建设工程电子文件和电子档案归档技术要求
建设电子文件与电子档案管理规范标准
建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22）1总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
2 术语2.0.1 建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
电子档案归档内容和要求
一、总则
1.0.1 为加强我市建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，满足现代新昆明建设和数字化城建档案馆建设的要求，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)，制定本办法。
五、建设电子文件的收集与积累
5.1 收集积累的范围 5.1.1 凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。 5.1.2 凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件应按照城建档案馆标准目录所列细目收集（竣工图电子文件按照实际产生收集）。
1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。 2 应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。 3 应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。 4 应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。 5 建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。
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建设电子文件与电子档案管理规范
建设电子文件与电子档案管理规范Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22）1总则为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。
本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
2术语建设电子文件electronicconstructionrecords在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
建设工程文件归档整理的有关要求
建设工程文件归档整理的有关要求一、基本规定(1)每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。
(2)在工程文件与档案的整理、归档、验收、移交等工作中，建设单位应履行下列职责: 1)在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容;2)收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档;3)组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;4)收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档;5)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;6)在组织工程竣工验收前，提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可的文件，不得组织工程竣工验收:7)对列人城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。
(3)勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
(4)建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
(5)在工程竣王验收前，城建档案管理机构应对工程档案进行预验收，验收合格后，必须出具工程档案认可文件。
(6)工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。
二、归档文件的质量要求(1)归档的工程文件应为原件，内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
(2)工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。
计算机输出文字和图件应使用激光打印机。
建设电子文件及电子档案管理规范
建设电子文件与电子档案管理规范(2009-8-22 )1总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。
1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。
2术语2.0.1 建设电子文件electro nic con structi on records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
2.0.2 建设系统业务管理电子文件electro nic records of con struction professio naladmi nistrati on建设系统各行业、专业管理部门（包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位）在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
2.0.3 建设工程电子文件electr onic records of con struct ion engin eeri ng在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。
建设工程档案归档质量要求
建设工程档案归档质量要求1、纸质文件的归档质量要求(1)归档的建设工程文件应当为原件。
确需复印的文件材料，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。
(2)文字书写要求字迹工整，符合国家用字标准。
图表清晰，图样整洁，签字盖章手续完备。
(3)建设工程文件书写应采用碳素墨水。
(4)文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
不得使用未经国家公布实施的简化字，禁止使用涂改液。
(5)建设工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297×210mm),图纸应采用国家标准图幅。
(6)竣工图应采用新蓝晒图。
1)竣工图宜在施工过程中，随着工程进度，按照国家建筑制图标准的规定进行编制，做到规格统一、图面整洁、线条清晰、字迹工整、指示明确、便于查阅。
2)注写说明等文字应采用仿宋体，字体要求从左到右排列整齐，字体的大小可参照原图以到达协调统一。
3）绘制图形、注写说明等，应统一使用碳素墨水等黑色耐久性书写材料。
4）按施工图施工没有变更，应由施工单位在原施工图上加盖竣工图章后作为竣工图。
5）在施工过程中，原施工图内容做了更改的，宜重新绘制竣工图。
假设原施工图更改的内容较少，可依据变更内容和实际施工情况，在原施工图上加以修改补充，加盖竣工图章后作为竣工图。
6）凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、以及有其它重大改变，不宜在原施工图上修改补充，或变更局部超过图面1/3,应重新绘制改变后的图纸，加盖竣工图章后作为竣工图。
7）对在原施工图上加以修改补充后作为竣工图的，可采用注记法和改图法绘制竣工图。
8）重新绘制的竣工图，在竣工图图标栏中应有原设计单位名称和原设计人员签字，没有原设计人员签字的应附原施工图纸。
9）必须依照经确认的变更文件和实际施工情况编制竣工图，做到图物相符。
各项变更在原施工图上修改补充后，应注明变更依据，可标注变更材料所在的案卷名称、卷内页号和具体条款，或直接注明变更材料的编号。
44.建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法
建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法第一条为规范建设项目电子文件归档和电子档案管理，维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，按照国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于中央和省级政府投资主管部门审批、核准和备案的建设项目，其他建设项目可参照执行。
第三条本办法所称建设项目电子文件（以下简称项目电子文件）是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称建设项目电子档案（以下简称项目电子档案）是指建设项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。
第四条项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统运行的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。
第五条政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求，协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持。
第六条电子文件管理部门统筹领导项目电子文件管理工作，建立统筹协调机制，推进项目电子文件管理工作有效开展。
第七条档案行政管理部门负责对项目电子文件归档及电子档案的保管、利用和移交工作进行监督、指导，将电子档案管理工作纳入档案专项验收内容。
第八条项目主管部门负责对项目电子文件归档和电子档案管理进行业务指导。
第九条建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。
第十条建设单位应明确机构,具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用、移交等工作，并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。
第十一条建设单位应根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。
大连市建设工程电子文件与电子档案及交档细则
⼤连市建设⼯程电⼦⽂件与电⼦档案及交档细则⼤连市建设⼯程电⼦⽂件与电⼦档案管理办法（暂⾏）》附件1、建设⼯程电⼦档案归档内容A ⼯程准备阶段⽂件1.项⽬建议书或项⽬申请及批复2.项⽬可⾏性报告及批复3.⽴项有关⽂件(会议纪要、领导讲话、专家建议性⽂件等)4.调查材料及项⽬评估研究材料5.国有⼟地使⽤权出让中标确认书（开发建设⽤地中标通知书开发建设项⽬履约保证书）6.投资计划任务书7.基建任务通知单8.建设⽤地选址意见书9.建筑拆迁⽂件、协议、⽅案等 10.建设⽤地规划许可证11.建设⽤地规划批复⽂件 12.建设⽤地规划许可证附图13.城镇国有⼟地使⽤权出让批复 14.国有⼟地使⽤权出让合同15.国有⼟地使⽤证（复印件） 16.⼯程地质勘察报告17.⽔⽂地质勘察报告、⾃然条件、地震调查 18.建设⽤地钉桩通知单（书）19.地形测量和拨地测量成果报告 20.规划设计条件及通知书21.审定设计⽅案通知书及审查意见 22.环境影响评价报告及验收23.施⼯图设计⽂件审查合格书 24.⼯程中标通知书：（勘察、设计、施⼯、监理）25.规划设计⽅案卫⽣意见书26.建筑⼯程（⾃动设施、装修）消防审核意见书27.建筑⼯程（⾃动设施、装修）消防验收意见书28.⼯程承发包合同（勘察、设计、施⼯、监理）29.建设⼯程规划许可证及附图 30.⼯程总图放线验线图31.建设⼯程施⼯许可证或开⼯报告 32.建设⼯程质量监督受理书33.重⼤设备及材料订购合同34.各主管部门⽂件或协议：（⼈防、环保、交通、园林、市政、⽂物、通讯、保密、河湖、教育、⽩蚁防治、地名批复、卫⽣等）35.详规图 36.规划验收批复及1:500地形图37.综合管⽹图 38.⼯程项⽬属性表 39.其它B 监理⽂件B1.⼯程监理管理⽂件 B2.⼯程进度控制⽂件B3.⼯程质量控制⽂件 B5.⼯程合同与其他事项管理⽂件C 施⼯⽂件C1.施⼯技术管理⽂件C2-1.地基和基础⼯程C2-2.施⼯材料、预制构件质量证明⽂件及复试试验报告C2-3.施⼯试验记录C2-4.⼯程检测报告C2-5.⼯程记录C2-6.⼯程质量事故处理记录C2-7.⼯程质量验收记录C3.给排⽔、消防、采暖、燃⽓⼯程C4.通风与空调⼯程C5.电⽓⼯程C6.电梯⼯程C7.智能建筑⼯程C8.室外⼯程其他D 竣⼯图1.总平⾯布置图（建筑、建筑⼩品、⽔景、照明、道路、绿化等）2. 建筑3. 结构4. 装修（装饰）5. 给排⽔（消防⽔）6. 采暖7. 通风空调8. 燃⽓9. 电⽓（消防电） 10. 智能建筑 11. 其它图纸E 竣⼯验收⽂件1.开⼯报告2.单位⼯程竣⼯验收申请3.单位⼯程交⼯验收证明4.E1.⼯程概况表5.E2.⼯程竣⼯总结6.E3－1.单位（⼦单位）⼯程质量竣⼯验收记录7.E3－2.单位（⼦单位）⼯程质量控制资料核查记录8.E3-3.单位（⼦单位）⼯程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录9.E3－4.单位（⼦单位）⼯程观感质量检查记录 10.⼯程结构验收评定书（地基与基础、主体）11.E4.房屋建筑⼯程质量检查报告书（勘察、设计）12.E5.房屋建筑⼯程质量评估报告书 13.E6.房屋建筑⼯程竣⼯报告书14.E7.房屋建筑⼯程竣⼯验收报告书 15.E8.房屋建筑⼯程和市政基础设施⼯程竣⼯验收备案证 16.E9.房屋建筑⼯程质量保修书F 声像档案录像、照⽚2、扫描电⼦⽂件内容A ⼯程准备阶段⽂件1.项⽬建议书或项⽬申请及批复2.项⽬可⾏性报告及批复3.⽴项有关⽂件(会议纪要、领导讲话、专家建议性⽂件等)4.调查材料及项⽬评估研究材料5.国有⼟地使⽤权出让中标确认书（开发建设⽤地中标通知书开发建设项⽬履约保证书）6.投资计划任务书7.基建任务通知单8.建设⽤地选址意见书9.建筑拆迁⽂件、协议、⽅案等 10.建设⽤地规划许可证11.建设⽤地规划批复⽂件 12.建设⽤地规划许可证附图13.城镇国有⼟地使⽤权出让批复 14.国有⼟地使⽤权出让合同15.国有⼟地使⽤证（复印件） 16.⼯程地质勘察报告17.⽔⽂地质勘察报告、⾃然条件、地震调查 18.建设⽤地钉桩通知单（书）19.地形测量和拨地测量成果报告 20.规划设计条件及通知书21.审定设计⽅案通知书及审查意见 22.环境影响评价报告及验收23.施⼯图设计⽂件审查合格书 24.⼯程中标通知书：（勘察、设计、施⼯、监理）25.规划设计⽅案卫⽣意见书26.建筑⼯程（⾃动设施、装修）消防审核意见书27.建筑⼯程（⾃动设施、装修）消防验收意见书28.⼯程承发包合同（勘察、设计、施⼯、监理）29.建设⼯程规划许可证及附图 30.⼯程总图放线验线图31.建设⼯程施⼯许可证或开⼯报告 32.建设⼯程质量监督受理书33.重⼤设备及材料订购合同34.各主管部门⽂件或协议：（⼈防、环保、交通、园林、市政、⽂物、通讯、保密、河湖、教育、⽩蚁防治、地名批复、卫⽣等）35.详规图 36.规划验收批复及1:500地形图37.综合管⽹图 38.⼯程项⽬属性表 39.其它C 施⼯⽂件C1-5-2设计变更通知单C2-2.施⼯材料、预制构件质量证明⽂件C2-4.⼯程检测报告 C3-1-1设备及产品质量合格证、质量保证书、技术资料C4-1-1主要材料、设备、仪表出⼚合格证明、质量保证书及进场（试）验报告C5-1-1设备产品质量合格证C6-1-1设备产品质量合格证C7-4-1~~C7-4-21建⽴独⽴卫星接收前端的有线电视系统检测报告~~表具数据⾃动抄收及远传系统检测报告其它各项进场复试报告和试验报告，试验室在出具纸质⽂件的同时还需出具电⼦数据，各单位将数据导⼊软件中。
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附件1：
建设工程电子文件和电子档案归档技术要求
一、基本规定
1、建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件全过程的管理，将电子文件管理纳入工程管理工作、业务技术管理工作、科研管理工作之中，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，采取有效措施，保证归档的建设工程电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，能够反映建设活动的全过程。
2、建设单位应负责本建设工程电子文件管理工作的组织协调，并按下列流程开展建设工程电子文件的形成、归档、验收移交等工作：
1）在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的质量、移交时间等提出明确要求,所需经费应当在工程预算中单列。
2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；
3）组织对勘察、设计、施工、监理、测量等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作进行监督和检查。
对各参建单位移交的工程电子档案进行收集和汇总前须检验，检验不合格的，重新移交汇总；
4）列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请当地城建档案馆（室）对工程电子档案进行移交预验收，并按规定在3个月内移交建设工程电子档案。
对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织有关单位据实补充、完善，重新编制工程电子档案，并移交。
3、勘察、设计、施工、监理、测量等单位应及时将本工程形成的工程电子文件整理归档，并向建设单位移交。
电子文件归档工作可以根据建设程序和工程特点，分阶段、分期进行。
4、城建档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并根据建设项目实际情况对工程电子文件的内容、质量、移交时间等对建设单位提出明确要求。
5、建设工程电子文件形成单位应建立或应用建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程有效管理，确保电子文件始终处于受控状态。
6、建设工程电子档案的处置和保管应按照国家有关法律法规和标准规范的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。
二、建设工程电子文件形成和归档要求
1、建设工程电子文件的内容必须真实、完整、有效，其内容必须与工程实际相符合，编制内容及深度应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标
准、规程。
2、电子文件形成单位给建设工程电子文件的命名时，应体现电子文件的内容及特征，保证工程电子文件在生成后和积累过程中不被非正常修改、获取和删除。
3、电子文件有对应纸质文件时，应建立文件的关联，建设电子文件与对应纸质文件的内容和相关信息应保持一致，以满足电子文件管理和应用要求。
4、在建设电子文件形成阶段，对涉密文件的管理和转移应遵守相关法规及保密工作的具体规定。
5、建设电子文件的保存和归档格式应采用下表所列格式。
进行格式转换时，应确认转换后的文件与原文件在内容和呈现方式上的一致。
6、对建设工程电子文件应进行固化处理，保证其在全程管理过程中的真实、完整、有效。
7、元数据以及其它相关信息，应按建设电子档案的要求及时记录。
建设工程电子文件归档时，其元数据必须一并归档。
8、建设工程电子文件归档时应附加有法律效力的电子签章，保证其凭证作用。
9、建设工程电子文件归档可采用在线归档方式或离线归档方式。
1）采用在线归档，应确保归档电子文件传输安全有效。
2）采用离线归档，应准确、完整地捕获采集电子文件的元数据和背景信息。
10、建设工程文件材料扫描质量应符合下列要求：
1）文件选用JPEG格式。
分辨率一般不低于200DPI；
2）图像清晰、完整，无偏斜、失真；
3）扫描图像的排列顺序应按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序，与档案原件一致，分别建立相应的目录结构。
11、对建设电子文件归档检验，应符合以下要求：
1）电子文件的存储格式和存储介质，符合本“归档技术要求”规定；
2）电子文件数据完整、内容准确，编目及著录规范，电子文件与其他载体档案一致、并建立了关联；
3）存储载体外观完好、整洁无损，无计算机病毒；
4）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，即硬件环境的有效性，软件环境的有效性及元数据、说明资料等齐全。
5）电子文件须确定密级，对涉及国家秘密的电子文件，按照有关规定进行专门审核，使用专用保密存储介质存储，对需要变更密级和解密的文件，须更新密级和明确文件解密日期。
三、建设电子档案移交和接收要求
1、办理建设电子档案移交与接收，可采用在线或离线两种方式进行。
属于国家秘密的电子档案须按保密要求办理移交手续。
2、电子档案移交前，移交单位应对准备移交的电子档案载体及其技术环境进行检验，合格后方可进行交接。
3、城建档案馆（室）在接收电子档案时应按照要求及检验项目对电子档案逐一验收。
检验不合格的，应退回移交单位重新制作，并再次检验。
4、接收和移交建设工程电子档案必须办理交接手续，交接手续应符合下列规定：
1）移交单位应提交档案移交目录，交接双方根据档案移交目录进行核对，核对无误后双方填写档案移交和接收证明书并签字、盖章；
2）档案移交和接收证明书、档案移交目录一式两份，一份由移交单位保存、一份由接收单位保存。