关于档案信息化建设的调研与思考

关于档案信息化建设的调研与思考
一、背景分析
目前全省乃至全国各地都在搞信息化建设，从各级国家档案馆的馆藏数字化到各单位的数字档案室建设；从电子文中心、电子阅览室、登记备份中心到农村档案信息共享等，可说是热火朝天。

档案局作为政府指定的信息管理与服务中心，既要保护传统载体的档案，又要管理数字化的记录。

如何加快档案馆的数字化建设及电子档案的安全保管便显得尤为迫切。

为贯彻落实省两办下发的《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，开展以电子文件中心各数字档案馆为基础的“电子文件和数字档案登记备份中心”建设工作，省档案局将电子文件和数字档案登记备份工作列为重点推进的创新工作。

考虑到随着社会进步和档案局的职责功能业务的完善，现在和将来各地档案局的档案相关的业务系统从数量和质量都在增长与提升，信息系统应该支撑起综合各类业务管理的“多核心”要求，
本文基于这样的背景，讨论新形势下档案部门的信息化建设的有序，高效和可持续发展的建设思路。

二、目前档案部门信息化建设方面存在的问题分析
从上文可以看到虽然这些年建设不少的信息化项目，但是由于历史和现实因素难免存在不少问题，汇总为以下5点：
1、各自为政、散乱小。

现在建设档案信息化系统往往是由业务部门发起需求，但是档案局目前的业务范围还是比较广，业务分散，内容繁多，系统之间的关联与整合不够。

建设各自系统的时候受部门条条框框的影响较大，缺乏统筹安排，导致每个对应的信息系统都是“麻雀虽小，五脏俱全”，重复度大。

2、费财费力，专业技术力量簿弱。

信息系统有个特点，需要支撑起ISO标准的7层结构，比如物理层，链路层，网络层等等一直到应用层。

这样每套系统建设的过程需要覆盖考虑这些层级对应的设备和软件，为了更好的保质保量的完成这些工作，除了购买各类设备之外，在建设过程和运行维护阶段我们还需要配备各个方面的专业人才，但是这些对我
们来讲都是很大的负担，档案局普遍情况下是没有足够的计算机专业技术人员。

3、没有统一规划、规范
每套系统的建设都有其自身的原始需求，但是在社会发展和档案局业务自身建设的大环境下，这些需求都会有个发展曲线，呈现从小到大，从低层向高层发展的趋势。

往往各个IT供应商都是依据项目建设当前阶段的要求，没有长远的规划就容易导致项目刚开发完毕又落后于实际需求，最后很多项目就是建设周期长并且老是需要打补丁，用户和开发商互相都不满意。

4、数据安全隐患大
现在各个信息系统虽然都有各自的存储设备，比如大硬盘乃至磁盘阵列，但是用户方的备份和恢复措施往往不足，就曾有单位在搬迁机房过程由于保护措施不力导致档案数据丢失的事故。

目前各单位的系统还是在政务内网或局域网为主运行，以后随着档案面向社会，面向公众的开放必然建设具有互联网的档案公共资源共享系统，这个时候对黑客，木马等等方面的考虑现在还没有全面的深入开展。

5、发展进入死胡同
综上所述，现在档案局的信息化部门在工作中发现越来越受到各个方面的局限与约束，在建设规划前比较缺乏清晰目标，建设后又没有有效的客观评估。

同时对于未来如何开展工作缺乏循环上升的思路。

这种情况不仅仅是在档案信息化存在，在其他地方也很普遍。

美国管理信息系统专家诺兰通过对200多个公司、部门发展信息系统的实践和经验的总结，提出了著名的信息系统进化的阶段模型，即诺兰模型。

在上图所示，前几年档案信息化发展就经历了初始和扩张阶段，现在就处于
上图中“控制”阶段，要是长期以往这么搞下去就进了死胡同。

但我们相信一定有办法，能够跨越这个阶段就进入档案信息化的统一，创新和成熟期。

三、提出自上而下建一张全省性的档案专网、建立一整套应用平台建设。

1、技术方案
考虑种种因素，我们觉得现在是一个利用云计算方式进行档案信息化整体构建的时代。

本文后续篇幅遵循这个思路进行阐述。

1.1总体技术架构
1.2云计算的概念与组成
根据NIST的权威定义，云计算有SPI，即SaaS、PaaS和IaaS三大服务模式。

这是目前被业界最广泛认同的划分。

PaaS和IaaS源于SaaS理念。

PaaS 和IaaS可以直接通过SOA/Web Services向平台用户提供服务，也可以作为SaaS模式的支撑平台间接向最终用户服务
●SaaS：
提供给客户的服务是运行在云计算基础设施上的应用程序，用户可以在各种设备上通过客户端界面访问，如浏览器。

消费者不需要管理或控制任何云计算基础设施，包括网络、服务器、操作系统、存储等等；
●PaaS：
提供给消费者的服务是把客户采用提供的开发语言和工具（例如Java，python, .Net等）开发的或收购的应用程序部署到供应商的云计算基础设施上去。

客户不需要管理或控制底层的云基础设施，包括网络、服务器、操作系统、存储等，但客户能控制部署的应用程序，也可能控制运行应用程序的托管环境配置；
●IaaS:
提供给消费者的服务是对所有设施的利用，包括处理、存储、网络和其它基本的计算资源，用户能够部署和运行任意软件，包括操作系统和应用程序。

消费者不管理或控制任何云计算基础设施，但能控制操作系统的选择、储存空间、部署的应用，也有可能获得有限制的网络组件（例如，防火墙，负载均衡器等）的控制。

1.3本文未来档案信息化中云计算的结构
从总体逻辑上来说，系统架构见如下图。

由此可见，我们设想未来的方案建设充分的利用到了云计算里的Saas, Paas 和Iaas的主要组成部分。

●Saas就是档案局的应用软件。

普通用户是和这个层面打交道。

●Paas是应用程序需要依赖的一个层面，普通用户没有直接打交道，但是
通常系统管理员和应用软件开发商会经常在这个层面进行规划和管理。

●Iaas是系统管理员可以看到和实在进行管理的物理机器，存储等等，也
是他们日常进行计算机维护的层面。

在上述的架构里，浙江省档案局牵头建设一个档案云的专用网，在中心机房建立一个有500台物理PC机器的环境，这些机器通过虚拟化可以生成5000台的逻辑服务器。

5000台PC逻辑服务器供全省的各类应用软件运行，比如第1号机-500号机器由省档案局使用，第X号机器-(X+200)号集群供某档案局馆使用。

各个地方的档案局可以建立自己的小云环境，比如建立有5台物理PC机器的环境，这些机器通过虚拟化可以生成50台的逻辑服务器。

各地的小云环境和省档案局的大云环境合起来构建出整个浙江档案信息化专网，未来各个应用需要上线的时候就直接可以在这个云环境里开辟出规定操作系统，cpu和内存的逻辑机器，数据进行统一的备份和管理。

2、优势点分析
上述的建设思路的好处主要有2点：
●IT环境统一规划，节省财力和建设周期
通过上述的方式，不需要每个系统建设都单独采购一堆的机器，直接在Iaas 层级上开设虚拟机，操作系统，数据库等都是标准配置。

不需要每次都请开发商进行安装调试。

●解决安全隐患
因为采用的云计算架构，首先避免了单点故障，任何一台的计算机出现问题都有替代的机器自动进行替换。

而且机器集中在一起，备份和恢复的操作简便很多。

四、发展大平台、大专网目前的困难
1、技术力量
目前要实现上述的建设目标，本身我们浙江档案局的技术力量还有待提高。

个别地市虽然有专业的IT人员，但是全省平均到每个局馆资源还是非常有限。

特别是建设这么一个具有前瞻性的项目还是有难度。

2、财政问题
上述建设专用大的计算机网络，机房建设和物理机器的采购是一笔较大的开支，还有网络费用也需要通盘考虑。

3、政策处理
建设这么一个网络之后，为了档案信息化建设过程由谁负责运维，建设费用的承担也是个问题。

五、对策及措施
1、寻求技术合作。

我们建议可以充分的利用社会资源，比如有经验的，有技术实力的IT供应商帮助我们进行方案规划，原型论证和项目建设实施，包括后续的运行维护。

2、政策规划
有了对策和措施，这些都还是属于技术方案层面的工作。

要将信息化搞好，还需要政府在政策上顺应形势发展，比如经费，人员编制等各个方面进行统筹安排与长远规划。

3、采用省局建设平台，各级地方局馆购买客户端及网络费等
这个是一个比较可行的方式，对我省各地档案局来讲，每个地方重复投入建设信息化设备比较可惜，省局建设平台就是把钱集中起来花费是个很好的建议。

总结
档案信息化的未来发展方向就是建设一个可持续发展的大平台。