电子档案管理基本术语(DAT 58—2014)
从电子文件到电子档案
从电子文件到电子档案-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。
（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。
电子档案由内容、结构和背景组成。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。
3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。
4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。
5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。
6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。
7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
《录音录像档案管理规范》(DAT 78—2019)的内容及相关问题探讨
（栏目编辑：苗盛林）国家档案局在2019年12月16日发布了《录音录像档案管理规范》(DA/T 78—2019)（以下简称“规范”）这一行业推荐标准。
规范与之前国家档案局发布的《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）和《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）等三个行业推荐标准，为我国录音录像档案的管理实践，提供了切实可行的作业标准指南。
本文着重介绍规范的主要内容，并对其中存在的一些问题进行理论探讨。
文中不当之处，希望同仁斧正。
一、规范的制定和实施意义2017年，规范被列入国家档案局档案行业标准制订计划，并由国家档案局档案馆(室)业务指导司和江西省档案馆负责标准的起草工作。
通过刘芸、丁德胜、方维华、谭向文、毛海帆、傅培超、王其武、李鹏达等同仁的共同努力，在文献研究和实地调研的基础上，提出了规范的征求意见稿。
在公开征求意见后，经过同行专家评审，完成了该标准的制订工作。
2019年12月16日，国家档案局在《关于发布〈纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR ）工作规范〉等9项行业标准的通知》中，发布了该标准，将于2020年5月1日起正式实施。
规范的发布和实施意义在于：第一，进一步完善了我国录音录像档案的管理规范体系。
规范与《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）和《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）等两个行业推荐标准相互配合，可以为我国档案馆和档案室等档案管理机构提供管理录音录像档案的良好指南。
第二，规范细化了《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）对录音录像电子文件和电子档案的管理要求，使GB/T 18894的实施得到了更为有力的支持。
第三，规范的制定和实施，使我国档案管理标准化体系的建设得到了进一步完善。
二、规范的主要内容从结构上看，规范包括7章51个条目（其中二级条目22个，三级条目29个），以及4个资料性附录。
档案专业常用术语汇总
档案专业常用术语汇总1．档案学概论：Introduction to Archival Science；2．档案管理学：Management of Archives3．机关档案管理：Agency Records Management/Management of Agency Records 4．专门档案管理：Management of Specialized Archives5．外国档案事业史：History of Foreign Archives and Foreign Archives Professions 6．档案文献编纂学：Compilation of Archival Documents7．中国档案事业史：History of Chinese Archives and Chinese Archives Professions 8．中国政治制度史：History of Political Systems in China9．档案文献复制技术：Archives Materials Duplication Techniques10．机械制图：Mechanical Drawing11．企业档案管理：Business Archives Management12．档案计算机管理：Computer Management of Archives13．文书学：Document Administration14．科技档案管理学：Scientific and Technical Archives Management15．公文写作与处理：Document Writing and Processing16．专业英语：Special English in Archives17．秘书学：Secretary Science18．档案现代化管理：Modernization of Archives Management19．电子文件管理：Management of Electronic Records20．档案：archives21．档案价值 archival value22．档案工作 archives work23．档案管理 archives management24．档案学 archival science25．公共档案 public archives26．私人档案 private archives27．文书档案 administrative archives28．科学技术档案 scientific and technical archives29．专业档案 specialized archives30．音像档案 audio-visual archives31．文件 record; document32．电子文件 electronic record33．原件 original document34．复制件 copy; duplicated document35．文稿 draft; manuscript36．文本 text; version37．正文 official text38．副本 copy; duplicate39．手稿 manuscripts40．文种 record type41．档案行政管理部门 archival administrative department42．档案室 record office43．档案馆 archives44．综合档案馆 comprehensive archives45．专业档案馆 specialized archives46．部门档案馆 departmental archives47．企业档案馆 business archives48．事业单位档案馆 institutional archives49．档案资料目录中心 archival descriptive information centre 50．文件中心 records centre51．收集 acquisition; collection52．归档 filing53．移交 transfer54．接收 accession55．征集 acquisition56．寄存 deposit57．捐赠 donation58．交换 exchange59．馆藏 holdings60．散存档案 estray archives61．散失档案 removed archives62．鉴定 appraisal63．保管期限 retention period64．保管期限表 records retention schedule65．销毁 destruction66．销毁清册 destruction list67．整理 archival arrangement68．来源原则 principle of provenance69．档案实体分类 physical archives classification70．立档单位 fonds constituting unit71．全宗 fonds72．联合全宗 combined fonds73．汇集全宗 collected fonds74．全宗群 fonds complex75．案卷 file76．立卷 filing77．卷内备考表 file note78．档号 archival code79．检索 retrieval80．编目 cataloguing；description81．档案信息分类 archival information classification82．条目 entry83．著录 description84．标引 indexing85．分类标引 classified indexing86．主题标引 subject indexing87．受控标引 controlled indexing88．自由标引 free indexing89．关键词 keyword90．主题词 descriptor91．档案主题词表 archives thesaurus92．检索工具 finding aid93．目录 catalogue94．案卷目录 folder list; file list95．卷内文件目录 inner file item list96．案卷文件目录 file-item list97．全引目录 file-item list98．分类目录 classified catalogue99．主题目录 subject catalogue100．专题目录 subject catalogue101．索引 index102．文号索引 record number index103．人名索引 name index104．地名索引 place name index105．档案馆指南 guide to an archives106．全宗指南 guide to an archival fonds 107．全宗介绍 introduction to an archival fonds 108．专题指南 guide to subject records109．专题介绍 introduction to subject records 110．利用 access and use111．开放 opening112．公布 publishing113．咨询服务 reference service114．档案证明 archival evidence115．档案展览 exhibition116．阅览室 reading room117．密级 security classification118．降密 downgrade119．解密 declassification120．编纂 compilation121．大事记 chronicle of events122．组织沿革 administrative history123．基础数字汇集 collection of essential data 124．专题概要 thematic summary125．档案出版物 archival publications126．保管 custody127．保护 conservation128．全宗卷 fonds descriptive file129．档案馆建筑 archives building130．档案库房 archival repository131．档案装具 archives container132．密集架 compact shelving133．载体 medium134．介质 medium135．耐久性 durability136．退变 deterioration137．修复 restoration138．加固 reinforcement139．修裱 mounting140．适宜性原则 principle of compatibility141．相似性原则 principle of similarity142．可逆性原则 principle of reversibility143．加湿 humidification144．去湿 dehumidification145．脱酸 deacidification146．去污 cleaning147．熏蒸 fumigation148．防灾规程 disaster plan149．复制 reprography150．档案缩微品 archival microform151．统计 statistics152．登记 registration153．统计指标 statistical target154．统计报表 statistical form155．统计分析 statistical analysis156．全宗卡片 fonds card157．全宗单 fonds management sheet158．归档电子文件：filing electronic records159．物理归档：physical filing160．逻辑归档：logical filing161．真实性：Authenticity162．完整性：Integrity163．有效性：Utility164．元数据：Metadata165．迁移：Migration166．电子文件生命周期：The Life Cycle of Electronic Record 167．概念阶段：concept stage168．形成阶段：creation stage169.维护阶段：maintenance stage170．业务流程重构：Business Process Reengineering171．数字档案馆：Digital Archives172．证据价值：evidential value173．情报价值：information value174．在线式归档：On-line Filing175．卸载式归档：Off-line Filing176．拥有：ownership177．查全率：recall ratio178．查准率：precision ratio179．设计和施工档案：design and construction records180．实地测量档案：field survey records181．机读档案：machine-readable archives182．光盘：videodisk183．电子文件管理系统：electronic records keeping system(ERKS)184．信息系统：information system(IS)185．文件管理系统：document management system(DMS)186．档案计算机辅助管理系统：archives computer aided management system(ACAMS) 187．计算机辅助设计：computer aided design(CAD)188．国际档案理事会：International Council on Archives189．尊重全宗原则：The principle of respect pourles fonds190．登记室原则：Principle of Registry191．《荷兰手册》（《档案整理与编目手册》）：Manual for the Arrangement and Description of Archives192．文件生命周期理论：Theory of Record s’ life Cycle193．中华人民共和国档案法：Archives Law of the People's Republic of China 194．中华人民共和国国家档案局：the State Archives Administration of China 195．国家档案与文件管理署：National Archives and Records Administration（NARA）196．国际文献联合会：International Federation for Documentation[网络释义]hash 1.散表 2.散列 3.无用数据 4.杂乱脉冲干扰 5.哈希 6.捣成糊状 7.杂乱信号 8.[俚]大麻 9.无用信息 Hash 1.杂乱脉冲干扰档案工作基本术语----一般概念（含英语）▲档案（archives）—国家机构机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读
《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读摘要：本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）的内容进行了解读，重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容，并对该标准提出了个人的修改意见。
关键词：电子文件归档电子档案管理规范Abstract：In this paper，the content of the national standard Specification on Electronic Documents Ar？chiving and Electronic Records Management is ex？plained. This paper focuses on the analysis of terms and definitions，the functional requirements for busi？ness system that form electronic documents，the ar？chiving of electronic documents ，the management of electronic records and？so？on. Moreover，this paper put forwards some personal opinions for the revision of this standard.Key words：Electronic documents；Archiving；Electronic records；Specification.2002年12月4日，??家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）（以下简称为2002年《规范》），并于2003年5月1日实施。
电子档案管理规范1
电子文件归档与管理规范（试行）一、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。
二、引用标准青岛市电子文件归档与管理规范；电子文件归档与电子档案管理办法GB/T 18894—2002三、术语本标准采用下列术语1、电子文件指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、归档电子文件具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。
3、真实性指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
4、完整性指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。
5、有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
6、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
7、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
8、元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
四、管理体制和职责1、文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。
2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。
3、归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
档案部门要确保电子文件能有效机读。
4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。
五、电子文件的收集1、收集范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件、相关人员信息的更正或调整及相关软件均属收集范围。
电子档案管理背景信息
电子档案管理背景信息（来源于鹿城档案地方志网）一、电子档案管理背景信息1．社会信息化浪潮中大量电子文件产生办公自动化：电子公文、上报信息计算机辅助设计（CAD）：电子图纸互联网上信息传递：电子邮件电子商务：电子协议合同、电子货币——电子文件要不要管？怎么时候管？怎么管？2．电子文件管理是摆在档案工作者面前的现实问题▲电子文件管理是新世纪对档案工作者的要求省人大、政协会议上有关档案提案办公自动化迅速发展的需要（顺德市政府要求档案馆接收电子文件）快捷、方便的利用需求（社会上查档利用者的呼吁）▲相关行业、部门的电子化进展图书馆：数字化图书馆──不受时空限制，利用互联网有组织的大规模的知识中心。
科技情报所：国际性的科技情报数据信息库各单位的信息中心：现行文件、资料信息库▲电子文件管理是档案事业本身求创新、求发展的需要管理方法的发展：文件整理原则——不组卷，按件保管集中保管原则——逻辑归档、物理归档（档案室）开放、保密原则——虚拟用户、虚拟档案服务工作的发展网上服务、自动服务人员素质的提高▲基本对策《全国档案工作“十五”规划》把电子文件管理作为档案信息化建设重点，组织研究，开展试点，制订标准，加强管理。
档案信息化建设，已列入我省《“十五”国民经济和社会信息化专项规划》，与“浙江电子政务”、“社会公共服务领域信息化”等协调、有序发展。
二、电子文件、电子档案基本特征1．基本概念▲电子文件——以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。
文件——国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
电子文件——能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
▲电子档案——具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
2．基本特征⑴电子文件的数字化信息形态⑵电子文件对设备及标准的依赖性⑶电子文件载体的非直读性⑷电子文件信息与载体的可分离性⑸电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性⑹电子文件信息共享性及不安全性⑺电子文件的易修改性⑻电子文件逻辑归档的可能性▲电子文件的好处：接收方便，归档及时齐全；存储空间小，可统一管理；共享性，利用快捷；减轻档案员手工劳动，效率提高；▲需要解决的问题：理论基础问题管理标准规范（名词术语、归档方法、保管期限表…）技术保障（原始凭证技术、归档管理技术、远程利用技术、科学保管技术…）人员队伍建设▲如何保证电子文件、电子档案的原始性、真实性①鉴定标准：以信息内容的原始性、真实性为鉴定标准②技术保障：网络安全技术、加密技术、签名技术、防火墙技术、身份验证技术等③建立并执行严格的管理制度：电子文件全过程管理、电子文件制作制度④建立电子文件管理记录系统：电子文件生命周期表、实时跟踪记录三、档案部门在电子文件管理的进展情况1．国际研究新动态国际档案理事会93年开始着手研究电子文件的管理。
DAT 1-1992 档案工作基本术语
档案工作基本术语本标准规定了档案工作基本术语及其定义。
适用于档案工作•文书匸作及有关领域。
本标准在制定过程中参考了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《关印发〈全国档案馆设置原则和布局方案〉的通知》（国档发〔1992〕3号）、GB4894《情报与文献工作诃基本术语》、GB3860&文献主题标引规则》、GB./T3792・5《档案著录规则沢GB23143《悄报与文献作词汇传统文献》以及国内外一些档案术语词典等文献，一般概念-1档案archives国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。
-2档案价值archival value档案对社会的有用性。
-档案工作archival work管理档案和档案事业的活动。
.4档案学archivistics研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作发展规律与方法的科学。
-5档案管理archive management档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动°6档案行政管理部门archival administration department各级政府管理档案爭业的职能机构。
1.1档案室records office国家机构、社会组织内部设置的集中管理本单位档案的组织形式的统称。
-8档案馆archives集中管理档案的文化爭业机构。
.&1国家档案馆national archives各级档案行政部门管理的或与有关主管部门共同管理的档案馆。
1-8-2综合档案馆general archives按照行政区划或历史时期设置的、收藏和管理规定范围内多种门类档案的国家档案馆。
1・8・3专门档案馆special archives按照国家规定收藏和管理指定范围的专门档案的国家档案馆。
1-8-4部门档案馆department archives专业主管部门按照国家规定设置的收藏管理本部门档案的档案馆。
1-8.5企业档案馆business archives企业按照国家规定收藏和管理本企业档案的档案馆"1.&6事业单位档案馆institution archives事业单位按照国家规定收藏和管理本事业单位档案的档案馆.2档案收藏2-1收集acquisition and collection档案馆、档案室接收及征集档案和冇关文献的活动。
企业档案工作规范(DAT42-2022)
企业档案工作规范(DAT42-2022)中华人民共和国档案行业标准DA／T42—2022企业档案工作规范(国家档案局2022年11月2日发布，2022年1月1日实施)1范围本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。
本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。
2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T9705文书档案案卷格式GB／T11821照片档案管理规范GB／T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB／T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB／T18894电子文件归档与管理规范DA／T1档案工作基本术语DA／T12全宗卷规范DA／T13档号编制规则DA／T15磁性载体档案管理与保护规范DA／T22归档文件整理规则DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T32公务电子邮件归档与管理规则DA/T43缩微胶片档案数字化技术规范JGJ25档案馆建筑设计规范ISO15489.1信息与文献一文件管理：通则IS015489.2信息与文献一文件管理：指南3术语和定义DA／T1—2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1企业档案buinerecord企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。
3.2电子档案electronicrecord具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。
3.4档案信息化archivalinformationization运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。
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ICS 01.140.20A 14备案号：48938-2015DA电子档案管理基本术语General terminology for electronic records management国家档案局 发布DA/T 58—2014目次前言 (II)引言 (III)1 范围 (1)2 一般概念 (1)3 电子档案的收集与整理 (4)4 电子档案的鉴定与处置 (5)5 电子档案的保存与利用 (7)6 电子档案的安全 (8)参考文献 (11)汉语拼音索引 (12)英文对应词索引 (15)III 本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、中国人民解放军档案馆本标准主要起草人：马淑桂、聂曼影、杜梅、魏伶俐、张淑霞、孙瑾、冯文杰、晏杰、刘艳莉、王熹DA/T 58—2014引言随着信息技术的迅猛发展，电子文件大量产生，电子档案管理实践不断推进，与之相关的新概念大量涌现并广泛使用。
规范称谓，准确定义，统一表达这些新概念，维护电子档案管理领域术语的一致性和逻辑上的完整性，有助于厘清档案学科框架，促进电子档案管理领域学术的正常交流，规范电子档案的科学管理，推动档案事业的长远发展。
本标准的条目按电子档案的管理流程编排。
每个条目均由条目编号、汉语术语、英语对应词和定义等部分组成。
优先术语采用黑体，定义或注释内出现的在标准其他处定义过的优先术语也采用黑体，且其后跟随相应的条目编号（加圆括号），定义中的注释或补充说明亦加圆括号“（）”。
IIIDA/T 58—2014电子档案管理基本术语1 范围本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。
本标准适用于档案工作及相关领域。
2 一般概念2.1电子文件 electronic document；electronic record国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输（3.14）和存储（5.3）的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）组成。
2.2电子档案 electronic record；archival electronic record具有凭证、查考和保存（5.1）价值并归档（3.5）保存（5.1）的电子文件（2.1）。
2.3业务系统 business system形成或管理机构活动数据的计算机系统。
示例：电子商务系统、财务系统、人力资源系统等促进机构事务处理的应用系统。
2.4电子文件管理系统 electronic document management system用于形成、处理和维护电子文件（2.1）的计算机信息系统。
参见：电子档案管理系统（2.5）。
注：电子文件管理系统是业务系统（2.3）的一个子系统。
2.5电子档案管理系统 electronic records management system对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）进行捕获（3.1）、维护、利用（5.13）和处置（4.9）的计算机信息系统。
参见：电子文件管理系统（2.4）。
注：电子档案管理系统通常用于电子档案（2.2）形成单位，更注重对电子档案（2.2）的管理。
系统通过维护元数据（2.16）及电子档案（2.2）之间的联系，支持电子档案（2.2）作为证据的价值。
2.6数字档案馆 digital archives1运用现代信息技术对电子档案（2.2）及其他数字资源进行采集、存储（5.3）、管理，并通过各种网络平台提供利用（5.13）的档案信息集成管理体系。
2.7开放档案信息系统 open archival information system一个由人和计算机系统组成的有机体，承担保存（5.1）信息并将其提供给指定用户的责任。
注：开放档案信息系统旨在为信息系统建立一个参考模型，以维护信息系统中数字信息的长期保存（5.1）和可存取。
“开放”一词表明与其相关的建议和标准是以开放形式产生的，并不表示对开放档案信息系统的访问不受限制。
2.8信息包information package由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。
注：保存描述信息有助于保存（5.1）和查找内容信息。
2.9提交信息包 submission information package由信息生产者交给开放档案信息系统（2.7）的信息包（2.8），用于构建一个或多个存档信息包（2.10）。
参见：发布信息包（2.11）。
2.10存档信息包 archival information package保存在开放档案信息系统（2.7）中的包含内容信息和相关的保存描述信息的信息包（2.8）。
参见：提交信息包（2.9），发布信息包（2.11）。
2.11发布信息包 dissemination information package开放档案信息系统（2.7）根据用户的需求完成数据的抽取、封装（3.12）并发送给用户的信息包（2.8），抽取的内容来自于一个或多个存档信息包（2.10）。
参见：提交信息包（2.9）。
2.12打包信息 packaging information用于绑定和识别一个信息包（2.8）构成的信息。
2.13内容 content以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案（2.2）的主题信息。
2.14结构 structure电子档案（2.2）的内容（2.13）组织和存储（5.3）方式。
包括逻辑结构（2.14.1）和物理结构（2.14.2）。
2.14.12DA/T 58—2014 逻辑结构 logical structure电子档案（2.2）内容（2.13）各信息单元之间关系的描述。
示例：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。
2.14.2物理结构 physical structure电子档案（2.2）在存储（5.3）设备或载体中的存储（5.3）位置和文件格式（2.22）。
2.15背景 context电子档案（2.2）形成、传输（3.14）、使用和维护的框架。
注：背景包括行政背景、来源背景、业务流程背景以及技术背景等。
2.16元数据 metadata描述电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）、背景（2.15）及其整个管理过程的数据。
注：改写GB/T 26162.1-2010，3.12。
2.17真实性 authenticity电子档案（2.2）的内容（2.13）、逻辑结构（2.14.1）和背景（2.15）与形成时的原始状况相一致的性质。
注：具有真实性的电子档案（2.2）由特定机构使用安全可靠的系统软件形成，没有发生被非法篡改或者误用过的情况，能够证明其用意、生成者或发送者、生成或发送的时间与既定的相符。
2.18可靠性 reliability电子档案（2.2）的内容（2.13）完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
2.19完整性 integrity电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）和背景（2.15）信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
2.20可用性 usability电子档案（2.2）可以被检索（5.11）、呈现和理解的性质。
2.21全程管理 life-cycle management3对电子文件（2.1）形成、办理、归档（3.5）以及电子档案（2.2）维护、利用（5.13）和最终处置（4.9）（销毁（4.10）或永久保存（5.1））全过程进行的控制。
2.22文件格式 file format电子文件（2.1）在计算机等电子设备中组织和存储（5.3）的编码方式。
示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，图像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；图形格式DWG、DXF、IGS等；音频格式wav、mp3、mid等；视频格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。
2.23电子签名 electronic signature电子文件（2.1）中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。
3 电子档案的收集与整理3.1捕获 capture适时获取电子文件（2.1）及其元数据（2.16）的方法与过程。
注：改写DA/T 46-2009，3.10。
3.2登记 registration在电子文件（2.1）、电子档案（2.2）进入电子档案管理系统（2.5）、数字档案馆（2.6）时，给其一个唯一标识符的行为。
注：改写GB/T 26162.1-2010，3.18。
3.3分类 classification依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对电子档案（2.2）进行的系统标识和整理。
注：改写GB/T 26162.1-2010，3.5。
3.4著录 description按标准形式对电子档案（2.2）的内容（2.13）、结构（2.14）、背景（2.15）及管理活动进行描述的过程。
3.5归档≈ archiving按照国家规定将具有保存(5.1)价值的电子文件(2.1)及其元数据(2.16)的保管权交给档案部门的过程。
43.6网络文件存档 web archiving将组织机构在处理业务活动过程中，通过网络形成的、具有原始记录性的内容文件和管理文件转化为电子档案（2.2）的过程。
示例：网络内容文件有网页、后台数据库文件等；管理文件有网站设计文件、程序文件、网站日志等。
3.7移交 transfer按照国家规定将电子档案（2.2）的保管权交给档案馆的过程。
3.8接收 accession档案馆、档案室按照国家规定收存电子档案（2.2）的过程。
3.9关联 association通过管理系统，将元数据（2.16）及其对应的管理对象建立稳定关系的过程。
3.10挂接 link用电子档案（2.2）在计算机中的名称作为指针在数据库中将电子档案（2.2）与其元数据（2.16）联系起来的过程。
3.11嵌入 embed将元数据（2.16）内嵌于电子档案（2.2）的过程。
3.12封装 encapsulation将电子档案（2.2）及其元数据（2.16）作为一个整体按指定结构打包的过程。
3.13聚合 aggregation按一定逻辑关系将若干电子档案（2.2）建立有机联系的过程。
3.14传输 transmission通过网络或可交换的计算机载体传递电子档案（2.2）的过程。
4 电子档案的鉴定与处置4.1鉴定 appraisal对电子文件（2.1）、电子档案（2.2）的内容（2.13）和技术状况进行评估的过程，确认其真实性（2.17）、完整性（2.19）、可用性（2.20）、安全性及其价值等，判断其是否属于归档（3.5）范围并确定其保管期限（4.7）。