可以及时的统计出每天的发货情况。

新药公司会计人员根据货运部门填制的审核后的提货单，在系统中直接参照生成发票，自动冲减每个办事处的调拨欠款。

财务部会计在销售系统通过录入回款单可以直接生成凭证转到帐务系统，新药公司会计根据财务部已经录入的回款单可以按办事处、品种与发票进行勾对，快速统计出每个办事处的回笼明细和发票欠款情况。

以上业务流程，通过ERP系统真正做到了物流、资金流、信息流的统一。

3、真正体现GMP管理的要求：

以工作流管理为基础，通过采购、库存、车间、文件管理、质量管理模块一体化操作，完成全生产过程的质量控制和批产品的质量跟踪，达到事前预防、事中控制和事后回溯的全方位质量监控目的。

尤其是在车间管理中，严格按照GMP管理规范，对车间作业流程进行严格管理，详细记录各生产工序的领料、交接、检验、清场状况，保留详细的原始记录。生产结束之后，即可形成完整的批生产记录，保证良好的可追溯性。

4、加强了对物料的管理

通过对物料进行统一编码、实行批次管理、流水码管理，对物料批号进行跟踪，对短缺存货的告警分析、存货入、出库成本的明细核算，仓库库存日清日结，加强了对仓库物料的管理。

加强对车间物料消耗的控制，是制药企业监控考核的重要内容之一。原材料一般在产品成本中占有很大的比重，降低物料消耗是降低成本的主要途径之一，在手工处理方式下，相关部门难以掌握车间物料的准确数量，通过建立车间中间站台帐，完善对车间物料的入、出站管理，详细记录每一笔物料的转移、消耗、退库情况。

由于生产统计数据直接从车间管理系统原始单据取得，避免了人为因素的干预，保证了数据的及时性和准确性。并为进行成本核算和考核提供了可靠的依据。

5、加强了编制计划的准确性和及时反馈

在充分收集库存、销售信息、设备能力信息的基础上，实现了对中长期计划、周计划的合理编制，解决了计划编制不准确的问题；并且通过对生产过程的监控，及时跟踪计划的