企业电子文件管理系统项目建设方案
电子档案管理系统技术解决方案
电子档案管理系统建设方案目录1.建设目标 (1)1.1.建设目标 (1)1.2.建设标准及规范 (1)2.建设方案 (3)2.1.总体架构设计 (3)2.2.建设内容 (4)2.3.硬件需求 (8)2.4.扫描/查档网点适配 (9)3.系统特点 (9)3.1.系统模块独立性与协同性的统一 (9)3.2.电子档案管理系统强大的检索功能 (9)3.3.档案自动归档，有效提升归档效率 (10)3.4.信息精准采集，信息录入更为准确 (10)3.5.痕迹日志管理，操作记录有迹可寻 (10)3.6.界面美观，简洁统一操作简便 (10)4.项目预算..................................................................................... 错误!未定义书签。
1.建设目标1.1.建设目标按照业务部门及档案管理部门归档的业务要求，以《电子文件归档与电子档案管理规范》（GS/T 18894-2016）、国家市场监管总局颁布的《企业档案电子化管理标准》（GS/T 3302-2002）以及《申请文书规范》等文件为基础，建设电子档案管理系统，按照档案管理要求，采用有效技术手段，保证电子档案内容自归档之时起不可更改，不随技术的更新变化而不可阅读。
在业务办理中涉及纸质档案的，可实现对纸质档案电子化图像化加工、存储和管理利用；对于业务办理中无纸质档案的，实现对企业登记电子文件、档案元数据进行在线采集、加工、存储和管理，确保电子档案的真实、可信、可靠、完整、可用。
中研电子档案管理系统可以改变以往繁琐的档案查询程序，应用智能化、信息化手段提高注册登记过程中纸质档案电子化效率，降低工作人员工作强度，整合全程电子化、半程电子化、现场办理三种方式电子档案管理模式，达到电子档案统一管理的目的。
1.2.建设标准及规范总体架构标准是从电子政务建设总体设计的高度来制订的，同时按照 2002 年国家工商行政管理总局制定的《企业档案电子化管理标准》 (GS/T3302-2002)作为架构标准，主要包括:2.建设方案2.1.总体架构设计根据业务需求和功能需求，按照标准化、结构化、层次化、平台化、模块化的设计思路，本系统的总体架构如下所示：档案影像系统运行在政务云平台之上，使用云服务器(ECS)、关系型数据库服务(RDS)和开放存储服务(OSS)等云计算技术来支撑各业务功能的运行。
项目文档管理体系建设实施方案
项目文档管理体系建设实施方案(征求意见稿)为进一步加强文档管理体系建设，结合协会具体工作实际，梳理协会现有的各项目、业务的文档，构建更为科学、高效、实用的文档管理体系，指导开展各项业务工作，特制定本实施方案。
项目文档管理体系：是指各项目、业务进程中将产生的文档进行收集，按照一定的秩序和内部联系（时间、类型等）组合整理而成的一个整体。
一、工作目标本次项目文档管理体系建设的工作目标是：通过1个星期时间，对协会基础文档材料，14年、15年深创赛和15年人才赛文档进行全面梳理，将所有的文档类的文件分类整理上传协会OA系统，所有视像资料上传公共网盘，对一些实物清点登记（制作电子文档清单）后进行固定存放。
初步形成适合我协会发展和建设需要的文档管理体系（草案）。
再通过1个月时间逐步完善，增加其他项目文档，形成协会文档管理体系（正式版）。
二、实施计划1、制定文档的分类方案和归档范围，就是具体按哪一些类型整理，哪一些文档需要收集、归档。
（用时2天）2、对一部分整理不规范、不完整的个人手中的电子文档（例如：例如一些自己跟进的工作文档，但是也需要共享的一些文档）等进行收集规范整理。
（用时1天）3、对项目文件材料，按照不同类别及其相互关系，进行合理的排列做认真的收集、分类。
（用时3天）4、将整理的文档上传OA系统和公共网盘，实物由文思雄安排固定存放。
（用时1天）5、将建设的文档库通报给所有同事，让大家共同分享。
三、文档资料初步分类1、协会基础文档资料分类协会注册信息协会各类资质证书协会基本情况（简介、章程）协会年审报告协会年度工作总结2、赛事文档资料分类（1）文书文件材料政府文件、周报活动实施计划及方案每周工作计划每周项目进度会议纪要阶段性总结报告文档发布通知（新闻稿）文档模板项目预算项目合同物料清单供应商资质其他文档及参考资料（２）声像、图片文件材料。
包含活动现场照片、现场录制的视频、宣传片、视频剪辑、活动现场布置效果图和设计稿等等。
电子档案管理系统建设方案
电子档案管理系统建设方案2021年1月目录1. 引言................................................................. - 1 -1.1. 背景........................................................... - 1 -1.1.1. 政策背景................................................. - 1 -1.1.2. 业务目标................................................. - 3 -1.1.3. 项目实施建议............................................. - 4 -1.2. 业务术语定义................................................... - 5 -1.3. 参考文献....................................................... - 8 -2. 系统功能性需求...................................................... - 10 -2.1. 档案门类管理.................................................. - 12 -2.1.1. 电子档案门类的扩展管理.................................. - 12 -2.1.2. 实体档案门类的扩展管理.................................. - 12 -2.1.3. 分类方案的扩展管理...................................... - 12 -2.1.4. 元数据方案的扩展管理.................................... - 13 -2.2. 采集整编...................................................... - 13 -2.2.1. 数据采集................................................ - 13 -2.2.2. 整理编目................................................ - 17 -2.3. 档案管理...................................................... - 19 -2.3.1. 归档移交与接收.......................................... - 19 -2.3.2. 档案整理................................................ - 20 -2.3.3. 档案移交................................................ - 20 -2.3.4. 电子档案存储格式转换与信息组织.......................... - 21 -2.3.5. 电子档案长期保存........................................ - 21 -2.3.6. 备份管理................................................ - 22 -2.3.7. 定期鉴定................................................ - 23 -2.3.8. 销毁管理................................................ - 24 -2.3.9. 档案回收................................................ - 25 -2.4. 档案利用...................................................... - 25 -2.4.1. 档案检索................................................ - 25 -2.4.2. 档案浏览................................................ - 26 -2.4.3. 档案借阅................................................ - 26 -2.4.4. 利用效果反馈............................................ - 27 -2.4.5. 档案编研................................................ - 27 -2.4.6. 开放利用设置............................................ - 29 -2.4.7. 复制管理................................................ - 29 -2.4.8. 档案统计................................................ - 29 -2.5. 业务管理...................................................... - 31 -2.5.1. 档案分类管理............................................ - 32 -2.5.2. 元数据管理.............................................. - 33 -2.5.3. 模板管理................................................ - 34 -2.5.4. 各类型库管理............................................ - 36 -2.5.5. 业务监督管理............................................ - 37 -2.5.6. 项目档案进度管理........................................ - 38 -2.5.7. 文件存储管理............................................ - 39 -2.5.8. 库房管理................................................ - 39 -2.6. 系统管理...................................................... - 40 -2.6.1. 日志管理................................................ - 41 -2.6.2. 流程管理................................................ - 41 -2.6.3. 基础数据维护............................................ - 42 -2.6.4. 用户管理................................................ - 42 -2.6.5. 组织机构管理............................................ - 43 -2.6.6. 多全宗管理.............................................. - 44 -2.6.7. 系统接口管理............................................ - 45 -2.6.8. 介质管理................................................ - 45 -2.6.9. 水印管理................................................ - 45 -2.7. 个性化服务.................................................... - 46 -2.7.1. 访问历史................................................ - 46 -2.7.2. 我的收藏................................................ - 46 -2.7.3. 我的订阅................................................ - 47 -2.7.4. 我的首页................................................ - 47 -2.7.5. 暂存架.................................................. - 47 -2.7.6. 待办提醒................................................ - 47 -2.7.7. 已办事宜................................................ - 48 -2.7.8. 消息通知................................................ - 48 -2.7.9. 风格定制................................................ - 48 -2.7.10. 布局设置............................................... - 48 -2.7.11. 个人名片............................................... - 49 -2.7.12. 推荐看看............................................... - 49 -2.7.13. 在线帮助............................................... - 49 -2.7.14. 工具下载............................................... - 49 -2.8. 数字档案馆应用平台模块........................................ - 50 -2.8.1. 共享利用平台............................................ - 50 -2.8.2. 专题档案室.............................................. - 50 -2.8.3. 多媒体档案室............................................ - 50 -2.8.4. 档案信息发布平台........................................ - 51 -3. 安全保密体系建设.................................................... - 52 -1.引言1.1.背景1.1.1.政策背景企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。
建设项目施工档案电子化解决方案
建设项目施工档案电子化解决方案1. 项目背景随着城市建设、交通基础设施、能源工程等领域的快速发展，建设项目数量和规模不断扩大，施工档案管理的重要性日益凸显。
传统的纸质档案管理方式在存储、检索、传递等方面存在诸多不便，已无法满足现代化建设需求。
为提高施工档案的管理效率和质量，实现档案的长期保存和便捷利用，建设项目施工档案电子化势在必行。
2. 目标与意义本项目旨在针对建设项目施工档案管理存在的问题，提出一套切实可行的电子化解决方案，实现施工档案的数字化、网络化和智能化管理，提高档案管理效率，降低管理成本，为政府部门、企业和投资者等提供高效、便捷的档案服务。
项目实施后将具有以下意义：1. 提高档案管理效率，缩短档案查询和审批时间。
2. 降低档案存储、传递和维护成本，减少纸质档案的磨损。
3. 提高档案安全性，防止档案丢失、损坏和篡改。
4. 促进信息共享，提高政府部门、企业和投资者之间的协同工作效率。
5. 为历史研究、工程审计和质量追溯提供便利。
3. 解决方案概述针对建设项目施工档案管理的需求，本方案采用以下技术路线和架构：3.1 技术路线1. 电子文件生成与收集：建设项目参建单位在施工过程中，采用电子文档管理系统（EDMS）进行文件的生成、收集和管理。
2. 档案整理与著录：对电子文件进行整理、分类、著录，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案数字化：将纸质档案进行扫描、OCR识别等处理，实现档案的数字化。
4. 档案数据库建设：构建施工档案数据库，实现电子档案的存储、检索、查询和统计分析。
5. 信息安全保障：采用加密、访问控制、备份等技术，确保档案信息的安全。
6. 应用系统开发：开发档案查询、审批、共享等应用系统，满足用户需求。
3.2 系统架构本方案采用以下系统架构：1. 用户层：政府部门、企业和投资者等用户通过终端设备访问系统。
2. 服务层：提供档案查询、审批、共享等业务服务。
3. 数据层：施工档案数据库存储电子档案和相关元数据。
公文系统建设方案
公文系统建设方案全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：公文系统是一个组织内部重要的信息管理系统，能够帮助组织高效地处理各种公文文件，提高工作效率、规范文件管理流程、减少信息传递错误率。
随着信息化的发展和组织管理的需求，建设一个高效的公文系统显得尤为重要。
为此，我们提出以下公文系统建设方案，旨在帮助组织更好地管理和利用公文信息资源。
一、系统概况1. 系统目标建设一个高效、便捷、安全的公文系统，实现公文的电子化处理和管理，提高工作效率和信息传递的准确性。
2. 系统功能（1）电子公文收发：实现电子化的公文收发管理，包括公文的创建、审批、分发和归档等环节。
（2）公文查询：提供便捷的公文查询功能，支持按照公文号、标题、内容等信息进行快速查询。
（3）公文统计：对公文的数量、类型、处理情况等进行统计分析，为管理者提供决策依据。
（4）权限管理：设置不同级别的权限，保障公文的安全和保密性。
二、系统建设方案1. 系统平台选择根据组织的实际需求和预算情况，可以选择自建公文系统、购买第三方软件系统或采用云服务方式建设公文系统。
2. 系统架构设计（1）前端界面：设计简洁、直观的用户界面，提高用户体验。
（2）后台服务器：采用可扩展的服务器架构，提高系统的稳定性和性能。
（3）数据库设计：设计合理的数据库结构，支持数据的高效存储和查询。
3. 功能模块设计（1）公文管理模块：包括公文创建、审批、分发、归档等功能。
（2）查询统计模块：提供公文查询、统计、报表导出等功能。
（3）权限管理模块：设置用户权限、部门权限等，实现对公文的安全管理。
4. 系统实施与测试系统建设完成后，需要进行全面的测试，包括功能测试、性能测试、安全测试等，确保系统正常运行和性能稳定。
5. 系统培训与使用在系统上线前，需要对用户进行系统培训，培养他们的使用习惯和操作技能，确保系统的顺利运行和高效利用。
三、系统维护与改进1. 系统维护定期对系统进行维护和更新，包括系统漏洞的修复、安全防护措施的加强等，确保系统的稳定运行。
44.建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法
建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法第一条为规范建设项目电子文件归档和电子档案管理，维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，按照国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于中央和省级政府投资主管部门审批、核准和备案的建设项目，其他建设项目可参照执行。
第三条本办法所称建设项目电子文件（以下简称项目电子文件）是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称建设项目电子档案（以下简称项目电子档案）是指建设项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。
第四条项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统运行的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。
第五条政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求，协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持。
第六条电子文件管理部门统筹领导项目电子文件管理工作，建立统筹协调机制，推进项目电子文件管理工作有效开展。
第七条档案行政管理部门负责对项目电子文件归档及电子档案的保管、利用和移交工作进行监督、指导，将电子档案管理工作纳入档案专项验收内容。
第八条项目主管部门负责对项目电子文件归档和电子档案管理进行业务指导。
第九条建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。
第十条建设单位应明确机构,具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用、移交等工作，并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。
第十一条建设单位应根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。
电子文件(电子公文)管理系统详细设计2(完整版)
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6）文件详细信息显示
功能：显示文件的所有元数据信息
参考：【公共模块】一【文件详细信息显示】
界面如下:
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7）显示关联文件
功能：显示文件主动关联的文件列表。可通过下拉选择关联类型查询指定类 型下的关联文件列表。
♦单击检索词，可把检索词回显在检索框中，再点击“检索”操作进行快 速检索。
♦效果如下列图:
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参考：【公共模块】一【显示关联文件】
界面如下:
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8）显示被关联文件
数字化档案室建设方案
数字化档案室建设方案一、建设目标1、实现档案的数字化存储，将纸质档案、音像档案等转化为电子文件，并进行有序分类和存储。
2、建立高效的档案管理系统，实现档案的快速检索、查阅和利用。
3、确保档案的安全性和完整性，采取严格的访问控制和数据备份措施。
4、提高档案管理的工作效率，减少人工操作，降低管理成本。
二、需求分析1、对现有档案进行全面梳理，了解档案的类型、数量、保存状况等。
2、评估组织内部对档案利用的需求，包括查询频率、查询内容等。
3、分析现有档案管理流程中存在的问题和不足。
三、硬件设施建设1、服务器：选择性能稳定、存储容量大的服务器，以满足大量档案数据的存储和处理需求。
2、存储设备：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，确保数据的安全可靠存储。
3、网络设备：构建高速、稳定的网络环境，保证档案数据的快速传输。
4、数字化设备：配备扫描仪、数码相机、录像机等设备，用于将纸质和音像档案数字化。
四、软件系统选择1、档案管理系统：选择功能齐全、操作简便、扩展性强的档案管理软件，具备档案收集、整理、保管、利用、统计等功能。
2、数据库系统：选择适合大量数据存储和快速检索的数据库，如SQL Server、Oracle 等。
3、操作系统：根据服务器和客户端的需求，选择合适的操作系统，如 Windows Server、Linux 等。
五、档案数字化流程1、档案整理：对纸质档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保数字化前档案的有序性。
2、扫描录入：使用扫描仪将纸质档案逐页扫描为电子图像，并进行质量检查。
3、图像处理：对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪等处理，提高图像质量。
4、文字识别（OCR）：对重要的档案图像进行文字识别，便于检索和利用。
5、数据著录：对数字化后的档案进行详细的著录，包括档号、题名、责任者、日期等信息。
6、数据审核：对著录的数据进行审核，确保准确性和完整性。
六、数据安全与备份1、访问控制：设置不同级别的用户权限，严格限制对敏感档案的访问。
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《企业电子文件管理系统》项目建设方案一、项目概述1、目前现状“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”是党的十六提出的走新型工业化道路的指导方针。
企业档案作为企业重要信息资源，在企业信息化建设中具有重要作用，因此档案信息化建设不仅是企业信息化建设的组成部分，也是企业档案管理创新的重要方面。
企业应采取有效措施，加大投入，确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动企业档案管理现代化。
《企业电子文件管理系统》作为档案信息化建设的重要内容，也是企业管理信息系统中不可或缺的组成部分，它是是企业提高档案管理质量的重要工具，同时能为企业领导科学决策、企业科技创新提供强有力的保障。
国家档案局早在2005年就印发了《关于加强企业档案信息化建设的意见》的通知，通知强调各企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。
目前公司的档案管理水平较为落后，传统的档案管理方法已不能适应企业信息化快速的发展要求。
在企业ERP、OA等信息系统中产生的大量电子文件因传统的档案工作方式和技术手段无法进行有效的管理，从而导致企业信息资源的流失，更为严重的是这些电子化的电子档案在未来的管理中几乎无法进行。
“任何计算机信息系统如果没有考虑档案管理问题，肯定是一个不完善的系统。
”企业领导在一些与生产息息相关的信息系统的建设中出手大方的同时，决不要忽视了档案管理系统的建设，它将是保护企业信息资源的重要工具。
2、实现目标建立《企业电子文件管理系统》的目的就是充分利用现有的先进的档案管理理论，从技术和管理层面来保证电子文件和电子档案的管理质量，为企业信息资源的保护、开发、利用提供坚实的基础，为企业实现跨跃式发展提供必要的支持。
首先理顺公司内部档案管理的体制，通过制定一系列的公司内部规章制度，将档案管理的相关标准规范、国家企业信息化技术规范落到档案管理的实处；同时通过规章制度规范档案管理人员的操作，为档案管理系统提供一个良好的运行环境。
其次，它将与企业现有的信息系统紧密衔接，实现无缝集成，充分发挥文档一体化管理思想在文档管理中的作用，提高文档管理的质量。
第三，实现现有档案业务的网络化管理，提高企业内部档案利用效率、利用寿命及周期。
第四，实现网上档案分级授权管理和利用机制，提高办公效率、节约大量的办公资源。
最后，通过档案管理系统的将企业内各信息系统中信息的后期管理串连起来，建立企业内部统一集中的档案信息数据库，方便企业信息资源的统一管理。
3、设计原则针对《企业电子文件管理系统》的建设目标和业务需求的特点，为提高系统建设的整体质量与建设效率，在本系统的设计中必须遵循以下原则。
（1）系统规划原则《企业电子文件管理系统》是企业管理信息系统中的一个子系统，是企业信息化建设的一个重要组成部分，因此，在进行该系统建设时，要处理好局部与整体之间关系，避免系统建设与企业信息化的总目标相脱节。
要充分考虑与其它企业管理信息系统的衔接，分析企业各部门在该系统与部门内使用的其它管理信息系统之间的关系。
（2）标准开放性原则《企业电子文件管理系统》的建设必须坚持标准化。
标准是信息共享的前提，是企业档案工作能良性、持续发展的基础。
没有标准的档案管理系统是难以与企业其它管理信息系统相衔接并共享信息的，也不可以为将来企业间的外部协作、信息交流提供基础。
《企业电子文件管理系统》的建设也必须坚持开放性。
开放性不仅是一种技术原则，更是一种管理理念，它要求在档案管理系统的建设中始终坚持综合集成、融合共享的思想。
就技术而言，开放性要求更高于标准化要求，它不仅要求所有系统成份的标准化，而且要求《企业电子文件管理系统》在设计上符合以下条件：其一，横向具有对各种通行技术标准的兼容性，包括尽可能兼容非主流现行标准；其二，纵向既为未来信息技术发展留下余地，又能兼容原有的标准规范；其三，在技术标准、体系结构、数据规格等方面尽可能与整个信息业界一致，以便各类信息系统的相互开放、实现企业信息一体化管理；其四，为不同技术方案的相同功能设计规范统一的接口，通过标准的平台界面实现宽泛、灵活的接合。
（3）循序渐进原则《企业电子文件管理系统》的建设必须要有一定的基础才能进行。
首先企业内部的档案管理工作必须要规范化，这样才能为系统运行创造一个良好的运行环境，形成一套规范的运行机制。
其次必须建立一个规范的档案目录数据库。
档案管理实践表明，档案目录是管理档案的有效工具。
一个高质量的档案目录数据库，不仅能有效的管理档案，还为未来的企业间信息交换创造了条件。
最后，在企业内部根据实际需要，建立一个包括文本、音视频，图形图像等全文的综合管理的档案管理系统。
（4）协调发展原则《企业电子文件管理系统》的建设必须与企业信息化进程相协调，过慢或过快都不利用系统在企业中作用的发挥，从而可以导致企业领导决策者对系统作出错误评价，将不利于企业档案工作的发展。
企业档案部门一定要根据企业对信息资源管理的要求，对《企业电子文件管理系统》的建设内容的作出正确地选择。
（5）实用经济性原则系统设计以用户需求为主导，以完整地实现系统预期功能为目的，在功能模块设计上做到专业而实用，保证系统具有较高的工作效率，具有正确、及时、完善的档案信息采集、处理、管理、利用和统计分析等能力。
同时系统设计遵循“保护用户投资，全面降低成本”的原则，充分考虑建设成本、运行成本、维护成本，花最少的钱做好事情，提高项目建设的性价比。
（6）安全可靠性原则安全性是发挥《企业电子文件管理系统》功能的前提条件。
企业信息网络在带来信息共享、节约办公资源等优越性的同时也相应地带来企业信息利用方面的安全性问题。
档案信息的凭证功能及法律价值，使得其在管理与利用上的安全性要求比其它各类信息更高，档案管理系统必须充分重视其安全可靠性。
二、建设内容《企业电子文件管理系统》的正常运行及其效能的有效发挥，与企业对档案管理的意识、档案管理规章制度及系统运行的相关机制有着相当大的关系，因此企业电子文件管理系统的建设不仅仅是一套档案管理软件所包含的内容。
建设的主要内容包括以下几个方面。
1、标准规范标准规范是档案实现档案网络化管理前提条件，它是要花大力气做的基础性工作。
企业应在“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施”的建设指导思想下，按国家相关标准规范的规定，制定适合于本企业档案管理、可操作性的标准规范，使档案管理工作逐渐步入标准规范化的轨道。
2、运行机制制定本企业电子文件管理的规章制度，使操作人员，档案工作有章可循，并在此基础上逐步形成适合于本企业电子文件管理系统的一整套运行机制，确保电子文件管理系统在此运行机制的约束及规范之下，能有效地维护电子文件的真实性、完整性、有效性。
3、电子文件管理系统一个高质量的档案管理软件对于企业档案信息资源的管理将会起到事半功倍的效果。
档案管理软件作为电子文件管理的技术手段和工具，是《企业电子文件管理系统》建设的重要内容。
但很多人认为有一套合适的档案管理软件就可以实现档案现代化管理，这种观念太过于偏倚技术手段在档案管理中的作用，而忽视了管理知识与思想在档案管理工作中的作用。
事实上，失去了适合于本企业档案管理的标准规范的约束，缺少了恰当系统运行机制的保证，仅仅只是一个档案管理软件是不足以能维护电子文件安全的。
4、信息化人才加强企业档案信息化人才培训与引进是使企业信息化能顺利开展，并实现可持续发展的重要基础。
《企业电子文件管理系统》在企业档案信息资源管理中作用的发挥是一个长期持续的过程，时间越长越能体现出规范化档案管理所创造的价值，如果只是讲求一次投入就期望它能产生出期望的效果，往往得不偿失。
而《企业电子文件管理系统》在管理中能量地持续释放离不开信息化人才。
信息化人才是能使用这个企业信息资源管理工具的能工巧匠，他们是实现企业信息资源增值的主体，也是将企业信息化推向新的高度的中坚力量。
三、系统框架1、电子文件管理流程企业电子文件管理流程必须依据电子文件管理的基本理论与方法，结合企业生产活动的过程及特点及企业电子文件的实际状况来科学设计，使之既不影响企业生产活动的正常进行，又能对企业电子文件实施科学的管理，并有利于电子文件信息资源的高度共享与科学开发。
企业电子文件管理流程如下图示。
2、系统结构企业信息化应用平台通常包括OA、ERP、PDM、CRM等管理信息系统，它们都会产生一些必须被管理的电子文件，其中很多都是必须归档的电子档案。
《企业电子文件管理系统》通过各系统按国家相关标准预留的系统接口与其衔接，将需要进行归档管理的电子文件纳入到它的管理范畴。
系统结构如下图示。
3、结构模式《企业电子文件管理系统》可采用C/S与B/S结构的混合模式，结合C/S 模式安全性好，对系统操作能力强，而B/S模式客户利用方便性的优点，合理构建系统各组成模块。
结构模式如下图示。
四、技术路线1、开发方法B/S模式部分完全采用J2EE方式构建。
J2EE使用多层的分布式应用模型，应用逻辑按功能划分为组件，各个应用组件根据它们所在的层分布在不同机器上。
这样使得系统易于改进和升级，可扩展性好。
它保留了企业已有的IT资源，可以使客户系统效率更高，并能方便在不同的异构环境中布署或移植。
C/S模式部分采用RAD的开发工具开发，采用螺旋型迭代开发方法，用系统原型与用户进行功能、界面、控制流程的沟通，使软件更贴近用户需求。
2、软件平台整个系统全部采用开源软件进行软件平台的搭建，使系统在安全性上有更好的保证，而且大大降低企业进行系统开发的投入。
服务器操作系统：RedHat7.0 Linux数据库：MySQL4.0WEB服务软件：Apache。