物业公司项目档案管理制度大全
物业公司项目档案管理制度大全
（最新版）
一、档案的建立。
1.1档案的建立按下列流程建立：
收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--
利用--检查
1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。
1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;
1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;
1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。
1.2.4 文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;
1.2.5 员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;
1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。
1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。
二、档案管理
2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。
2.2档案管理要求：
2.2.1进行标准化的档案管理。
2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。
2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。
2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。
2.2.5坚持档案资料收集的系统化。
2.2.6作到档案分类科学化。
档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。
2.2.7实行档案管理工作检查经常化。
每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。
物业项目档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强物业管理项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有物业管理项目的档案管理工作。
第三条物业管理项目档案是公司管理活动的真实记录，是公司管理决策的重要依据，对维护公司合法权益、提高管理效率、促进公司发展具有重要意义。
第二章档案管理职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司物业管理项目档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条各部门应按照职责分工，积极配合档案管理部门做好档案管理工作。
第六条项目负责人为本项目档案管理工作的第一责任人，应确保项目档案的完整、准确和系统。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围：（一）项目管理文件：包括项目立项、招标、合同、验收、移交等文件；（二）物业管理文件：包括物业服务合同、业主大会、业主委员会、物业服务企业内部管理制度等；（三）财务文件：包括项目财务报表、收支凭证、审计报告等；（四）物业管理活动文件：包括物业服务企业内部文件、会议记录、工作计划、工作总结等；（五）其他相关文件。
第八条档案整理要求：（一）按照档案的分类、整理、装订要求进行整理；（二）档案内容应真实、准确、完整，字迹清晰可辨；（三）档案装订整齐，标签清晰。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗；（二）档案应按照分类、整理、装订要求进行存放；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第十条档案利用要求：（一）档案查阅需经项目负责人或档案管理部门批准；（二）查阅档案时，应填写查阅登记表，并遵守相关规定；（三）档案不得外借，如需借阅，应经公司领导批准。
第五章档案销毁第十一条档案销毁应符合以下条件：（一）已满保存期限的档案；（二）无保存价值的档案；（三）经公司领导批准销毁的档案。
第十二条档案销毁程序：（一）档案管理部门提出销毁意见，报公司领导批准；（二）销毁档案前，应进行清点、核对，并做好记录；（三）销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案安全。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业公司项目档案管理制度
保密协议
02
03
违规处理
借阅人需签订《保密协议》，承 诺不泄露档案内容，确保公司信 息安全。
对违反保密规定的行为，公司将 依法追究相关责任人的法律责任 。
06 项目档案信息化管理
信息化管理系统建设
系统选型与规划
根据物业公司项目档案管理需求 ，选择适合的信息化管理系统， 并进行系统规划，包括硬件、软 件和网络环境等方面的配置。
存储空间不足
合理规划存储空间，采用高密度存储设备等 措施，解决存储空间不足的问题。
04 项目档案存储与保管
存储设施及环境要求
专用档案室
档案柜架
设立专用档案室，用于集中存放项目档案 资料，确保档案的安全和保密。
档案室内应配置适宜的档案柜架，用于分 类存放档案资料，方便查阅和管理。
温湿度控制
防火防盗
系统功能与模块设
计
针对项目档案管理的特点，设计 相应的系统功能和模块，如档案 录入、查询、借阅、归还、销毁 等。
系统开发与测试
依据系统设计，进行系统的开发 工作，并在开发完成后进行系统 测试，确保系统稳定性和功能完 整性。
数据录入、更新与维护
1 2 3
数据录入
按照统一的标准和规范，将项目档案的相关信息 录入到信息化管理系统中，确保数据的准确性和 完整性。
强化档案安全意识 加强档案安全管理和保密工作， 确保项目档案的安全性和保密性 。
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决方案等，确保档案的可信度。
档案完整性
确保项目档案资料的完整性，包括 项目计划、合同、进度报告、验收 文件等各个环节的资料，不遗漏任
何重要信息。
A
B
C
D
档案利用率
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业项目部档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业项目部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合物业项目实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业项目部在日常工作中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条物业项目部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：物业项目部档案应由专人负责，实行集中统一管理。
2. 分类归档：按照档案的性质、内容、来源等进行分类，确保档案的完整性和系统性。
3. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的准确性和安全性。
4. 有效利用：充分利用档案资源，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理职责第四条物业项目部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条物业项目部各部门应积极配合档案管理员，按照职责分工，做好档案的收集、整理和移交工作。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具备档案管理的基本知识和技能；2. 熟悉物业管理业务，了解相关政策法规；3. 工作认真负责，具有良好的职业道德。
第三章档案收集与整理第七条物业项目部档案收集范围：1. 物业项目立项、规划、设计、施工、验收等文件资料；2. 物业管理合同、协议、规章制度等；3. 物业服务记录、业主投诉、维修记录等；4. 人力资源、财务、设备、设施等管理文件；5. 与物业管理相关的其他文件资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案的性质、内容、来源等进行分类；2. 对档案进行编号、编目，编制档案目录；3. 档案装订整齐，封面、脊背清晰；4. 电子档案应备份，确保数据安全。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防霉；2. 档案柜应分类存放，便于查找；3. 档案管理员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用要求：1. 严格按照档案查阅规定，办理查阅手续；2. 查阅档案时，应爱护档案，不得损坏、污损；3. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、摘抄。
物业四个档案管理制度
1. 工程档案是物业管理公司重要的历史资料，对物业设施设备的维护、更新具有重要意义。
为确保工程档案的完整性和准确性，特制定本制度。
2. 工程档案包括：工程设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修卡、维修记录、设备运行记录等。
3. 工程档案的管理工作由物业管理公司工程部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 工程档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 工程档案的借阅、复制、销毁等，需经工程部负责人审批，并做好登记手续。
6. 工程档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 工程档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
二、业主档案管理制度1. 业主档案是物业管理公司了解业主情况、维护业主权益的重要依据。
为确保业主档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 业主档案包括：业主基本情况登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表、维修记录、投诉记录等。
3. 业主档案的管理工作由物业管理公司客服部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 业主档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 业主档案的借阅、复制、销毁等，需经客服部负责人审批，并做好登记手续。
6. 业主档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 业主档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
三、财务档案管理制度1. 财务档案是物业管理公司财务状况的重要反映，对物业管理工作的开展具有重要意义。
为确保财务档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 财务档案包括：财务报表、收支凭证、发票、合同、银行对账单、税务申报表等。
3. 财务档案的管理工作由物业管理公司财务部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 财务档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 财务档案的借阅、复制、销毁等，需经财务部负责人审批，并做好登记手续。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。
二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。
2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。
三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。
四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。
五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。
2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。
六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。
2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。
七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。
八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。
2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。
九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。
物业工程档案管理制度范本
一、总则1. 为了规范物业工程档案的管理，保证档案的完整、准确、安全，提高物业服务质量，特制定本制度。
2. 本制度适用于公司所有物业项目的工程档案管理。
3. 公司各部门应按照本制度的规定，认真做好工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
二、工程档案管理范围1. 工程档案包括：施工图纸、施工方案、设计变更、验收报告、保修记录、维修记录、工程结算、合同、招投标文件、设备清单、材料清单等。
2. 各部门应按照工程档案管理范围，及时、准确地收集和整理各类工程档案。
三、工程档案管理职责1. 工程档案管理员负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 项目经理负责工程档案的总体管理，确保工程档案的完整、准确、安全。
3. 设计、施工、监理、验收等部门应按照职责分工，配合工程档案管理员做好工程档案的收集、整理、归档等工作。
四、工程档案收集与整理1. 工程档案收集：各部门在工程实施过程中，应按照工程档案管理范围，及时收集各类工程档案。
2. 工程档案整理：工程档案管理员应按照档案管理规范，对收集到的工程档案进行分类、编号、装订等整理工作。
3. 工程档案归档：工程档案整理完成后，应及时归档，归档时应填写归档目录，并报送项目经理审核。
五、工程档案保管与利用1. 工程档案保管：工程档案管理员应按照档案保管要求，对工程档案进行分类存放、定期检查、防潮、防霉、防火、防盗等工作。
2. 工程档案利用：各部门在需要查阅工程档案时，应填写档案查阅申请，经工程档案管理员审核批准后，方可查阅。
六、工程档案销毁1. 工程档案销毁前，应经项目经理审核批准。
2. 销毁工程档案时，应按照档案销毁规定，进行登记、封存、销毁。
七、监督检查1. 公司定期对工程档案管理工作进行检查，确保工程档案的完整、准确、安全。
2. 对违反本制度的行为，公司将依法进行处理。
八、附则1. 本制度由公司工程部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
物业工程类档案管理制度
第一章总则第一条为了规范物业管理工程类档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理工程类档案的管理工作。
第三条物业管理工程类档案是指反映物业管理工程活动的历史记录，包括但不限于设计文件、施工图纸、验收报告、维修记录、设备台账、保养记录、物业服务合同等。
第四条物业管理工程类档案管理工作应遵循以下原则：（一）真实性：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。
（二）完整性：档案应全面反映物业管理工程活动的全过程，不得遗漏。
（三）安全性：确保档案实体和电子档案的安全，防止丢失、损毁和泄密。
（四）有效性：档案应便于查询、利用，提高档案利用效率。
第二章档案分类与归档第五条物业管理工程类档案分为以下类别：（一）设计类档案：包括设计合同、设计图纸、设计变更通知等。
（二）施工类档案：包括施工合同、施工图纸、施工组织设计、施工日志、验收报告等。
（三）设备类档案：包括设备采购合同、设备清单、设备使用说明书、设备维护保养记录等。
（四）维修类档案：包括维修合同、维修记录、维修报告等。
（五）其他类档案：包括物业服务合同、工程验收报告、业主委员会文件等。
第六条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档材料应当齐全，字迹清楚，符合规范要求。
（二）归档材料应当按照档案类别、时间顺序进行整理，编制目录。
（三）归档材料应当使用统一格式的档案袋，并贴上标签。
（四）归档材料应当由档案管理员负责审核，确保档案的完整性和准确性。
第三章档案保管与维护第七条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗、防虫蛀。
（二）档案存放应按类别、时间顺序排列，便于查找和利用。
（三）档案管理员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。
（四）档案借阅应办理借阅手续，明确借阅期限，确保档案安全。
第八条档案维护应采取以下措施：（一）对损坏、褪色的档案，应进行修复、复制，确保档案的完整性。
物业管理档案管理制度
物业管理档案管理制度第一条总则为了加强物业管理档案的管理工作，规范物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，制定本制度。
第二条档案管理机构及职责1. 物业管理公司应当设立专门的档案管理机构，负责物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
2. 档案管理机构应当配备相应的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。
3. 档案管理人员应当具备一定的档案管理知识和业务能力，经过专业培训并取得相应的资格证书。
第三条档案的收集和整理1. 档案收集范围：（1）物业管理的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、会议记录等文件材料；（2）物业项目的招投标文件、合同协议、工程验收报告、维修记录等文件材料；（3）物业服务合同、物业费收缴记录、业主大会决议、业主委员会决定等文件材料；（4）物业服务质量评估报告、投诉处理记录、突发事件应急预案等文件材料；（5）物业管理公司及员工的相关资质证明、培训记录、人事档案等文件材料；（6）其他与物业管理相关的文件材料。
2. 档案整理要求：（1）档案应当分类清晰，编号准确，便于查找和利用；（2）档案应当采用耐久、防磁、防水和防火的材料，确保档案的安全和完整；（3）档案的装订、折叠、装盒等应当符合档案保护的技术要求；（4）档案的目录应当详尽，包括档案的编号、名称、形成时间、形成单位、内容摘要等；（5）档案的整理工作应当由专业人员进行，确保档案的质量和安全。
第四条档案的归档和保管1. 归档要求：（1）档案应当及时归档，不得拖延或者遗漏；（2）归档的档案应当经过审核，确保档案的真实、完整、准确；（3）归档的档案应当标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息；（4）归档的档案应当采用统一的档案袋或者档案盒，标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息。
2. 档案保管要求：（1）档案应当存放在通风、干燥、防盗、防晒、防高温、防潮、防虫、防霉、防有害气体和防有害生物的环境中；（2）档案存放的地方应当设立专门的档案室或者档案柜，实行封闭式管理；（3）档案室或者档案柜的钥匙应当由专人保管，不得随意借出；（4）档案的保管工作应当建立日志，记录档案的存放位置、数量、查阅人员等信息；（5）档案的保管工作应当定期进行巡查和检查，确保档案的安全和完整。