文书档案管理
文书档案管理制度范本(5篇)
文书档案管理制度范本1、目的与适用范围本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法,本制度适用于公司文书档案的管理。
2、工作内容2.1文书档案的归档2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。
2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。
2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。
2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签字。
2.1.5归档的案卷必须符合下列要求:2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。
2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过____个字,统一用黑笔写案卷。
2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。
2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。
2.2文书档案的整理和保管2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管,2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。
2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。
2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。
2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。
2.2.6档案管理人员对库房存档要进行定期检查清点,发现问题及时采取措施研究解决。
2.3文书档案的签定和销毁2.3.1企业组织鉴定小组,负责对档案材料的鉴定工作。
2.3.2档案材料鉴定工作的原则和方法,应对照上级和本单位的保管期限进行审查,根据案卷对本单位现实工作和长远工作的参考价值,确定保管期限。
2.3.3对确实推动保管价值的档案,列出销毁清单,经有关领导审核。
2.3.4销毁时必须多人以上监销。
机关文书档案管理制度
机关文书档案管理制度
是指为了规范机关文书档案的管理，确保机关文书档案的有效保存、利用和保护，制定的一系列制度和规定。
机关文书档案管理制度包括以下几个方面：
1. 文书档案的分类与编号制度：根据机关工作的性质和内容，将文书档案进行分类，并为每个文书档案进行编号，以便于管理和检索。
2. 文书档案的登记与备案制度：对于机关产生的各类文书档案，要及时进行登记和备案，确保文书档案的来源和数量可控。
3. 文书档案的归档与整理制度：机关文书档案应按照一定的流程进行归档和整理，将归档的文书档案按照一定的顺序和标准放置在档案柜或档案室中，以方便管理和使用。
4. 文书档案的借阅和复制制度：机关内部工作人员有需要借阅或复制文书档案的，需要提出申请并经批准，同时要有相关的登记和记录，确保文书档案的安全和完整性。
5. 文书档案的保存与销毁制度：机关应根据法律法规和相关规定，对文书档案进行保存和销毁，确保文书档案的保存期限和销毁程序的合法合规。
6. 文书档案的电子化管理制度：随着信息技术的不断发展，机关可以将部分文书档案进行电子化管理，包括电子文件的创建、保存、查询和保护等，提高档案管理的效率和安全性。
以上是机关文书档案管理制度的一些基本内容，具体的制度和规定还需要根据机关的实际情况进行制定和完善。
文书档案管理工作
文书档案管理工作
文书档案管理工作是指对组织内的文书档案进行收集、整理、归档、保管、检索和销毁等工作。
它是组织内重要的管理工作之一，能够有效地提高工作效率、保障信息安全并便于信息的检索和利用。
文书档案管理工作包括以下几个方面：
1. 文书档案的收集：负责收集组织内产生的各类文书档案，包括公文、合同、报告、会议纪要等。
2. 文书档案的整理：对收集到的文书档案进行分类、编码和整理，使其条理清晰、易于查找。
3. 文书档案的归档：将整理好的文书档案按照一定的分类体系进行归档，如按照文件种类、时间顺序、部门或项目等，以便于管理和查找。
4. 文书档案的保管：对归档好的文书档案进行妥善保管，采取防火、防水、防盗等措施，确保文书档案的安全性和完整性。
5. 文书档案的检索：根据需要，对归档的文书档案进行检索，提供给相关人员使用，如提供某个时间段内的报告、某个部门的合同等。
6. 文书档案的销毁：对已经过时或无需保留的文书档案，按照相关规定进行销毁，如通过纸质文件的破碎机销毁或电子文件的删除。
文书档案管理工作的重要性在于保证组织内信息的有序管理，减少信息的丢失或混乱，并为决策提供准确、及时的依据。
同时，文书档案管理也是一项法定要求，组织需要根据相关法律法规和标准要求进行文书档案的管理。
为了有效地开展文书档案管理工作，组织可以建立规范的管理制度和流程，并运用信息化的手段进行电子档案管理，以提高工作效率和文档档案管理的质量。
此外，还需要加强对人员的培训，提高他们的档案管理意识和技能，确保文书档案管理工作的顺利开展。
文书档案管理规定范文(3篇)
文书档案管理规定范文一、总则1.为规范文书档案管理工作，提高管理效率和信息化水平，制定本文书档案管理规定范本。
二、文书档案管理要求2.文书档案管理工作必须遵循信息化建设原则，科学规划、合理布局文书档案馆和档案室，确保文书档案信息的有效管理和利用。
3.文书档案管理要加强工作制度建设，明确档案管理岗位职责、权限和工作程序，确保文书档案安全有序地流转和使用。
4.文书档案管理工作要注重质量管理，严格按照标准化的程序进行收集、整理、保管、利用和销毁。
三、文书档案管理的基本原则5.文书档案管理应遵循以下基本原则：（1）合法性原则：文书档案管理必须合法合规，依法收集、整理、保管、利用和销毁档案。
（2）完整性原则：文书档案管理应保证文书档案的完整性，不得随意更改或删除档案内容。
（3）准确性原则：文书档案管理要求档案信息应准确无误地反映事实真相。
（4）保密性原则：文书档案管理要保护档案信息的保密性，不得泄露档案内容。
（5）便利性原则：文书档案管理要追求便于使用和查询的原则，为工作提供便捷服务。
四、文书档案的分类与编目6.文书档案应根据内容、形式和用途进行分类，并进行编目工作，确保档案有序存储和使用。
7.文书档案的分类和编目标准应与行业规范和相关标准相一致，确保档案信息的统一规范。
五、文书档案的收集与整理8.文书档案的收集和整理工作应加强规范化管理，按照工作程序进行，确保文书档案的完整性和顺利流转。
9.文书档案的收集和整理应指定专人负责，确保操作规范和效率。
10.文书档案收集和整理过程中的重要文件和数据备份工作要做好，确保档案信息的安全和可靠。
六、文书档案的保管与利用11.文书档案的保管工作应严格按照防火、防盗、防潮、防酸碱等要求进行，确保档案信息的安全性和保存性。
12.文书档案的利用应依据相关权限和程序进行，确保档案信息的合法性和规范性。
13.文书档案的利用要注重有效性和及时性，提高档案信息的利用价值和效果。
七、文书档案的移交与销毁14.文书档案的移交应按照相关规定进行，确保档案信息的流转和传承。
机关文书档案管理制度(5篇)
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
文书档案管理规定
文书档案管理规定本文档为XXX公司的文书档案管理规定，旨在规范公司文书档案的管理、使用、保管和销毁的各项事宜，以确保公司文件的安全、完整和有效使用。
一、文书档案的定义1. 文书档案是指公司接收、发出或产生的各类文件、合同、协议、报表、备忘录、函件等书面资料。
2. 文书档案包括电子文书档案和纸质文书档案两种形式，均视为公司的重要资产。
二、文书档案的分类1. 按文件的性质和用途，文书档案分为行政文书、财务文书、人事文书、营销文书等不同分类。
2. 每个部门负责相应类别的文书档案的管理和归档工作。
三、文书档案的管理责任1. 公司总经理负责全面领导、统筹、协调和监督公司文书档案管理工作。
2. 各部门主管负责本部门文书档案的管理和归档工作，并配备专门的文书档案管理员。
四、文书档案的流转和使用1. 所有文书档案的流转和使用必须经过相关人员的书面申请和审批。
2. 文书档案的使用必须符合相关法律法规和公司内部规定，严禁私自使用、泄露或传播。
3. 对于涉及商业秘密或敏感信息的文书档案，必须进行特殊保护和控制，仅限有关人员可查阅或使用。
五、文书档案的保管和保存1. 文书档案必须按照一定的分类、编号和归档规则进行保管和保存，以确保文件的易查找和整理。
2. 纸质文书档案必须存放在专门的文件柜或档案柜中，密封、防潮、防火、防虫。
3. 电子文书档案必须定期进行备份和存储，同时备份资料必须存放在不同地点，以防止数据丢失。
4. 重要文件必须进行数字签名或加密，确保文件的真实性和安全性。
六、文书档案的销毁1. 文书档案的销毁必须按照公司的文件销毁程序进行，任何个人不得擅自销毁文件。
2. 已经过期或无效的文书档案必须及时销毁，销毁过程必须有相关人员进行监督和记录。
3. 对于涉及商业秘密或敏感信息的文书档案，必须进行特殊处理和销毁，以防止泄密。
七、违规处理措施1. 对于违反文书档案管理规定的行为，公司将给予相应的处罚和纪律处分。
2. 对于造成严重后果或涉及违法犯罪的行为，公司将追究相应的法律责任。
文书档案管理细则（3篇）
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
文书档案管理
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永久保管的文书档案
1.本机关制定的法规政策性文件材料； 2.本机关召开重要会议、举办重大活动
等形成的主要文件材料； 3.本机关职能活动中形成的重要业务文 件材料； 4.本机关关于重要问题的请示与上级机 关的批复、批示，重要的报告、总结、 综合统计报表等；
15
5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协 议、资产登记等凭证性文件材料； 7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要 文件材料； 8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来 函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
全宗号 目录号 机构名称 件 88 馆 业务科 馆 期限 30年 室 2011 页数 7 室
号
9
34
档号
全宗号-目录号-机构名称（问题）-件号 88-2011-业务科-9 88-2011-民族类-9
35
7.编目 在档案管理软件中录入相关内容，自动生成归 档文件目录。 区属二级单位须使用档案管理软件（社区、社 保所、行政村等区属三级单位可不用）
31
5.排列：将同一内部组织机构形成的归
档文件进行排列，固定件号。 按形成的时间顺序结合问题以及重要程 度进行排列。 同一问题形成的文件应排列在一起：会 议文件、会议记录、统计报表、案件材 料等成套性文件应集中排列。
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6.盖档号章： 在文件首页右上角的空白处加盖档号 章。
全宗号
目录号 馆
的左上角（或左侧）。 同一份文件的不同稿本排列次序一般为 发文稿纸（文件处理单）、正件、附件、 定稿、复制件。 一次会议记录应作为一件，要有会议记 录首页。 同一种类型的报表、信息、简报，可以 进行组合，不超过50页可以作为一件。
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文书档案管理第三十四条文件材料的收集与归档（一）文书档案是指本企业在从事领导和行政管理等项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
（二）文件材料的归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文件材料应列入归档范围。
主要内容有：1 党群工作类。
（1）党务综合性工作，党员代表大会、党委（扩大）会和组织其他有关会议形成的文件材料；（2）党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作及重要政治活动或事件形成的文件材料；（3）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作中形成的文件材料；（4）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材料；（5）专业学会、研究会、协会工作，居委会工作，群众团体活动形成的文件材料。
2．行政管理类。
（6）企业在组建、改制、重组、重构、兼并、破产过程中形成的可行性研究、申请、报告及上级的批准文件，企业章程等文件材料；（7）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）构成及其变更，企业内部机构设置及变更形成的文件材料；（8）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）开展各项活动形成的文件材料；（9）综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴管理等工作形成的文件材料；（10）干部人事管理工作形成的文件材料；（11）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资、社会保险、福利待遇，职务任免，专业技术职称评聘，职业技能鉴定、考核、奖励与处分形成的文件材料；（12）职工教育与培训工作形成的文件材料；（13）干部（职工）死亡五年后的履历材料；（14）审计工作形成的文件材料；（15）法律事务、公证工作形成的文件材料；（16）医疗卫生工作形成的文件材料；（17）住房制度改革、住房公积金管理形成的文件材料；（18）公安保卫、综合治理、防范自然灾害工作形成的文件材料；（19）外事工作形成的文件材料；（20）记载个人重要社会活动形成的文件材料；（21）其他对国家、对社会、对企业有保存价值的文件材料。
3．经营管理类。
（22）企业改制改革、经营战略决策形成的文件材料；（23）企业资质、贯标认证、企协工作形成的文件材料；（24）企业信用管理、形象宣传形成的文件材料；（25）企业所有的知识产权、商业秘密及其管理中形成的文件材料；（26）企业计划管理、经济责任制管理及各类统计报表、综合性统计分析形成的文件材料；（27）企业资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动及清产核资工作形成的文件材料；（28）企业国内、国际投招标项目管理，商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关资信调查的文件材料；（29）企业经营业务管理、国内外项目管理、服务质量管理形成的文件材料；（30）财务会计管理，资金管理，成本价格管理形成的文件材料；（31）物资采购、储备、供应与流通管理形成的文件材料；（32）各种普查工作形成的文件材料。
4．技术管理类。
（33）企业管理现代化、信息化建设，科技管理形成的文件材料；（34）施工生产准备、组织调度、工程管理形成的文件材料；（35）质量管理、质量检测、质量控制及计量、试验工作形成的文件材料；（36）安全生产、消防工作、交通管理形成的文件材料；（37）环境保护、检测与控制形成的文件材料；（38）能源管理形成的文件材料；（39）企业标准化、规范化建设形成的文件材料；（40）企业图书情报、资料工作形成的文件材料。
5．产品生产或业务开发管理工作形成的文件材料（生产技术文件存科技档案）。
6．科研管理工作形成的文件材料（科研技术文件存科技档案）。
7．基本建设、技术改造管理工作形成的文件材料（基建、技改技术文件存科技档案）。
8．设备仪器购置、调配及管理形成的文件材料（设备仪器技术资料存科技档案）。
（三）归档文件材料的来源：1．本企业内部形成的文件材料；2．本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）按规定应报本企业的文件材料；3．本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；4．本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；5．本企业执行、办理的其他外来文件材料；6．上述归档文件材料包括纸质以及电子（光盘、磁带）等载体形式的历史记录。
（四）文件材料的归档时间1．本机关各部门当年形成的文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；2．企业负责人或职工因公外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时归档；3．变更、修改、补充的文件材料，企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料，企业产权变动过程中形成的文件材料，应归档的零散文件材料及其他临时性活动中形成的文件材料应随时归档；4．工程指挥（项目）部形成的文件材料，应在机构撤销时，由该机构指定专人负责整理、立卷后向本级档案部门移交归档。
5．电子文件与纸质文件的归档时间一致。
（五）文件材料的归档要求1．机关各部门、所属工程指挥（项目）部负责人应指定专（兼）职人员负责文件材料的收集、整理和归档。
2．归档文件材料应齐全完整，模糊不清或破损的文件材料应予修复。
3．归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料，文件材料归档后不得更改。
4．归档的本级文件必须是盖有公章的正本，其定稿必须有单位领导在发文稿纸（首页）上的签字并同时加盖公章。
归档文件定稿必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批。
5．计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿。
6．归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式要求和档案保管要求。
7．归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。
8．各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为一份文件归档（会议记录纸首页式样详见附件14）。
9．文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。
10．两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
11．反映同一内容而形式不同的文件材料应保持一致性。
第三十五条归档文件材料的整理（一）整理定义整理就是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
（二）整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
（三）整理方法1．归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。
2．装订。
（1）归档文件按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。
（2）装订前去除金属物，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊，用缝纫机或线绳在装订线一侧装订。
（3）归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。
3．分类。
（1）归档文件统一采用年度——保管期限——机构分类法进行分类(工程指挥部、项目部亦可采用保管期限—年度—机构进行分类）。
（2）归档文件的保管期限一般划分为永久、长期（50年）、短期（15年）三种。
归档文件保管期限的鉴定与划分参照文书档案保管期限表进行。
（3）文件分类应按党委（含纪委）、行政、工会、团委、其他顺序排列。
行政部门中的机构排列顺序，可按照本机关机构序列表的顺序(或习惯)排列，一般综合部门在前，业务部门在后。
不同保管期限、不同内部组织机构的文件不能混淆，党委与纪委(监察)形成的文件必须分开。
联合行文，定稿由主办单位归档。
业务部门起草的以单位或办公室名义印发的文件，由负责起草的部门归档。
（4）归档文件的年度。
一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。
跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年;跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。
（5）纪检监察、审计每年形成的结案卷宗由业务部门整理后于第二年上半年向本级档案部门移交归档。
每一个卷宗为一件，归入文书档案统一进行分类、排列、编号、编目、装盒和保管。
（6）上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其内容直接针对本企业或本企业需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档；普发性、参考性文件作为文书资料进行整理和保管。
4．排列。
（1）盒的排列。
在一个全宗内，文书档案采用年度—保管期限的盒排列方式。
（2）盒内归档文件的排列。
应在分类方案的最低一级类目(部门)内，按事由（问题）结合时间、重要程度排列。
（3）没有文件字号的文件，如会议材料、会议记录、会议纪要、统计报表、工作计划、工作总结等可按内容相对集中，按时间先后排列。
（4）同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级文件在前，其他文件在后。
本级有文号的文件在前，无文号的文件在后，其他文件按不同级别排列。
5．编号与填写归档章。
（1）为固定归档文件以及案卷在全宗中的位置和排列顺序，必须在每份归档文件上加盖归档章，文书处理部门或机关各业务部门对归档的每件文件编室件号并同时填写全宗号、年度、保管期限、机构，由档案部门编制并填写馆件号和盒号。
文书档案归档章式样①全宗(号)：全宗名称代号，集团公司给所属各立档单位的全宗编号。
②年度：归档文件的所属年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
③期限：归档文件的保管期限(详见归档文件保管期限表)。
④机构：机关内部组织机构名称(或规范化的简称)。
⑤室件号：文书处理部门或业务部门编写的盒内文件排列顺序号。
编号方式为：一个部门、在一个年度、一种保管期限内编制盒内文件排列顺序号。
⑥馆件号：档案进馆时或对超过保管期限的档案进行鉴定销毁后，档案部门根据档案变动情况编制的件号。
它反映每份档案在全宗中的最终位置。
馆件号的变动编号方式与室件号相同。
⑦盒号：档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。
它反映全宗上架的排列方式。
其编号方法为：在一个全宗内，按一个年度、一种保管期限分别编制盒流水号。
（2）归档章盖在每份归档文件首页左上角的空白位置。
加盖归档章用红色印泥，用铅笔填写归档章内容。
6．编目。
（1）定义。
编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。