档案信息化建设的思考

一
、
档 案信息 化 建设 的基本 过程
普 及 ， 档案 信 息 的 著录 标 引项 目提 出了增 加 对 电 对
档 案信 息 化 建设 ， 以档 案 信 息资源 为 核心 ， 要 以 子文件 和 电子 档案 的生成 、 运转 、 定等 管理 性信 息 鉴 网络 化 管 理 为基 础 ， 快 完成 文 件 级 目录 数 据库 的 的著 录项 目， 加 以确 定其法 律 效力及 保 管方 式 ； 一些 单 建 设 任 务 ， 档 案 信 息 化 建 设创 造 良好 的 基础 和 条 位 由于 用计 算 机 直 接 管理 文件 级档 案 ， 生 了是否 为 产
上 的不 断优化 和调 整 。
三 、 院在档 案信 息化 建设 中 的探 索和实践 我
经 过 考 察 和 反 复 比较 ， 院最 终 决 定组 织 档 案 我 管理 人 员 和 软件 开 发 人 员 ， 根据 我 院档 案管 理 的 实
２档案 的 管理 ．
结合我 院 的质量 管 理要 求 ， 自主 开发 一套较 决 定档 案信 息 系 统 是否有 效 ， 否有 实 用价 值 ， 际情况 ， 是 能 否 生 存 下去 的关 键 ， 于 我们 是 否 能 够 积 累起 足 适 合 设计 单位 的档 案管 理 系统 。这 套系 统不 是独立 在 而是 从项 目立 项开 始 ， 直至 项 目归档 的一个 够 多 的数 字化 档 案信 息 。如 果没 有 形成 一 定规 模 的 运 行 的 ， 所 数 字化 档 案数 据 库 ， 有大 量 的、 断增 加 的数 字化 公共 协 同管 理平 台 ， 有 人 员 的各 项 工 作 都可 以在 没 不
档 案信 息 化建 设 的最 终 目的是 提供 有 价值 的信 人 员输 入档 案信 息 的工作 量 首先 ， 目经 理 （ 项 主任 工程 师） 项 目进行 策划 ， 对 息 资源 ， 因此 ， 档 案信 息 资源 不 能 仅 限 于收 集 、 对 保
设置 项 目的参 与 专业 、 员和 人 管 ， 重要 的是 对 档 案 信 息 资源 进 行 分 类 、 取 、 更 提 分 输入 项 目的相 关信 息 ， 编排 项 目的进 度 时 间表 等 系 统记 录 项 目 析、 加工 、 理 ， 管 利用 档 案信 息 资源 为社 会服 务 ， 从而 设 计任 务 ， 达 到档 案信 息 资源 的有 效利用 。 的策划 信 息 ， 并根 据 时 间表 提 示 设计 人 员要 完 成 的
《 电兵船档案） ｏ １ 机 ） ｌ 年第 １ ２ 期
档案， 就无 法 发挥 档 案信 息 系统 的 作用 ， 以说 建立 该平 台上 实现 。该 系统 主要有 以下 特 点 ： 所 全 文存储 的档案 数据 库 系统是 重 点中 的重 点。
３档 案的利 用 ．
１系统 通 过 档 案 产 生 的过 程 收 集档 案 信 息 ， ． 在 保证 了电子档案信息准确性 的同时 ， 减轻档案管理
件。
还 需 保 留 案 卷 级 档 案 的 问题 ； 档 案 电 子 化 带 来 的 某 些 原 件 是 否 保 留 的 问 题 等 。 层 出 不 穷 的 种 种 问 题 对 档 案 管 理 的
基 本 理 论 、 统 传 方 法 、 想 观 念 思
１ 案 的收 集 ． 档
带 来 了 巨 大 的
冲 击 ， 些 问题 这
科 技档 案 ， 要 收 集其 它 门类 的档 案 。 档案 的收 集 逼 迫我 们要 认真 研 究和 分析 ， 还 求得 正确 的解 决方 法 ， 应 注 重 收集 特 色 档 案 信 息 资源 ， 别 是 现 行信 息 资 否 则会 带来 严重 的不 良后 果 。 特 源， 以弥补 馆 藏档 案信 息 资源 的 不足 ， 保馆 藏 结构 确
要扩 大 档 案 收
集 对 象 ， 要 向法 既
定 的档 案形 成 部 门 进 行 收 集 ， 要 向 还 非法 定 的信 息 收藏 部 门与研 究 部 门进 行 收 集 ， 时 还 可 同 向个 人 进 行 收 集 ； 要扩 大 档案 收 集 范 围， 不仅 收 集文 书 、
信 息 化 建 设
档 案信 息化 建 设是 指 运用 信 息技 术提 高 档案 工
二、 计算 机技 术在档 案信 息化 建设 中的应 用
要 实 现 档案 信 息 化 ， 基 础 工 作就 是 要 实现 档 其
作现 代 化水 平 ， 重新 思 考档 案 管理 的新情 况 、 原则 新
与 新理 论 ， 确立 网 络环 境 中档 案 管 理 与档 案 服 务 的 案 的 计算 机 管 理 ， 分 发挥 计 算 机 在档 案 管 理工 作 充 基 本 框 架 与 基 本 方 法 ， 现 档 案 信 息 的 社 会 化 服 中的重 要作 用 ， 用 计算机 技 术管 理馆 藏档 案 ， 实 应 建立 务 。档 案信 息化 建 设是 企 业信 息 化建 设 的重 要组 成 起现 代模 式 的档案 数据 库 。 部分 ， 是企 业 档案 管 理创 新 的重 要方 面 ， 有重 大 也 具 计算 机应 用 的普 及给 档案 管理 的基 础工 作和 管 的战 略意 义 ， 是档 案 工 作未 来 的发 展方 向和 趋 势 ， 也 理方 法 带来 巨大 影响 ， 我们 已经 体会 到 ， 计算 机在档 是 各 级档 案 部 门的长 期 工作 任 务 。近年 来 笔者 所在 案管 理 中的应 用 ， 不仅 带来 了高效率 和 高质量 ， 且 而 单 位 在 档 案 信 息化 建 设 方 面 进 行 了探 索 和 实 践 ， 并 也 改变 了档 案工 作 的 传 统方 式 。例 如 ： 对著 录 标 引 取 得 了初步 成效 。 的标 准 化 要 求 ， 由于 计算 机 文档 一体 化 管理 应 用 的