档案人员岗位证培训课堂笔记-4-电子文件管理笔记
《档案人员岗位培训教程》读书笔记思维导图
01
一、文书档 案鉴定工作 的内容和意 义
02
二、文书档 案鉴定工作 的基本观点
03
三、文书档 案价值鉴定 的方法
04
四、文书档 案的保管期 限表
06
六、档案的 统计工作
05
五、文书档 案的销毁
第四章 科技档案管理
第一节 科技档 1
案的概念、特 点及种类
第二节 科技文 2
件的归档与整 理工作
3
一、档案行政 1
执法的概念与 特点
二、档案行政 2
执法的主体及 依据
3 三、档案行政
执法的形式与 内容
4
四、档案行政 执法一般程序
5
五、档案违法 行为
一、新时期对 档案工作人员
的影响
二、档案工作 人员的素质要 求
后记
感谢观看
读
书
笔
记
一、档案数字化的 基本要求
三、特殊载体档案 数字化
第九章 档案信息化建设
1
第一节 档案信 息化建设总论
第二节 档案信 2
息化标准体系 建设
3
第三节 档案网 站建设
4
第四节 数字档 案馆建设
5
第五节 档案信 息安全
一、档案信息 化概述
二、档案信息 化建设的主要 内容和任务
二、档案信息化标 准体系建设构架
05 第五章 专门档案
06
第六章 档案保管与保 护工作
目录
07 第七章 档案的利用与 编研工作
08 第八章 电子档案管理
09
第九章 档案信息化建 设
010 第十章 档案法制工作
011 后记
本书立足于档案工作实际，结合国家及湖北省颁布的档案法律、法规、规范，对公文管理、档案管理、档案 保护、档案编研、档案法规、档案信息化建设以及文书、科技、电子、声像、实物、会计、干部等类型档案的基 本整理方法分别作了专题性介绍。
档案人员岗位证培训-4-电子文件管理作业与答案
电子文件管理作业与答案一、单选题1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（B）。
”A、操作日志B、机读目录C、浏览软件D、驱动程序2、（D）是一个很好的文件格式转换工具，可用于在不同应用程序之间进行格式化文本文档的传送。
A、DOCB、PDFC、HTMLD、RTF3、（C）是指描述电子文件数据属性的数据。
A、背景信息B、属性信息C、元数据D、环境数据4、（D）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。
A、TIFFB、CEBC、PDFD、JPEG5、（A）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。
A、版式文件B、音频文件C、视频文件D、数据库文件6、（D）对实物档案与大幅面档案数字化具有明显优势。
A、平板扫描仪B、高速扫描仪C、零边距扫描仪D、数码相机7、（C）是扫描仪最主要的技术指标。
A、色深B、像素C、分辨率D、色彩位数8、《电子文件管理条例》归档电子文件的形成单位和档案保管部门应当对归档电子文件，集中拷贝至耐久性好的载体上，（B）保存。
A、一式两套B、一式三套C、一式四套D、一式五套9、（A）即可扩展标记语言，是当前处理结构化文档信息的有力工具。
A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 10、（A）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
A、逻辑归档B、物理归档C、在线归档D、离线归档11、（B）可以有效防止网络入侵。
A、逻辑隔离B、物理隔离C、加密D、加压12、（A）是解决电子文件管理的重要工具。
A、元数据B、著录数据C、背景信息D、结构信息13、对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。
原载体同时保留时间不少于（D）年。
A、1B、2C、3D、414、（B）指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
A、逻辑归档B、物理归档C、在线归档D、离线归档二、多选题1、电子文件利用效益分析应走（BC）的道路。
档案从业人员岗位培训复习资料.doc
档案从业人员岗位培训复习资料.doc档案人员岗位培训班复习资料1.档案的产生必须具备的基本条件是文字和记录文字的载体。
2.档案作为记载国家和社会政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动的历史记录,它是在社会实践中直接形成的。
3.档案工作是一项服务性的工作。
4.按照我国《档案法》和有关法规的规定，我国现存档案可分为已开放档案和未开放档案。
5．《中华人民共和国档案法》颁布于1987年，并于2016年修正。
6.《广东省档案条例》规定公民个人可以建立档案馆。
7.在法律法规的适用原则中，部门规章的效力低于地方政府规章。
8.携运档案复制件出境的单位可向国家档案局或者所在省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门提出书面申请。
9.使用单份文件整理方法时，报表、名册、刊物应每册（本）为一件。
10.受县级（含）以上人民政府表彰的先进单位、先进工作者的文件材料，保管期限是永久。
11.下级机关报送的年度或综合性工作计划、总结、统计材料，其保管期限为10年。
12.1995年国家档案局创办了世界上第一份档案专业报纸---《中国档案报》。
13.档案的本质属性是原始记录性。
14.文件办理完毕后能否转化为档案主要看它是不是有查考保存价值。
15.盛行于殷商末期及周代，铸刻于青铜器、石材上的书史记事的文件材料是金石档案。
16.简牍档案是以竹简和木牍为记录载体材料。
17.我国各级机关和企事业单位档案室是国家档案事业的基础。
18.《档案法》规定档案工作人员应当具备档案专业知识。
19.广东省人大常委会颁发的《广东省档案条例》是地方性法规。
20.依法行政的要求是有法可依，有法必依，执法必严，违法必究。
21.在文字未形成之前，我国劳动人民用来记事的方法主要有结绳、刻契、雕塑等。
22.以历史时期为标准，我国的档案可分为历史档案和现行档案。
23.我国随着科技的发展，从古到今出现了不同载体的档案，主要有甲骨档案、简牍档案、纸质和音像档案和电子档案。
电子文件归档与管理规范培训内容
要逐份登记《电子文件登记、检验表》和电子文件 说明标签，并将打印成电子表格，与电子文件一起 保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并 与相应的电子文件拷贝一起保存，在项目竣工验收征 载体编号 通讯地址 电话 硬件环境（主机、网络服务 器型号等） 设备环境特征 软件环境（型号、版本等） 数据库系统 文字处理工具浏览器压缩或解密软件 记录总数 记录结构（物理、逻辑） 总字节数 文件记录特征 记录字符图形、音频视频文 件格式 型 号： 数 量： 备份数： 电子文件的检验 检验项目 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说 明登记表、软件、说明 登记表、软件、说明资 料检验 填表人签名 单位领导审核意见： 制表审核 档案馆审核人签名 年 月 日 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 移交人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： 检验人员签字： □一件一盘 □一件多盘 □多件一盘 □多件多盘 是指电脑主机里面的CPU,内存,显卡等硬件的配置 联系人 载体类 型
(c)对通用软件产生的电子文件，应同时收集其 软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说 明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应 转换成通用型电子文件，如不能转换，应连同 专用软件一并收集。
电子文件档案管理培训
• 3．明确电子文件的法律效力
• 二、电子文件归档的组织管理 • 1．加强电子文件归档的组织领导 • 2．采取措施，保证电子文件归档的质量
• 三、电子文件的归档方式 逻辑归档 物理归档 • 四、电子文件的归档范围
• 五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年 • 六、电子文件的归档要求
第一节 电子文件管理工作的原则及要求
一、准确完整 二、高效易用 1 .及时 2 .简便 三、安全保障
第二节 电子文件的管理体制
• 一、电子文件管理体制的基本原则——集中统一
• 具体内容主要包括三个方面： • 1．国家电子文件及电子档案也应按规定分别由各
级、各类档案保管机构集中管理 • 2．全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级
档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。 • 3．对党政电子文件工作实行ห้องสมุดไป่ตู้一管理
二、机构内部电子文件的管理体制
• 1．机构内部电子文件管理的组织体制 • 2．机构内部电子文档管理的技术机制
三、电子文件管理有关法规及标准
•《中华人民共和国电子签名法》 •《国家标准：电子文件归档及管理规范 》 GB／T 18894—2002 •《电子公文归档管理暂行办法》 国家档 案局第6号令 •《公务电子邮件归档及管理规则》
电子文件档案管理培训
目录提纲
电子文件管理基础
第一讲 电子文件概述 第二讲 电子文件管理工作概述 第三讲 电子文件的积累、鉴定及归档
第一讲 电子文件概述
第一节、电子文件的产生及发展
• 一、历史的必然 • 二、电子文件的发
展历程
第二节 电子文件的概念
档案人员岗位证培训课堂笔记-1-档案工作概论笔记
《档案工作概论》第一章档案与档案事业第一节档案的概念一、档案的起源2个基本条件：1.文字（有影响的3个社会实践活动：结绳、刻契、图画和雕塑；最初文字的出现：象形符号类文字、甲骨文字（甲骨档案是中国现存最古老的国家档案，是现代意义的档案））2.记录文字的载体出现（甲骨档案中的甲骨是今天可见最早的档案载体）二、档案的词源:夏代“图籍”，有档案工作者；我国官方记录中有“档案”一词最早出现于明末清初；学者多引用杨宾（1650-1740）所著《柳边纪略》中对于档案的描述。
“档案”一词的使用不过300多年。
三、档案的定义及含义（一）档案的定义：档案定义一般包括三个要素:1档案的形成者——国家机关、社会组织、个人;2档案的作用——档案具有查考价值;3档案载体和形式的多样性。
（二）档案定义的基本分析:1.档案是历史记录2.档案直接形成于人类社会的实践活动3.档案是由文件材料转化而来的：使用或办理完毕；有保存价值；按照规定集中保存起来的文件4.档案的物质载体和记录形式是多种多样的:物质载体：甲骨、纸张、胶片、光盘等主要记录方式：手写、刀刻、摄影、录像、电子记录等信息的表达方式：文字、图表、声音、图像、电子数据等四、档案的属性(一)本质属性档案的基本含义中，最重要的是“档案是历史记录”，是指它的本质属性，即档案具有“原始记录性”。
由此派生出基本属性:1.原始性（强调的是档案的唯一性）2.真实性（强调档案形成过程的真实，真实反映历史，不论其内容是否符合客观规律）(二)档案的信息属性1信息性是档案一般属性2档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息(三)档案的文化属性档案是一种广义的文化现象，在历史上档案与文化是一脉相承的。
(四)档案的价值属性档案价值是指档案的实用性。
五、档案与相关事物的异同(一)档案与文件(二)档案与图书资料(三)档案与文物(四)档案与文献第二节档案的种类一、从档案的来源分类1、以历史时期为标准2、以档案产生的“原生地”和反映的内容为标准3、以来源于档案记录和形成的语种为标准4、以档案形成领域的公、私属性为标准二、从档案的载体分类1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案(简册档案)4、缣帛档案5、纸质档案6、胶片档案(声像档案)7、电子文件(电子档案)第三节档案的作用一、档案的基本作用1、档案的凭证作用(直接性)2、档案的参考作用(间接性)二、档案作用的具体表现1、档案是政治斗争的有力武器2、档案是经济建设的重要依据3、档案是科学研究的基础材料，是推动科学进步的有效阶梯4、档案是宣传教育的生动素材5、档案是管理社会事务的主要依据第四节档案事业概述一、我国档案事业的基本构成档案行政管理(包括管理机构局、处、科和法制等)、机关单位档案工作(档案室)、各级各类档案馆、档案专业教育、档案科学研究(档案现代化管理)、档案宣传与出版、档案学术理论研究(档案学会)、档案外事工作等八大方面。
“电子文件”听课笔记(2)
“电子文件”听课笔记（2）40、电子文件归档范围确定电子文件的归档范围时，应参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》41、双套归档制下纸质文件的归档范围我国规定在电子文件归档的同时，应归档相同的纸质文件，这就是”双套归档制”.42、对于法律凭证问题还未解决的电子文件、有密级的电子文件、在技术环境变迁下难以维护真实性的电子文件等，则必需实行双套归档制。
43、电子文件归档方式有两种：逻辑归档和物理归档44、逻辑归档在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
45、简述采用逻辑归档的机构一方面，档案部门能够掌握归档文件信息，归档文件的着录信息及存储地址应自动保留到档案部门的数据库中，以便利其他人员的查询；另一方面，文件生成部门仍然可便利地使用该文件，但不能修改和删除。
46、物理归档把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保留的载体上，向档案部门移交的过程。
47、物理归档的方式又可以区分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。
48、电子文件的归档时间分实时归档和按期归档两种。
49、一般来讲，逻辑归档尽可能实时进行，以免发生失控50、电子文件归档工作的要求（1）”前端控制”的思想在归档阶段应得到充分表现（2）电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步51、简述归档电子文件的质量要求（1）齐全完整（2）真实有效指文本文件应是最后定稿（3）格式规范我国规定归档电子文件的格式应为工业标准。
（4）一式两套物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件，其中一套封存，一套提供利用。
必要时还可以一式三套，其中两套封存，异地保管。
（5）经过整理整理完毕后，还应填写统一的《归档电子文件登记表》52、移交双方按照《归档电子文件登记表》清点归档材料，对归档文件进行全面的检查验收，在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后，双方在一式两份的《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交检验表》、《电子档案接收检验登记表》上签字盖章，各留一份，保留备查。
《电子文件归档与电子档案管理规范》笔记
需通过业务系统开展电⼦档案管理活动时，业务系统电⼦档案管理功能应参照GB/T 29194-2012、ISO 16175-2:2011等标准及5.2电⼦档案管理系统基本功能给出的要求执⾏《电⼦⽂件归档与电⼦档案管理规范》笔记规范性引⽤⽂件GB/T 11821-2002 照⽚档案整理规范GB/T 29194-2012 电⼦⽂件管理系统通⽤功能要求DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 22 归档⽂件整理规则DA/T 31 纸质档案数字化技术规范DA/T 47-2009 版式电⼦⽂件⻓期保存格式需求术语和定义电⼦⽂件：国家机构、社会组织或个⼈在履⾏其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电⼦设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电⼦⽂件由内容、结构、背景组成。
电⼦档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电⼦⽂件。
元数据：描述电⼦⽂件和电⼦档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
业务系统：形成或管理机构活动数据的计算机信息系统，包括：办公⾃动化系统、财务系统等。
电⼦档案管理系统：对电⼦档案进⾏采集、归档、编⽬、管理和处置的计算机信息系统。
采集：对电⼦⽂件、电⼦档案及其元数据进⾏收集和存储的⽅法与过程。
归档：将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电⼦⽂件及其元数据管理权限向档案部⻔提交的过程。
移交：按照国家规定将电⼦档案的保管权交给国家档案馆的过程。
登记：电⼦档案进⼊电⼦档案管理系统时赋予电⼦档案唯⼀标识符的⾏为。
转换：在维护真实性、完整性和可⽤性前提下，将电⼦档案从⼀种载体转换到另⼀种载体或从⼀种格式转换成另⼀种格式的过程。
迁移：在维护真实性、完整性和可⽤性的前提下，将电⼦档案从⼀个系统转移到另⼀个系统的过程。
业务系统向归档接⼝推送电⼦⽂件及其元数据，⽅式包括：webservice归档接⼝中间数据库归档接⼝归档电⼦⽂件及其元数据的规范存储结构电⼦档案管理系统基本功能要求电⼦⽂件归档格式电⼦⽂件以通⽤格式形成、收集并归档。
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电子文件管理笔记
电子文件管理这门门课程在内容上共分六章:
第一章计算机基础知识与技能要求
第一章为计算机基础知识与技能要求，简述档案工作者须知须会的计算机相关基础知识和应该熟练掌握的计算机操作技能。
这一章在课堂上不作详细讲述，主要由学员自学。
在第一章中，有以下几个问题需要重点加以说明。
一、软盘不应作为归档电子文件长期保存的载体。
二、分辨率DPI与PPI之间的差别
三、高速扫描仪与平板扫描仪的优缺点
四、要掌握不同像素数码相机产生的图片文件对应特定大小幅面的分辨率
五、各种打印机字迹的耐久性
第二章电子文件概述
电子文件的产生对传统档案管理理论带来了挑战，档案管理面临新的信息形态，需要运用新的管理对策，才能实施有效的管理。
第一节有关电子文件的基本概念
电子文件
归档电子文件
背景信息
元数据
第二节电子文件的主要生成方式
一、计算机系统生成
(一)办公系统
(二)各类业务信息系统
二、数字化加工设备生成
(一)扫描
(二)拍摄
(三)采集
第三节电子文件的特性
一、电子文件的非直读性和依赖性
二、电子文件信息的游动性和共享性
三、电子文件的易操作性
四、电子文件信息的复杂性
第四节电子文件的类型、格式及特点
根据档案管理的特点和要求，按其信息形式可简单的分为:文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据文件等几大类。
一、文本文件
(一)纯文本文件
(二)格式化文本文件
(三)网页文件
(四)文档格式标准
二、图像文件
●位图
●矢量图
数字图像文件按照图像色彩分为:彩色图像、灰度图像、黑白图像
常用的图像文件格式：JPEG、TIFF
三、版式文件
PDF、CEB
四、音频文件
MP3、WAV
五、视频文件
AVI、MPEG
第三章电子文件管理
电子文件信息记录方式与纸质文件发生根本性的变化，使文件档案信息从文字字迹变为二进制代码数字信息，从固着于载体的静态信息变为存储于载体但可游动的动态信息，随之带来的是管理方式的变革。
这种变革需要根据数字信息的
特性、数字信息存储管理的技术环境和机制等多方面实施有效的管理。
第一节电子文件管理目标
电子文件归档管理的目标与纸质文件是一样的，即都是向利用者提供真实、可信的档案的内容信息和凭证信息。
第二节电子文件管理原则
一、真实性原则
二、完整性原则
三、有效性原则
四、全程管理与前端控制原则
五、最优化原则
六、务实与注重效益原则
七、标准化原则
第三节电子文件元数据
一、电子文件元数据定义
二、元数据在电子文件管理中的作用
三、元数据类型与特性
四、元数据标准
第四节基于元数据的电子文件管理
一、元数据管理对策
二、元数据在电子文件信息管理中的应用
第四章电子文件归档
第一节电子文件归档范围与时间
电子文件形成单位应当根据国家有关规定，参照纸质文件归档的范围，制订电子文件归档范围和保管期限表。
电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第二节电子文件命名
在计算机系统中，生成新的电子文件必须给命名。
作为归档的电子文件命名应当遵循唯一、确切、规范、简明的规则，以便后期的各种处理操作。
第三节电子文件归档格式
《电子文件归档管理规范》规定保存的电子文件通用格式为: ●文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
●图像型电子文件以JPEG、TIFF 为通用格式。
●视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
●音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
第四节电子文件归档前整理
一、审核与鉴定
二、归档格式整理
三、计算机病毒查杀
第五节电子文件归档方式
电子文件归档需要制定许多管理与技术措施，以保证电子文件归档过程电子文件不失真，电子文件和元数据完整归档，
同时还应该考虑保证归档的电子文件长期有效可读。
电子文件归档方式有
“逻辑归档”
“物理归档”
第六节电子文件归档“双轨制”
《电子文件管理暂行办法》第七条规定:电子公文形成单位必须将具有水久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体同归档，并使两者建立互联。
第五章归档电子文件保管
电子文件保管子系统需要针对保管的特点和要求实施不同的技术措施，保证归档电子文件信息的安全性和长期有效可读。
第一节保证电子文件的安全性
电子文件保管子系统信息安全要按照国家《关于信息安全等级保护工作的实施意见》实施信息安全等级保护措施。
一、物理隔离技术措施
二、数据管理安全措施
第二节保证电子文件有效性
一、电子文件格式有效性
二、电子文件存储载体的有效性
第三节归档电子文件备份
一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
保存相应的机读目录和标识文件。
第四节归档电子文件销毁
一、鉴定
二、销毁
第六章电子文件利用
第一节归档电子文件的开发利用
电子文件的数字信息属性决定了电子文件利用具有纸质文件、档案无法比拟的优势。
第二节电子文件利用审核
文件形成单位需要对电子文件开放的范围、时间进行审核。
档案部门核实电子文件开放审核元数据值和审核者的权限，确定电子文件开放的范围、时间。
第三节电子文件利用格式
以文本文件格式提供利用
以图像文件格式提供利用
以版式文件格式提供利用
第四节电子文件利用方式
一、公众网络利用
二、局域网络利用
三、单机利用
第五节电子文件利用效益分析
电子文件利用效益分析需要应用科学的统计分析方法，根据电子文件利用效果管理目的要求，分析需要采集反馈信息数据项，建立反馈信息收集统计分析指标体系，构建电子文件信息利用效果分析模型。