电子文件管理基础
电子档案管理基础知识培训课件
电子档案具有可变性、可复制性 、可远程传输和共享等特性，同 时也存在易受损坏、易被篡改和 丢失的风险。
电子档案的分类
01
02
03
按来源分类
可分为办公自动化产生的 电子文件、数字化传统载 体档案、电子公务文件等 。
按内容分类
可分为文本文件、图像文 件、音频文件、视频文件 等。
按存储介质分类
可分为硬盘存储、光盘存 储、云存储等。
备份策略与恢复计划
备份策略
制定定期备份、增量备份和差异备份等策略，确保电子档案的安全性和完整性。
恢复计划
制定详细的恢复计划，包括备份数据的验证、恢复流程和应急措施等，以应对数据丢失或损坏的情况 。
存储安全与保密措施
数据加密
采用数据加密技术，对电子档案进行加密存储，确保数据的安全性和保密性。
访问控制
电子档案的优势与局限
优势
电子档案方便存储和检索，提高了档案利用的效率和便利性；同时，电子档案 易于远程传输和共享，方便了档案的传播和利用。
局限
电子档案存在易受损坏、易被篡改和丢失的风险，需要采取有效的保护措施； 同时，电子档案的元数据和背景信息容易丢失，影响档案的真实性和完整性。
02
电子档案的收集与整理
利用方式与权限管理
角色管理
根据不同角色设定权限， 确保电子档案的安全。
权限控制
对不同用户设定不同的访 问和操作权限，防止信息 泄露。
审计跟踪
对电子档案的访问和使用 进行跟踪，确保合规性。
开发价值与途径
提高效率
电子档案方便快捷，提高了工作效率。
降低成本
电子档案降低了存储和管理成本。
开发价值与途径
电子档案管理基础知识培训课件
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言电子文件管理是现代化办公环境中的重要工作内容，对于提高工作效率、保障信息安全具有重要意义。
本文旨在制定一套电子文件管理规范，以确保电子文件的有效管理和使用，提高工作效率，保护信息安全。
二、文件命名规范1. 文件命名应具有描述性，能够清晰表达文件内容，避免使用含糊不清的命名方式。
2. 文件命名应简洁明了，避免使用过长的文件名，同时尽量避免使用特殊字符和空格。
3. 文件命名应遵循统一的命名规则，以便于文件的查找和整理。
例如：年份-月份-部门-文件名，如2022-01-人力资源-员工培训计划。
三、文件存储规范1. 电子文件应存储在统一的文件服务器或者云存储平台，确保文件的集中管理和备份。
2. 文件存储应按照部门和项目进行分类，建立清晰的文件目录结构。
3. 文件存储时应注意权限设置，确保惟独授权人员能够访问和修改文件。
四、文件归档规范1. 对于再也不需要频繁访问的文件，应及时进行归档，以减少存储空间的占用。
2. 归档文件应按照一定的分类标准进行整理，建立归档目录，并做好索引和备份工作。
3. 归档文件应设定保留期限，根据法律法规和公司政策进行合理的保存和销毁。
五、文件传输规范1. 在进行文件传输时，应选择安全可靠的传输方式，如加密传输或者使用安全通信协议。
2. 传输文件时，应对文件进行压缩和加密处理，确保文件的完整性和机密性。
3. 传输文件时，应明确接收方和发送方的身份，确保文件发送到正确的目标。
六、文件备份规范1. 定期对重要的电子文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。
2. 备份文件应存储在不同的地点，以防止因灾害或者设备故障导致的数据丢失。
3. 备份文件应定期进行验证和恢复测试，确保备份文件的可用性和完整性。
七、文件权限管理规范1. 对于不同的电子文件，应根据文件的敏感程度和重要性设置不同的权限级别。
2. 文件权限应进行定期审核和调整，确保权限的合理性和安全性。
3. 文件权限管理应记录操作日志，以便追溯和审计文件的访问和修改记录。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言电子文件管理是现代化办公环境中必不可少的一项工作。
为了更好地保护和管理电子文件，确保文件的完整性、可访问性和安全性，制定本规范，以规范电子文件的创建、保存、归档和销毁等工作。
二、适合范围本规范适合于所有涉及电子文件管理的部门和人员。
三、定义1. 电子文件：指以电子方式创建、存储、传输和处理的文件。
2. 电子文件管理：指对电子文件进行分类、整理、存储、检索和销毁等操作的管理活动。
3. 文档管理系统：指用于管理电子文件的软件系统，包括文件的创建、存储、检索和归档等功能。
四、电子文件的创建1. 文件命名规范：文件名应具有描述性，能够清晰表达文件内容，避免使用含有特殊字符和空格的命名方式。
2. 文件格式规范：应优先选择通用的文件格式，如PDF、DOCX等，以确保文件的可读性和兼容性。
3. 文件版本管理：对于需要频繁修改的文件，应进行版本管理，以便追踪文件的修改历史和恢复旧版本。
五、电子文件的保存1. 存储设备选择：应选择稳定可靠的存储设备，如硬盘、网络存储等，并定期备份文件以防止数据丢失。
2. 存储位置规范：应将电子文件存储在指定的网络文件服务器或者文档管理系统中，不得将文件存储在个人电脑或者挪移存储设备中。
3. 存储目录结构：应建立清晰的目录结构，以便于文件的分类、检索和归档。
目录命名应简洁明了，避免过深的层次结构。
4. 文件备份策略：应定期进行文件备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防止因灾害等原因导致的数据丢失。
六、电子文件的归档1. 归档标准：根据文件的重要性和保管期限，制定归档标准，并将文件进行分类归档。
归档标准应符合相关法律法规和组织规定。
2. 归档审核：归档前应进行审核，确保文件符合归档标准，并记录归档审核的结果。
3. 归档存储：归档文件应按照归档标准存储，并记录文件的存储位置和归档时间。
七、电子文件的检索1. 检索方式：应提供多种检索方式，如文件名、文件类型、关键词等，以方便用户快速找到所需文件。
电子文件管理规范
电子文件管理规范引言概述：电子文件管理规范是指在信息化时代，为了更好地管理和利用电子文件，确保文件的安全、完整和可追溯性，制定的一系列规范和措施。
本文将从四个方面详细阐述电子文件管理规范的重要性和具体内容。
一、电子文件的分类和命名规范1.1 文件分类：根据文件的性质和用途，将电子文件进行分类，如行政文件、技术文件、财务文件等。
1.2 文件命名规范：为了方便查找和识别，电子文件应采用清晰、简明的命名规范，包括文件名、日期、版本号等要素。
1.3 文件存储结构：建立合理的文件存储结构，按照一定的层次和分类方式组织文件，方便日后的管理和检索。
二、电子文件的存储和备份规范2.1 存储设备选择：选择适合企业需求的存储设备，如服务器、硬盘阵列等，并确保存储设备的稳定性和可靠性。
2.2 存储空间管理：对存储空间进行合理分配和管理，包括定期清理无用文件、压缩文件等措施，以节约存储资源。
2.3 文件备份策略：制定合理的文件备份策略，包括定期备份、增量备份、异地备份等，以保证文件的安全性和可恢复性。
三、电子文件的访问和权限控制规范3.1 访问控制策略：制定明确的访问控制策略，包括权限设置、用户身份验证等，确保惟独授权人员可以访问相关文件。
3.2 文件审计和监控：建立文件审计和监控机制，记录文件的访问和修改情况，及时发现和处理异常行为。
3.3 文件传输安全：对于涉及敏感信息的文件，采取加密、传输协议等安全措施，防止文件在传输过程中被篡改或者泄露。
四、电子文件的归档和销毁规范4.1 文件归档策略：根据文件的保管期限和重要性，制定文件归档策略，将再也不需要频繁访问的文件进行归档，以节约存储空间。
4.2 归档管理措施：建立归档管理制度，包括归档文件的索引和标识、归档文件的存储和保管等，确保归档文件的完整性和可追溯性。
4.3 文件销毁程序：制定文件销毁程序，包括销毁的方式、时间和责任人等，确保文件在再也不需要时能够安全地销毁，防止信息泄漏。
电子文件管理规范
电子文件管理规范引言概述：随着信息技术的迅猛发展，电子文件在各个领域中扮演着越来越重要的角色。
然而，电子文件管理的规范性问题也逐渐凸显出来。
为了确保电子文件能够被正确管理和利用，制定电子文件管理规范显得尤为重要。
一、文件命名规范1.1 文件命名清晰明了：文件命名应当简洁明了，能够准确表达文件内容，避免使用过长或含糊不清的文件名。
1.2 避免特殊字符：文件名中应避免使用特殊字符和空格，以免造成系统识别错误。
1.3 统一命名规范：建立统一的文件命名规范，确保所有文件都按照规范进行命名，方便查找和管理。
二、文件存储规范2.1 分类存储：根据文件内容和用途进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。
2.2 定期备份：定期对电子文件进行备份，确保文件的安全性和完整性，避免文件丢失或损坏。
2.3 禁止私自存储：禁止员工将文件存储在个人电脑或移动存储设备中，应当统一存储在公司指定的服务器或云端平台中。
三、文件访问权限规范3.1 分级权限管理：根据员工的职责和需要，对文件访问权限进行分级管理，确保每个员工只能访问其需要的文件。
3.2 记录访问日志：对文件的访问进行记录，包括谁在什么时间访问了哪些文件，以便追踪和监控文件的访问情况。
3.3 定期审查权限：定期审查文件的访问权限设置，及时调整权限，避免权限过大或过小导致的问题。
四、文件归档规范4.1 确定归档周期：根据文件的重要性和保留期限确定归档周期，及时将不再需要的文件进行归档。
4.2 建立归档标准：建立统一的归档标准，包括归档文件的格式、存储位置、访问权限等，确保归档工作的规范性。
4.3 定期清理归档文件：定期清理过期或不再需要的归档文件，避免占用过多存储空间和影响文件管理效率。
五、文件安全规范5.1 加密保护：对重要的电子文件进行加密保护，确保文件的安全性，防止文件泄露或被恶意篡改。
5.2 定期更新防病毒软件：定期更新防病毒软件，确保系统和文件不受病毒侵害。
资料员入门基础知识详细
资料员入门基础知识详细资料员是一项重要的职业，他们负责对各种文件和资料进行组织、分类、存档和检索。
资料员的工作要求他们具备一定的基础知识，下面将详细介绍资料员入门所需的基本知识。
一、文件管理1. 文件分类：资料员需要了解不同类型的文件，如合同、报告、备忘录等。
他们应该知道如何根据文件的类型进行分类，以便更好地进行组织和存档。
2. 文件编号：为了方便检索和管理文件，资料员需要掌握文件编号的技巧。
他们应该知道如何给文件分配唯一的编号，并建立相应的编号系统。
3. 文件存档：资料员需要了解如何正确地存档文件。
他们应该熟悉存档的标准规定和流程，并知道如何使用存档设备，如文件柜、文件夹等。
4. 文件检索：资料员需要具备良好的文件检索能力。
他们应该知道如何根据文件的相关信息，如文件名、编号、日期等进行快速检索。
二、电子文档管理1. 电子文档格式：随着科技的发展，越来越多的文件以电子形式存在。
资料员需要了解各种常见的电子文档格式，如PDF、Word、Excel 等，并知道如何正确地进行电子文档管理。
2. 文件命名规范：电子文档的命名规范对于文件的管理至关重要。
资料员需要熟悉命名规范，并能正确地给电子文件命名，以方便检索和管理。
3. 文件备份和恢复：电子文档容易丢失或损坏，因此资料员需要了解文件备份和恢复的方法。
他们应该知道如何定期备份文件，并在需要时进行文件恢复。
4. 文件安全性：资料员需要了解电子文档的安全性要求，并采取相应的措施来保护文件的安全。
他们应该掌握如何设置文件权限、加密文件等技巧。
三、信息管理1. 数据收集：资料员需要收集各种信息和数据，并进行有效的整理和归档。
他们应该知道如何使用各种工具和技术来高效地收集信息。
2. 数据分析：资料员需要具备一定的数据分析能力。
他们应该能够使用Excel等工具对数据进行排序、过滤、统计等操作，以得出有效的分析结果。
3. 数据保密性：某些信息可能具有敏感性，资料员需要了解如何保护这些信息的保密性。
电子文件管理规范
电子文件管理规范引言概述：随着科技的快速发展，电子文件管理在各行各业中扮演着重要的角色。
为了保证电子文件的安全性、可靠性和可访问性，制定一套科学合理的电子文件管理规范十分必要。
本文将从文件命名、文件存储、文件备份、文件权限和文件归档五个方面详细阐述电子文件管理规范。
一、文件命名：1.1 文件命名规范：为了方便文件的查找和识别，应制定一套文件命名规范。
命名规范应包括文件名的长度限制、字符的使用规则以及命名的层次结构等。
1.2 文件名的清晰与简洁：文件名应具备清晰和简洁的特点，能够准确反映文件的内容和用途。
避免使用过长、含繁琐字符或无意义的文件名。
1.3 文件名的一致性：在整个组织或团队中应保持文件命名的一致性，以便于文件的管理和协作。
二、文件存储：2.1 文件存储位置：应确定合适的文件存储位置，可以根据文件的重要性和频繁使用程度进行分类存储，如本地磁盘、网络共享文件夹、云存储等。
2.2 文件存储结构：建立合理的文件存储结构，可以按照项目、部门或时间等进行分类，以便于文件的组织和检索。
2.3 文件存储的备份：定期进行文件存储的备份工作，确保文件的安全性和可靠性。
备份可以选择本地备份、远程备份或云备份等方式。
三、文件备份：3.1 定期备份：制定定期备份计划，根据文件的重要性和变更频率，合理设置备份周期，确保文件的及时备份。
3.2 多重备份：采用多重备份策略，将文件备份到不同的存储介质或位置，以应对硬件故障、自然灾害等情况。
3.3 数据完整性校验：在备份完成后，进行数据完整性校验，确保备份的文件与源文件一致，以防止备份文件的损坏或丢失。
四、文件权限：4.1 文件访问权限：根据不同角色的需要，设置合适的文件访问权限，确保文件只能被授权人员访问和修改。
4.2 文件权限的审批流程：建立文件权限的审批流程，确保权限的合理分配和管理。
权限变更应有相应的审批和记录。
4.3 文件权限的定期审查：定期对文件权限进行审查，及时撤销不需要的权限，保证文件的安全性和机密性。
电子文件管理基础知识
主要内容
电子文件概述 电子文件管理的目标与原则 电子文件归档管理的内容与要求 电子文件保管的基本要求
一、 电子文件概述
电
电
电
电
子
子
子
子
文
文
文
文
件
件
件
件
的
的
的
的
特
结
特
概
点
构
征
念
电子文件的特征
特征一：电子文件是由电子计算机等数字设 备生成和处理的，其信息用二进制数字代码 记录和表示。这是电子文件与以往所有其他 形式文件的基本区别，也是电子文件与其它 数字信息的共同点。
特征二：电子文件是文件的一种类型，具有 文件的各种属性，特别是具有特定的要素、 作用和效力。 这是电子文件与其他数字信 息的基本区别，也是电子文件与其它形式文 件的共同点。
电子文件的结构
内容
背景
结构
内容：是指文件中所包含的表 达作者意图的信息（如文本、 数据、符号、数字、影像、声 音和图片等）。
三、电子文件归档管理的内容与要求 电子文件归档范围 电子文件归档方式 电子文件归档时间 电子文件归档要求 电子文件移交与接收
电子文件归档范围
不同文件格式文件的归档范围 电子文件附带材料的归档范围 双套制管理的归档范围
不同文件格式文件的归档范围
文本文件T 图像文件I 图形文件G 影像文件V 声音文件A 多媒体文件M 数据文件D 计算机程序文件P
电子文件的形成特点
电子文件的形成特点是指电子文件从制作到 生成过程中所表现出来的内在规定性，不包 括文件在形成之后的管理、利用过程中具有 的特性。
影响电子文件形成特点的要素主要有两个方 面：
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
档案著录项目
• 此外还有排检与编号项、文件办理项等 内容。
• 电子文件的著录项目包括Байду номын сангаас文件的内容、 结构、背景和文件系统等各个方面，比 纸质文件复杂得多。
• 除全宗号、归档年度、保管期限、件号、 题名、责任者、文件编号、稿本、文件 类型、文件名、载体类型、签发时间作 为必著项外，其他项可以根据实际情况 有所删减。
电子文件的形成特点
• 电子文件的形成特点是指电子文件 从制作到生成过程中所表现出来的 内在规定性，不包括文件在形成之 后的管理、利用过程中具有的特性。 • 影响电子文件形成特点的要素主要 有两个方面： • 一是技术要素，包括电子文件自身 的技术特点。 • 二是机构、职能和文件类型要素。
电子文件的形成特点
• 电子文件对其他设 • 物理结构与逻辑结 备环境的不兼容性。 构的分离性 • 信息与特定载体之 • 信息的可操作性 间的可分离性 • 信息的易变性 • 信息存储的高密度 性
• 电子文件的物理结构和逻辑结构通常不一 致，同一份电子文件的正文、图形、批示、 附件等可以不在同一载体上连续存储，甚 至可以存储在不同的载体上，而不影响其 正常输出。 • 电子文件在处理和传递过程中，其物理结 构经常发生变化，每运行一次就可能变换 一次存储方式，而其逻辑结构却可以不变。 • 电子文件的真实性实质上是指其逻辑结构 的真实可靠，保证电子文件的真实性和可 靠性，也就是以不依赖物理结构的方式保 持其逻辑的完整、真实和准确。
例：数码照片的整理：
1、分类 数码照片采用年度分类法，将数码照 片按其形成年度分类。跨年度且不可分的 照片，应按事件结束年度归档。
2、排列 数码照片应按时间结合事由或事由结合时间顺序排 列。不同事由的照片按时间顺序排列，同一事由的数码照片应按 时间或重要程度排列在一起。
3、编号 （1）照片号（档号）: 全宗号-门类（类目）-年度号-保管期限号-张号
• 结构：是指文件内容信息 的组织表达方式（如字段、 字体、文体、页码与段落、 电子文件所使用的代码、 格式、载体、附件等方面 的信息，以及链接和其它 编辑设备间的关系）。
电子文件的特点 • 电子文件的技术特点 • 电子文件的形成特点
电子文件的技术特点
• 信息的非人工识读 性 • 系统依赖性 • 多种信息媒体的集 成性 • 信息组织的多维性
电子文件附带材料的归档范围
•
除了电子文件之外，还应该归 档如下材料： • 电子文件登记表。 • 电子文件支持软件。 • 电子文件生成和处理过程中形 成和积累的各类元数据。
双套制管理的归档范围
• 具有重要凭证作用和长远查考价值的电 子文件制作纸质拷贝，对利用率较高的 纸质文件进行数字化，这样可使机构保 持两套文件同处于存储状态。 • 如果生成的是电子文件，据此打印输 出的纸质文件及其他相关文件应列入归 档范畴，如电子文件积累过程中形成的 登记表、使用权限保护登记表，与该电 子文件配套或关联的纸质文件等。 • 如果生成的是纸质文件，若业务部门 或保管部门已完成数字化工作，则转换 后的电子版本应当保留。
明确电子文件归档的工作程序 • 一是确定电子文件是经审批的最 终版本； • 二是积累和整理； • 三是编制目录； • 四是整理归档的电子文件； • 五是鉴定归档的电子文件；
明确电子文件归档的工作程序
• 六是检测归档的电子文件； • 七是编制归档说明； • 八给予归档标识 • 九是存入磁、光介质(含压缩归 档等方式)；
• 十是复制备份并确定保存的方 法和地址； • 十一是确定载体标识。
电子文件的整理
• 归档电子文件的整理按DA／T 22 规定的要求进行。 • 归档电子文件以件为单位整理。 • 同一全宗内的电子文件按照年度一 保管期限一机构(问题)或保管期限 一年度一机构(问题)等分类方案进 行分类。(参照纸质档案的分类方 案） • 按电子文件类别代码相对集中组织 存储载体。
主要内容
电子文件概述
电子文件管理的目标与原则 电子文件归档管理的内容与要求
电子文件保管的基本要求
一、 电子文件概述
•
• •
•
电 子 文 件 的 特 点
电 子 文 件 的 结 构
电 子 文 件 的 特 征
电 子 文 件 的 概 念
电子文件的概念
电子文件的特征
• 特征一：电子文件是由电子计算机等 数字设备生成和处理的，其信息用二 进制数字代码记录和表示。这是电子 文件与以往所有其他形式文件的基本 区别，也是电子文件与其它数字信息 的共同点。 • 特征二：电子文件是文件的一种类型， 具有文件的各种属性，特别是具有特 定的要素、作用和效力。 这是电子
电子文件归档方式
• 1．物理归档 • 物理归档是指各部门将自身形成 的电子公文以网络传输或介质传递 方式移交给档案部门的过程。
• 以网络传输方式进行的归档亦称在 线归档，以介质传递方式进行的归 档亦称离线归档。 • 物理归档可以实现电子公文的集 中管理，保证电子公文的安全性。
电子文件归档的方式
• 2．逻辑归档 • 逻辑归档是指在计算机网络上进行， 不改变原存储方式和位置而实现的将电 子公文的管理权限向档案部门移交的过 程。即文件形成部门仅将存储归档电子 公文的逻辑地址通知档案部门，使档案 部门能够通过网络直接查阅和控制该电 子公文。逻辑归档后的档案信息可以全 部在网络中显示和检索利用，电子公文 生成时在什么位置，归档后的物理位置 保持不变。
• 电子文件的五个管理原则中， 全程管理是基本的、核心的原 则，前端控制、集成管理、动 态管理等具体原则是全程管理 原则的逻辑展开，注重效益原 则是从另一种角度对全程管理 原则的补充。
三、电子文件归档管理的内容与要 求
• 电子文件归档范围 • 电子文件归档方式 • 电子文件归档时间 • 电子文件归档要求 • 电子文件移交与接收
电子文件的五个管理目标之间的关系
• 保护电子文件的真实性、完整 性和长期可读性是实现电子文 件价值的基础和保障；
• 促进工作效率的提高是实现电 子文件价值的结果； • 方便查询和利用是实现电子文 件价值的方式，五个目标是相 辅相成的。
电子文件管理原则 • 全程管理原则 • 前端控制原则 • 集成管理原则 • 动态管理原则 • 注重效益原则
电子文件归档工作要求
• 1．电子文件归档工作的组织领 导 • 2．明确电子文件归档的工作程 序 • 3．采取措施保证电子文件归档 的质量 • 4．归档电子文件质量的具体要 求
电子文件归档工作的组织领导
• 加强组织管理，由主管部门或负责人统一协调， 指定专门机构或专人负责。 • 电子文件的形成、收集积累、整理和归档工 作，应由形成者或承办者按照归档要求将形成 的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向 档案文件部门移交。 • 对归档后形成电子档案文件的管理应由档案部 门负责，电子文件形成部门要协助支持。
电子文件的结构
内容
背景
结构
• 内容：是指文件中所包含 的表达作者意图的信息 （如文本、数据、符号、 数字、影像、声音和图片 等）。
• 背景：是指能够证明文件 形成环境、形成过程、存 在状态以及和文件之间相 互关系的信息（如发文者、 签署人、文件生成日期、 收件者、地址、元数据、 应用软件等）。
电子文件归档范围
• 不同文件格式文件的归档范 围 • 电子文件附带材料的归档范 围 • 双套制管理的归档范围
不同文件格式文件的归档范围
• • • • • • • • 文本文件T 图像文件I 图形文件G 影像文件V 声音文件A 多媒体文件M 数据文件D 计算机程序文件P
• 收集时应注明文件存储格式、 文字处理工具等，必要时同时 保留文字处理工具软件。对特 别重要的文件，其历次修改稿 如都有必要保存时，每一稿应 以不同的标识区别。定稿电子 文件其标识应以正式文件文号 注明。收集重点是定稿电子文 件和正式电子文件。
• 电子文件与机构活动的伴生性 • 电子文件之间的有机联系 • 电子文件内容、结构、背景信 息的分散性 • 电子文件技术状态的多样性
二、电子文件的管理目标与原则
电子文件管理目标 • 保证电子文件的真实性 • 保证电子文件的完整性 • 保证电子文件的长期可读性 • 促进工作效率的提高 • 方便查询和利用
电子文件的整理
• 电子文件的著录应参照DA／T 18进行著录，同时按照保证其 真实性、完整性和有效性的要 求补充电子文件特有的著录项 目和其他标识。 • 将著录结果制成机读目录和纸 质目录。
档案著录项目
• 题名：表达文件中心内容、形式特征并使其个 别化的名称。如：聊城市经济工作会议林峰海 市长讲话 • 稿本：草稿 D;非正式文件U;正式文件F. • 时间：一律八位数标识。20100625 • 载体类型：保存文件的介质类型，光盘、磁盘； 规格文件载体的尺寸型号；盘号每年 从”00001”开始。 • 软硬件平台：描述文件生成时技术环境事项。 硬件环境包括计算机CPU名称、内存数量、硬 盘空间等；软件环境包括操作系统名称、版本、 应用软件名称、版本。还有文件类型、编程语 言等
数据文件
• 用计算机软硬件系统进行信息 处理形成的各类参数、管理数 据文件等，应与电子文件一同 收集。应能够以dbf文件格式或 通过xml文档进行数据交换。 • 数据文件类别代码 d
元数据文件
• 对描述电子文件产生及运行 过程中说明各种数据关系及 结构属性的文件。应注意与 电子文件一同收集。
• 元数据是指描述电子文件数据属性 的数据，包括文件的格式、编排结 构、硬件和软件环境、文件处理软 件、字处理和图形工具软件、字符 集等数据。
文本文件 • 文字型电子文件以xml文档和 rtf、txt为通用文件格式， 一般不宜采用doc、wps、s2、 pub等其他格式作为永久保存 格式。 • 文本文件的类别代码 t
图像文件
• 使用数字设备采集或制作而获 得的图像电子文件，如采用非 通用文件格式，收集时应转换 为通用文件格式。如无法转换， 则应将相关软件一起收集。 • 图像电子文件以jpeg、tiff为 通用文件格式。 • 图像文件的类别代码 i