档案保管培训课件

任务一 了解档案保管内容与原则
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案保 管工作的含义与 地位。 2、明确档案保 管工作的内容以 及要求。
1、能够分析档案 保管工作在档案整 体工作中的地位； 2、能够根据档案 保管工作要求判断 具体做法是否规范.
案例导入
❖ 某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司 的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的 问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案 受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如： 档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房 ；在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发 生过丢失档案的事故。
❖ 档案存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在， 并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。但 是随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成 分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁 的过程中，比如：纸张老化、字迹退色模糊、档案虫害等 。这就需要对档案进行保管。
❖ 一、档案保管工作的含义
❖ 3．档案库房的类型
❖ 档案库房按其保管内容，一般分为：综合档案库房、专门 档案库房、图书资料库房等。
❖ （1）综合档案库房。是档案库房的主体部分，主要用于保 存建国前后各机关单位以及著名任务所形成的档案。
❖ （2）专门档案库房
❖ 主要是为了适用专门档案的特点以及管理上的特殊要求， 根据其制作材料特点而设立的档案库，如照片、缩微胶片 、录音、录象磁带等档案库；另外还有以专业特点为标准 设立的档案库房，如科技档案库、地图档案库、会计档案 库等。
任务训练
活 通过网络或实地调查了解档案保管工 动 作的含义及内容；
目 标 并能按照我国档案法规的相关规定对具
体档案保管行为进行判断。
活
动
根据情况灵活分组调查；
组
织
活动内容与要求
学生分组实地调查了解某单位档案室 或档案馆库房保管制度、档案保管的 要求、状态，然后各组指定代表介绍 他们的调查情况，并总结分析我国档 案保管工作的实际现状。
❖ 1．档案装具的种类
❖ 常用的档案装具包括档案橱、档案柜、档案密集架和档案 资料架等。另外有为保存特殊载体的档案装具：如防磁橱 、底图柜和照片档案橱等。具体用何种装具可根据具体实 际情况而定。
❖ 2．档案装具的排放和编号 ❖ 档案装具的排放应注意以下几点： ❖ （1）在同一库房内橱具应整齐划一。 ❖ （2）有窗库房橱具的排放，应与窗户垂直排放，以免阳光直射
.
案例导入
❖ 丢失单位三年度的文书档案 ❖ 1997年，云和县某机关新办公楼正式落成，3月份开始，该机关陆续从
原办公楼搬迁到新办公楼内，而档案却在老办公楼内没有搬运。随后 原档案员沈某调离原工作岗位，办公室负责人及新档案员叶某也刚到 位。1997年9月，办公室一行数人及原档案员沈某到老办公楼搬运档案 时，由于档案及有关装具数量过多，局机关一辆小型工具车装运不下 ，故雇了几辆人力三轮车帮助装运，但未派工作人员押车。档案运到 新办公楼后，原档案员沈某也未对档案及时进行清点。1997年10月， 新档案员叶某拿到档案室钥匙后，未与沈某办理档案移交手续，也未 对库存档案进行清点及清理。直到1998年5月档案员叶某在查阅利用档 案时，才发现有3个年度档案遗失，此时才引起高度重视。
❖ 这是一起严重的档案违法案件。一个单位丢失三个年度的全部文书档 案，这是少有发生的。虽然该机关在事后积极采取补救措施，但其后 果和造成的社会影响还是十分严重的，教训是十分深刻的。究其原因 除了工作人员档案意识淡薄外，新旧档案员交接过程中没有认真清点 ，也没有办理移交手续。反映他们在档案保管方面的疏忽与不足。
❖ （3）图书资料库
❖ 专门保存与档案有关的图书、资料的库房。图书资料的保 管条件可以割据馆（室）的财力状况而定，有条件的可以 设置图书资料库以保存各种资料；较差的可以适当降低条 件。一般的，档案库为楼房的，图书资料库一般设在底层 或顶层。
❖ 4．档案库房的编号
❖ 为了方便管理，应将每个库房统一编号。编号有两种做法 ：一是把所有的库房统一编顺序号；二是根据库房方位和 特征进行编号，如“西二楼”“北三楼”等。
❖ 另外，同一库房内每个房间也要编号。楼房应自上而下编 号；每层应从入口开始，从左到右编房间号。
❖ （二）档案装具
❖ 档案装具（archival container），档案馆（室）存放并 保护档案的装置或容器，它是档案馆（室）必须具备的基 本的物质条件。主要有封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱 式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。无论 何种装具，都必须对档案无损害作用，并且制作经济，使 用便利。
❖ 2．档案保管工作是开展档案工作的必要条件。科学地保管 好档案，可以为档案整理、鉴定、编研和利用工作提供物 质条件，是其他环节顺利进行的前提。如果档案保管地杂 乱无序、门类混乱，其他环节的工作就无法开展。
❖ 3．档案保管工作是延长档案寿命的必要手段。保管工作做 得好坏，措施的当与否，直接影响到档案的寿命。最大限 度地延长档案寿命是档案保管工作的根本任务之一。
任务二 档案库房及装具管理
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案库房的的 具体建筑及选址要求； 2、明确保管档案装具 的种类及选用； 3、掌握档案常规保管 工作内容：库房的日 常管理及库房及档案 流动过程中的档案保 管。
1、能够设计档案 库房选址及装具排 列与编号方案； 2、能够根据档案 保管的具体要求进 行档案日常保管训 练。
❖ （3）配备温湿度临测仪器和控制调节设备，有效 及时地调节温湿度。新修库房应在6—12个月以后 才能装进档案。
❖ （二）防光、防尘、防微生物等技能 ❖ 自然光、灯光、灰尘、微生物对档案实体的损害
较大，因此，库房内档案要根据不同门类和载体 ，区分不同价值，科学地系统地保管，严格按照 “八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案 保管条件。添置必要的设施设备，并在档案柜内 要存放防虫、防霉药品，定期更换。
项目五 档案保管
学习目标
知识要求
通过本项目单元的学习， 掌握档案保管物质条件、 库房日常管理方法，明 确档案保管工作的基本 技能：温度与湿度的控 制与调节、防光、防尘 放微生物等技能以及库 房的日常管理能力，以 适用将来的档案保管工 作。
能力要求
通过本项目单元的学 习，能够按照档案保 管方法和技巧，进行 档案日常保管工作。
【理论支撑】
❖ 档案保管，是档案管理中的一项重要内容，档案馆（室） 对档案进行系统存放和安全保护的工作。档案保管工作， 就是指档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动，是 通过档案库房建设，采取各种防治措施，维护档案实体及 信息的完整与安全，保持档案良好的存放秩序。档案保管 工作是档案整体工作的基础，直接关系到档案寿命。
❖ 具体内容包括以下几个方面：
❖ 1．凭借柜具或库房对档案实施的日常管理；如：档案库房 的使用与安排，档案及柜具的有序化摆放和档案检索、提 供利用等环节密切相关的档案移出、收进等。
❖ 2．预防工作。对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素 采取必要的措施，防止档案的损坏、延长档案的寿命，维 护档案的安全。档案保管场所的管理Hale Waihona Puke Baidu做到八防：防火、 防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
任务训练
活 通过网络或实地调查了解档案保管工 动 作的含义及内容；
目 标 并能按照我国档案法规的相关规定对具
体档案保管行为进行判断。
活
动
根据情况灵活分组调查；
组
织
活动内容与要求
学生分组实地调查了解某单位档案室 或档案馆库房保管制度、档案保管的 要求、状态，然后各组指定代表介绍 他们的调查情况，并总结分析我国档 案保管工作的实际现状。
，便于通风。
❖ （3）档案橱具一般不能紧靠库房墙壁排列。 ❖ （4）档案橱具的排列距离要适宜，便于档案的搬运和存取。 ❖ 橱具的编号，一般以库房为单位编流水号，自门口起从左到右，
自上而下，依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号）， 采用阿拉伯数字。
❖ （三）档案包装材料
❖ 目前，我国档案 的包装材料为卷皮、卷盒和包装纸
❖ 1．档案馆库房的建设
❖ 注意事项：
❖ （1）原理存放易燃、易爆物的场所，不要靠近有污染、腐 蚀性气体的企业单位，并避免架空高压输电线穿过。
❖ （2）楼层安排方面，应尽量避免“顶天立地”，即尽量不 用底层和最高层。最高层因为受阳光辐射的影响比较大， 而且存在屋顶漏雨的可能。最底层安全问题难以保证，而 且湿度大，不利于档案的保管。
❖ 上述案例说明档案保管工作的重要性：文件归档进入档案部门以后， 一方面因利用的需要经常被调出借阅；另一方面周围的环境对档案物 质安全也会产生一定的影响。这就要求档案部门做好档案的有序和安 全的保管工作。档案保管工作不仅需要一定的物质条件，更需要建立 健全管理制度，完善手续，加强日常管理和 监测，这样才能为档案营 造一个良好的保管环境。
❖ 3．在档案流动过程中的各个环节对档案采取安全防护的措 施以及为防止档案的自然和人为的损害而采取的各种专门 技术措施，如复制、修补等。
❖ 二、档案保管工作的意义
❖ 1．档案保管工作是开展档案工作的重要基础。档案工作的 前提和基本物质基础是档案，离开档案谈档案工作就失去 意义。如果档案保管工作做不好，就会直接危及档案的安 全，就可能给党和国家造成严重损失，就会直接影响整个 档案事业的发展。
❖ （3）建筑所在地要交通便利，而且城市公共设施完备，便 于为利用者服务。
❖ （4）档案库房必须于档案人员的办公室和生活间分设，并 注意密闭性；电源要能单独控制，使其尽量达到防盗、防 火、防光、防尘等要求。
❖ 2．档案室库房的设置
❖ 档案室库房一般设在机关办公楼内，不过，也要与其他的 办公室区别。对于新建的办公用房，档案室应进行必要的 挑选，加强防潮、防盗、防火、防光、防尘。
等，要求要符合国家有关规定，利于档案永久、长期保存 。
❖ 二、档案保管实务
❖ （一）温湿度控制与调节
❖ 防潮、防高温，控制和调节温湿度，对档案的保护起到非 常重要的作用。温湿度对于档案的保存影响较大，温度过 高，容易使纸质变干燥；温度过低容易使纸质变脆；湿度 过高，容易使纸质变软、字迹模糊易发霉，这些都不利于 纸张的保存。一般纸质档案适宜的保管温度为14—20℃（ ±2℃）。相对湿度为50—65%（±5%），即一昼夜允许变 化范围温度为2度左右，湿度为5%；因为一般微生物繁殖所 需温度为20℃以上。湿度要大于60%，纸张的含水量要在7% 左右。每天定时做好温湿度测量记录，注意温湿度的调节 和资料的积累，以便分析其特点和规律，制定科学的管理 计划。
【理论支撑】
❖ 一、档案保管的物质条件 ❖ 档案保管工作必须有一定的物质条件，如：档案库房、档
案装具和档案的包装材料。 ❖ （一）档案库房 ❖ 档案库房（archival repository），档案馆（室）为存储
和保护档案而设计建造的建筑物。库房地址的选择，以及 防热、防潮（防水）、防火、防盗等方面均有一定的要求 ，不少国家制定有专门的设计规范。档案库房是保存档案 的重要的基地，是档案保管的最基本的物质条件。库房管 理的档案保管工作的主要内容，只有做好库房管理工作， 才能切实保证档案的安全，为整个档案工作的发展创造必 要的条件。
❖ 三、档案保管工作的任务 ❖ 基本任务如下： ❖ 1．防治档案的损坏。 ❖ 2．延长档案的寿命。 ❖ 总之，档案保管工作应该做到四不： ❖ 不散（不使档案分散） ❖ 不乱（不使档案互相混乱） ❖ 不丢（档案不丢失不泄密） ❖ 不坏（不使档案遭到损坏）。
❖ 四、档案保管工作的原则和要求 ❖ （一）以防为主，防治结合 ❖ （二）加强重点，兼顾一般 ❖ （三）相互协调，密切配合 ❖ （四）立足长远，保证当前
日期
1 2 3 4 5 …… 31
库房温湿度记录 月
温度 （℃）
湿度 （%）
采取措施
❖ 控制和调节档案库房的温湿度一般从以下三方面 着手：
❖ （1）做好案柜（架）的间隔距离和案柜（架）与 窗户及地面的间距，保持通风状态。
❖ （2）合理安排库房门窗数量和过渡间、密闭窗户 等措施，防止和控制库外的高温、高湿的影响。